設定支出計畫的控制選項
建立您的財務計畫或資助提案、資助或專案預算。
為您要檢查預算的每個計畫設定預算控制選項。這些設定可控制︰
- 已啟用預算檢查的計畫或預算。
- 要控制預算的嚴重程度。
- 您控制預算所依據的期間。
- 計畫或預算金額是否從先前期間累計。
Workday 最多僅支援 50 個預算控制選項明細。
- 存取「編輯預算檢查選項」任務。
- 填寫「財務」分頁時，請參考以下說明︰
選項 說明 會計年度根據結構和會計年度的定義，您只能為計畫或預算的期間配置一組預算控制選項。啟用預算檢查選取此項可針對業務流程包含「檢查預算 (財務)」子流程做為步驟的財務交易啟用預算檢查。允許貸項交易通過選取此項可在 Workday 找到相符的計畫明細時，自動傳遞增加預算的貸項交易。包含已保留的日記帳明細選取此項可在計算可用餘額時將狀態為「保留」的日記帳包含在內。當您修訂財務計畫並在計畫結構上選取使用環境定義修訂時，Workday 也會在「目前支出」欄中包含保留的日記帳明細。範例︰您有 2 個請購單會影響相同的預算。勾選此核取方塊後，即可提交第一個請購單。一旦第一個請購單通過預算檢查，Workday 就會︰- 立即將日記帳置於保留狀態。
- 在計算第二個請購單的可用預算時，會考慮這些預留的日記帳。
即使您未同時選取啟用預算檢查，也可以選取此核取方塊。清除啟用預算檢查後，即使未執行預算檢查，您仍然可以在承諾會計中包含保留的日記帳。預算檢查選項選取要控制預算的嚴重程度。在以下情況，這兩個選項都會提醒負責審查交易對計畫或預算影響的人員︰- 交易資金不足。
- 沒有任何計畫明細與交易中的日記帳明細相符。
警告︰選取此項可允許檢閱人員在不採取更正措施解決例外的情況下繼續核准交易。控制︰選取此項可在交易或預算有修訂以使其能夠通過預算檢查之前，阻止交易核准。累計控制期間選取此項可累計直到預算日期或會計日期的所有控制期間的金額。先前期間的未支出預算會結轉至下一個期間，並可在下一個期間使用。清除以僅根據交易的預算日期或會計日期所在控制期間的金額檢查交易。範例︰如果在一年中建立的請購單受預算限制，Workday 會根據前 6 個月的累計預算金額檢查交易。控制 - 依輸入期間指定要控制預算的期間。您可以依計畫輸入期間以外的不同期間來控制金額。例如，您可以依月份輸入預算金額，並控制跨季度或預算期間的整個預算金額分組。預算檢查的分類帳類型選取要納入預算檢查的分類帳類型。範例︰您可以僅將採購單 (義務) 納入預算檢查，而排除請購單 (承諾)。透過此配置，Workday 會自動包含︰- 如果您選取承諾準備金分類帳，則在背景中顯示義務準備金和實際分類帳。
- 如果您選取義務分類帳，則會在背景顯示實際分類帳。
允許預算檢查覆寫選取此項可讓預算檢查審查人員要求核准預算檢查例外。如果授權的核准者授予覆寫，Workday 會在所有後續核准者的交易預算檢查狀態旁，顯示「覆寫已授予」狀態。核准覆寫後，交易會前進至父系業務流程的下一步。您必須先為「預算檢查選項」選取「控制」。 - (選用) 當您完成「預算控制選項明細」分頁，為分類帳科目和維度的特定組合建立預算檢查規則時，請參考以下說明︰
選項 說明 預算檢查選項通過︰選取此項可建立規則，讓交易即使超出預算也能通過預算檢查。略過︰選取此項可建立的規則允許交易略過預算檢查並顯示「不需要」狀態，即使交易在其他情況下會未通過預算檢查也是如此。您選取的預算檢查選項必須與您在「財務」分頁上配置的預算檢查選項不同。如果網格中沒有任何規則適用於您的交易，Workday 會使用您在「財務」分頁上配置的預算檢查選項。容差百分比容差金額輸入容差百分比或金額，以便您的交易僅在超出預算的容差金額時才能通過預算檢查。每個預算控制選項明細只能選擇每種類型的 1 個 Worktag。
Workday 會使用這些設定來決定
「檢查預算 (財務)」
業務流程的行為。您可以將 「檢查預算 (財務)」
新增為財務業務流程的子流程步驟，以便在核准支出交易前先檢查預算。如需啟用此子流程的業務流程清單，請檢視「 業務流程配置選項」
報告。您可以使用「
檢視預算控制選項」
報告來檢閱公司和計畫結構的預算檢查配置。