Criar pedidos de compra
- Crie categorias de despesa para pedidos de compra. Consulte Criar categorias de despesa.
- Especifique aOpção de emissãodo pedido de compra na tarefaCriar fornecedorpara cada fornecedor.
- Configure o processo de negóciosEvento de pedido de comprae a política de segurança na área funcional Procurement.
- Segurança: domínioProcess: Purchase Order - Create/Editna área funcional Procurement.
Você pode criar pedidos de compra para emissão aos fornecedores.
Para rastrear pedidos de compra por tipos de pedido de compra, crie tipos de pedido de compra na tarefa
Manter tipos de pedido de compra
.- Acesse a tarefaCriar pedido de compra.
- Para concluir a seçãoResumo, considere:
Opção Descrição Conexão de origem do pedidoSelecione um site de fornecedor específico onde você quer emitir pedidos de compra. O Workday preenche automaticamente as opções da tarefaEditar conexões de origem do pedidoe estes campos, com base nas conexões de origem do pedido, em vez do fornecedor:- E-mail de emissão de pedido de compra por padrão
- Opção de emissão de pedido de compra
- Método de expedição
- Condições de expedição
Valor do freteOutras despesasVocê pode preencher automaticamente esses custos de desembarque nas linhas do cabeçalho do documento. Adicione uma categoria de despesa que seja elegível para alocação de frete e outras despesas a pelo menos uma linha, conforme definido na tarefaManter categorias de despesa.Exemplo: você adquire um equipamento grande e tem 1 linha para o próprio equipamento e outra para instalação.Confirmação esperadaQuando você configura o fornecedor para esperar confirmações de pedido de compra automaticamente, pode desmarcar essa caixa de seleção para pedidos de compra individuais. - Para preencher a seçãoCondições e impostos, considere:
Opção Descrição Condições de pagamentoForma de pagamento por padrãoPreenchido automaticamente com base nas seções Valores por padrão de pedido de compra e Valores por padrão para pagamento na tarefaCriar programação de pedido de compra para contrato de fornecedor.Data de vencimentoSelecione a data de vencimento do atendimento do pedido.Condições de expediçãoMétodos de expediçãoInstruções de expediçãoO Workday exibe informações de expedição com base em como você as define na tarefaManter informações de expedição. O Workday seleciona a origem das informações de expedição nesta ordem de precedência:- Conexão de origem do pedido
- Fornecedor
- Empresa
- Locatário
Você pode especificar um método de expedição quando emitir pedidos de compra com EDI 850 para facilitar os pedidos urgentes. Use o campoCódigo EDIpara especificar um método de expedição para seu fornecedor por meio de transações EDI 850.Contrato de fornecedorSelecione um contrato de fornecedor ao qual aplicar este pedido de compra.Quando uma requisição especifica um contrato de fornecedor e é a base para a determinação da fonte de suprimento deste pedido de compra, as informações do contrato de fornecedor são preenchidas automaticamente no pedido de compra.O Contrato de fornecedor por padrãoé exibido se você marca a caixa de seleçãoHabilitar consolidação de requisições em contratos de fornecedordurante a definição de locatário.Opção de imposto por padrãoO Workday preenche automaticamente esse valor com base no fornecedor. Se o perfil do fornecedor não tem uma opção de imposto definida ou se deseja substituí-la, selecione uma opção de imposto.O Workday preenche automaticamente a opção de imposto na linha do cabeçalho, mas você pode substituí-la no nível de linha.Código fiscal por padrãoPreenchido automaticamente com base no fornecedor. Se você não definiu o código fiscal por padrão ou quer substituí-lo, selecione um código fiscal.Com base nas linhas do documento de compra, o código fiscal do cabeçalho é preenchido automaticamente e você pode substituí-lo. - Para preencher a seçãoInformações de contato, considere:
Opção Descrição Opção de emissãoSe você não especificou uma opção de emissão, o Workday preenche a opção de emissãoImpressão, que requer um layout de impressão. - Para preencher a guiaLinhas de bens, considere:
Opção Descrição Aplicabilidade fiscalPreenchido automaticamente com base na regra fiscal específica do item com base no endereço de envio, primeiro por item de compra e, em seguida, por categoria de despesa.Código fiscalSe o item for tributável, o código será preenchido automaticamente com base noCódigo fiscal por padrãono cabeçalho, que você pode substituir.Se você o configurou na tarefaCriar regra de imposto sobre transações para o país, o Workday o preenche automaticamente aqui.Recuperabilidade de impostoO Workday preenche automaticamente o percentual recuperável na linha de transação com base na aplicabilidade fiscal e no código fiscal especificados. Você pode substituir essa seleção. Quando você especifica a recuperabilidade de imposto, o Workday aplica o percentual recuperável e o método de alocação ao valor do imposto para alíquotas em um código fiscal.Use a tarefaManter recuperabilidades de impostopara especificar a recuperabilidade de imposto de várias alíquotas para cada código fiscal.Opção de impostoSelecioneCalcular imposto autoliquidadoquando os fornecedores ou favorecidos não cobram impostos. Caso contrário, selecioneCalcular imposto devido ao fornecedorquando um fornecedor ou favorecido cobrar imposto. A opção de imposto que você seleciona se aplica a determinados documentos que o Workday gera a partir do pedido de compra.Solicitado como Sem custosExibimos um campoSolicitado como Sem custosem:- Linhas de pedido de compra criadas a partir de linhas de requisição marcadas como sem custos.
- Pedidos de alteração para pedidos de compra que tenham uma linha de bens sem custos relacionada.
Sem custosnão é válido para pedidos de compra independentes, pois você só pode selecioná-lo na requisição.EntregaTipo de entregaé preenchido automaticamente quando você habilita itens em estoque na categoria de despesa.Insira um Tipo de entrega de:- Reposição de estoquepara armazenar bens em um centro de gestão de estoques.
- Reposição de estoque por nívelquando reabastecer um local de estoque por nível.
Não insira umTipo de entregase os bens forem diretamente para um usuário.O Tipo de entregaafeta a contabilidade do pedido de compra e a capacidade de rastrear o item no estoque.Ao suprir requisições, oTipo de entregaé preenchido automaticamente com base no tipo de requisição que você configurou na tarefaManter tipos de requisição.Ao criar novos pedidos de compra, oTipo de entregaé preenchido comoReposição de estoque.Para itens JIT, a data de vencimento do pedido de compra é preenchida com base no lead time just in time no catálogo de fornecedores.Pré-pagoMarque a caixa de seleçãoPré-pagapara identificar esta linha como pré-paga.O Workday marca automaticamente a caixa de seleçãoContém linhas pré-pagasna guiaDetalhes do pagamento antecipadoe preenche as faturas de fornecedor relacionadas com detalhes do pagamento antecipado do pedido de compra.As categorias de despesa das linhas pré-pagas devem ser:- Não rastreáveis.
- Rastreáveis com o tratamento contábilDespesa.
Quando o imposto não é alocado em uma linha pré-paga, ele não é incluído na contabilidade de pagamento antecipado nas faturas relacionadas. Em vez disso, ele usa a regra de lançamento em contaImposto sobre transações.Contato de envioSe a linha do pedido de compra se originar de uma requisição, o Workday preenche o contato de envio da linha de requisição correspondente.Os contatos de envio em cabeçalhos de pedido de compra são preenchidos a partir das linhas de requisição quando você cria um pedido de compra a partir de uma requisição, pois não é possível especificar um contato de envio no nível do cabeçalho da requisição.Local de entregaO local de entrega é:- Um local de estoque por nível para tipos de requisições de reposição de estoque por nível.
- Um centro de gestão de estoques ou local de estocagem para tipos de requisições de reposição de estoque.
- Qualquer local, para tipos de requisições que não são de reposição.
Quando você habilita várias empresas, se oTipo de entregaéReposição de estoque, o valorde Entregadeve corresponder à empresa de gestão de estoques e à empresa da linha de pedido de compra correta.Contrato de fornecedorExibe se você habilitou a consolidação de requisições em contratos de fornecedor durante a definição de locatário.IDs de itemIDs de item alternativas para o item de catálogo, item de catálogo externo ou item de compra.Quando você configura pedidos de compra com IDs de item principais na tarefaManter opções de exibição de tipo de ID de item, o Workday exibe até três IDs de item. Você pode selecionar os itens restantes que não estão marcados como IDs de item principais na colunaIDs de item adicionais.LocationSe você registrar e rastrear os itens como ativos da empresa, selecione o local para armazenar e usar os itens.WorktagsUse worktags como palavras-chave para classificar e localizar transações com mais facilidade. Configure os tipos de worktag permitidos na tarefaManter usos de worktags. Quando você seleciona um tipo de worktag que tem worktags relacionadas, o Workday preenche automaticamente as transações com os valores de worktag relacionados.Quando você habilita o balanceamento por worktag opcional na tarefaManter configuração de balanceamento por worktag, o Workday equilibra totalmente as linhas de lançamento por meio de worktags de determinação de saldo opcionais. As linhas de lançamento automaticamente:- Herdam worktags de determinação de saldo opcionais com base nos tipos de worktag selecionados.
- Geram entradas a pagar e a receber para balancear transações.
- Para especificar um pedido de compra como pré-pago, acesse a guiaDetalhes do pagamento antecipado.Ao selecionar um tipo de amortização antecipada, considere:
Opção Descrição ManualSelecione essa opção para amortizar manualmente a amortização antecipada de despesas em uma data futura.(Opcional) Insira aData de amortização previstapara fins de controle e geração de relatórios.Você pode usar aData de amortização previstapara gerar relatórios e criar alertas personalizados, mas o Workday não valida essa data.Liquide e faça pagamentos manuais do tipo de amortização antecipada antes de poder amortizar as despesas.RecebimentoSelecione essa opção para amortizar as despesas pré-pagas após a conclusão do processo de negóciosRecebimentopara:- Pedidos de compra
- Faturas de fornecedor geradas a partir de pedidos de compra ou contratos de fornecedor.
ProgramaçãoDefina uma programação para amortizar despesas pré-pagas após a aprovação do pedido de compra. - (Opcional) Preencha a guiaAnexospara adicionar arquivos ao pedido de compra.Selecione as categorias de anexo para especificar o tipo de documento. Você pode definir uma etapa do processo de negócios para encaminhar os pedidos de compra com uma categoria de anexo específica para um aprovador alternativo.Marque a caixa de seleçãoExternopara incluir o anexo com o documento comercial em PDF que você envia ao fornecedor. Se você não selecionar essa opção, o anexo estará disponível apenas para trabalhadores da sua organização.
O Workday inicia estes processos de negócios quando você envia pedidos de compra:
- Evento de pedido de compra
- Evento de emissão de pedido de compra.
- Se você estiver usando a opção de emissãoXML automático, o processo de negóciosEvento de emissão de pedido de compra XMLemite automaticamente pedidos de compra em XML. Você não emite pedidos de compra no Workday.
- Se você definiu os detalhes do pagamento antecipado do pedido de compra, eles preenchem automaticamente as faturas de fornecedor pré-pagas, que você pode modificar conforme necessário.
- Quando você visualiza a transação:
- Detalhes da linhaexibe a distribuição contábil de quaisquer valores de custo internado alocados do cabeçalho para as linhas e oValor brutototal (valor líquido total mais imposto, frete e outros encargos alocados). O Workday usa o valor bruto para:
- Lançamento de débito da contabilidade de despesas.
- Provisões de recebimentos.
- Verificação de orçamento de transações de despesas.
- Custo de aquisição por padrão durante o registro do ativo.
- A guiaImpostoexibe o percentual recuperável e a distribuição de valores de impostos recuperáveis e não recuperáveis com base em:
- Aplicabilidade fiscal
- Código fiscal
- Valor tributável
- No relatórioVisualizar pedido de compra, o Workday exibe:
- As quantidades solicitadas, recebidas e faturadas na guiaLinhas de bens.
- Os valores solicitados, recebidos e faturados na guiaLinhas de serviços.
- Para quantidades e valores já faturados, o Workday inclui valores de ajustes de fatura.
- Quando as linhas de verificação do cartão de compras ou de contrato de fornecedor se referem a linhas de pedido de compra, elas são exibidas na colunaLinhas do documento comercial.
- Se a requisição inclui anexos externos, eles estão disponíveis para os fornecedores:
- Quando você emite pedidos de compra em PDF usando a opção de emissão por e-mail.
- Na visualização do portal do fornecedor do pedido de compra.
- SelecioneVersão para impressãono menu de ações relacionadas do pedido de compra para visualizar uma versão para impressão com statusAprovadoouEmitido. Isso ocorre independentemente da opção de emissão que você usou.
- Você pode criar programações de amortização antecipada de despesas para um pedido de compra se ele tiver linhas pré-pagas e um tipo de amortizaçãoProgramada.
- Se o pedido de compra inclui anexos externos, os anexos estão disponíveis para fornecedores:
- Quando você emite pedidos de compra em PDF usando a opção de emissão por e-mail.
- Na visualização do portal do fornecedor do pedido de compra.