概念︰業務流程步驟附件
您可以將文件附加到業務流程的
「起始」
和 「動作」
步驟。範例︰您可以將文件附加到「
聘僱契約」
或 「錄用」
業務流程，然後將這些文件分發給候選人。同樣地，您可以在 「要求委派變更」
業務流程中啟用附件，讓業務流程管理者能夠附加說明文件，例如在 「管理委派設定」
任務中委派項目時。您只能在
核准
步驟中檢視文件附件。業務流程的下游參與者可以檢閱和核准附件。包括︰
- 使用業務流程安全原則來控制誰能檢視和編輯附件。
- 在特定業務流程或用戶層級啟用或停用附件。
- 附加文件表示將其納入業務流程，而無需預先配置。
- 在修訂業務流程步驟或更正業務流程事件時附加文件。
安全性
若要控製附件的存取權，您可以建立安全區段，以限制角色可檢視的文件種類。安全區段會指定角色可建立、編輯或檢視的文件種類。將附件的權限授予可存取特定文件種類的區段型安全群組，然後將這些群組新增至業務流程安全原則。
使用範本的業務流程可能會要求您將使用者新增至業務流程的附件網域。
如果您未在業務流程安全原則上配置附件安全性，系統會自動從適當業務流程步驟的業務流程安全性原則繼承安全性。範例︰
「建立職位」
業務流程的 「檢閱職位申請」
步驟的附件權限，與業務流程安全原則中可存取 「檢閱職位申請動作」
步驟的安全群組相同。附件動作
當業務流程啟用文件種類時，您必須在上傳附件時輸入文件種類。如需文件種類的詳細資訊，請參閱 「設定文件種類」。
根據文件種類區段安全性，起始者只能上傳其有權存取的檔案。
根據文件種類區段安全性，檢閱者只能檢閱、修改文件種類和說明、上傳或刪除其有權存取的檔案。
依據文件種類區段安全性，核准者只能檢閱及核准其有權存取的檔案。
用戶層級和個別業務流程設定
您可以在用戶層級或個別業務流程上啟用附件。
當
「編輯用戶設定 - 業務流程」
任務中的「用戶層級」 啟用附件
設定與個別業務流程安全原則上的 「啟用附件」
設定衝突時，Workday 會採用最近一次的設定變更。範例︰您於 2024 年 5 月 16 日存取「
編輯用戶設定 - 業務流程」
任務，並清除 「啟用附件」
核取方塊。在 2024-06-15，您存取業務流程安全性原則，並選取 啟用附件
核取方塊。然後，在 2024-06-20，您在 「編輯用戶設定 - 業務流程」
任務中編輯欄位。Workday 將採用 「編輯用戶設定 - 業務流程
」任務中的 「啟用附件」
設定，因為此任務最近一次更新。在此範例中，所有業務流程的附件現已停用。當您對
「編輯用戶設定 - 業務流程」
任務進行變更時，業務流程安全原則稽核軌跡不會顯示對 「編輯用戶設定 - 業務流程」
任務所做的任何變更。同樣地，當您變更業務流程安全原則時，「編輯用戶設定 - 業務流程」
稽核軌跡不會顯示對業務流程安全原則所做的變更。Workday 建議您檢閱「
編輯用戶設定 - 業務流程」
任務和業務流程安全原則稽核軌跡，以查看對這些設定所做的所有變更。