设置时需考虑的事项：请购
在规划如何配置和使用请购时，您可以利用本主题来帮助做出决策。本主题解释了以下内容：
- 设置目的。
- 如何与 Workday 的其他功能协同工作。
- 对下游的影响和产品间的交互。
- 安全性要求和业务流程配置。
- 实施前要考虑的问题和限制。
如需了解完整的配置详细信息，请参阅详细的任务说明。
用途
使用请购功能，员工可以为自己或代替其他员工申请货物、服务或第三方/短期员工人工。
功能优势
Workday 请购功能使您能够执行以下操作：
- 高效管理信息流、组织政策和业务流程，以严格控制和监控公司支出。
- 为用户配置、自定义和部署简单、熟悉的在线购物型体验。
- 配置请购类型和模板，使请购流程更简单、更快捷且更易于管理。
- 设置特定于医疗保健的供应链流程，以便您为已消费的寄售货物付款，同时补充寄售存货。
- 按安全组限制货物和服务的采购。
用例
- 自定义分段安全性，限定只有授权员工组可以访问货物和服务。
- 针对不同用途设置不同类型的请购。示例：仅限收费的请购、存货补货和定期自动补充补货。
- 对经常申请的条目使用请购模板。示例：新员工开始工作所需的基本物品。
要考虑的问题
问题 | 需考虑的事项 |
|---|---|
如何控制谁有权访问货物、服务和第三方/短期员工人工？ | 使用分段安全性，您可以：
您可以将个别角色设置为专属采购员。示例：为成本中心经理创建采购员角色，他们可以为其部门请购货物、服务和第三方/短期员工人工。 您还可以使用基于组织的角色来限制用户查看和报告业务交易信息的能力。 |
您希望如何确定用户在提交请购时可以/不可以查看的内容？ | 您可以根据用户的安全配置和指定角色来确定用户可以查看请购中的哪些内容。示例：在请购中为 IT 经理启用外部采购，但不对成本中心经理启用。 |
您希望如何组织和简化请购流程？ | 您可以根据不同类型对请购进行分类。示例：将请购类型与采购单类型相匹配，或将请购类型确定为仅用于存货补货。
您还可以对一系列货物和服务进行分组，以创建请购模板。 您可以让用户从各种来源填充购物车，例如：
|
您希望如何处理仅限收费的请购？ | 您可以使用仅限收费的请购来为您已使用的医疗保健产品付费，以避免存货水平不可预测，并跟踪产品召回数据和产品到期信息。
您可以配置请购类型，以执行以下操作：
|
是否要自定义请购任务？ | Workday 支持对请购流程进行高级别定制，使您能够在请购任务和报告中隐藏或要求填写可选字段。
您可以在请购和请购行上定义 1 个或多个自定义对象，以根据您的业务需求获取其他信息。 |
您希望如何帮助用户完成请购流程？ | 您可以：
如果您不执行任何操作，现有的帮助文本将不会填充到请购中。 申请人还可以使用 Workday Assistant、Workday for Slack 和 Workday for Microsoft Teams 检查请购状态，以及相关供应商发票的状态和重要详细信息。 |
如何在采购单上合并请购？ | 要减少采购员和供应商需要管理的文档数量，您可以将包含多个供应商合同的请购合并至一个采购单中。
您还可以将请购寻源至现有采购单。 |
您希望用户在请购中输入哪些额外费用？ | 您可以使用公司采办选项，让用户能够在请购文档中指定预估的总运费和杂项费用。 |
建议
- 将“请购”Worklet 添加到主页。
- 对于外部采购，请与供应商合作，将联合国标准产品与服务分类代码 (UNSPSC) 映射到支出种类。
- 提醒用户在使用从模板创建或从较早的请购中复制的请购之前，检查和更新价格。
- 为采购单和供应商发票设置 cXML 标准，以便 Workday 可以与外部供应商网站进行通信。
要求
无影响。
限制
- 您不能在模板或请购副本中包括外部采购条目。
- 创建模板和现有请购的副本时，您必须手动更新供应商价格变更。
- 无法对寻源至库存申请的请购执行拆分行。
租户设置
您可以配置租户，以执行以下操作：
- 添加有关仅限收费的请购的程序信息。
- 将包含不同供应商合同的请购合并至 1 个采购单。
- 为请购创建寻源规则。
- 支持请购中的附件和附件种类。
- 为请购自动寻源或手动寻源至采购单期间，使用关联的采购条目替换 Web 条目。
安全性
配置“Procurement”功能区域中的以下安全域：
域 | 需考虑的事项 |
|---|---|
Process: Requisition - Close
| 使您能够关闭请购和请购模板。 |
Process: Requisition - Create/Edit
| 使您能够创建和编辑请购。您也可以访问“请购”Worklet 来创建请购。 |
Process: Requisition - View
| 使您能够查看请购。 |
Process: Shared Requisition Template
| 使您能够处理共享的请购模板，并查看相关报告。 |
Self-Service: Requisition
| 支持以自助访问方式处理请购和查看相关报告。您也可以访问“请购”Worklet 来创建和查看请购。 |
Self-Service: Requisition Template
| 支持以自助访问方式处理请购模板和查看相关报告。 |
流程：共享的请购模板 - 查看
| 启用域安全权限，以查看自助服务和共享的请购模板及相关报告。
要管理共享模板的安全性，您必须选择启用 “启用请购模板安全更新”功能。 |
使用“Integration”功能区域中的“Integration Build”域，允许用户根据请购向供应商提交采购单。
业务流程
业务流程 | 需考虑的事项 |
|---|---|
请购事件
| 用于审批请购。您可以：
要创建并提交请购，您还必须在业务流程中启用“结账 (REST)”初始步骤。 |
请购寻源事件
| 配置“请购寻源事件”业务流程，以控制货物、服务和第三方/短期员工人工的寻源。 |
批量更改采办文档中的员工
| 用于流转请购申请人变更和采购单采购员变更以供审批。 |
报告
报告 | 需考虑的事项 |
|---|---|
查找请购
我的请购 | 使用这些报告可执行以下操作：
如果您在 “维护功能的启用/禁用选择” 报告中选择启用 “请购体验统一” 功能，我们会将您从 “我的请购” 报告引导至 “请购” Worklet，查看更流畅的请购流程。请参见： 概念：“请购”Worklet。 |
请购工作标记模板
| 使用此报告可查看和编辑工作标记模板。 |
请购模板
| 使用此报告可执行以下操作：
|
您可以使用以下已编制索引的报告数据源创建自定义报告：
- Requisition Lines and Line Splits for Company
- Requisition Lines and Line Splits for Worker
集成
Workday 提供以下类型的集成模板：
- 自定义供应商的通用模板
- 为 Workday 目录中的供应商提供的预配置模板
除集成设置外，为每个供应商配置以下任务：
- 维护供应商链接
- 维护外部购物车详细信息
关系和关联点
请购功能与 Workday 的以下区域进行交互：
功能 | 需考虑的事项 |
|---|---|
存货 | 您可以完成申请到付款的周期，然后执行以下操作：
|
供应商账户 | 您可以创建采购单并排定时间表，为第三方/短期员工记录时间，以及生成供应商发票。 |
供应商合同 | 您可以允许向成功的供应商授予询价单 (RFQ)，并设置和处理按时间表自动创建的采购单。 |
外部供应商 | 您可以设置和管理供应商，以便从请购流程中采办货物、服务和第三方/短期员工人工。 |
财务会计 | 对于货物和服务的已批准但未开具发票的接收、供应商发票和仅限收费的采购单，您可以创建应计接收。 |
银行业务和结算 | 您可以验证采办卡交易。 |
企业资产 | 您可以跟踪公司通过采办流程获取的资产。您可以：
|
Workday 提供了一个包含各种资源的 Workday Touchpoints Kit，可帮助您了解租户中的配置关系。如需进一步了解 Workday Touchpoints Kit， 请访问 Workday Community。