Considerações para a definição: calendários acadêmicos

O que é

O calendário acadêmico fornece a estrutura de tempo para o seu sistema Workday Student. A estrutura básica compreende tipos de período acadêmico, como outono, primavera e intersessões. Você pode usar essa estrutura para criar os anos acadêmicos e os períodos acadêmicos que compõem seu calendário.

Exemplo:

Calendário acadêmico: calendário do semestre
.

Ano acadêmico: Semestre - Ano de 2019 - 2020

Períodos acadêmicos: segundo semestre de 2019
e segundo semestre de 2020
.

As políticas de calendário permitem que você atribua esses componentes a uma unidade e nível acadêmico ou a um programa de estudo (POS) a partir de uma data de vigência:

Calendário acadêmico

Iniciando o ano acadêmico

Padrão de frequência típico

Tipo de unidade para rastrear o crédito acadêmico e o auxílio financeiro do estudante, como unidades semestrais ou horas de marcação.

A política de calendário aplicável ao PDV de um estudante orienta todos os processos e transações com data específica para o estudante.

Vantagens para a empresa

Os calendários acadêmicos no Workday Student permitem que você:

Manter registros precisos do estudante e dados de auxílio financeiro.

Gerenciar processos e tarefas com datas específicas de forma eficaz.

Gerar relatórios sobre dados de estudantes em um nível granular.

As políticas de calendário oferecem flexibilidade para:

Oferece suporte a vários calendários acadêmicos em uma instituição.

Alterar o calendário acadêmico ao longo do tempo.

Defina calendários exclusivos para atender às necessidades de combinações específicas de nível de unidade acadêmica ou PDV.

Permitir que os alunos alterem o ponto de venda nos calendários acadêmicos.

Permitir que os estudantes tenham vários registros acadêmicos em calendários acadêmicos.

Atenda aos seus requisitos institucionais exclusivos e, ao mesmo tempo, proteja a integridade dos dados.

Defina pelo menos um calendário acadêmico e uma política de calendário para usar o Workday Student.

Casos de uso

A maioria dos processos em uma instituição usa o calendário acadêmico. Os exemplos incluem:

Criar automaticamente os anos e períodos necessários nos planos acadêmicos dos estudantes.

Acompanhar as estatísticas dos estudantes, como créditos ganhos ou GPA, e o progresso acadêmico por períodos acadêmicos.

Defina e gerencie processos como janela de inscrição, janela de avaliação ou data de atribuição.

Garantir a inscrição do estudante nas seções corretas do curso e no momento certo.

Rastreie os dados de auxílio financeiro por períodos acadêmicos para corrigir o processamento do auxílio financeiro.

Defina programações de desembolso e pacotes de concessão para auxílio financeiro.

Perguntas a considerar

Assuntos	Perguntas	Considerações
Academic Structure	Qual é a estrutura acadêmica de sua instituição? Sua estrutura acadêmica oferece suporte a calendários separados por unidade acadêmica ou ponto de venda?	A hierarquia das unidades acadêmicas em sua estrutura acadêmica orienta a herança da política de calendário. Se alguma unidade acadêmica subordinada ou ponto de venda exigir uma política diferente, você poderá substituir a herança atribuindo uma política de calendário diferente diretamente a ela. Para manter um calendário único e restaurar a herança, você pode herdar a política de calendário da unidade acadêmica superior. Consulte Exemplo: restaurar herança de política de calendário da unidade acadêmica superior.
Tipos de período acadêmico	Quais tipos de período acadêmico sua instituição tem? Quais tipos de período estão associados a um calendário específico? Qual é a ordem em que os tipos de período ocorrem? Quais períodos compõem o período letivo de verão do auxílio financeiro?	Você pode usar tipos de período acadêmico em vários calendários. O Workday usa o tipo de período junto com o calendário acadêmico no processamento. Você não pode excluir tipos de período acadêmico depois que estiverem em uso. Você pode renomeá-los e a alteração se aplica a todos os calendários acadêmicos que os usam. Depois que você especifica a ordem dos tipos de período em um calendário acadêmico, o Workday a retém para todos os anos acadêmicos do calendário. Você pode definir regras de data para tipos de período acadêmico por calendário acadêmico e nó (combinação de nível de unidade acadêmica ou PDV). Para um processamento preciso do auxílio financeiro, você pode especificar os tipos de período acadêmico que são considerados verão para o auxílio financeiro federal.
Anos acadêmicos	Qual é a data de início e o período do ano acadêmico? Qual é a data de término e o período do ano acadêmico?	Prepare-se com essas informações para economizar tempo e esforço quando configurar o calendário acadêmico no Workday.
Períodos acadêmicos	Quais são os períodos acadêmicos em sua instituição? Que sessões menores (módulos) você usa em seus períodos acadêmicos padrão? Alguma sessão (módulo) começa durante um período padrão e termina em outro período padrão? Sua instituição usa algum período acadêmico fora do padrão? Você tem programas que exigem processamento de auxílio financeiro não determinado? Quantas semanas de instrução há em cada período acadêmico?	Os períodos padrão representam janelas de relatório e não podem se sobrepor. Períodos fora do padrão (módulos) podem se estender por períodos padrão somente se você habilitou a opção Designar período acadêmico padrão como período . Certifique-se de considerar cuidadosamente a decisão de abranger os períodos acadêmicos, pois a ação é irreversível e abrange todo o locatário. Você pode adicionar períodos acadêmicos não padrão a todos os anos de um calendário acadêmico existente, incluindo os anos anteriores. Você pode configurar tipos de período não padrão para períodos acadêmicos a fim de criar registros de período acadêmico não padrão. Quando um estudante se inscreve em uma seção de curso associada a um período fora do padrão, o Workday o exibe como um registro de período distinto em suas estatísticas acadêmicas. Você pode gerar relatórios sobre períodos padrão e não padrão com base nas datas de início ou de término dos períodos padrão. Exemplo: um relatório sobre as seções do curso oferecidas no semestre de outono pode incluir seções do curso que começaram no período, mas terminam em outro. Um relatório sobre cursos avaliados para o semestre de outono pode incluir seções de cursos que foram encerrados no período, mas iniciados em outro período. Você pode processar auxílio financeiro para estudantes em módulos ou cursos oferecidos em períodos acadêmicos fora do padrão. O Workday usa o total de semanas de instrução (WOI) em períodos acadêmicos para cálculos de auxílio financeiro. O Workday exclui feriados e intervalos programados com 7 dias ou mais, incluindo dias de fim de semana adjacentes, dos totais de WOI. Para obter mais informações, consulte Conceito: períodos acadêmicos padrão e não padrão.
Seções de curso trimestrais e não letivas	Você tem seções de curso semestrais e não periódicas? Você oferece seções de curso não periódicas que começam em um período padrão e terminam em outro período padrão?	Você pode ter seções de curso que: Não começam e terminam com o período acadêmico, mas se enquadram em um período fixo. Períodos acadêmicos padrão abarcados. As seções de curso vinculadas a períodos não padrão são consolidadas no período padrão em que começam. Para oferecer cursos que abrangem períodos padrão, execute a tarefa Designar extensão do período acadêmico padrão . Se você não habilitou a abrangência, o Workday exibe um aviso de validação informando que as Seções de curso começam e terminam dentro de um Período acadêmico padrão. Se você habilitou a abrangência, o Workday não restringe as seções do curso para que se encaixem em um ano acadêmico ou em qualquer outro intervalo de tempo. O período acadêmico abrange um amplo auxílio financeiro e impacto nas finanças do estudante, portanto, discuta a decisão detalhadamente.
Vários calendários acadêmicos	Você usa vários calendários acadêmicos em sua instituição? Quantos programas exigem um calendário exclusivo?	As políticas de calendário permitem que você tenha vários calendários acadêmicos em sua instituição. Você pode ter uma política de calendário exclusiva para uma unidade e nível acadêmico ou um ponto de venda. Para proteger a integridade dos dados, se esforce para criar o menor número possível de calendários acadêmicos para sua instituição. Crie um novo calendário acadêmico somente quando precisar de uma alteração estrutural. Exemplos: Diferentes tipos de período acadêmico Alterar a ordem dos tipos de período acadêmico. Alterar quais tipos de período são padrão. Pequenas alterações baseadas em datas, como a alteração da data de início do ano acadêmico, não exigem um novo calendário acadêmico.
Programa de estudante - Transações de estudo	Os estudantes podem ter pontos de venda que usam calendários acadêmicos diferentes?	Um estudante pode ter vários pontos de venda que usam calendários acadêmicos diferentes. O calendário usado pelo PDV principal controla os registros do período acadêmico e de auxílio financeiro. O registro acadêmico de um estudante pode ter vários calendários acadêmicos quando: Eles alteram seu PDV principal nos calendários. A política de calendário para o ponto de venda deles é alterada. Para acomodar a alteração, o Workday atualiza o plano acadêmico para exibir os anos e períodos acadêmicos com base no novo calendário.
Alterações do calendário acadêmico	Você pode alterar o calendário acadêmico a qualquer momento?	As políticas de calendário permitem que você altere o calendário acadêmico sem afetar nenhum dado transacional. Uma alteração de política pode ocorrer apenas no início de um ano acadêmico e não pode ter lacunas ou sobreposições. As validações integradas restringem as alterações de política de calendário quando há transações de estudante, como candidaturas ou desembolsos, para o ano acadêmico. Em alguns casos, você pode alterar o padrão de frequência comum ou o tipo de unidade. Para configurar uma política de calendário anterior à política mais antiga em um nó que herda a política mais antiga, crie uma cópia da política para a mesma data de vigência. Em seguida, você pode fazer a alteração anterior pretendida.
Data de vigência	Qual é a importância de uma data de vigência para o calendário acadêmico? Até que data no passado você deve datar o calendário?	As datas de vigência na política de calendário permitem que você altere o calendário acadêmico e controle as alterações ao longo do tempo. O Workday aplica automaticamente a data de vigência a uma política de calendário para garantir que as alterações ocorram apenas no início de um ano acadêmico. Certifique-se de que sua política de calendário inclua datas anteriores para acomodar os primeiros estudantes ativos com inscrições.
Calendário de feriados	Você quer incluir um calendário de feriados ou dias não instrutivos (como as férias de primavera) em seu calendário acadêmico?	Para especificar feriados e dias não letivos para o seu calendário acadêmico, crie um calendário de feriados na tarefa Criar calendário de feriados .
Pagamento de atividades do período	Você usa algum período acadêmico para pagar os colaboradores pelas atividades executadas durante o período?	Para períodos acadêmicos usados para pagamento de atividades do período, especifique Pagamento de atividades como um Tipo de uso na tarefa Manter uso do período acadêmico . Considere se você precisa de períodos acadêmicos com durações diferentes dos períodos usados para atividades acadêmicas no Workday Student. Você não pode alterar um período acadêmico para o qual já processou o pagamento de atividades do período.

Recomendações

Mapeie a estrutura do calendário acadêmico, incluindo os tipos de período acadêmico, os anos acadêmicos e os períodos acadêmicos para facilitar a definição.

Certifique-se de que seus períodos acadêmicos abrangem a duração de todo o ano de concessão do auxílio financeiro. Exemplo: se o ano de concessão de 2023-2024 abranger o período de 07-01-2023 a 06-30-2024, configure os períodos acadêmicos (Semestre de verão de 2023, Semestre de outono de 2023, Semestre de inverno de 2023, Semestre de primavera de 2024 e Semestre de verão de 2024) que abrangem esse período. intervalo de datas

Para configurações complexas com vários calendários acadêmicos, mapeie sua estrutura acadêmica e o calendário acadêmico exigido por cada nó.

Tenha cuidado ao substituir a herança da política de calendário para evitar alterações inadvertidas nos nós subordinados.

Certifique-se da precisão de sua política de calendário antes de associar quaisquer dados transacionais, como candidaturas, seções de cursos e desembolsos.

Requisitos

O calendário acadêmico substitui os anos acadêmicos e os períodos usados em implementações mais antigas do Workday Student. Para esses anos e períodos acadêmicos sem calendário, você deve executar a tarefa

Atribuir anos ao calendário acadêmico

durante a definição.

Execute essa tarefa para períodos acadêmicos criados no Workday HCM se quiser usar os mesmos períodos no Workday Student.

Limitações

Sem impacto.

Definição de locatário

Sem impacto.

Segurança

Domínio	Considerações
Set Up: Academic Calendar na área funcional Academic Foundation.	Permite que você defina calendários acadêmicos e políticas de calendário.
Set Up: Calendar na área funcional System.	Permite que você crie calendários de feriados.
Manage: Academic Calendar Updates na área funcional Academic Foundation.	Permite que você atualize calendários acadêmicos, incluindo datas para períodos acadêmicos existentes.
Set Up: Course Section Calendar Options na área funcional Student Records.	Permite que você designe a abrangência do período acadêmico.
Set Up: Financial Aid Foundation na área funcional Financial Aid.	Permite que você designe tipos de período acadêmico como verão para auxílio financeiro federal.
Set Up: Average Attendance Pattern na área funcional Academic Advising.	Permite que você crie, edite e visualize padrões de frequência comuns.

Processos de negócios

Sem impacto.

Geração de relatórios

Relatórios	Considerações
Visualizar calendário acadêmico	Permite revisar os detalhes de um calendário acadêmico.
Visualizar períodos acadêmicos	Permite que você visualize todos os períodos acadêmicos que não fazem parte de um calendário acadêmico.
Visualizar tipos de período acadêmico	Permite que você visualize todos os tipos de período acadêmico em uso.
Visualizar ano acadêmico	Permite revisar os detalhes de um ano acadêmico.
Visualizar dias sem instrução	Permite que você visualize os eventos e datas de dias não instrucionais em um ano acadêmico.

O Workday fornece estas fontes de dados de relatório que você pode usar para criar relatórios personalizados:

Calendários acadêmicos

Intervalos de datas acadêmicos

Períodos acadêmicos

Anos acadêmicos

Integrações

Sem impacto.

Relações e interações

Funcionalidades	Considerações
Aconselhamento acadêmico	A interação entre o calendário acadêmico e os padrões de frequência comuns controla os anos e períodos exibidos nos planos acadêmicos dos estudantes. O relatório Progresso acadêmico no perfil do estudante usa o tipo de unidade por padrão configurado na política de calendário.
Admissões	Usa períodos acadêmicos para: Data de início antecipada de candidatos a estudantes. Agrupamentos de aplicativos Aplicativos on-line configuráveis Se você atualizar as datas usando a tarefa Editar datas do período acadêmico , o Workday atualiza automaticamente as datas de: Candidaturas de estudante Informações de avaliação de candidaturas do estudante Dados de recrutamento de estudantes
Auxílio financeiro	As políticas de calendário acadêmico afetam vários processos de auxílio financeiro, como: Planos de frequência de auxílio financeiro Programações de desembolso Pacote de auxílio financeiro Devido ao alto impacto, a Workday recomenda incluir stakeholders do escritório de ajuda financeira nas discussões sobre o design do calendário.
Núcleo de estudante	Usa períodos acadêmicos para: Atribuições de equipes atléticas Dados de residência do estudante Se você atualizar as datas do período acadêmico usando a tarefa Editar datas do período acadêmico , o Workday também atualiza automaticamente essas datas.
Finanças do estudante	As políticas de calendário acadêmico afetam vários processos de Finanças do estudante, como: Cálculos de taxas Planos de pagamento de estudante Configurações de data de vencimento Devido ao alto impacto, a Workday recomenda incluir stakeholders dos escritórios de finanças e tesouraria nas discussões sobre o design do calendário.
Recrutamento de estudantes	Usa intervalos de datas acadêmicos e períodos acadêmicos para eventos como: Campanhas de recrutamento de estudantes Ciclos de recrutamento de estudantes Eventos de recrutamento de estudantes
Registros do estudante	O calendário acadêmico afeta muitas áreas, como: Registros de período acadêmico para estudantes Inscrições no curso O programa de estudo é alterado. Devido ao alto impacto, a Workday recomenda incluir stakeholders do escritório do registrador nas discussões sobre o design do calendário.
Workday HCM	Você pode usar períodos acadêmicos para pagamento de atividades do período designando-os para Pagamento de atividades .

A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.