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上次更新時間 ：2025-10-17
配置供應商帳戶的電子郵件擷取

配置供應商帳戶的電子郵件擷取

依據貴組織的訂閱服務合約，您可能需要執行其他步驟才能啟用此功能。您的組織已簽署主要服務合約 (MSA) 或通用主要服務合約 (UMSA)。若要確定貴組織的訂閱服務協議，請執行以下操作︰
  1. 請選取您在Workday Community中的基本資料個人頭像。
  2. 選取
    基本資料「
     」。
  3. 在您的基本資料頁面上，選取位於您姓名下方、職稱旁邊的組織名稱。
  4. 檢視您的
    訂閱服務協議
    價值。
如果值為︰
  • UMSA
     ，系統會自動使用此功能。您可以略過
    為 MSA 客戶啟用 Innovation Services 功能和 AI 資料提供的
    步驟。如需有關機器學習資料貢獻的詳細資訊，請參閱「概念︰適用於通用主要訂閱合約客戶的 Workday AI」 。
  • MSA 中
    ，您必須透過
    「為 MSA 客戶啟用 Innovation Services 功能」和「AI 資料貢獻」
    步驟，透過 Innovation Services 啟用此功能。
注意︰UMSA 客戶的用戶中沒有 Innovation Services 任務和報告，因為這些任務和報告僅供 MSA 客戶使用。UMSA 客戶可以忽略所有有關 Innovation Services 的資訊。
在「供應商帳戶」功能區中，配置
「供應商發票事件」
業務流程和安全原則。
您可以使用電子郵件引入，讓Workday用戶在特定網域中接收傳入的供應商帳戶電子郵件。當您啟用電子郵件引入， Workday會使用OCR (光學字元辨識) 自動掃描電子郵件中的發票。範例：當授權廠商提交電子郵件發票時， Workday會自動將電子郵件內容處理成供應商發票要求, 申請。
  1. 在
    可用服務
    分頁的
    跨應用程式服務
    種類中，選取要啟用的
    電子郵件擷取
    服務。
    視組織的訂閱服務協議而定，您可能需要執行其他步驟才能啟用此功能。如需更多資訊，請參閱此 Community 文章。
  2. 存取
    編輯用戶設定 - 機器學習
    任務。
    選取Workday會在哪個區域託管用於機器學習與分析功能改善及個人化的資料。
    安全性：「System」功能區中的
    「Set Up: Tenant Setup - Machine Learning」
     。
  3. 存取
    建立安全群組
    任務。
    請建立區段型安全群組，然後選取您要包含在區段中的供應商、供應商群組或供應商種類。包含的值可以跨越多個區間，也可以互斥。Workday建議您從限制最少到最多建置區段。
    安全性：「System」功能區中的
    「 Security Configuration 」
    網域
  4. 存取「
    功能區的網域安全原則
    」報告。
    在「系統」功能區中，選取
    「Set Up: Inbound Email」
    網域，然後按一下
    「編輯權限」
     ，補助/補助金您分段的安全群組存取「 」網域的權限。
    安全性：「System」功能區中的
    「 Security Configuration 」
    或
    「 Security Activation」
    網域
  5. 存取
    編輯用戶設定 - 系統
    任務。
    在
    「系統設定」
    區段中，選取
    「允許在電子郵件中加入附件」
     ，確保電子郵件引入可接收您用戶中的附件。
    安全性︰「System」功能區中的
    「Set Up: Tenant Setup - System」
    網域。
  6. 存取
    建立電子郵件擷取接收網域
    任務。
    建立電子郵件引入的接收網域，並在您的 DNS 提供者配置中進行配置。
    選項 說明
    子網域
    請輸入電子郵件擷取網域 ()的子網域。範例：發票
    Domain (網域)
    請輸入要用於電子郵件擷取的網域。範例︰GMS.com
    範例：如果您的子網域是 Invoices，且網域是 GMS.com，那麼您的電子郵件擷取網域則為 Invoices.GMS.com。
    安全性：「System」功能區中的
    「Set Up: Inbound Email」
    網域。
  7. 將標準名稱 (CNAME) 和郵件交換 (MX) 的值複製到 DNS斜槓專案總召︰。
  8. 存取
    驗證電子郵件擷取接收網域
    任務。
    1. 從
      「接收網域」
      提示中選取您的接收網域。
    2. 按一下
      「重新整理」
       ，確保
      DNS 記錄
      網格中
      「已驗證」
      欄的值變更「
      是」
       。
    安全性：「System」功能區中的
    「Set Up: Inbound Email」
    網域。
  9. 存取
    配置電子郵件擷取設定
    任務。
    選項 說明
    通知類型
    請選取您要連結接收網域的供應商發票通知類型。
    接收網域
    請選取要用於所選通知類型的接收網域。
    允許的寄件者
    (選用) 在每個電子郵件地址新增一列，指定網域從其中接收傳入電子郵件。
    安全性：「System」功能區中的
    「Set Up: Inbound Email」
    網域。
  10. 在工作區中配置
    電子郵件擷取分頁
    。
Workday會處理您在Workday用戶中配置的通知類型電子郵件。Workday會將任何電子郵件附件傳送至OCR ，以供掃描和開立發票。
當授權廠商提交電子郵件發票時， Workday會自動將電子郵件內容處理為供應商發票要求, 申請。
在您的網域開始傳送電子郵件後，您可以存取「
內傳電子郵件擷取報告 (依日期範圍)
 」來追踪︰
  • 由內傳電子郵件啟動的系統事件狀態。
  • 透過「」網域收到的要求類型。
  • 可能導致流程失敗的問題。
如果您選擇退出停用電子郵件擷取 Innovation Service，則還必須︰
  • 執行
    刪除電子郵件擷取設定
    任務。
  • 執行
    刪除電子郵件擷取接收網域
    任務。
  • 請洽詢您的 IT 管理者，從您的 DNS配置中移除為電子郵件擷取新增的資訊。