Considerações para a definição: operações em massa em processos de negócios
Você pode usar este tópico como ajuda para tomar decisões ao planejar sua configuração e uso da funcionalidade Gestão de operações em massa. O tópico explica:
- Por que essa definição é útil
- Como essa definição é integrada ao Workday
- Impactos consequentes e interações entre produtos
- Requisitos de segurança e configurações de processos de negócios
- Perguntas e limitações a considerar antes da implementação
Consulte as instruções detalhadas da tarefa para obter todos os detalhes de configuração.
Apresentação
A tarefa
Gestão de operações em massa
(MOM) permite que membros de grupos de segurança com base em segmentos executem facilmente transações de alto volume em processos de negócios, incluindo:
- Avançar
- Cancelar
- Encaminhar
- Reatribuir
Você pode executar a operação agora ou em um horário programado, como uma vez no futuro, diariamente, semanalmente ou mensalmente. A tarefa permite que você gerencie transações de alto volume selecionando uma operação a ser executada em um relatório de entrada.
Vantagens para a empresa
O uso da tarefa MOM diminui o trabalho manual relacionado à gestão de seus processos de negócios. A tarefa permite estes tipos de operação:
- Avançar processos de negócios
- Cancelar processos de negócios
- Cancelamento de tarefa a fazer
- Encaminhar processos de negócios
- Reatribuir processos de negócios
- Anular processos de negócios
Casos de uso
Você pode usar a gestão de operações em massa para:
- Cancelar eventos em andamento automaticamente. Antes de os eventos serem cancelados, você quer ser notificado com uma lista de eventos a serem cancelados e com a opção de continuar ou encerrar o processo.
- Reatribuir automaticamente uma etapa do processo de negócios que está aguardando ação, como a aprovação de uma solicitação de ausência remunerada. O tipo de operação em massa Reatribuir foi criado para ajudar a facilitar o trabalho de reatribuir manualmente as etapas de um usuário ou grupo de usuários para outro.
- Avance manualmente as etapas de onboarding ou de admissão em massa.
- Reduza o lead time para aprovação de requisições de recrutamento encaminhando a etapa de aprovação da requisição de recrutamento para o gestor do próximo nível.
- Ignore etapas de Tarefasa fazerque estão aguardando ação ou salvas para uso posterior em massa, como após a etapa deConclusãode um evento de onboarding.
Perguntas a considerar
Perguntas | Considerações |
|---|---|
Como você reatribui etapas do processo de negócios em massa, em vez de reatribuí-las manualmente de uma pessoa para outra? | Você pode usar o tipo de operação em massa Reatribuir etapa do processo de negócios quando configura um grupo de segurança com base em segmentos no domínio Mass Operations Management . Se você não habilitar a segurança, seus usuários não terão acesso a esse tipo de operação em massa.
Use o campo de relatório Etapa reatribuível em um relatório personalizado como Filtro e insira o relatório na tarefa de gestão de operação em massa (MOM). Você pode usar o campo de relatório para relatar etapas do processo de negócios que podem ser reatribuídas e que estão aguardando a ação de uma pessoa ou que a etapa não está atribuída. Eles podem ter qualquer um destes status:
Para filtrar ainda mais, você também pode usar o campo de relatório Pessoas aguardando ação em seu relatório personalizado.Você pode reatribuir etapas do processo de negócios a uma pessoa que não tenha uma função de trabalhador. Exemplo: estudante. Observe que você não poderá reatribuir etapas do processo de negócios a:
|
Como você avança em massa os processos de negócios? | Antes de usar a tarefa MOM para avançar processos de negócios em massa, considere os processos de negócios que você deseja avançar. Você não pode devolver processos de negócios em massa usando MOM. No entanto, você pode devolver processos de negócios em massa usando o EIB (Enterprise Interface Builder) de processo de negócios de devolução se tiver permissão:
Para executar EIBs.
Você também deve considerar as etapas simultâneas quando usar a tarefa MOM para avançar processos de negócios. Quando você avança uma etapa, isso aciona o avanço de quaisquer etapas simultâneas no processo de negócios. Exemplo: um evento de desligamento tem duas etapas simultâneas:
Se você avança a etapa de pesquisa de desligamento do colaborador usando a gestão de operação em massa (MOM), a etapa de pesquisa de desligamento simultânea de RH também avança. O avanço automático não é acionado se uma etapa simultânea é marcada como Não avançar na definição de processo de negócios. |
Como você cancela processos de negócios em massa? | A tarefa Cancelamento em massa de processo de negócios é limitada de modo que você possa cancelar determinados processos de negócios por tipo ou por uma fonte externa e intervalo de tempo. A tarefa de gestão de operação em massa (MOM) permite que você programe cancelamentos para que ocorram regularmente, seja notificado sobre o próximo cancelamento e inclua uma etapa de revisão obrigatória para evitar cancelamentos acidentais, permitindo que determinados usuários cancelem o processo. Para evitar problemas de desempenho, só use a tarefa Cancelamento em massa de processos de negócios quando cancelar menos de 25 eventos. Para volumes maiores, use a tarefa MOM. A Workday também recomenda que você cancele os eventos em blocos menores usando os filtros de tipo de processo de negócios e de intervalo de datas. |
Como você lida com o cancelamento ou processamento de transações que estão atualmente no Workday? | Considere automatizar alguns desses usando a tarefa MOM. Você deve ser capaz de identificar os processos de negócios que deseja cancelar, avançar ou reatribuir com um relatório personalizado. |
Como você anula processos de negócios em massa? | O tipo de operação em massa Anulação de processos de negócios permite que você programe eventos de anulação em massa que você anulou manualmente anteriormente usando soluções existentes, como a tarefa Anulação em massa de processos de negócios . Você pode programar eventos de anulação em massa para que ocorram regularmente, ser notificado sobre as próximas anulações e incluir uma etapa de revisão obrigatória para evitar erros ao permitir que apenas usuários especificados anulem. |
Recomendações
Revise seus processos de negócios para garantir que eles possam ser adiantados, cancelados e reatribuídos.
Quando você executa a tarefa de gestão de operação em massa e se o relatório retorna mais instâncias do que o limite predefinido para esse tipo de operação em massa, o Workday retorna um erro e não executa a operação em nenhuma das instâncias do relatório de entrada. A Workday recomenda que você verifique o limite de instâncias do tipo de operação em massa que está usando, verificando sua descrição. Em seguida, divida seu relatório em relatórios menores e configure vários processos de gestão de operação em massa para que cada relatório retorne menos do que o limite de instâncias para o tipo de operação em massa.
Quando você configura a operação em massa
Reatribuir etapa do processo de negócios
para reatribuir em massa etapas que não estão atribuídas no seu locatário:
- Usar o campo de relatórioEtapa reatribuívelem um relatório personalizado. Para filtrar ainda mais, você também pode usar o campo de relatórioPessoas aguardando açãono relatório personalizado.
- Selecione a lista de opçõesTodos os titulares atuais ou Nenhum titular.
Requisitos
Para iniciar uma operação em massa, você precisa confirmar que um grupo de segurança com base em segmentos pode acessar o segmento do tipo de operação em massa. Conceda ao grupo de segurança com base em segmentos acesso
para visualizar
e modificar
à política de segurança do domínio Mass Operation Management
. Você pode acessar o relatório Visualizar tipos de operação em massa
para visualizar todos os tipos de operação em massa disponíveis.Crie um relatório personalizado que retorne as instâncias de processo de negócios nas quais a operação em massa é executada. Você pode usar o campo de relatório
Supports Operation Type
para determinar se uma fonte de dados de relatório oferece suporte a um tipo de operação em massa para a tarefa.No relatório personalizado, você deve adicionar um filtro com uma condição
Verdadeiro
para o tipo de operação em massa:
Tipo de operação em massa | Filtro de relatório de entrada obrigatória | Informações adicionais |
|---|---|---|
Avançar processo de negócios | Avançável manualmente
| |
Cancelar processo de negócios | Cancelável
| |
Cancelamento de tarefa a fazer | Tarefa a fazer cancelável
| O Workday ignora etapas não enviadas com status de:
|
Encaminhar etapa do processo de negócios | Etapa que pode ser encaminhada a uma instância superior
| A etapa do processo de negócios deve estar aguardando ação em uma destas etapas:
|
Reatribuir etapa do processo de negócios | Etapa reatribuível
| O Workday reatribui todas as etapas do processo de negócios que o relatório retorna. Isso pode incluir etapas não atribuídas e etapas com status de:
|
Limitações
O Workday impõe um limite de 50 mil instâncias na maioria dos tipos de operação em massa, embora haja algumas exceções. Por exemplo,
Cancelar processo de negócios
tem um limite de 200.000 instâncias. Alguns tipos de operações em massa podem permitir um limite maior de instâncias. O Workday define esses limites para evitar que grandes processos em segundo plano de gestão de operação em massa depreciem o desempenho do locatário. Quando você executa a tarefa de gestão de operação em massa e se o relatório retorna mais instâncias do que o limite predefinido para esse tipo de operação em massa, o Workday retorna um erro e não executa a operação em nenhuma das instâncias do relatório de entrada.Quando você usa o tipo de operação em massa Avançar processo de negócios, mas decide que quer devolver todos os processos de negócios, deve devolver manualmente cada um deles ou executar o EIB
de processo de negócios de devolução
se tem as permissões de segurança. Depois de devolver os processos de negócios em massa, você não pode desfazer sua ação. Você pode devolver manualmente um processo de negócios somente se estiver habilitado na política de segurança do processo de negócios.O tipo de operação em massa Reatribuir etapa do processo de negócios não reatribui etapas
de Início
quando você seleciona a opção Todos os novos titulares da função
na seção Até
.Os administradores de processos de negócios devem criar ou editar um grupo de segurança com base em segmentos e conceder acesso ao grupo aos domínios de processo de negócios ou às políticas de segurança de processo de negócios apropriados. O MOM só poderá atuar nas instâncias para as quais a pessoa que configurou a operação de MOM tenha permissões de visualização.
Security
Compreenda os grupos de segurança com base em segmentos e segurança segmentada. Os administradores de processos de negócios devem criar ou editar um grupo de segurança com base em segmentos e conceder acesso ao grupo de segurança com base em segmentos:
- Segurança: domínioMass Operation Managementna área funcional System.
- Domínios de processo de negócios ou políticas de segurança de processo de negócios apropriados. O MOM só poderá atuar nas instâncias para as quais a pessoa que configurou a operação de MOM tenha permissões de visualização.
Quando você usa o tipo de operação em massa
Reatribuir etapa do processo de negócios
, o Workday reatribui etapas apenas para grupos de segurança que estão na política de segurança do processo de negócios para a etapa.Processos de negócios
Para usar os tipos de operação em massa
Cancelar processo de negócios
e Avançar processo de negócios
em processos de negócios, você precisa especificar os grupos de segurança na política de segurança do processo de negócios.Você pode usar o relatório
Opções de configuração de processo de negócios
para visualizar quais processos de negócios podem ser adiantados e cancelados.Geração de relatórios
Relatórios | Considerações |
|---|---|
Opções de configuração de processo de negócios
| Você pode usar esse relatório para determinar quais processos de negócios você pode avançar e cancelar. |
Revisões de operações em massa
| Você pode usar este relatório para visualizar o status e os detalhes das operações para um intervalo de tempo específico. Você pode suprimir notificações ao usar a tarefa MOM. |
Processos futuros programados
| Você pode usar este relatório para editar processos programados, incluindo processos de operação em massa programadas. Neste relatório, você só pode alterar as datas de início e término do processo e as definições de configuração básicas. |
Visualizar tipos de operação em massa
| Você pode usar este relatório para visualizar os tipos de operação em massa disponíveis. Acesse este relatório para visualizar o Segmento de segurança de operação em massa para cada tipo e os grupos de segurança para os quais ele está acessível. |
A Workday recomenda que você use estas fontes de dados de relatório:
- Etapas de evento do processo de negócios: para tipos de operação em massaEncaminhar etapa do processo de negócioseReatribuir etapa do processo de negócios.
- Transações de processo de negócios: para os tipos de operação em massaAvançar processo de negócioseCancelar processo de negócios.
- Business Process Transactions (Indexed): para os tipos de operação em massaAvançar processo de negócioseCancelar processo de negócios. Você pode usar essa fonte de dados de relatório ao configurar a operação em massa somente se estiver na política de segurança do domínioBusiness Process Administration. Nesse caso, a Workday recomenda que você use essa fonte de dados de relatório em vez da fonte de dados de relatórioBusiness Process Transactionspara melhorar o desempenho do relatório.
Relações e interações
A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.