建立會計日記帳
- 設定財務會計結構 請參閱 「步驟︰設定財務會計結構」。
- 配置替代分類帳貨幣以在替代分類帳中建立日記帳。請參閱 「步驟︰設定替代分類帳貨幣」。
- 控制員工群組對分類帳科目的存取權。 請參閱 「步驟︰維護分類帳科目的存取權」。
- 在財務會計功能區中配置會計日記帳事件業務流程和安全原則。
您可以建立日記帳，並將其過帳到分類帳科目以進行記錄︰
- 您已收到但尚未付款的採購項目的應計負債。
- 折舊
- 月末調整
- 換算調整
- 存取「建立日記帳」任務。
- 填寫日記帳詳細資料時，請參考以下說明︰
選項 說明 分類帳選取包含以下其中一個分類帳的公司︰- 實際值
- 承諾準備金
- 義務準備金
您也可以使用「分類帳 - 依公司階層」提示種類來瀏覽公司階層，然後選取公司分類帳。單一分類帳選取此項可指出日記帳是單一分類帳日記帳。Workday︰- 只有當您選取配置了替代分類帳貨幣的分類帳公司時，才會顯示此核取方塊。
- 當您選取替代貨幣分類帳時，會自動選取此核取方塊。
Currency用於財務交易的公司貨幣。Workday 會依據您選取的分類帳填入欄位。平衡 [worktag type]選取您要用於平衡日記帳的 Worktag。Workday 會動態顯示平衡 Worktag 類型。範例︰當「區域」是平衡 Worktag 類型時，Workday 會將選項名稱顯示為「平衡區域」。選用平衡 Worktag請選取一或多個選用平衡 Worktag 類型。當您在「維護 Worktag 平衡配置」任務中啟用選用 Worktag 平衡時，Workday 會依選用平衡 Worktag 來完全平衡日記帳明細。自動日記帳明細︰- 依據選取的 Worktag 類型繼承選用的平衡 Worktag。
- 產生應付帳款和到期交易分錄。
匯率類型當您選取啟用多重貨幣核取方塊時顯示。如果您未指定類型，Workday 會使用「編輯公司會計詳細資料」任務上的「匯率類型覆寫」。替代分類帳貨幣匯率類型當您選取啟用多重貨幣核取方塊時顯示。 如果您未指定類型，Workday 會在「編輯公司會計詳細資料」任務中使用「替代貨幣匯率類型覆寫」。帳簿代碼保留空白可過帳至空白帳簿代碼。重設匯率當您選取啟用多重貨幣時顯示。讓您在儲存或提交日記帳時，重新計算會計日記帳中的分類帳金額。Workday 會依據日記帳會計日期和匯率類型重新計算金額。外部參考 ID輸入原始日記帳來源的參考 ID，以追踪匯入的日記帳，以便進行稽核。您也可以在日記帳明細中輸入外部參考 ID。記錄數量選取即可在日記帳明細中啟用數量和計量單位。啟用多重貨幣選取此項可啟用「匯率類型」提示，以指定非預設匯率類型。Workday 會依據上次提交的日記帳，選取「啟用多重貨幣」核取方塊。包含稅項明細選取以在有應稅交易的日記帳明細上過帳、檢視和編輯交易或扣繳稅詳細資料。停用選用 Worktag 平衡選取此項可建立不平衡交易的調整日記帳分錄。範例︰您啟用選用 Worktag 平衡。在此流程中，交易的 Worktag 不平衡。如果您要為不平衡的交易建立調整日記帳分錄，請暫停選用 Worktag 平衡。調整日記帳選取此項可將日記帳標示為調整。 您只能將調整日記帳過帳至調整日記帳套用的期間。迴轉日期當您選取「建立迴轉」核取方塊時顯示。選取您要迴轉日記帳分錄的日期。預設為下一個開放期間。當您為公司間會計日記帳配置迴轉時，無法執行結算執行作業。 Workday 不會將公司間日記帳顯示為結算執行作業選項，因為日記帳和迴轉會相互抵銷。分類帳借方總額分類帳貸方總額這些欄位必須平衡，因為 Workday 不會過帳不平衡的日記帳。文件連結選取會計日記帳文件連結選項，並輸入來自維護外部連結驗證任務的有效統一資源 ID (URI) 模式。此配置可讓您將外部文件連結至會計日記帳。如果您將輔助文件或影像儲存在外部儲存庫中，請輸入該位置的 URL。儲存交易後，Workday 會將 URL 顯示為影像的即時超連結。核准者可在核准交易前參照此文件。Workday 會驗證連結，以確保其具有安全管理者所定義的有效統一資源 ID (URI) 模式。此流程可提供額外的安全性，有助於避免外部連結中包含惡意內容。 - 完成「日記帳分錄明細」分頁時，請參考以下說明︰
選項 說明 分類帳科目依據您在「建立科目集」任務中配置的限定公司，顯示公司的分類帳科目。Worktag使用 Worktag 做為關鍵字，更輕鬆地分類和尋找交易。在「維護 Worktag 用途」任務中配置允許的 Worktag 類型。當您選取具有相關 Worktag 的 Worktag 類型時，Workday 會自動使用相關 Worktag 值填入交易。當您新增明細時，Workday 會使用先前編輯的明細中的 Worktag 填入新明細。不列入支出報告選取此項可從預算檢查和支出報告中排除支出會計明細。稅務詳細資料當您選取包含稅務明細核取方塊時，輸入稅務詳細資料︰- 交易日期請指定日記帳明細的交易日期。
- 應稅金額輸入應稅金額以供報稅。當您提交日記帳時，Workday 不會驗證應稅金額。
- 稅務代碼選取交易或扣繳稅代碼。
- 稅率根據交易或扣繳稅代碼選取可用的稅率。
對於交易稅，請同時選取︰- 應稅適用性指出此行是否應課稅，以及指定的預設稅額可回收性。
- 稅額可回收性當您指定稅額可回收性時，Workday 會將可回收百分比和分配方法套用至稅務代碼內稅率的稅額。
- 稅額可回收性類型指出明細是可完全復原還是不可複原。
- 徵稅時點日期類型當您為用戶啟用交易稅的徵稅時點日期配置時顯示。 選取日記帳明細中指定交易日期的徵稅時點日期類型。 Workday 會在徵稅時點日期類型中填入交易日期。
當您選取在 Workday 中沒有業務詳細資料的供應商或客戶時，請輸入此日記帳的業務實體詳細資料。
當您將
「會計日記帳事件」
業務流程配置為進行預算檢查時，Workday 會在您按一下 提交
時檢查輸入的金額是否在預算範圍內。如果金額在預算範圍內，Workday 會傳送日記帳以供核准。