設定注意事項︰預算檢查
您可以在規劃預算檢查的配置和使用時，使用本主題來做決定。主要內容包括︰
- 為何要設定。
- 其與 Workday 其餘部分的整合方式
- 後續影響以及跨產品交互作用
- 安全要求事項與業務流程配置
- 實作前應考量的問題和限制
請參閱詳細任務說明，取得完整的配置詳細資料。
內容
Workday 中的預算檢查功能會根據您的財務計畫和職位預算，自動檢查您的交易。Workday 會透過以下任一方式處理超出預算的交易︰
- 警告您該交易超出可用預算且將無法進行預算檢查。
- 略過預算檢查。此交易會將預算檢查的狀態顯示為「不需要」。
- 自動傳遞交易。此交易將預算檢查狀態顯示為「通過」。
當交易通過預算檢查時，其預算檢查狀態也會顯示為
「通過」。
商業效益
您可以協助組織︰
- 有效使用資金。
- 請確保您在會計期間不會用盡預算。
- 減少手動處理超出預算的交易。
使用個案
您可以使用預算檢查來︰
- 對照資助預算控制交易，將支出限制在讚助單位允許的產品和服務上。
- 檢查人員任用交易後，根據您的可用預算做出僱用決定。
- 允許預算檢查審查人員要求覆寫，並允許授權核准者授予這些覆寫。
需要考慮的問題
問題 | 注意事項 |
|---|---|
您要執行預算檢查的嚴格程度如何？ | 您可以透過以下方式配置預算檢查，以處理超出預算的交易︰
|
應如何針對虛擬父係與子系關係中的預算配置預算檢查？ | 您可以配置預算檢查，以在父系、子系或兩者上限制超支。範例︰您配置預算檢查以在父系層級上限制超支，同時在子系層級上具有更寬鬆的配置。子系層級上的超出預算的交易只要不超過父系上的預算總和，就會通過。 |
您希望如何處理貸項交易？ | 您可以將預算檢查配置為自動通過交易。在下列情況下，您的交易未通過預算檢查，狀態為「 失敗 - 預算不足」 ︰
|
何時應將保留的日記帳納入預算檢查？ | 您可以在預算檢查中包含預留的日記帳，以便為影響相同預算的交易預留資金。在交易通過預算檢查後，但在業務流程完成之前，Workday 會透過過帳日記帳來保留這些資金。Workday 不會在預算檢查中自動包含保留的日記帳。 |
您如何判斷交易何時需要接受預算檢查？ | 當您的預算有選填的結構化維度時，Workday 只會將交易中包含的維度成員和其余維度成員檢查為 「不需要」 。當選填結構化維度設為 包含所有成員 時，交易中的任何維度成員都會接受預算檢查。 |
建議
Workday 建議您︰
- 配置承諾會計，以追踪支出授權、採購和薪資交易的承諾、義務和實際值。
- 對子系計畫和預算使用較寬鬆的預算檢查配置，對父系計畫使用嚴格的配置。您可以將 Workday 配置為在交易超出子系層級預算時發出警告，並在父系層級上阻止超支。
要求
為了讓 Workday 找到正確的計畫結構和計畫明細來檢查交易，您的交易 Worktag 必須︰
- 在計畫結構中包含所有必要的結構化維度成員。
- 完全符合計畫結構上計畫明細上的 Worktag。
如果您在日後配置承諾會計︰
- 對於支出和採購交易，您必須先關閉所有未結的採購單。
- 對於薪資交易，您必須建立初始薪資承諾準備金。排除已完成的薪資期間，以便 Workday 僅建立目前或未來薪資期間的承諾。如果您未排除已完成的薪資期間，Workday 會建立全年的承諾承諾。Workday 會在年度的第一個薪資之後開始清算承諾準備金。
限制
您最多只能配置 50 個預算控制選項明細。
Workday 不會使用這些結構化維度來比對交易與用於人員任用預算檢查的計畫結構和計畫明細︰
- 職系
- 職系群組
- 職務基本資料
用戶
沒有影響。
安全
使用者可在「預算」功能區中存取
「設定︰一般預算」
網域，即可配置計畫和預算的預算控制。使用預算檢查覆寫時，請配置預算檢查例外覆寫核准者安全群組。
業務流程
您可以將以下業務流程新增為財務和人員任用業務流程的子流程︰
- 檢查預算 (財務)
- 檢查預算 (人員任用)
您可以配置
「檢查預算 (人員任用)」
子流程，以根據您的財務計畫檢查「職務管理」和「職位管理」職位的人員任用交易。我們建議您使用
批次/作業
類型 「執行預算檢查」
步驟配置 「檢查預算 (財務)」
業務流程，以取得更佳的效能。建立角色，專門用來執行此 批次/作業
步驟︰
- 不在瀏覽器上執行的設定檔。
- 不會到期的密碼。
報告
報告資料來源 | 注意事項 |
|---|---|
財務報告的計畫明細
| 用於建立計畫和預算的計畫明細報告。 |
財務報告的日記帳明細
| 使用承諾會計時，用來建立承諾、義務和實際值的自訂報告。 |
整合
沒有影響。
連結和觸點
當您使用承諾會計時，Workday 會在以下交易類型通過預算檢查後，將日記帳分錄過帳至分類帳︰
- 費用
- 薪資
- 採購
Workday 提供了一個「觸點套件」，其中包含的資源可協助您了解用戶間的配置關係。請前往 Workday Community 進一步了解 Workday Touchpoints Kit (Workday 觸點套件)。