创建变更单
- 定义“变更单”业务流程和安全策略。
- 如果您的组织使用供应商发票匹配处理，请添加“发起相关供应商发票的供应商账户匹配事件”服务步骤。您可以在“变更单”业务流程的完成步骤后执行此操作。
- 如果您的组织预付供应商发票，请配置“预付支出摊销事件”业务流程。
- 为已排定的预付释放类型定义“预付支出摊销时间表事件”业务流程。
- 为接收预付释放类型配置“接收”业务流程以包括“从接收创建供应商发票”操作步骤。
您可以为处于
“已签发”
状态的采购单创建变更单，但以下情况除外：
- 该供应商不接受变更单。创建供应商时，您可以控制供应商能否接受变更单。如果您在“创建供应商”任务的“采办选项”选项卡中选择了“禁用变更单”选项，则无法为供应商创建变更单。
- 您正在批量关闭包含该采购单或相关请购的采办文档。必须先完成或取消批量关闭事件，才能创建变更单。
- 此采购单是“收费并替换”类型的采购单。
- 还可以根据已批准条目替代的采购单确认 (POA) 自动生成变更单。当下游文档处于未取消/已拒绝状态时，Workday 会阻止条目替换的自动变更单。
- 访问“创建变更单”任务。
- 根据需要更新以下标头版块：
- 汇总
- 条款和税务
- 联系信息
另外在标头中选择：- 在“供应商合同”字段中输入供应商合同。
- “保存或提交时将标头变更应用于所有行”复选框，将标头修改应用于所有货物和服务行。
- 添加供应商合同。
- 修改以下行选项卡中的信息：
- 第三方/短期员工行
- 货物行
- 服务行
- 访问“行详细信息”选项卡，执行以下操作：
- 更改现有行中的信息，例如金额、价格和预付状态。对于特殊条目，如果不存在基于行的有效供应商发票，您可以更改条目描述和支出种类。
- 选中“取消采购单行”复选框，取消采购单行。
- 新增采购单行。
当您为采购单启用多公司时，您可以：- 查看先前存在的行中的公司。
- 在新行上设置行中的公司。
- 选择与采购单标头公司有公司间关系的任何行中的公司。
- 单击“提交”。
- Workday 会按照您在“变更单”业务流程中的定义处理变更单。
- Workday 会将版本号附加至采购单编号，以便您和您的供应商可以分别跟踪变更单与相关采购单。示例：如果您的原始采购单编号是“PO-3005”，那么第一个变更单编号为“3005-1”。
- 如果您取消了行条目，这些条目会被移除，并且其在“货物行”版块中的“数量”和“价格”值将显示为零。
- 变更单获得批准后，您将无法编辑文档。您可以访问“创建变更单”任务以进行二次编辑。
- 签发变更单。当采购员创建变更单时，变更单的签发选项默认来自供应商记录。如果供应商未定义任何其他签发选项，则系统会将默认签发选项设置为先前版本中的原始采购单签发选项。
- 访问“查看采购单”任务并选择“版本历史记录”选项卡，以查看原始采购单和变更单。
- 如果要将变更单与供应商发票匹配，请配置“供应商账户匹配事件”业务流程。