创建客户发票
- 在“Customer Accounts”功能区域中，配置“客户发票事件”业务流程和安全策略。
- 要将发票发送到指定的审批人，请在“客户发票事件”业务流程的“审批”和“检查”步骤中配置“审批人”安全组。
- 如果使用发票类型，请按国家/地区配置法定发票类型。
- 如果使用无断号的发票号，请配置序列生成器规则并启用无断号排序功能。
- 对于公司间交易，配置公司间交易概要。 请参见：定义公司间交易概要 。
- 安全性：“Customer Accounts”功能区域中的“Process: Customer Invoice - Core”和“Reports: Customer Invoice Referenced Attachments – Supplier Invoice”域。
通过客户发票，您可以记录销售事件并创建应收账款会计信息。您可以为以下项创建客户发票：
- 货物发货
- 服务交付
- 收费时间表
- 项目、订阅或成员资格
- 访问“创建客户发票”任务。
- 填写“发票信息”时，请参考以下信息：
选项 描述 公司该公司是发票所有者。您可以将其用作参数来指定默认预扣税。开单方地址发货地址仅当您在“编辑客户账户选项”任务中为发票公司启用了账单地址和发货地址选项时，Workday 才会显示这些提示。Workday 会自动填充：- 开单方地址（如果公司的常用地址当前用于收费）。
- 发货地址（如果公司的常用地址当前用于发货）。
当您：- 移除“”公司，Workday 会隐藏提示。
- 更改公司“”，Workday 会根据新的公司配置重新填充提示值。
- 编辑公司概要中的开单地址或发货地址提示中显示的地址，Workday 会根据新地址重新填充提示。
客户在您选择客户后，系统会根据客户定义填充其他发票信息，例如税码、付款条款和付款途径。对于授予，您可以在此字段中选择赞助方（而不是选择客户）。发票日期Workday 使用此日期将发票过账到第一个开放的分类账期间。如果 Workday 未找到开放的分类账期间，则会将发票状态设置为“错误”。会计日期您输入的会计日期必须在当前或先前的开放会计期间内。示例：您提供了一项服务，但要到下一个会计期间才会创建发票。然后，您可以选择服务日期作为会计日期。“会计日期”是选填项还是必填项，取决于您如何配置公司会计信息。默认情况下此日期与“发票日期”相同。您还可以将其配置为使用：- 通过访问“编辑公司会计详细信息”任务，更改其审批日期。
- 欠款会计处理（通过访问“编辑公司会计详细信息”任务并将允许欠款会计处理提示设置为“客户发票”）。
法定发票类型如果您按照政府要求使用发票类型对发票进行分类，请选择特定国家/地区的法定发票。仅当您已为特定国家/地区的公司配置了法定发票时，才会显示此字段。发票类型如果您已在“Edit Customer Invoice Layout Rule”任务中将发票布局配置为因发票类型而异，则您选择的类型可决定发票布局。示例：您可能希望项目发票与货物发票具有不同的布局。账单地址此字段会在您输入客户时显示。Workday 会根据客户概要的选项卡自动填充主要业务地址。如果您未定义主要业务地址，此字段将留空。付款联系人此字段根据客户概要中的选项卡进行填充。如果您未在此处定义默认付款联系人，此字段将保留空白。这些联系人是客户发票的电子邮件收件人。如果提示中提供了其他选项，您可以使用这些选项重设默认值。收件客户收件地址仅当在客户概要的“关联图”中为发票客户设置了“业务收件关联方”时，才会显示这些字段。Workday 将选择收件客户后，“收件地址”提示会显示收件客户的“联系信息”中符合以下条件的所有收货地址：- 生效日期 不晚于当前日期。
- 您有权访问。
“收件地址”以及目的地国家/地区的税务规则应用于“税务默认申请”。如果没有地址具有寄送用途，提示将返回主要业务地址。此功能不适用于赞助方。关联发票提示将显示尚未向此公司和客户组合重新收费的所有已贷记发票。您一次只能选择 1 张发票。调整如果您选择的相关发票会显示“”。此字段包含对该关联发票的相应贷方调整。 - 为发票输入“其他信息”时，请参考以下信息：
选项 描述 可收费项目（可选）选择与公司或客户相关的可收费项目。Workday 会自动使用与项目相关的工作标记填充标头中的“工作标记”字段。Workday 还会自动填充发票行上的“可收费项目”字段。如果您将此字段留空，则可以在发票行级别将一张发票与多个项目相关联。参考类型根据您开展业务的国家/地区的要求，选择一个参考类型。当公司地址和客户的账单地址同时位于以下某个国家/地区时，Workday 会动态显示此字段：- Boleto Bancário (Brazil)
- BPAY（澳大利亚）
- ESR（瑞士）
- FIK 编号（丹麦）
- KID 编号（挪威）
- OCR 编号（瑞典）
- 新增业务流程-VCS（比利时）
- Viitenumber（爱沙尼亚）
- Viitenumero（芬兰）
参考号如果您选择了某个国际参考类型，则必须输入一个支持参考号：。截止日期Workday 会根据发票日期和付款条款自动计算此日期。您可以通过在“截止日期重设值”字段中输入新日期来手动重设此日期。文档链接如果您将支持性文档或图片存储在外部存储库中，请输入该位置的 URL。在您保存交易后，Workday 会将该 URL 显示为图片的实时超链接。审批人可在审批交易之前参考此文档。Workday 会验证该链接，确保其采用由您的安全管理员定义且有效的统一资源标识符 (URI) 模式。此流程增强了安全性，有助于规避外部链接中的恶意内容。要添加有效的 URI，请在“Maintain External Link Validation”任务中将“Link Type”设置为“Customer Invoice Document Link”。如果外部内容的位置发生变更，请务必在 Workday 中更新 URL。 - 填写“金额信息”时，请参考以下信息：
选项 描述 币种如果您已在客户概要中定义特定币种，Workday 会自动使用指定的币种填充此字段。您可以选择将其更改为任意接受的币种。应用的预付款额列出已应用于此发票的金额。此金额是根据收费时间表内创建的分期发票抵销的预付款额。Workday 会自动抵销预付款额，并在发票行上创建一个负金额。税务服务名称当您为第三方税务服务集成配置了非报告选项（发票公司为）时显示。请参见：概念：第三方税务服务集成 。税额客户发票的税额总计，由 Workday 计算或从第三方税务服务集成导入。扣除的预扣税金额当预扣税码的实现点为发票时，将计算此金额。默认税码当您没有为发票公司配置第三方税务集成 时显示。您可以选择一个税码，供 Workday 在发票行中填充重设值。您还可以重设 Workday 根据您的税务配置和发票信息填充的默认税码。对于没有收件客户的发票，Workday 会自动填充付款客户的税码。当您选择收件客户和地址时，Workday 会应用目的地国家/地区的默认交易税规则中的税码。您可以配置例外规则，以重设客户发票上针对公司和客户的默认选择。更新税额当您没有为发票公司配置第三方税务集成 时显示。单击此选项可重新计算税额。单击“提交”也会计算税额。 - 填写“发票行”选项卡时，请参考以下信息：
选项 描述 公司如果您启用公司间交易，则有多个选择。销售条目当您选择某个销售条目时，Workday 会根据销售条目定义自动填充部分其他字段。当您在“维护机器学习提示建议”任务中为销售条目启用机器学习建议后，Workday 会在“建议”提示筛选器上自动填充最多 5 条有关销售条目的建议。商品代码要在此提示中显示选项，请先配置商品代码类型并添加商品代码。请参见步骤：创建商品代码。每个商品代码类型只能选择 1 个有效代码。收入种类收入种类会将条目与驱动会计行为的相应会计过账规则相关联。它还提供了用于报告的其他详细信息。当您选择销售条目时，Workday 会自动填充此字段。在“维护机器学习提示建议”任务中为收入种类启用机器学习建议后，Workday 会在“建议”提示筛选器上自动填充最多 5 条收入种类建议。单价根据销售条目填充。如果销售条目的币种与发票的币种不同，Workday 会自动将此值转换为发票的币种。Workday 使用租户中定义的当前转换汇率。已释放发票行客户发票上描述已释放留存金额的发票行。请参见：步骤：创建客户发票留存 。合计金额数量乘以单价。对于启用批量定价的销售条目，Workday 会使用以下计算公式：（单价 x 数量）/ 按以下数量定价的计量单位 = 合计金额。对于预付发票，当您输入的金额大于已收到的预付款时，Workday 会阻止您创建发票。合同行如果您根据合同或项目生成发票，则 Workday 会为合同行类型提供各种选项。它会驱动收费和收入周期。递延收入对于与合同关联的发票，如果关联的“合同行”中存在递延收入，则 Workday 会自动选中此复选框。当“销售条目”存在递延收入时，Workday 也会自动选中此复选框。收入确认时间表模板如果您选中发票行上的“递延收入”复选框，则会显示此字段。选择一个选项来将该行与现有的收入确认时间表模板相关联，以生成分期。发货地址如果您在“编辑客户账户选项”任务中为发票公司启用了开单地址和发货地址选项，则 Workday 会显示此提示。如果发票行公司的常用地址当前用于发货，Workday 会自动填充发货地址。当您：- 在“发票信息”版块中选择同一家公司，Workday 会在“发票行”中填充相同的发货地址。
- 从“发票信息”版块中移除发货地址后，Workday 会为您添加的每个新发票行填充一个空白的“发货地址”提示。
- 从发票行中移除“ ”公司，则 Workday 会隐藏该提示。
- 更改发票行中的公司“”，Workday 会根据新的公司配置重新填充提示值。
收件客户和收件地址对于每个发票行，您可以将寄售客户以及关联的地址更改为您在“关联图”中为给定客户定义的任何关联方。提示中显示的收件地址来自收件客户。如果您应用分段安全性，则收件客户和地址仅会显示给有权访问这些客户的用户。如果您参考发票行上的“合同行”，Workday 会清除该行中的收件客户和地址。此功能不适用于赞助方。纳税适用性指明发票行是否应纳税。如果您将纳税适用性配置为销售条目税务规则的一部分，Workday 会自动填充此字段。如果条目没有关联的适用性，Workday 会应用目的地国家/地区的税务规则。如果您还没有为销售条目和国家/地区配置税务规则，Workday 会自动根据销售条目或收入种类填充纳税适用性。如果您为发票公司启用了第三方税务，Workday 会在集成运行时填充纳税适用性。税码Workday 会根据发票标头填充税码值。您可以手动重设此值，也可以选择：- 具有税码的“销售条目”。
- 发票行上的“收件客户”和“收件地址”。仅当付款客户在“关联图”上为该客户配置了“业务收件关联方”时，才会显示这些字段。
如果您尚未配置“关联图”或国家/地区的交易税规则，Workday 会自动通过“付款客户”填充税码。如果您为发票公司启用了第三方税务，Workday 会在运行集成时填充税码。税额计算值如果您配置了非报告选项，则会显示由第三方税务集成服务计算的税额。Workday 会在第三方税务集成运行时填充税额计算值。预扣税码您可以从实现点为“发票”或“客户发票自预扣”的税码中进行选择。当您根据以下规则配置预扣税码时，Workday 会自动填充此字段：- 国家/地区的预扣税规则
- 条目的预扣税规则
如果您为发票公司启用第三方预扣税，Workday 会在集成运行时填充预扣税码。当您为发票公司的第三方税务集成配置非报告选项时，您不能选择预扣税码。 请参见：概念：第三方税务服务集成 。纳税义务发生时间的日期类型为发票行选择纳税义务时点日期类型。当您在发票行中指定“交易税码”时，Workday 会要求您填写纳税义务时点日期类型。- 要显示此字段，请在“编辑租户设置 - 财务”任务中选中“为交易税启用纳税义务时点日期配置”复选框。
- Workday 会自动使用“发票/调整日期”填充纳税义务时点日期类型，并使用常规交易税。
- 如果您在“编辑公司税务详细信息”任务中选中“付款中包含增值税”复选框，Workday 会自动执行以下操作：
- 将纳税义务时点日期类型设置为“付款日期”
- 使用付款中包含交易税。
纳税义务发生时间输入一个纳税义务时点日期来确定交易的纳税期间。当您选择“货物/服务交付日期”作为纳税义务时点日期类型时，会显示此字段。工作标记通过在发票行中添加工作标记，您可以：- 更轻松地进行查找。
- 阐明其业务目的。
- 启用多维报告。
相关工作标记默认来自发票上所选的数据。当销售条目和收入种类中存在相同类型的相关工作标记时，销售条目中的工作标记优先，因为它更具体。工作标记类型的最新默认值将重设之前的任何值。对于公司间交易，Workday 会自动添加“公司间关联机构”工作标记，以帮助您跟踪公司间交易的收入和费用。可收费项目如果您选择了可收费项目，则必须与标头中的可收费项目相匹配。否则，您可以将不同的可收费项目与不同的发票行相关联。您还可以选择项目的特定“阶段”和“任务”，从而将交易归到其中。当您将发票行与合同行关联时，任何阶段和任务都必须与合同行上的阶段和任务匹配。 - （可选）通过“税”选项卡，您可以查看发票行上指定的所有税码及其适用性的汇总。如果多个行具有相同的税码，则此选项卡会将它们合并并提供应税总金额。要更新此选项卡，请单击发票标头的“金额信息”版块中的“更新税额”，使用发票行中的税务信息进行填充。
- （可选）在“汇率”选项卡中，输入汇率重设值。对于外币发票，您可以根据业务需求调整转换汇率。Workday 会在“有效汇率”字段中显示这些变更。此字段中的值是收入确认会计信息用来将分期金额转换为分类账币种的历史汇率。您输入的任何重设值都会触发选中“汇率重设”复选框。
选项 描述 重设汇率类型重设用于查找汇率的汇率类型。重设汇率日期重设用于查找汇率的日期。汇率手动重设值要重设汇率或在默认汇率不可用时提供一个汇率，请输入汇率。默认值此版块基于发票日期显示租户的默认汇率。 - （可选）访问“付款时间表”选项卡，基于百分比或固定金额为发票创建付款时间表。仅当您在“编辑客户账户选项”任务中选择启用“为客户发票启用多个截止日期”设置时，Workday 才会激活此选项卡。
- （可选）访问“附件”选项卡，将支持性文档添加到客户发票。如果您想与客户共享附件，请选中“提供给客户”复选框。如果您还想在 PDF 文件中包括附件，请也选中“与发票一起打印”复选框。要将您的费用报销单或供应商发票费用的参考附件添加到客户发票，请在“创建客户合同的收费时间表”任务中选择“在发票上添加附件”提示。当您选择“交易”作为收费类型时，会显示此提示。Workday 支持“编辑租户设置 - 系统”任务中列出的附件的文件类型。提交发票后，您可以在“附件”选项卡上查看以下详细信息：
选项 描述 与发票一起打印的附件总大小显示与发票一起打印的所有附件的总大小。您可以在“客户发票电子邮件事件”业务流程中使用此字段，用于配置电子邮件通知。附件参考信息显示附件的来源的相关费用报销单或费用报销单行。要深入挖掘此链接，您需要能够访问费用报销单。
- 当您提交发票时：
- Workday 会发起“客户发票事件”业务流程以进行检查和审批。如果 业务流程定义中包括审批步骤（），则检查人可以在审批前对客户发票进行修改。
- 如果“付款客户”是以客户身份运营的公司，则 Workday 会将发票标记为公司间直接交易发票。
- 对于公司间交易，如果“发起客户发票公司间事件”业务流程已配置为“客户发票事件”业务流程中的步骤，则 Workday 还会启动“发起客户发票公司间事件”业务流程。Workday 仅对发票标头上指定的公司应用审批。如果您拒绝审批，Workday 将终止该流程。
- 要在 Workday 中生成客户发票后自动打印客户发票，请编辑“客户发票事件”业务流程并添加新步骤。
- 将“类型”设置为“服务”，并将“指定”设置为“打印客户发票服务”。
- 要使用“终版”打印操作类型打印发票，请在审批步骤之后添加服务步骤，并将审批步骤设置为完成步骤。
- 对于电子发票开具，请将“指定”设置为“使用文档传送规则开具电子发票”，作为触发所需电子发票集成的服务步骤。
- 您还可以通过在“客户发票事件”业务流程中添加“集成”服务步骤，来自动启动电子发票集成。此选项要求您在“集成”步骤中设置条件规则，以确保仅当 Workday 在上次打印操作完成后生成发票 PDF 时才启动电子发票集成。
- 要在您打印客户发票 PDF 文件后立即自动通过电子邮件发送该文档，请添加一个新步骤，然后将“类型”设置为“服务”，然后将“指定”设置为“通过电子邮件发送客户发票的服务”。
- 使用递延收入标志会触发递延收入账户过账规则。
- Workday 会自动以公司币种为已批准的交易创建业务日记账。如果交易币种与公司币种不同，Workday 会将金额转换为公司币种。
- Workday 会在业务流程完成后进行会计处理，并使用“应收账款”账户过账规则来记录到期客户付款。
- 打印发票时，Workday 会包括打印操作的附件信息，您可以深入挖掘以查看详细信息。
发票审批后：
- 使用“查找客户发票”报告，访问和更新您保存或提交的现有发票。
- 如果发票未与合同关联且存在递延收入，请创建收入确认时间表。
- 您可以使用相关操作菜单中的“创建调整”、“更改”、“取消”、“编辑已批准的发票”、“打印”或“核销”任务，来修改客户发票。
- 合并客户发票。
- 记录客户付款。
- 通过电子邮件发送发票。
- 要查看 Workday 提供的报告列表及其描述，请访问“Workday 标准报告”，然后选择“客户账户”选项。
- 结算客户发票。结算流程会创建并结算已开具发票的付款。此流程完成后，Workday 会更新每笔付款的会计分录。