Considerações para a definição: gestão automática de processos de negócios para trabalhador
Você pode usar esse tópico como ajuda para tomar decisões ao planejar sua configuração e uso da etapa de serviço
Gerenciar processos de negócios automaticamente
. O tópico explica:
- Por que essa definição é útil
- Como essa definição é integrada ao Workday
- Impactos consequentes e interações entre produtos
- Requisitos de segurança e configurações de processos de negócios
- Perguntas e limitações a considerar antes da implementação
Consulte as instruções detalhadas da tarefa para obter todos os detalhes de configuração.
Apresentação
Quando você habilita a etapa de serviço
Gerenciar processos de negócios automaticamente
, pode automatizar eventos em andamento e itens de Minhas tarefas quando o status de emprego de um trabalhador é alterado. Quando você configura regras, o Workday automaticamente executa ações em:
- Processos de negócios que estão relacionados ao trabalhador, mas que ainda têm etapas restantes. Você pode cancelar o processo de negócios ou avançar o processo de negócios até o fim. Exemplo: avaliação de desempenho.
- Etapas do processo de negócios que aguardam a ação do trabalhador. Você pode reatribuir as etapas a outra pessoa ou remover a pessoa da função de titular, se houver outros titulares. Exemplo: aprovação de relatórios de despesas para um subordinado direto.
Quando você configura essa etapa de serviço em uma definição de processo de negócios, o Workday executa automaticamente uma ação nos processos de negócios com base nas regras definidas para a etapa.
Vantagens para a empresa
Quando você usa a etapa de serviço
Gerenciar processos de negócios automaticamente
, ela:
- Melhora a eficiência
- Reduz o esforço manual e a manutenção de sistemas externos.
- Reduz os custos organizacionais.
Com a etapa de serviço
Gerenciar processos de negócios automaticamente
, você não precisa usar a tarefa manual e demorada Gerenciar processos de negócios para trabalhador
. Quando você usa a tarefa Gerenciar processos de negócios para o trabalhador
, pode haver situações em que você não saiba como lidar com eventos de processo de negócios sobre um trabalhador ou o que fazer com itens de Minhas tarefas que estão aguardando um trabalhador. Além disso, pode não ser gerenciável quando você tem um grande número de eventos para atualizar.Casos de uso
- Cancelar solicitações de ausência pendentes de um trabalhador que está em licença prolongada.
- Reatribuir itens de Minhas tarefas para um gestor que está mudando para um cargo em outra organização.
- Atualizar os eventos relacionados ao trabalhador ou itens de Minhas tarefas para refletir as alterações de status do colaborador e continuar o fluxo de trabalho.
- Executar ações automaticamente em processos de negócios e itens de Minhas tarefas para trabalhadores que estão deixando seus cargos atuais.
- Cancele ou reatribua os itens de Minhas tarefas de um colaborador desligado que estão com o statusSalvar para uso posterior.
Perguntas a considerar
Perguntas | Considerações |
|---|---|
Você precisa atualizar eventos de processo de negócios relacionados aos trabalhadores quando eles saem da sua organização? | Você pode configurar a etapa de serviço Gerenciar processos de negócios automaticamente para cancelar ou avançar a etapa de conclusão. O Workday executa automaticamente uma ação nos processos de negócios com base nas regras definidas para a etapa. |
Você precisa gerenciar etapas do processo de negócios incompletas que exigem ação do trabalhador quando o status de emprego de um trabalhador muda? | Você pode configurar a etapa de serviço Gerenciar processos de negócios automaticamente para reatribuí-la a outra pessoa ou remover o trabalhador como titular. O Workday executa automaticamente uma ação nos processos de negócios com base nas regras definidas para a etapa. |
Você tem colaboradores desligados que têm itens de Salvar para uso posterior em Minhas tarefas? | Você pode configurar a etapa de serviço Gerenciar processos de negócios automaticamente para reatribuir ou cancelar as tarefas. Quando você desliga um colaborador, ele ainda pode acessar os itens de Minhas tarefas que estiverem com o status Salvar para uso posterior . Quando você configura a etapa de serviço, o Workday automaticamente executa uma ação na tarefa Salvar para uso posterior . |
Recomendações
Adicione a etapa
Gerenciar processos de negócios para trabalhador
como uma ação
após a etapa de serviço Gerenciar processos de negócios automaticamente
para garantir que todos os processos de negócios sejam processados.Limite o número de processos de negócios que você inicia com a etapa de serviço
Gerenciar processos de negócios automaticamente
para obter o desempenho máximo. Quando você considera quantos processos de negócios iniciar com a etapa de serviço, o Workday divide o processamento em lotes menores. Isso é útil quando:
- Você tem mais de 200.000 eventos para avançar ou cancelar.
- Você quer reatribuir ou remover o titular de mais de 200 mil etapas do processo de negócios ou itens de Minhas tarefas.
O limite sugerido é processar 200.000 eventos ou itens de Minhas tarefas em um lote. Seu locatário não fica inativo e os processos não ficam parados quando os processos de negócios com a configuração
Gerenciar processos de negócios
são iniciados automaticamente em lotes menores. No entanto, o processamento demorará um pouco para ser concluído.Requisitos
Selecione um usuário na
lista de opções Usuário a executar ações de processo de negócios automatizadas
na tarefa Editar definição de locatário - Processos de negócios
. Este é o usuário que a etapa de serviço usa para executar ações automatizadas. Quando você configura a lista de opções Usuário responsável por realizar ações de processo de negócios automatizadas
, não pode remover o usuário posteriormente. No entanto, você pode selecionar outro usuário. Selecione um usuário na sua organização que provavelmente não será alterado.Limitações
Você pode especificar somente até 50 regras de automação em cada grade na tarefa
Configurar serviço de evento
.A etapa de serviço
Gerenciar processos de negócios automaticamente
executa uma tarefa programada em segundo plano a cada 15 minutos. Pode haver um atraso de 5 a 30 minutos antes que a etapa de serviço Gerenciar processos de negócios automaticamente
conclua o processamento e passe para a próxima etapa. Quando há uma grande quantidade de dados a processar, o atraso pode ser superior a uma hora.A configuração da etapa de serviço
Gerenciar processos de negócios automaticamente
não tem uma data de vigência. Quando você altera a configuração, as alterações são atualizadas na próxima vez em que o processo for executado.Para etapas do processo de negócios atribuídas à pessoa, você não pode usar a ação
Reatribuir a grupos de segurança
em:
- Etapa de participação compartilhada
- Etapa de integração do Adobe Para reatribuir uma etapa de integração do Adobe, use a tarefaGerenciar processos de negócios para o trabalhadorou a açãoReatribuirdo ícone de engrenagem em Minhas tarefas.
Quando uma etapa está aguardando um delegado e você configura a etapa de serviço
Gerenciar processos de negócios automaticamente
com:
- Reatribuir a grupos de segurança, você não pode reatribuir a etapa.
- Remover pessoa como titular, você não pode remover o delegado da etapa mesmo quando a etapa está aguardando várias pessoas.
Você não pode configurar a etapa de serviço
Gerenciar processos de negócios automaticamente
em paralelo com outra etapa.Em alguns processos de negócios, como Desligamento e Alterar cargo, as ações da etapa de serviço
Reatribuir
e Remover pessoa como titular
- Gestão automática de processos de negócios não funcionam se a etapa atender às seguintes condições:
- A configuração da etapa faz referência a um grupo de segurança (usandoOriginalmente encaminhado parana seçãoEtapas do processo de negócios atribuídas à pessoa.
- Ela é colocada após a etapaConclusão.
- Ele é executado após a data de vigência do evento, como a data de desligamento ou a data de alteração de cargo.
Gerenciar processos de negócios para trabalhador
como uma etapa de ação
após a etapa Gerenciar processos de negócios automaticamente
para garantir que ela processe todas as operações. Se você precisar colocar a etapa "Gerenciar processos de negócios automaticamente"
após a etapa Conclusão
do processo de negócios, ela deverá ser executada antes da data de vigência do evento, como a data de desligamento ou a data de alteração de cargo.Definição do locatário
Configure a lista de opções
Usuário para executar ações de processo de negócios automatizadas
na tarefa Editar definição de locatário - Processos de negócios
.Security
Os seguintes domínios na área funcional System:
- Business Process Administration
- Manage: Business Process Definitions
- Set Up: Tenant Setup - BP and Notifications
Processos de negócios
Você pode adicionar
Gerenciar processos de negócios automaticamente
como uma etapa de serviço várias vezes nestes processos de negócios:
- Alteração de cargo
- Encerrar contratos de trabalhadores terceirizados
- Solicitar licença
- Desligamento
Integrações
Você pode usar estes serviços Web para migrar as configurações da etapa de serviço
Gerenciar processos de negócios automaticamente
de um locatário para outro:
- Obter configuração de serviço de gestão automática de processos de negócios
- Configuração de serviço de entrada de processos de negócios de gestão automática
Relações e interações
A etapa de serviço
Gerenciar processos de negócios automaticamente
interage com a alocação de pessoal.A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.