Considerações para a definição: planilhas para itens de compra
Você pode usar este tópico para ajudar a tomar decisões ao planejar sua configuração e uso de tarefas de manutenção em massa para itens de compra. O tópico explica:
- Por que essa definição é útil
- Como essa definição é integrada ao Workday
- Impactos consequentes e interações entre produtos
- Requisitos de segurança e configurações de processos de negócios
- Perguntas e limitações a considerar antes da implementação
Consulte as instruções detalhadas da tarefa para obter todos os detalhes de configuração.
Apresentação
Com o Worksheets, você pode definir fluxos de trabalho para solicitar, criar e atualizar itens de compra em massa de acordo com as suas políticas organizacionais.
Vantagens para a empresa
Ao simplificar a entrada de dados para itens de compra, você pode manter a integridade dos dados e a entrada de dados intuitiva para seus usuários. Isso ajuda sua empresa a carregar facilmente grandes volumes de informações de itens no Workday.
Casos de uso
Você pode usar essa funcionalidade para:
- Manter informações de até 1.000 itens novos e existentes de uma vez.
- Simplificar a manutenção das informações do item personalizando os campos e as solicitações nos modelos de planilha.
- Permitir que departamentos de sua empresa solicitem novos itens de compra.
- Capturar informações necessárias para processar novos itens a pedido dos trabalhadores.
- Configurar e manter regras de determinação da fonte de suprimento de requisição de itens em massa para os seus fornecedores preferenciais.
Perguntas a considerar
Perguntas | Considerações |
|---|---|
Deseja que os usuários preencham um questionário personalizado ao solicitarem novos itens? | Considere habilitar e usar questionários.
Considere os tipos de questionários necessários para manutenção em massa em relação a solicitações de novos itens de compra. Você pode criar questionários na tarefa Criar questionário . Em seguida, adicione o questionário aos tipos de solicitação de item de compra. Certifique-se de que os revisores das solicitações de itens de compra tenham permissões de segurança para o domínio Questionnaire Results para visualizar as respostas do questionário. |
Deseja definir tarefas de solicitação para atualizar itens de compra, adicionar novos itens de compra ou ambos? | Com os tipos de solicitação de item de compra, você pode definir diferentes modelos de pastas de trabalho para tipos específicos de solicitação de item.
Considere as opções de tipo de solicitação de item de compra:
|
Você tem um processo de revisão envolvido de informações de novos itens? | Você pode rastrear e analisar os motivos pelos quais os avaliadores rejeitam as solicitações de itens de compra quando define motivos para a rejeição na tarefa Manter motivos de aquisição . Consulte Definir motivos de aquisição.
Os avaliadores de solicitações de item também podem devolver aos solicitantes pastas de trabalho com erros para correção, sem perder nenhuma das informações existentes já definidas. |
Você quer definir atualizações em massa para itens faturáveis do paciente? | Você pode usar o tipo de modelo de planilha Informações de despesas do paciente para configurar em massa informações de despesas do paciente, como:
Você também pode configurar o Workday para adicionar estas listas de opções aos modelos de informações do item de compra:
|
Você precisa cancelar várias solicitações de item de compra de uma vez? | Você pode usar a tarefa Cancelamento em massa de solicitação de item de compra para localizar e cancelar em massa qualquer solicitação de item de compra com status Rascunho ou Em andamento . Exemplo: um colaborador sai da sua organização e você precisa limpar as solicitações de itens em aberto restantes. |
Você utiliza catálogos de itens externos para sua gestão de itens? | Você pode configurar modelos de solicitação de item de compra para pesquisar e acessar catálogos de itens externos que você integrou ao Workday. Você pode criar modelos que pesquisam itens individuais ou que podem pesquisar itens em massa usando listas de IDs de item específicas.
|
Recomendações
- Antes de criar modelos de planilha, considere cuidadosamente os tipos de solicitação de item de compra e os processos de negócios que deseja definir.
- Não use o mesmo campo duas vezes no mesmo modelo de pasta de trabalho.
- Nos processos de negócios, você pode separar etapas de açãoTarefas a fazerpara lembrar os trabalhadores de atualizar os centros de gestão de estoques, locais de estoque por nível ou modelos de requisição de itens.
Requisitos
Para cada etapa de enriquecimento no processo de negócios, você deve definir um modelo de enriquecimento correspondente no tipo de solicitação de item de compra.
Você deve habilitar estes campos na tarefa
Editar definição de locatário - Finanças
para acessar planilhas de informações de despesas do paciente e informações de despesas do paciente em itens de compra:
- Habilitar opções de assistência médica
- Habilitar informações de despesas do paciente
Limitações
Depois de usar um modelo de planilha de item de compra, você não pode remover o Tipo de modelo do modelo.
A funcionalidade da planilha de item de compra não oferece suporte a:
- Itens de catálogo
- Worktags relacionadas
Definição do locatário
Quando você configura os campos
Gerador de IDs para itens de compra
e Gerador de IDs para evento de item de compra
na tarefa Editar - Definição de locatário - Finanças
, o Workday adiciona automaticamente números de ID a itens de compra criados ou modificados usando estes processos de negócios:
- Solicitação de manutenção em massa de item de compra
- Solicitação de novo item de compra
- Evento de item de compra
Security
Configure estes domínios e suas políticas de segurança:
Domínios | Considerações |
|---|---|
Access Purchase Item Request Type (Segmented)
| Concede aos usuários acesso a tipos de solicitação de item de compra com base nas funções de cada usuário.
Primeiro, você deve associar grupos de segurança aos segmentos que você cria na tarefa Criar segmento de segurança do tipo de solicitação do item de compra . |
Drive
| Fornece acesso a planilhas quando habilitado. |
Maintain: Patient Charge
| Fornece acesso para configurar designações de custos do paciente em itens de compra. |
Process: Purchase Item Request
| Fornece acesso a revisores e aprovadores para editar todas as solicitações de itens de compra. |
Set Up: Purchase Item Request
| Fornece acesso aos administradores para configurar modelos de planilha de itens de compra. |
Self-Service: Purchase Item Request
| Fornece acesso aos usuários para suas próprias solicitações de itens de compra. |
Worksheets
| Fornece acesso aos usuários para planilhas que enriquecem as informações do item. Com o Worksheets, eles podem criar, editar e visualizar solicitações de itens de compra. |
Você também pode configurar estes subdomínios no domínio
Process: Purchase Item Request
:
- Process: Purchase Item Request - Cancel
- Process: Purchase Item Request - Create/Edit
- Process: Purchase Item Request - Reporting
- Process: Purchase Item Request - View
Processos de negócios
Configure estes processos de negócios (protegidos para a área funcional Procurement) para encaminhar solicitações de item de compra para aprovação:
- Solicitação de manutenção em massa de itens de compra, que usa a tarefaManutenção em massa de itens de compracomo uma ação de início.
- Solicitação de novos itens de compra, que usa a tarefaSolicitar novos itens de compracomo uma ação de início.
Você pode adicionar estas etapas de ação para revisores, que são exibidas em Minhas tarefas:
- Enrich Purchase Items
- Avaliar se itens solicitados precisam de revisão adicional
- Avaliar alterações do item de compra que precisam de revisão
- Review Purchase Items
Geração de relatórios
Considerações | Relatórios |
|---|---|
Rastrear quaisquer alterações feitas nos atributos dos itens de compra. | Registro de alterações de item
|
Visualize os tipos de solicitação de item e as tarefas associadas disponíveis para trabalhadores. | Visualizar tipos de solicitação de item de compra
|
Visualize atualizações em massa de itens de compra concluídas ou em andamento. | View Mass Maintain Purchase Item Request
|
Visualize as solicitações de novos itens de compra concluídas ou em andamento. | View New Purchase Items
|
Quando pesquisam solicitações de itens, os trabalhadores e administradores de itens podem visualizar, editar e cancelar solicitações de itens de compra. | View Purchase Items Request
|
Use esse relatório para visualizar quaisquer erros ou exceções para itens em suas solicitações de itens de compra. | Visualizar exceções de item
|
Os usuários podem pesquisar solicitações que criaram ou solicitações delegadas a eles. | Minhas solicitações de item de compra
|
Pesquise qualquer solicitação de item de compra no locatário do Workday. | Localizar solicitações de item de compra
|
Purchase Item Request
e estes objetos de negócios:
- Item Requisition Sourcing Rules
- Purchase Item Changes
- Solicitação de item de compra
- Tipo de solicitação de item de compra
- Modelo de solicitação de item de compra
- Detalhes do item de fornecedor
- Supplier Sourcing Rules Changes
Integrações
Sem impacto.
Relações e interações
Tarefas | Considerações |
|---|---|
Configurar campos opcionais
| Você pode usar essa tarefa para ocultar ou tornar obrigatórios campos em tarefas conectadas a estes processos de negócios:
|
Manter motivos de aquisição
| Você pode usar essa tarefa para definir motivos para a rejeição de solicitações de itens de compra. Em seguida, você pode gerar relatórios sobre os motivos pelos quais os revisores rejeitam as solicitações de itens em Minhas tarefas:
Consulte Definir motivos de aquisição. |
Outros impactos
Quando os itens estão em uma solicitação de item de compra, ou seja,
Em rascunho
ou Em andamento
, você não pode:
- Atualizar o item usando tarefas e serviços Web.
- Selecionar o item na tarefaManutenção em massa de itens de compra.