範例︰設定總補助金的資助預算檢查
此範例說明如何在現有資助計畫之上建立虛擬上下層計畫結構，以對整個補助金實施預算檢查。
您是母校 (美國) 資助 AWD-129 的資助合約專員。此資助已經有一個預算計畫
AWD-129:STEM 基礎架構 07/01/2023 (第 0 版)，
其計畫明細符合以下條件︰
- 包含以下 Worktag 的特定分類帳科目/匯總中的支出預算︰
- 成本中心︰4280 自然科學
- 資金︰02 贊助方案資金
- 補助金︰129 STEM 提案
- 學程︰111 理科
- 3 個會計年度的總計 1,430,500 美元。
您希望預算檢查能夠︰
- 當交易金額導致特定 Worktag 集和預算期間的總支出超過預算金額時，顯示「警告 (無預算)」狀態。
- 當交易金額導致補助金支出總額超過整個補助金存續期間的總預算金額時，顯示「不及格 (預算不足)」狀態。
在資助的虛擬上下層計畫結構中︰
- 下層的計畫結構是資助中計畫的計畫結構。
- 上層計畫結構是您透過從下層計畫結構複製及連結而建立的新計畫結構。
- 建立並核准資助AWD-129︰STEM 基礎架構 07/01/2023 (版本 0)。
- 在從補助計入補助金時，對交易類型的業務流程新增「檢查預算」動作步驟。範例︰若要對計入補助金的會計日記帳進行預算檢查，請將「檢查預算」步驟新增至「會計日記帳事件」業務流程。
- 安全性︰設定︰「預算」功能區中的「Budget General」網域。
- 存取資助AWD-129︰STEM 基礎架構 07/01/2023 (版本 0)的計畫分頁。如果未啟用預算檢查，請配置並啟用預算檢查︰
- 按一下編輯預算檢查選項，然後選取下列值︰計畫結構獎項公司母校大學 (美國)計畫名稱AWD-129︰STEM 基礎架構 07/01/2023 (版本 0)
- 按一下「確定」並輸入以下值︰啟用預算檢查選取預算檢查選項「警告」，當支出金額超過計畫明細金額時，預算檢查只會顯示警告。評估日期預算日期累計控制期間如果您要將未使用的預算新增至目前期間，請選取此核取方塊，並選取「依資助項目期間控制」選項。
- 按一下確定和完成。
- 按一下提交預算和確定。
- 複製下層計畫結構，建立上層計畫結構︰
- 在資助計畫分頁上，找到資助計畫結構，然後存取相關動作功能表以選取︰名稱︰資助 AWD-129 父系在結構化維度分頁上，移除「科目集」和「科目分類」欄位中的值。在「結構維度」網格中，移除「補助金」和「公司」以外的所有列。
- 按一下「確定」。
- 從資助 AWD-129 上層計畫結構的相關動作功能表中，選取。虛擬下層計畫結構︰資助
- 按一下「確定」。
- 建立上層計畫結構的計畫範本︰
- 從資助 AWD-129 上層計畫結構的相關動作功能表中，選取並選取下列值︰欄位值計畫結構資助 AWD-129 父系公司母校大學 (美國)計畫名稱資助 AWD-129 上層計畫開始日期07/01/2023結束日期06/30/2026連結的計畫AWD-129︰STEM 基礎架構 07/01/2023 (版本 0)
- 按一下「確定」。
- 請在上層計畫結構中為補助金總額啟用預算檢查︰
- 從資助 AWD-129 上層計畫結構的相關動作功能表中，選取並輸入以下值︰計畫結構資助 AWD-129 父系計畫名稱資助 AWD-129 上層計畫
- 按一下「確定」並選取以下值︰啟用預算檢查選取包含已保留的日記帳明細選取允許貸方交易通過檢查選取預算檢查選項控制，當支出金額超過補助金總預算時，預算檢查的狀態會顯示為「未通過」。評估日期預算日期累計控制期間選取此核取方塊，然後選取「依資助項目期間控制」選項。預算檢查的分類帳類型選取「實際值」、「產權負擔」和「預先產權負擔」。
- 按一下確定和完成。
當您建立要接受預算檢查的支出交易 (使用計畫明細中指定的 Worktag，包括成本中心︰4280 Natural 科學、資金︰02 贊助計畫資金、補助金︰129 STEM 提案、方案︰111 科學)，且交易金額導致總支出金額超出︰
- 對於 1,430,500 美元的計畫明細預算，「檢閱預算檢查」任務會在下層計畫結構 (資助) 的「有例外的計畫」網格中顯示 1 列的預算檢查狀態。
- 在計畫明細預算以及 1,430,500 美元的補助金預算總額中，「檢閱預算檢查」任務會顯示預算檢查狀態「失敗 (預算不足)」，「有例外的計畫」網格中有 2 列，1 列用於下層計畫結構 (資助)且 1 個用於上層計畫結構 (Award AWD-129 Parent)。