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上次更新時間 ：2023-06-23
設定注意事項︰特殊付款

設定注意事項︰特殊付款

本主題內容可為您規劃特殊付款的配置和使用時提供參考。主要內容包括︰
  • 設定工時確認的原因
  • 如何搭配 Workday 的其他功能使用
  • 後續影響以及跨產品交互作用
  • 安全要求事項與業務流程配置
  • 實作前應考量的問題和限制
請參閱詳細任務說明，取得完整的配置詳細資料。

內容

在 Workday 中，您可以在標準發票開立和應付帳款流程之外，使用特殊付款進行單次付款或不經常付款。範例包括︰
  • 權益投資
  • 利息給付
  • 內部或外匯轉帳
  • 合併與收購 (M&A) 付款。
  • 薪資廠商付款
  • 稅額支付
  • 扣押工資給付

商業效益

特殊付款可讓您︰
  • 進行單次給付，無需開立和核准發票。
  • 使用特殊付款業務流程處理時效性付款，簡化付款核准流程。
  • 符合非週期性薪資要求，處理工時記錄延遲或調整，或是錯過給付。

使用個案

包括︰
  • 建立在結算後自動停用的一次性特殊受款人。
  • 設定特殊付款範本，使用通用屬性建立特殊付款，從而將人為錯誤降至最低，並簡化特殊付款的建立流程。
  • 在薪資年終稅務報告中包含適用的特殊付款，例如 1099 MISC 和 1099 NEC 報告 (美國)。這可讓您向 1099 受款人和 IRS 核發完整且準確的納稅資料。

需要考慮的問題

問題
注意事項
如何保護使用者對銀行帳戶的存取權，讓使用者只能為特定銀行帳戶建立特殊付款？
您可以配置分段安全群組，以限制存取銀行帳戶。建立特殊付款時，只有安全群組的成員才能選取其安全等級允許的銀行帳戶。
範例︰您使用銀行帳戶定義經理人員和分析師的安全區段。經理人員可存取所有銀行帳戶以起始特殊付款，但分析師只能選取其安全區段中列出的銀行帳戶。
如何保護使用者存取支出種類的權限，讓使用者只能為指定的支出種類建立特殊付款？
您可以配置分段安全群組，限制對特殊付款支出種類和支出種類階層的存取。建立特殊付款時，只有安全群組的成員才能選取其安全層級允許的支出種類。
範例︰您限制應付帳款專員為您為供應商發票指定的支出種類建立特殊付款。專員在處理特殊付款交易的支出時，只能使用特定的支出種類。
如何為單次使用配置特殊受款人？
建立特殊受款人時，請選取
「單次使用受款人」
 核取方塊，以停用首次使用後的受款人。
在特殊付款結算時，Workday 會自動停用單次使用的特殊受款人。
Workday 如何防止在特殊付款流程中變更特殊受款人結算資訊？
當您提交特殊付款時，Workday 會保留特殊受款人的地址和銀行結算帳戶資訊。Workday 會鎖定此資訊，以免對特殊受款人所做的任何更新影響已提交並核准的特殊付款。
這有助於您︰
  • 請確認您的特殊受款人會收到您的特殊付款。
  • 防止特殊付款發生欺詐活動。
  • 產生正確交易的報告。

建議

功能
建議
自訂驗證
如果您要配置特殊付款的自訂驗證，請考慮強制執行您在供應商發票上使用的相同 Worktag 驗證。建立特殊付款類似於輸入供應商發票。
新增或移除附件
若要對任何狀態的特殊付款新增或移除附件，請配置以下其中一項相關動作的網域權限︰
  • 新增附件
    ︰使用
    「新增特殊付款的附件
     」任務上傳附件。
  • 新增/變更附件
    ︰使用
    「新增/變更特殊付款的附件
     」任務上傳或移除附件。
範例︰在已完成或已調節的特殊付款中新增輔助文件，而不必先將其取消、取消調節，然後重新提交給業務流程核准。
特殊付款範本
我們建議您使用特殊付款範本，進行具有通用屬性的重複性特殊付款。Workday 會自動將預先定義範本中的值填入使用該範本建立的新特殊付款中。您可以使用「使用範本
建立特殊付款」
 任務，直接從範本進行付款。
若要建立其他範本，您可以復制特殊付款範本並進行調整。
公司間特殊付款
您可以代替公司間建立特殊付款。您可以先使用公司間交易設定，配置母公司及其關係組織。
建立特殊付款時，請在標頭區段輸入付款公司。Workday 會將此公司預設到明細層級，您可以將此明細層級變更為其基本資料中定義的公司間關係組織。
範例︰標頭公司 Global Modern Services Inc., USA 代表明細層級公司 Global Modern Services Ltd. (加拿大) 支付一筆特殊付款。當您結算特殊付款時，Workday 會產生下列會計結果︰
  • Global Modern Services Inc., USA 有一筆現金流出，以及一筆來自加拿大公司的
    公司間應收帳款
     。
  • Global 現代服務公司 (加拿大) 的公司為「美國公司間
    應付帳款」
    。

需求

當您使用電子付款方式進行特殊付款時，Workday 需要受款人的銀行結算帳戶資訊。
如果您未在受款人基本資料中提供銀行結算帳戶詳細資料，則必須在建立特殊付款時提供此資訊。

限制

Workday 不支援在一個特殊付款範本上使用多個特殊付款明細。若要將不同支出種類的付款拆分到多個明細，您可以在從範本建立特殊付款時，新增其他明細。

用戶設定

您可以配置員工的安全群組，以限制員工可用來進行特殊付款的銀行帳戶和支出種類。員工只能選取其安全層級允許的銀行帳戶或支出種類。

安全性

「銀行業務與結算」功能區中的以下網域︰
Domain (網域)
注意事項
流程︰特殊受款人
可讓您建立、編輯及檢視特殊付款的特殊受款人。您可以使用特殊受款人進行單次特殊付款。
流程︰特殊受款人 - 啟用/停用
使用對受款人的相關動作，啟用或停用特殊受款人。
流程︰特殊付款 - 新增附件
流程︰特殊付款 - 新增/變更附件
可讓您為任何狀態的特殊付款新增或移除附件。使用者可存取特殊付款的下列其中一項相關動作︰
  • 新增附件
  • 新增/變更附件
流程︰特殊付款 - 存取員工
流程︰特殊付款 - 核心
流程︰特殊付款 (新增)
流程︰特殊付款 - 檢視
可讓您檢視、建立及編輯特殊付款。
存取
「Process: Ad Hoc Payment - Access Worker」
網域可讓您在建立或編輯特殊付款時，選取正職員工做為受款人。在
「受款人」
 下拉清單中，您可以在
「搜尋」
 欄位中輸入正職員工的姓名。
此網域還允許您在特殊付款 Web 服務中將正職員工設為受款人。
流程︰特殊付款結算
可讓您結算特殊付款以及檢視相關報告。您也可以對特殊付款使用「
列印支票」
 相關動作，直接列印支票。
流程︰特殊付款報告
可讓您使用以下報告︰
  • 尋找特殊付款範本
  • 尋找付款
此網域還提供以下權限︰存取用於自訂特殊付款報告的報告資料來源和篩選條件。
設定︰特殊付款範本
您可以建立範本，簡化使用通用屬性建立多筆特殊付款的流程。

業務流程

您可以配置以下業務流程來檢閱及核准特殊付款和範本︰
  • 特殊付款事件
  • 特殊付款範本

報告

報告
注意事項
尋找特殊付款範本
此報告可用來搜尋和檢閱您的特殊付款範本。您可以使用相關動作來︰
  • 複製您的範本以建立其他範本。
  • 變更已提交供核准或已核准的範本。
  • 編輯處於
    草稿
     狀態的範本。
  • 從核准的範本建立特殊付款。
尋找付款
依
特殊付款
 付款種類進行篩選，以搜尋適用於您組織的所有特殊付款。
檢視特殊受款人
顯示為您的組織建立的所有特殊受款人詳細資料。您也可以使用特殊受款人的相關動作來啟用或停用特殊受款人。
檢視特殊付款支出種類安全區段
顯示安全區段，其中包含可供員工在建立特殊付款時使用的支出種類和支出種類階層。
1099 資料稽核 - 包含 1099 受款人且非 1099 支出種類的特殊付款
顯示支出種類為非 1099 的 1099 受款人的特殊付款明細 (美國)。若要在年終稅務報告中包含受款人及其適用的付款，請將 1099 表單種類對應至支出種類和階層。
Workday 會追踪所有其他 1099 受款人付款，並將其分類為未分類。
1099 資料稽核 - 包含 1099 支出種類和非 1099 受款人的特殊付款
為非 1099 的受款人顯示包含 1099 支出種類的特殊付款明細。若要在年終稅務報告中包含特殊付款及其適用的受款人，請為受款人指派 1099 MISC 或 1099 NEC 稅務主管機關類型的表單。
建議您使用以下報告資料來源和篩選條件來建置自訂報告︰
報告資料來源或篩選條件
注意事項
Ad Hoc Payees
 資料來源
顯示您組織的特殊受款人。
Ad Hoc Payments
 資料來源
顯示您組織的特殊付款。系統會提示您輸入公司或公司階層以篩選結果。
Ad Hoc Payment Lines
 資料來源
顯示您組織的特殊付款明細。系統會提示您輸入公司或公司階層以篩選結果。
特殊付款範本
 資料來源
顯示您組織的特殊付款範本。系統會提示您輸入公司、財務帳戶和報導貨幣，以篩選結果。
Bank Account for Ad Hoc Payment Template
 資料來源篩選條件
用於篩選特殊付款範本的金融帳戶清單。
公司 - 特殊付款範本
 資料來源篩選條件
用於篩選特殊付款範本的公司清單。
Currency for Ad Hoc Payment Template
 資料來源篩選條件
用於篩選特殊付款範本的貨幣清單。

整合

您可以使用這些 Web 服務，整批匯入、建立或更新特殊付款、範本和特殊受款人︰
Web 服務
注意事項
取得特殊受款人
使用指定條件從 Workday 擷取特殊受款人。然後，您可以將受款人匯出至第三方系統。
輸入特殊受款人
匯入並建立特殊受款人以用於特殊付款。
取得特殊付款
使用指定條件從 Workday 擷取特殊付款。然後，您可以將付款匯出至第三方系統。
提交特殊付款
新增或更新特殊付款。然後，透過
「特殊付款事件」
業務流程提交變更事件以供檢閱。
取消特殊付款
從 Workday 或非 Workday 系統整批取消特殊付款。
更正特殊付款
整批更正特殊付款。
取得特殊付款範本
使用您指定的條件從 Workday 擷取特殊付款範本。然後，您可以將範本匯出至第三方系統。
新增特殊付款範本
匯入並建立特殊付款範本。
提交特殊付款範本
新增或更新特殊付款範本。然後，透過
「特殊付款範本」
 業務流程提交變更事件，以供審查。
使用範本提交特殊付款
使用特殊付款範本建立特殊付款。然後，將其提交至
「特殊付款事件」
 業務流程。

連結和觸點

您可以建立要付款的特殊付款︰
  • 約僱人員
  • 客戶
  • 正職員工
  • 供應商
  • 稅務主管機關
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