概念︰供應商發票
建立供應商發票
使用
供應商發票工作台
開立記錄採購事件和建立負債的發票。供應商發票會使用您在採購單、收料單、工時記錄、任務記錄、供應商合約或客戶發票中輸入或預設的資料。除非您預先付款，否則發票會反映收到商品或確認提供的服務。預付款供應商發票可讓您在發票上的商品或服務接收期間之前的會計期間內，攤銷支出。您也可以開立供應商發票︰
- 手動
- 複製現有的供應商發票
管理供應商發票
在供應商發票提交審核後進行管理︰
選項 | 說明 |
|---|---|
取消 | 取消任何未付款的發票和發票調整。 |
變更 | 在提交發票或調整之後，但在付款之前，請變更發票或調整。
若要停用與已關帳會計分類帳期間相關的供應商發票變更或調整，請在 「編輯公司會計詳細資料 」任務中選取「 不允許在關帳期間變更營業交易」 核取方塊。您可以使用以下任務來變更未付款已核准供應商發票上的特定欄位，而不會觸發重新核准流程 ︰「Supplier Invoice - Mass Action」 網域的安全權限︰
「 整批變更已核准的供應商發票」 任務可讓您變更以下欄位︰
|
更正 | 財務管理者可在提交供應商發票後進行更正。您可以使用 「更正供應商發票」 任務來變更詳細資料，例如發票上的預付款攤銷類型。
若要停用更正與已關帳會計分類帳期間相關的供應商發票或發票調整功能，請在 「編輯公司會計詳細資料」 任務中選取「 不允許變更關帳期間的營業交易」 核取方塊。 |
檢閱 | 請在 「供應商發票事件」 業務流程中新增檢閱步驟，將供應商發票送交檢閱。允許在核准步驟中變更供應商發票。 |
核准 | 請在 「供應商發票事件」 業務流程中新增核准步驟，將供應商發票送交核准。您可以在不變更發票的情況下核准或傳回發票。 |
修訂 | 當您將審查或核准的供應商發票傳回時，即可使用「修訂」。 |
暫停 | 將發票設為無法付款。 |
撤回 | 將所有 Workday 資料還原至您開立發票前的狀態。撤回是您無法設定的內部流程。但是，當您變更已進行中的發票後「供應商發票事件」業務流程重新啟動時，您可以在「發票流程記錄」分頁中檢視。 |
當以下任務包含預付款明細或可計費專案 Worktag 時，請考慮您無法提交要處理的供應商發票︰
- 變更供應商發票
- 更正供應商發票
- 編輯供應商發票
- 檢閱供應商發票
- 修訂供應商發票
您可以建立發票調整來變更負債。通常，您會減少負債 (貸項通知單調整)。供應商通常會針對退貨、損壞商品和價格調整開立貸項通知單。您也可以建立借項通知單調整，調整髮票以增加負債。
當您從供應商退貨中建立供應商發票調整時，Workday 會︰
- 將分配建立回原始採購文件。
- 更新採購單或合約中待開立發票和接收數量的結餘。
給供應商付款
若要支付發票或特殊付款，請使用 Workday 結算基礎架構。
如果您沒有供應商開立的發票，請改為建立特殊付款。
在開始付款流程之前，您可以控制要進行哪些付款︰
任務或選項 | 說明或先修課程 |
|---|---|
暫緩支付
| 將供應商發票或調整設為不可用於付款。可做為發票的相關動作。 |
允許付款
| 若要為先前暫停付款的發票啟用付款，請解除暫停狀態。可做為發票的相關動作。 |
建立特殊付款
| 如果您沒有發票，請為您的供應商建立付款項目。 |
供應商配對
為確保您可以為訂購或收到的產品開立發票，Workday 支援供應商比對。您可以配置比對條件規則，以啟用三向或雙向比對。您也可以配置比對例外原因、路由比對例外和比對覆寫以供核准。
IRS 1099 MISC 和 1096 資料
在列印表單之前，請先檢視 1099 MISC 付款，使用
1099 MISC
報告並深入探查 「總金額」
欄。首次設定︰
- 1099 MISC 種類
- 供應商為 1099 MISC 供應商。
擁有 250 家或更多家 1099 供應商的公司必須以電子方式向 IRS 報稅。
「產生 1099 MISC 電子報稅
」任務會建立電子檔案，以將 IRS 報告載入至 IRS 網站。您可以使用單一傳輸器為多家公司提交表單。若要在列印之前先檢視 IRS 1096 表單的資料，請建立 1099 MISC 列印執行作業。
負成本和零成本發票
您可以從採購單和收料單開立負成本和零成本的供應商發票。但是，您無法建立負數或零成本的供應商發票調整。
請考慮到負數發票不支援︰
- 保留款，但您可以在原始供應商發票上手動調整保留款。
- 包含存貨項目的發票會計資料
當您從供應商合約建立時間表並產生分期時，也可以產生負數的供應商發票或提交負數的分期。
若要防止使用者開立負數或零成本的供應商發票，您可以在
「建立供應商發票」
任務中新增自訂驗證。財務會計
在 Workday 交易中，營業交易與會計是分開的。即使帳戶設定有誤，或 Workday 找不到開放期間，您仍可完成營業交易。此流程對操作使用者而言是透明的。
因此，如果您輸入已關帳期間的供應商發票，Workday 會尋找開放期間來輸入交易。Workday 仍可處理髮票並進行付款。
如果 Workday 找不到開放期間，則會產生交易會計錯誤。會計人員可開啟期間並使用「
修正有錯誤的營業日記帳
」任務將會計重新處理至開放期間，以修正這些錯誤。