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上次更新時間 ：2024-10-04
步驟︰在個別業務流程中啟用附件

步驟︰在個別業務流程中啟用附件

  • 業務流程類型支援附件。若要確認，您可以執行「
    業務流程配置選項」
     報告，並參照
    允許附件
     欄。
  • 在業務流程安全原則的
    「業務流程工具列中的附件設定」
    區段中，存取這些動作的權限︰
    • 檢視權限
    • 編輯權限
    • 管理附件權限
  • 安全性：「System」功能區中的以下網域：
    • Set Up: Tenant Setup - BP and Notifications
    • Business Process Administration
您可以在用戶層級啟用附件，也可以如下所述在個別業務流程上啟用附件，以便將文件附加至
起始
 和
動作
 步驟。
此功能僅適用於以下情況︰業務流程架構在業務流程相關任務的底部新增了工具列 (可包含備註和附件區段)。啟用或停用此附件功能時，您可以使用其他
「附件」
 網格將文件附加到的業務流程不會受到影響。範例︰
「變更福利」
 業務流程。
  1. 若要在用戶層級啟用附件︰
    存取
    編輯用戶設定 - 業務流程
     任務，然後選取
    啟用附件
     核取方塊。若啟用，特定安全群組中的使用者可從允許的業務流程的業務流程工具列上傳附件。
    若要在個別業務流程上啟用附件︰
    • 從
      業務流程定義的相關動作功能表中選取業務流程原則 > 編輯
       ，然後選取業務流程
      工具列中附件設定
       區段中的
      啟用附件
       核取方塊，以顯示配置選項。
  2. 當您在業務流程安全原則上啟用附件時，即可配置使用者存取權。
    如果您未在業務流程安全性原則上配置附件安全性，系統會自動從適當業務流程步驟的業務流程安全性原則繼承安全性。範例︰在
    「建立職位」
     業務流程的
    「檢閱職位申請」
     步驟中，對附件的權限授予在業務流程安全性原則中可存取
    「檢閱職位申請動作」
     步驟的相同安全群組。
    完成
    業務流程工具列中的附件設定
     區段時，請參考以下說明︰
    選項
    說明
    檢視權限
    (選用) 選取您要授予哪些安全群組檢視權限，以檢視附加到業務流程的文件。
    當您選取有權檢視附件的安全群組時，您還必須選取有權編輯 (修改文件種類和說明、上傳或刪除) 附件的安全群組。
    編輯權限
    (選用) 選取您要授予其對業務流程附加文件的編輯權限的安全群組。
    管理附件權限
    選取可在業務流程中新增、編輯和檢視附件的人員。
    允許在電子郵件中加入附件
    啟用在通知電子郵件中的附件。例如，您可以設定包含 PDF 附件的自訂通知，例如透過
    「錄用」
     業務流程發布的錄用通知。
    從業務流程的相關動作功能表導覽至
    「業務流程」>「新增通知」
     時，選取此核取方塊會啟用
    「附件」
     區段。
    附件
     欄位中可用的選項是業務流程定義的預定義附件。您無法從電腦選取檔案。
    Workday 不會掃描附件中的病毒。
  3. 按一下
    確定
    。
  4. 在個別業務流程上啟用附件後，請使用「
    啟用待處理的安全性原則變更」任務啟用變更
     。
使用者可以選取 1 或多個檔案附加到業務流程，或將檔案拖放到
附件
 區段。Workday 會顯示
附件
︰
  • 有權編輯附件的安全群組圖示。
  • 有權檢視附件的安全群組區段。
您可以在以下位置的
詳細資料
 分頁的
附件
 區段中檢視附件︰
  • 業務流程步驟的「總結」頁面
  • 業務流程的確認檢視
  • 業務流程事件
  • 完整流程記錄
如果業務流程與員工相關，例如
僱用
、
到職
和
申請特殊休假
，Workday 會將附件新增至員工文件檔案。
從業務流程事件相關動作功能表中選取
管理附件，
 即可刪除和上傳任何狀態的業務流程事件的附件。這包括從
「檢閱文件」
 步驟上傳的附件。您無法迴轉刪除動作。提交任務後，業務流程記錄會顯示
「已更正附件」
。