Criar itens de compra

Administrator Guide

Revise as considerações para a definição de itens de compra com informações do fornecedor.

Configure o processo de negócios Evento de item de compra
e a política de segurança.

Segurança: domínio Set Up: Purchase Item
na área funcional Procurement.

Crie e edite itens de compra para sua empresa. Você pode definir atributos gerais de item e atributos específicos de fornecedor relacionados ao item de compra, como unidades de medida.

Você também pode configurar IDs de item alternativas e worktags para seus itens de compra.

Acesse a tarefa

Criar item de compra

Durante a execução da tarefa, considere:

Opção	Descrição
Número de peça do fabricante Fabricante	O Workday só exibe essas opções quando você: Configure Número de peça do fabricante e Fabricante como IDs de item principais do tipo Gestão de itens na tarefa Manter opções de exibição de tipo de ID de item . Habilite as opções do fabricante na categoria de despesa do item. Para exibir o fabricante e o número de peça do fabricante como atributos principais no cabeçalho do item de compra, você só pode definir um fabricante e um número de peça do fabricante por item. Se você tem vários fabricantes ou números de peça de fabricante em um item, eles são exibidos na guia IDs de item alternativas .
Categoria de despesa	As categorias de despesa em itens de compra exigem o uso da categoria de despesa Aquisições . A categoria de despesa determina o tratamento contábil de todos os itens de fornecedor associados a essa categoria.
Status do item	O status Com restrições de compra filtra itens destas transações: Pedidos de alteração Pedidos de compra Requisições Suprir requisições Pedidos pendentes de fornecedor Você não pode usar itens de substituição para requisição, mas pode usá-los para pedidos de compra, faturas e recebimentos. Use o status Inativo em combinação com o status do item Com restrições de compra para gerenciar os status dos itens com mais granularidade e oferecer um suporte melhor aos processos e estratégias de compra e de fim de vida útil.
URL do item	Você pode definir uma validação de link externo na tarefa Manter validação de link externo usando o tipo Link do URL do item de aquisição .
Preferencial	Selecione essa opção para definir o item de compra como preferencial durante as requisições. O Workday exibe Preferencial em: Worklet Requisição no ícone do item. Você pode classificar por preferência no worklet. Pesquisar catálogo ao lado do nome do item com um ícone de selo. Você pode filtrar seus resultados por itens preferenciais.
Classification	Selecione Bens ou serviços para classificar os itens de compra como bens ou serviços. Use essa opção para declaração de impostos e regras fiscais por padrão.
Código de mercadoria	Selecione um código de taxonomia de produto padrão. Exemplo: UNSPSC ou NIGP.
Moeda	Insira a moeda do preço do item de compra. Quando você adiciona um item de compra a uma fatura de fornecedor ou a uma linha de ajuste de fatura, o Workday converte o preço unitário do item na moeda da transação.
Código de embalagem	Os códigos de embalagem oferecem melhor visibilidade para as diferentes unidades de medida e seus fatores de conversão para o item.
Preencher unidades de medida	O Workday preenche a tabela Unidades de medida quando você insere valores no campo Código de embalagem no formato suportado. Exemplo: Estojo/10 caixas/200 cada
Preço de pedido por padrão	Quando você atualiza esse preço, também atualiza todos os preços na grade Unidades de medida com base no fator de conversão.
Valor por padrão como Solicitação de serviço	Selecione para especificar este item como um item de serviço (somente para Aquisições). Quando você usa a plataforma de requisições, pode acessar esse item usando a opção Pesquisar catálogo . Você pode usar itens de serviço para linhas de bens e serviços em documentos de aquisição.
Aplicabilidade fiscal por padrão da categoria de despesa	Exibido quando você define categorias de despesa com uma Aplicabilidade fiscal por padrão .
Aplicabilidade fiscal por padrão	Selecione o código de aplicabilidade fiscal a ser associado a este Item nas linhas de aquisições. A Aplicabilidade fiscal por padrão substitui o valor Aplicabilidade fiscal por padrão da categoria de despesa nas linhas de aquisições. Defina códigos de aplicabilidade fiscal usando a tarefa Manter aplicabilidade fiscal .
Worktags	Defina worktags relacionadas para esse objeto usando os tipos de worktag relacionadas que você configura na tarefa Manter uso de worktags relacionados . O Workday preenche automaticamente as transações com os valores na coluna Worktag por padrão quando você seleciona o objeto na transação. O Workday também preenche as worktags da transação com a categoria de despesa relacionada e suas worktags. Quando uma worktag relacionada do item de compra e da categoria de despesa é do mesmo tipo, o valor do item de compra tem precedência porque é mais específico.
Comentários	Você pode usar esse campo para adicionar e atualizar comentários sobre alterações de itens à medida que diferentes usuários finais interagem com ele. Você também pode visualizar os comentários feitos sobre os itens de compra nestas páginas: Pré-visualização do item no menu de ações relacionadas Relatório Visualizar item de compra .
Entidades solicitantes	Selecione as entidades solicitantes às quais você quer limitar o item de compra. Uma vez selecionadas, somente essas entidades podem requisitar o item.
Listas de itens de compra restritos	Selecione a lista de itens de compra existente para adicionar o item. O Workday restringe a requisição do item às entidades solicitantes selecionadas nessa lista.
Tipo de controle por número de série	Selecione o tipo de controle por número de série que quer usar para o item de compra: Número de série completo : número de série permanente aplicado durante a fabricação para permitir o rastreamento de um item em todo o seu ciclo de vida. Número de série de expedição : número de série aplicado durante o envio para permitir o rastreamento de um item durante o envio e a distribuição. O tipo de controle de série que você seleciona na guia Visão geral do item especifica o tipo de controle de série por padrão para todos os centros de gestão de estoques, mas você pode substituir o valor por padrão selecionando diferentes tipos de controle de série para centros de gestão de estoques individuais na guia Opções de centro de gestão de estoques . Para itens de compra existentes, acesse a tarefa Editar item de compra para fazer alterações no tipo de controle de série na guia Opções de centro de gestão de estoques . Quando a configuração do tipo de controle de série é diferente nas guias Opções de centro de gestão de estoques e Visão geral do item , você pode excluir o centro de gestão de estoques do item na guia Opções de centro de gestão de estoques . O estoque no centro deve ser zero para excluir o centro.

Para preencher a tabela

Unidades de medida

, considere:

Opção	Descrição
Uso	Você pode selecionar estes usos para uma unidade de medida: Pedido para preencher a unidade de medida na guia Informações do fornecedor . Estocagem para preencher a unidade de medida na guia Opções de centro de gestão de estoques e nas listas de opções de transação por nível. Unidade de uso para identificar a medida na qual sua empresa ou clientes consomem o produto.
Valor por padrão para pedido	Selecione a unidade de medida que você quer preencher nas transações de aquisições quando o item de compra não tem uma unidade de medida de pedido válida na guia Informações do fornecedor .
Valor por padrão para emissão	Selecione a unidade de medida que você quer preencher nas transações de estoque quando o item de compra não tem uma unidade de medida de emissão por padrão para o centro de gestão de estoques. Você pode selecionar uma unidade de medida de emissão por padrão na guia Opções de centro de gestão de estoques .
Valor por padrão para estocagem	Selecione a unidade de medida que você quer preencher nas transações de estoque quando o item de compra não tem uma unidade de medida de estocagem por padrão para o centro de gestão de estoques. Você pode selecionar uma unidade de medida de estocagem por padrão na guia Opções de centro de gestão de estoques .
Valor por padrão para unidade de uso	Selecione a unidade de medida que você quer preencher nas transações de estoque quando o item de compra não tem uma unidade de uso por padrão para o centro de gestão de estoques. Você pode selecionar uma unidade de medida por padrão na guia Opções de centro de gestão de estoques .
Permitir quantidades de estocagem com decimais	Selecione essa opção para permitir quantidades de estocagem decimais para a unidade de medida base. Isso permite mais precisão na unidade de medida do item. Aceitar quantidades decimais em unidades de medida determina a quantidade de reserva na unidade de medida base durante o processo de reserva. A quantidade de reserva é um número inteiro se a unidade de medida de estocagem correspondente na solicitação de estoque é um número inteiro. O Workday converte automaticamente as unidades de medida de estocagem existentes para aceitar quantidades de estocagem decimais.

(Opcional) Na guia

IDs de item alternativas

, configure valores para tipos de IDs de item alternativas que:

Estabeleça um vínculo entre seus itens de compra internos e as informações do fabricante.

Permite que você pesquise o item de compra em listas de opções

de Item

usando a ID de item alternativa.

Exemplo:

Tipo de ID de item

= UPN
;

Valor

= H7493808120500
.

O Workday exibe essa guia quando você configura tipos de IDs de item e os atribui a categorias de despesa associadas ao item de compra.

(Opcional) Configure as prioridades de determinação da fonte de suprimento do fornecedor na guia

Informações do fornecedor

. O Workday exibe uma opção de aquisição na tarefa

Pesquisar catálogo

para cada opção de compra exclusiva que você adiciona.

Se você aceitar a funcionalidade

Requisitions Experience Unification

do relatório

Manter aceitação de aceitação de funcionalidades

, será direcionado da tarefa

Pesquisar catálogo

para a pesquisa no catálogo no worklet

Requisições

para simplificar o processo de requisição. Consulte Criar requisições no worklet Requisições.

Para preencher a guia, considere:

Opção	Descrição
Item de catálogo	Se você habilita a manutenção de itens de catálogo em itens de compra, o Workday deixa todos os campos editáveis e sincroniza as alterações feitas nos itens de catálogo com os catálogos de fornecedor.
Prioridade de determinação da fonte de suprimento	Classifique seus fornecedores para itens de determinação da fonte de suprimento, definindo estas prioridades de determinação da fonte de suprimento: 1 : fornecedor principal. 2 e superior: fornecedor secundário. 0 : não classificado. Classifique os fornecedores para itens de compra por prioridade para permitir que os compradores usem fornecedores principais quando criarem requisições e alternem para fornecedores secundários quando necessário. Quando você não quer exibir informações do fornecedor como opções de aquisição separadas na tarefa Pesquisar catálogo , insira zero para cada entrada de fornecedor. Em seguida, use a tarefa Manter regras de determinação da fonte de suprimento de requisição para preencher os fornecedores nos pedidos. Se você aceitar a funcionalidade Requisitions Experience Unification do relatório Manter aceitação de aceitação de funcionalidades , será direcionado da tarefa Pesquisar catálogo para a pesquisa no catálogo no worklet Requisições para simplificar o processo de requisição. Consulte Criar requisições no worklet Requisições.
Contratos de fornecedor preferencial	O Workday preenche contratos de fornecedor preferencial em transações de despesas válidas, enquanto usa o contrato para rastrear despesas da empresa.
Lead time	Especifique um valor para o número de dias entre a Data do documento do pedido de compra e a data de entrega prevista. O Workday usa o Lead time mais a Data do documento para calcular a Data de vencimento no pedido de compra. Quando há vários lead times, o Workday seleciona o lead time com base neles, em ordem de prioridade. Lead time especificado em: O item do fornecedor ou o item de catálogo. O fornecedor O locatário Observação: quando não há datas de vencimento preenchidas nas linhas de bens, o Workday usa a Data de vencimento do cabeçalho nos pedidos de compra para preencher as linhas de bens correspondentes.
Aplicar atualizações de item de compra	O Workday exibe esse botão na tarefa Editar item de compra . Clique nesse botão para aplicar as atualizações feitas na tabela Unidades de medida da guia Visão geral do item na tabela Precificação de pedido abaixo. Quando você aplica atualizações de itens de compra, o Workday: Atualiza o fator de conversão quando as guias Visão geral do item e Informações do fornecedor têm a mesma unidade de medida. Adiciona novas unidades de medida com todos os seus atributos. Desativa unidades de medida inativas na guia Visão geral do item .
Calcular preço com base no fator de conversão	Selecione essa opção para habilitar o cálculo de preço linear. (Você paga um preço fixo pela unidade base de um item, independentemente da unidade de medida e da quantidade nos pedidos.) Com o cálculo de preço linear: Insira um preço somente para a unidade de medida por padrão nas tabelas Precificação de pedido e Just in Time . O Workday calcula o preço para o restante das unidades de medida. Não crie a mesma regra de preço para unidades de medida diferentes na tabela Precificação avançada . O Workday preenche a precificação com base na tabela Precificação avançada para unidades de medida alternativas em transações de aquisição.
Precificação de pedido	Insira as unidades de medida do pedido que você quer preencher nos documentos de aquisição com as informações do fornecedor correspondentes.
Just In Time	Insira as unidades de medida que o fornecedor aceita para aquisições just in time. O Workday preenche unidades de medida just in time em documentos de aquisição just in time com informações do fornecedor correspondentes.
Precificação avançada	Defina regras de preços com datas de início e de término. O Workday preenche Precificação avançada em transações de aquisição com os mesmos valores. Quando mais de um preço avançado se aplica a uma transação, o Workday preenche Precificação avançada nas transações de aquisição nesta ordem de prioridade: Local de envio Contrato de fornecedor Empresa

(Opcional) Na guia

Itens de substituição

, adicione itens a serem usados como substitutos do item de compra.

Para preencher a guia, considere:

Data de início do pedido Data de término do pedido	Insira datas para substituir automaticamente os itens nos pedidos de compra durante a determinação automática da fonte de suprimento. Observe que essas datas não se aplicam a itens de substituição de estoque.
Uso	Selecionar: Aquisições para habilitar a substituição do pedido. Estoque para habilitar a substituição da retirada.
Empresa	Selecione a empresa ou hierarquia de empresas em que essa substituição é aceita.
Local de entrega	Selecione a hierarquia de locais ou locais de entrega que aceita essa substituição.
Prioridade de substituição	Insira uma ordem numérica para seus itens de substituição.
Excluir empresa	Permite que você restrinja o envio deste item de substituição a empresas específicas.
Excluir local de entrega	Permite que você restrinja locais específicos de receber essa substituição.

Você não pode usar um item de catálogo como item de substituição. Quando você precisa substituir itens com precificação específica, recomendamos usar um item de fornecedor.

Você pode configurar itens substitutos com unidades de medida base diferentes para ajudar a contabilizar as diferenças na embalagem do item. Quando você tem substitutos com diferenças entre a unidade de medida do pedido e a unidade de medida base, o Workday recalcula a quantidade do pedido com base no fator de conversão do item para preservar a quantidade base solicitada no momento do envio da transação, minimizando o pedido em excesso ou a quantidade insuficiente no processo de determinação automática da fonte de suprimento.

Exemplo de itens de substituição com unidades de medida base diferentes:

Você cria um item de compra denominado Primary - Exam Gown
com uma

unidade de medida base

de Each
e uma unidade de medida secundária de Case
, com um fator de conversão de 10.

Você cria um segundo item de compra denominado Sub - Exam Gown
com uma

unidade de medida base

de Unit of One
e uma unidade de medida secundária de Case
, com um fator de conversão de 5.

Em seguida, você define os itens como substitutos um do outro na guia

Item de substituição

. O Workday notifica você de que os fatores de conversão de item principal e de substituição são diferentes, mas permite que a configuração continue.

Você define uma solicitação de estoque para cinco casos do item de toga principal do exame e cria uma lista de retiradas com base na solicitação de estoque. O centro de gestão de estoques está definido para retirar os substitutos primeiro. As linhas para a beca de substituição do exame são então listadas com a Quantidade a retirar
como 5 Estojo
, mesmo que a quantidade base seja diferente do item de toga principal do exame. O Workday preserva a quantidade solicitada sobre a quantidade base de itens.

O Workday não oferece suporte a itens de substituição que tenham seus próprios itens de substituição configurados. Exemplo: o item 1
tem um item de substituição ativo 2
e
o item 2
também tem um substituto ativo. O Workday não suprirá automaticamente uma requisição do Item 1
para um pedido de compra.

Quando você não define a precificação de contrato para o item de compra, o Workday preenche as informações do fornecedor principal associadas aos itens de compra selecionados nestes documentos:

Requisições

Pedidos de compra

Recebimentos

Faturas

Quando as informações do fornecedor no documento não correspondem às informações do fornecedor no item de compra, o Workday preenche as informações do item na guia

Visão geral

Configure como as informações do fornecedor principal e secundário são exibidas para os solicitantes na tarefa

Editar opções de aquisição da empresa

Acesse o relatório

Registro de alterações de item

para rastrear todas as alterações feitas nos atributos do seu item de compra.

Considerações para a definição: itens de compra com informações do fornecedor

Publicação de Novidades da 2020R2: Rastrear itens e compras por código de mercadoria

Etapas: definir itens de compra para aquisições

Definir itens de compra para estoque

Referência: precificação linear para itens de compra

Publicação de Novidades do Workday 33: itens de substituição em aquisições