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上次更新時間 ：2023-06-23
步驟︰設定完成 I-9 表業務流程

步驟︰設定完成 I-9 表業務流程

  • 若要使用
    E-Verify
     整合，請先建立整合，然後再在
    「完成 I-9 表」
     業務流程上配置整合步驟。
  • 安全性：「System」功能區中的以下網域：
    • Business Process Administration
    • Manage: Business Process Definitions
您可以設定「
填寫 I-9 表」
 業務流程，讓正職員工建立電子版 I-9 表，以驗證美國僱用資格。您可以單獨使用
「完成 I-9 表」
 業務流程，也可以將
「到職」
 業務流程中的動作當做動作來使用。您可以在
「填寫 I-9 表」
 業務流程中包含整合步驟，將正職員工資料提交至工作授權的
E-Verify
 整合。
若為
到職
 業務流程的一部分，
「完成 I-9 表」
 動作步驟必須位於「到職」業務流程之後︰
  • 「姓名變更」
     和
    「聯絡資訊變更」
     任務已完成。預先填入 I-9 表時，Workday 會在 I-9 表中填入正職員工的姓名和住家地址。
  • 為了加快僱用驗證的速度，
    到職
     業務流程中的
    完成
     步驟。在
    到職程序
     完成前，整合會暫停。
Workday 可讓您建立合法的 I-9 表，但不承擔法規遵循的責任。
  1. 在「到職」功能區中配置「
    完成 I-9 表」
     業務流程。
    使用此業務流程步驟順序︰
    • 使用
      E-Verify
       整合時，請包含
      a
      -
      j
      步驟。
    • 當您手動將資料輸入 E-Verify 網站或不使用 E-Verify 時，請加入步驟
      a
      、
      b
      和
      j
      。
    順序
    條件
    類型
    指定
    a
    起始
    b
    動作
    檢閱 I-9 表
    c
    尚未獲得授權的美國就業？(Workday 自有)
    服務
    E-Verify 初始或重新驗證
    d
    E-Verify 可識別出過去 365 天內 SSN 相同的個案？(Workday 自有)
    動作
    E-Verify 重複個案檢查
    e
    在 E-Verify 關閉重複個案並建立新個案？(Workday 自有)
    服務
    E-Verify 關閉重複項目並建立新個案
    f
    個案已排入佇列？(Workday 自有)
    服務
    E-Verify 排入佇列的個案
    g
    個案需要相符的相片嗎？(Workday 自有)
    動作
    電子驗證相片比對
    h
    個案需要相符的相片嗎？(Workday 自有)
    服務
    E-Verify 確認相片
    i
    個案需要審查可能不正確的資料？(Workday 自有)
    服務
    建立新的 I-9 事件以進行 E-Verify 重新驗證
    j
    美國僱用資格狀態尚待處理？(Workday 自有)
    動作
    最終美國就業驗證狀態
    (選用) 在
    b
     之後、
    c
     之前新增一個
    核准
     步驟，以便進一步審查 I-9 表證明文件。
    完成
     步驟必須為步驟
    b
     或選用的
    核准
     步驟。將
    「核准」
     步驟設為業務流程的
    完成
     步驟。
  2. (選用) 從步驟
    b
    的相關動作功能表中選取
    「業務流程
    維護步驟條件」
    。
    若要在 I-9 表的第 1 區段中指定社會安全號碼，請在
    驗證條件
     分頁中新增列，並在
    規則
     提示中選取
    建立條件規則
     。
    根據這個 Workday 提供的報告欄位 (用於 ID) 建立條件規則︰
    條件規則的來源外部欄位
    關係運算子
    比較類型
    比較值
    社會安全號碼是否可用於 I-9 表事件
    等於
    在此篩選條件中指定的值
    否
  3. 從
    「檢閱 I-9 表」步驟
     的相關動作功能表中，選取
    「業務流程」>「維護進階路由」
    。
    請新增路由限制，確保人資夥伴不會被指派至本身 I-9 表的步驟。
  4. (選用) 從業務流程的相關動作功能表中，選取
    業務流程 → 維護說明文字
     。
    提供步驟
    b
    的說明，以新增 E-Verify 的說明文字。
    在
    說明文字
     欄中，輸入以下訊息︰
    使用 E-Verify 時，任何屬於類型 B 的文件都必須有與正職員工相符的相片。
  5. (選用) 從業務流程的相關動作功能表，選取
    業務流程 → 編輯定義
    。
    使用 E-Verify 時，請按一下這些按鈕來配置整合︰
    • 配置 E-Verify 初始或重新驗證
    • 配置 E-Verify 關閉重複項目並建立新個案
    • 配置 E-Verify 確認相片
    在
    「配置 E-Verify 事件服務」
     頁面上，選取相同的
    E-Verify
     整合系統。
  6. (選用) 從步驟
    g
     和
    j 的
    相關動作功能表中，選取
    業務流程 → 維護步驟標籤覆寫
     。
    使用 E-Verify 時，請指定以下步驟標籤覆寫︰
    • 步驟
      g︰
      比對相片
    • 步驟
      j︰
      完成
  7. (選用) 建立自訂通知。
    若為 E-Verify，請在正職員工無工作授權時通知 HR 夥伴。請使用
    「美國僱用驗證狀態」
     報告欄位建立通知規則。