创建客户发票
- 在“Customer Accounts”功能区域中，配置“客户发票事件”业务流程和安全策略。
- 要将发票流转到指定的审批人，请在“客户发票事件”业务流程的“审批”和“检查”步骤中配置“审批人”安全组。
- 如果使用发票类型，请按国家/地区配置法定发票类型。
- 如果使用无断号的发票号，请配置序列生成器规则并启用无断号排序功能。
- 对于公司间交易，请配置公司间交易概要。 请参见 定义公司间交易概要。
- 安全性：“Customer Accounts”功能区域中的“Process: Customer Invoice - Core”和“Reports: Customer Invoice Referenced Attachments – Supplier Invoice”域。
通过客户发票，您可以记录销售事件并创建应收账款会计信息。您可以为以下各项创建客户发票：
- 货物发货
- 提供服务
- 收费时间表
- 项目、订阅或成员资格
- 访问“创建客户发票”任务。
- 填写“发票信息”时，请参考以下信息：
选项 描述 公司该公司是发票所有者。您可以将其用作参数来指定默认预扣税。账单地址收件地址仅当您在“编辑客户账户选项”任务中为发票公司启用了账单地址和收件地址选项时，Workday 才会显示这些提示。Workday 会自动填充以下内容：- 账单地址（如果公司的常用地址当前用于账单）。
- 收件地址（如果公司的常用地址当前用于寄送）
当您：- 移除公司，Workday 会隐藏提示。
- 更改公司时，Workday 会根据新的公司配置重新填充提示。
- 编辑公司基本资料的账单地址或收件地址提示中显示的地址，Workday 会根据新地址重新填充提示。
客户您选择的客户会根据客户定义填充其他发票信息，例如税码、付款条款和付款途径。对于授予，您可以在此字段中选择赞助方（而不是客户）。发票日期Workday 使用此日期将发票过账到第一个开放的分类账期间。如果 Workday 未找到开放的分类账期间，则会将发票状态设置为“错误”。会计日期您输入的会计日期必须在当前或先前的开放会计期间内。示例：您提供了一项服务，但要到下一个会计期间才创建发票。然后，您可以选择服务日期作为会计日期。根据您配置公司会计信息的方式，“会计日期”可以是可选的，也可以是必填的。默认情况下，此日期与“发票日期”相同。您还可以将其配置为使用：- 审批日期（通过访问“编辑公司会计详细信息”任务）。
- 通过访问“编辑公司会计详细信息”任务并将“允许欠款会计处理”提示设置为“客户发票”，将“欠款会计处理”设置为“允许欠款会计处理”。
法定发票类型如果您按照政府要求使用发票类型对发票进行分类，请选择特定于国家/地区的法定发票。仅当您为特定国家/地区的公司配置了法定发票时，才会显示此字段。发票类型如果您已将“编辑客户发票布局规则”任务配置为按发票类型更改布局，则您的选择将决定发票布局。示例：您可能希望项目发票的布局与货物发票的布局不同。账单地址此字段会在您输入客户时显示。Workday 会自动从客户概要的 选项卡填充主要业务地址。如果您未定义主要业务地址，此字段将留空。付款联系人此字段根据客户概要中的 选项卡进行填充。如果您未在此处定义默认付款联系人，此字段将留空。这些联系人是客户发票的电子邮件收件人。您可以使用提示中的其他选项重设默认值（如果有）。收件客户收件地址仅当在客户概要的“关联图”中为发票客户设置了“业务收件关联方”时，才会显示这些字段。Workday 会将选择收件客户后，“收件地址”提示会显示收件客户“联系信息”中符合以下条件的所有收货地址：- 生效日期不晚于当前日期。
- 您有权访问。
“收件地址”以及目的地国家/地区的税务规则应用于税务默认应用。如果没有地址具有寄送用途，则提示将返回主要业务地址。此功能不适用于赞助方。相关发票该提示显示尚未为此公司和客户组合重新收费的所有已贷记发票。您一次只能选择 1 张发票。调整如果您选择了“相关发票”，则会显示此选项。此字段包含该相关发票的相应贷方调整。 - 为发票输入“其他信息”时，请参考以下信息：
选项 描述 可收费项目（可选）选择与公司或客户相关的可收费项目。Workday 会使用与项目相关的工作标记自动填充标头中的“工作标记”字段。Workday 还会自动填充发票行上的“可收费项目”字段。如果您将此字段留空，则可以在发票行级别将发票与多个项目相关联。参考类型根据您开展业务所在国家/地区的要求，选择参考类型。当公司地址和客户的账单地址都位于以下国家/地区之一时，Workday 会动态显示此字段：- Boleto Bancário (Brazil)
- BPAY（澳大利亚）
- ESR（瑞士）
- FIK 编号（丹麦）
- KID 编号（挪威）
- OCR 编号（瑞典）
- OGM-VCS（比利时）
- Viitenumber（爱沙尼亚）
- Viitenumero（芬兰）
参考号如果您选择国际参考类型，则必须输入支持性的参考号。截止日期Workday 会根据发票日期和付款条款自动计算此日期。您可以通过在“重设截止日期”字段中输入新日期来手动重设此日期。文档链接如果您将支持性文档或图片存储在外部存储库中，请输入该位置的 URL。在您保存交易后，Workday 会将该 URL 显示为图片的实时超链接。审批人可在审批交易之前参考此文档。Workday 会验证该链接，确保其采用由您的安全管理员定义且有效的统一资源标识符 (URI) 模式。此流程增强了安全性，有助于规避外部链接中的恶意内容。要添加有效的 URI，请在“Maintain External Link Validation”任务中将“Link Type”设置为“Customer Invoice Document Link”。当外部内容的位置发生变更时，请确保在 Workday 中更新 URL。 - 填写“金额信息”时，请参考以下信息：
选项 描述 Currency如果您已在客户概要中定义特定币种，Workday 会自动使用指定的币种填充该字段。您可以选择将其更改为任何可接受的币种。已应用的预付款额列出已应用于此发票的金额。此金额是根据收费时间表内创建的分期发票抵销的预付款额。Workday 会自动抵销预付款额，并在发票行上创建一个负金额。税务服务名称当您为发票公司配置了使用非报告选项的第三方税务服务集成时显示。请参见 概念：第三方税务服务集成。税额客户发票的总税额，由 Workday 计算或从第三方税务服务集成导入。扣除的预扣税金额当“预扣税码”的实现点为“发票”时进行计算。默认税码如果您没有为发票公司配置第三方税务集成，则会显示此选项。您可以选择税码，以便 Workday 在发票行重设中进行填充。您还可以重设 Workday 根据您的税务配置和发票信息填充的默认税码。对于没有收件客户的发票，Workday 会自动填充付款客户的税码。当您选择收件客户和地址时，Workday 会应用目的地国家/地区默认交易税规则中的税码。您可以配置例外规则，以重设客户发票上公司和客户的默认选择。更新税如果您没有为发票公司配置第三方税务集成，则会显示此选项。单击以重新计算税额。单击“提交”还会计算税费。 - 填写“发票行”选项卡时，请参考以下信息：
选项 描述 公司如果您启用公司间交易，则有多个选择。销售条目当您选择销售条目时，Workday 会根据销售条目定义自动填充其他一些字段。当您在“维护机器学习提示建议”任务中为销售条目启用机器学习建议时，Workday 会在“建议”提示筛选器中自动填充最多 5 条销售条目建议。商品代码要在此提示中显示选项，请先配置商品代码类型并添加商品代码。请参见 步骤：创建商品代码。您只能为每种商品代码类型选择 1 个有效代码。收入种类收入种类会将条目与驱动会计行为的相应会计过账规则相关联。它还提供了用于报告的其他详细信息。当您选择销售条目时，Workday 会自动填充此字段。当您在“维护机器学习提示建议”任务中为收入种类启用机器学习建议时，Workday 会在“建议的内容”提示筛选器中自动填充最多 5 条收入种类建议。单价根据销售条目进行填充。如果销售条目的币种与发票的币种不同，Workday 会自动将此值转换为发票的币种。Workday 使用您的租户中定义的当前转换汇率。已释放发票行描述客户发票上已释放留存金额的发票行。请参见 步骤：创建客户发票留存。合计金额数量乘以单价。对于采用批量定价的销售条目，Workday 使用以下计算方法：（单价 x 数量）/ 按以下数量定价的计量单位 = 合计金额。对于预付发票，当您输入的金额大于已收到的预付款时，Workday 会阻止您创建发票。合同行如果您根据合同或项目生成发票，Workday 会为合同行类型提供各种选项。它推动了收费和收入周期。递延收入对于与合同关联的发票，如果关联的“合同行”中存在递延收入，Workday 会自动选中该复选框。当销售条目具有递延收入时，Workday 也会自动选中该复选框。收入确认时间表模板如果您选中发票行上的“递延收入”复选框，则会显示此字段。选择一个选项可将该行与现有的收入确认时间表模板相关联，以生成分期。收件地址如果您在“编辑客户账户选项”任务中为发票公司启用了账单地址和收件地址选项，则 Workday 会显示此提示。如果发票行公司的常用地址当前用于发货，则 Workday 会自动填充收件地址。当您：- 在“发票信息”版块和“发票行”中选择同一家公司，Workday 会填充相同的发货地址。
- 从“发票信息”版块中移除收件地址后，Workday 会为您添加的每个新发票行填充空白的“收件地址”提示。
- 从“发票行”中移除公司，则 Workday 会隐藏该提示。
- 更改发票行中的公司，Workday 会根据新的公司配置重新填充提示。
收件客户和收件地址对于每个发票行，您可以将寄送客户和关联的地址更改为您在“关联图”中为给定客户定义的任何关联。提示中显示的收件地址来自收件客户。如果您应用分段安全性，则收件客户和地址仅向有权访问这些客户的用户显示。如果您在发票行上引用了合同行，Workday 会清除该行中的收件客户和地址。此功能不适用于赞助方。纳税适用性指明发票行是否应纳税。当您将纳税适用性配置为销售条目税务规则的一部分时，Workday 会自动填充此字段。如果条目没有关联的适用性，Workday 会应用目的地国家/地区的税务规则。如果您尚未配置销售条目和国家/地区的税务规则，Workday 会自动根据销售条目或收入种类填充纳税适用性。如果您为发票公司启用第三方税务，Workday 会在集成运行时填充纳税适用性。税码Workday 会根据发票标头填充税码值。您可以手动重设此值，也可以选择以下选项：- 具有税码的销售条目。
- 发票行上的“收件客户”和“收件地址”。仅当付款客户在“关联图”中为其配置了“业务收件关联方”时，才会显示这些字段。
如果您尚未配置“关联图”或国家/地区的交易税规则，Workday 会自动根据“付款客户”填充税码。如果您为发票公司启用第三方税务，Workday 会在集成运行时填充税码。税额计算值当您配置非报告选项时，显示由第三方税务集成服务计算的税额。Workday 会在第三方税务集成运行时填充算出的税额。预扣税码您可以从实现点为“发票”或“客户发票自预扣”的税码中进行选择。当您根据以下规则配置预扣税码时，Workday 会自动填充此字段：- 国家/地区的预扣税规则
- 条目的预扣税规则
如果您为发票公司启用第三方预扣税，Workday 会在集成运行时填充预扣税码。当您为发票公司配置具有非报告选项的第三方税务集成时，您无法选择预扣税码。 请参见 概念：第三方税务服务集成。纳税义务时点日期类型为发票行选择纳税义务时点日期类型。当您在发票行上指定“交易税码”时，Workday 会要求您使用纳税义务时点日期类型。- 要显示此字段，请在“编辑租户设置 - 财务”任务中选中“为交易税启用纳税义务时点日期配置”复选框。
- Workday 会自动使用“发票/调整日期”填充纳税义务时点日期类型，并使用常规交易税。
- 当您在“编辑公司税务详细信息”任务中选中“付款中包含增值税”复选框时，Workday 会自动执行以下操作：
- 将纳税义务时点日期类型设置为“付款日期”
- 在付款中使用交易税。
纳税义务时点日期输入纳税义务时点日期以确定交易的纳税期间。如果您选择“货物/服务交付日期”作为纳税义务时点日期类型，则会显示此字段。工作标记向发票行添加工作标记，以便：- 方便查找。
- 明确其业务目的。
- 启用多维报告。
相关工作标记默认来自发票上选择的数据。当销售条目和收入种类中存在相同类型的相关工作标记时，销售条目中的工作标记优先，因为它更具体。工作标记类型的最新默认值将重设之前的任何值。对于公司间交易，Workday 会自动添加“公司间关联机构”工作标记，以帮助您跟踪公司间的收入和费用。可收费项目必须与标头中的可收费项目匹配（如果您已选择）。否则，您可以将不同的可收费项目与不同的发票行相关联。您还可以选择项目的特定“阶段”和“任务”，以将交易归因于该项目。当您将发票行与合同行相关联时，任何阶段和任务都必须与合同行上的阶段和任务相匹配。 - （可选）使用“税”选项卡，查看发票行上指定的所有税码及其适用性的汇总。如果多个行共享相同的税码，此选项卡会将这些行合并并提供应税金额总计。要更新此选项卡，请单击发票标头的“金额信息”版块中的“更新税额”，以使用发票行中的税务信息进行填充。
- （可选）在“汇率”选项卡中输入汇率重设值。对于外币发票，您可以根据业务需求调整转换汇率。Workday 会在“有效汇率”字段中显示变更。此字段中的值是收入确认会计信息用于将分期金额转换为分类账币种的历史汇率。您输入的任何重设值都会触发选中“汇率重设”复选框。
选项 描述 重设汇率类型重设用于查找汇率的汇率类型。重设汇率日期重设用于查找汇率的日期。手动重设汇率要重设汇率或在默认汇率不可用时提供汇率，请输入汇率。默认值此版块根据发票日期显示租户的默认汇率。 - （可选）访问“附件”选项卡，将支持性文档添加到客户发票。如果您想与客户共享附件，请选中“提供给客户”复选框。如果您还想在 PDF 文件中包含附件，请同时选中“与发票一起打印”复选框。要在客户发票上添加费用报销单或供应商发票费用中引用的附件，请在“创建客户合同的收费时间表”任务中选择“包括发票上的附件”提示。当您选择“交易”作为收费类型时，系统会显示此提示。Workday 支持“编辑租户设置 - 系统”任务中列出的附件的文件类型。提交发票后，您可以在“附件”选项卡中查看以下详细信息：
选项 描述 与发票一起打印的附件大小总和显示与发票一起打印的所有附件的总大小。您可以在“客户发票电子邮件事件”业务流程中使用此字段来配置电子邮件通知。附件参考信息显示附件来源的相关费用报销单或费用报销单行。要深入挖掘此链接，您需要能够访问费用报销单。
- 当您提交发票时：
- Workday 会发起“客户发票事件”业务流程以进行检查和审批。如果业务流程定义中包括审批步骤，则检查人可以在审批前对客户发票进行修改。
- 当“付款客户”是以客户身份运营的公司时，Workday 会将发票标记为公司间直接交易发票。
- 对于公司间交易，如果“发起客户发票公司间事件”业务流程已配置为“客户发票事件”业务流程中的步骤，Workday 还会启动“发起客户发票公司间事件”业务流程。Workday 仅将审批应用于发票标头中指定的公司。如果您拒绝审批，Workday 将终止流程。
- 要在 Workday 中生成客户发票后自动打印客户发票，请编辑“客户发票事件”业务流程并添加新步骤。
- 将“类型”设置为“服务”，然后将“指定”设置为“打印客户发票服务”。
- 要使用“终版”打印操作类型打印发票，请在审批步骤之后添加服务步骤，并将审批步骤设置为“完成”。
- 对于电子发票开具，请将“指定”设置为“通过文档传送规则开具电子发票”，作为触发所需电子发票集成的服务步骤。
- 您还可以通过将“集成”服务步骤添加到“客户发票事件”业务流程，来自动启动电子发票集成。此选项要求您在“集成”步骤中设置条件规则，以确保仅当 Workday 在上次打印操作后生成发票 PDF 时才启动电子发票集成。
- 要在打印客户发票 PDF 文件后立即自动通过电子邮件发送该文档，请添加新步骤，并将“类型”设置为“服务”，将“指定”设置为“通过电子邮件发送客户发票”服务。
- 使用递延收入标志会触发递延收入账户过账规则。
- Workday 会自动以公司币种为已批准的交易创建业务日记账。如果交易币种与公司币种不同，Workday 会将金额转换为公司币种。
- Workday 会在业务流程完成后处理会计信息，并使用“应收账款”账户过账规则来记录到期客户付款。
- 当您打印发票时，Workday 会在打印操作中包括附件信息，您可以深入挖掘以查看详细信息。
发票审批后：
- 使用“查找客户发票”报告，访问和更新您保存或提交的现有发票。
- 如果发票未与合同关联且具有递延收入，请创建收入确认时间表。
- 您可以使用相关操作菜单中的“创建调整”“更改”“取消”“编辑已批准的发票”“打印”或“核销”任务来修改客户发票。
- 合并客户发票。
- 记录客户付款。
- 通过电子邮件发送发票。
- 要查看 Workday 提供的报告列表及其描述，请访问“Workday 标准报告”，然后选择“客户账户”选项。
- 结算客户发票。结算流程会创建并结算已开具发票的付款。流程完成后，Workday 会更新每笔付款的会计分录。