檢閱支出交易的預算檢查結果
檢閱支出交易的預算檢查失敗結果，並決定如何繼續。您的選擇取決於您是否將預算控製配置為︰
- 如果預算檢查失敗，則會發出警告。
- 控制預算，在交易未通過預算前防止交易核准。
Workday 只會顯示「我的任務」中未通過預算檢查的交易明細，不會顯示符合任何
「通過
或 略過
預算檢查」規則的交易明細。「我的任務」中的交易可能受制於多個公司和多個計畫結構的預算。Workday 會顯示交易未通過的所有預算。
在採購、費用報告或支出授權業務流程的「
檢查預算 (財務)」
步驟中，系統會透過以下方式對採購和支出授權交易執行預算檢查︰
- 正在計算交易的承諾會計。
- 將該未過帳的承諾準備金與交易適用的各種預算進行比較。對於採購交易，子流程也會比較該未過帳的義務準備金。
- 交易的預算不足。
- 日記帳發生錯誤 (例如將會計過帳至未開啟的分類帳期間)。
- 存取「我的任務」以檢閱預算檢查。
- 在「我的任務」中檢閱預算檢查時，請參考以下說明︰
選項 說明 要求覆寫傳送覆寫失敗預算檢查的要求給授權核准者。如果授權核准者授予覆寫權限，Workday 會在所有後續核准者的交易預算檢查狀態旁，顯示「覆寫已授予」狀態。核准後，交易會移至上層業務流程的下一個步驟。控制期間Workday 控制預算的期間，可能因您的預算輸入期間而異。例如，您可以按月份輸入預算金額，但可以跨季度或預算期間將整個預算金額分組，以進行控制。一筆交易可能會影響多個預算，這些預算可能有不同的控制期間。預算檢查選項導致交易預算檢查失敗的預算檢查選項。- 警告︰允許您在不採取解決例外情況的更正動作的情況下繼續核准交易。
- 控制︰在交易或預算有修訂版以使其能夠通過預算檢查之前，防止交易核准。
計畫迄今如果您將預算檢查選項配置為使用累計控制期間，Workday 會根據目前的控制期間和任何先前的控制期間來決定預算金額。檢視按一下即可檢視每個預算的「預算檢查例外」報告。此報告會顯示交易對預算的影響，以及超出預算的程度。您可以深入探查「目前交易」值，找出導致例外的原因。如果您從全域搜尋具有公司階層的計畫或計畫階層存取報告，則必須在「交易」提示中手動輸入完整的交易 ID，才能選取交易。交易按一下此分頁可檢視未通過此預算檢查的交易。您可以在此深入探查交易，查看與每項明細相關的金額和 Worktag。此交易也會顯示預算檢查狀態。 - 如果您有權檢視交易日記帳，請從交易的相關動作功能表中選取 以存取會計詳細資料。
- 檢閱交易的會計詳細資料時，請參考以下說明︰
選項 說明 營業日記帳資訊檢閱會計日期(決定哪一個日記帳期間要過帳交易的會計分錄) 和分類帳(承諾、義務或實際值)。日記帳明細檢閱受影響的分類帳科目、借項和貸項，以及 Worktag。您也可以查看預算日期，藉此決定此交易適用的預算金額和控制期間。 - 在您檢閱有關交易未通過預算檢查的原因的相關資訊後，請執行下列其中一項動作︰
- 修訂預算。
- 如果您按預算日期進行預算檢查，請變更交易的預算日期，使全部或部分交易落在不同的控制期間。
- 請修正日記帳錯誤。
- 將交易傳回給申請人以進行修訂。範例︰您將交易傳回給申請人，因為對方要求的數量過多。
- 拒絕要求。
- 仍要繼續核准交易。只有將預算檢查配置為「警告」時，您才能在預算檢查未通過時繼續進行。
範例︰如果您已在群組中提交多份採購單，但其中只有 1 份採購單的預算不足，則該群組會顯示預算檢查狀態「未通過 (預算不足)」。群組內的 3 張採購單全部處於待處理狀態。取消採購單並進行必要的更正，然後分兩次分開交易重新核發這些訂單。 - 返回「我的任務」檢閱預算檢查，然後按一下「提交」重新執行交易的預算檢查。
交易通過預算後，採購與費用報告業務流程即告完成，Workday 會過帳已核准交易的會計資料︰
- 對於採購交易，Workday 會將會計過帳至承諾準備金、義務準備金或實際值分類帳。
- 對於費用報告和支出授權，Workday 會將會計資料過帳至承諾準備金和實際值分類帳。
- 對於所有交易，並啟用預留預算的交易，在初始預算檢查通過後，Workday 會在適當分類帳內以預留過帳狀態將會計過帳至日記帳。只有在計畫中選取「包含保留的日記帳明細」時，Workday 才會以此方式過帳會計資料。