Considerações para a definição: operações em massa em processos de negócios

Administrator Guide

Você pode usar este tópico como ajuda para tomar decisões ao planejamento sua configuração e o uso da funcionalidade Gestão de operações em massa. O tópico explica:

Por que essa definição é útil

Como essa definição é integrada ao Workday

Impactos consequentes e interações entre produtos

Requisitos de segurança e configurações de processos de negócios

Perguntas e limitações a considerar antes da implementação

Consulte as instruções detalhadas da tarefa para obter todos os detalhes de configuração.

Apresentação

A tarefa

Gestão de operações em massa

(MOM) permite que membros de grupos de segurança com base em segmentos executem facilmente transações de alto volume em processos de negócios, incluindo:

Advance

Cancelar

Encaminhar

Reatribuir

Você pode executar a operação agora ou em um horário programado, como uma vez no futuro, diariamente, semanalmente ou mensalmente. A tarefa permite que você gerencie transações de alto volume selecionando uma operação a ser executada em um relatório de entrada.

Vantagens para a empresa

O uso da tarefa MOM reduz os esforços manuais relacionados à gestão de seus processos de negócios. A tarefa permite estes tipos de operação:

Advance Business Processes

Cancelar processos de negócios

Cancelamento de tarefa a fazer

Encaminhar processos de negócios

Reatribuir processos de negócios

Anular processos de negócios

Casos de uso

Você pode usar a gestão de operações em massa para:

Cancelar eventos em andamento automaticamente. Antes do cancelamento dos eventos, você deseja ser notificado com uma lista de eventos a serem cancelados e a opção de continuar ou encerrar o processo.

Reatribua automaticamente uma etapa do processo de negócios que está aguardando ação, como a aprovação de uma solicitação de ausência remunerada. O tipo de operação em massa Reatribuir foi criado para ajudar a facilitar o trabalho de reatribuir manualmente etapas de um usuário ou grupo de usuários para outro.

Avance manualmente as etapas de onboarding ou de admissão em massa.

Reduza o lead time de aprovação de requisições de recrutamento encaminhando a etapa de aprovação da requisição de recrutamento ao gestor do próximo nível .

Ignore as etapas de Tarefas a fazer
que aguardando ação ou as salvem para uso posterior em massa, como após a etapa de conclusão
de um evento de onboarding .

Perguntas a considerar

Perguntas	Considerações
Como você reatribui etapas do processo de negócios em massa, em vez de reatribuí-las manualmente de uma pessoa para outra?	Você pode usar o tipo de operação em massa Reatribuir etapa do processo de negócios quando configura um grupo de segurança com base em segmentos no domínio Mass Operations Management . Se você não habilitar a segurança, seus usuários não terão acesso a esse tipo de operação em massa. Use o campo de relatório Etapa atribuível em um relatório personalizado como um filtro e insira o relatório na tarefa em massa (MOM) . Você pode usar o campo de relatório para reportar etapas de processo de negócios que podem ser reatribuídas e estão aguardando que uma pessoa execute uma ação ou a etapa não foi atribuída. Observe que eles podem ter qualquer um destes status: Aguardando ação Início automático Devolução manual Salvar para uso posterior Devolvido Para filtro ainda mais, você também pode usar o campo de relatório Pessoas aguardando ação em seu relatório personalizado. Você pode reatribuir etapas do processo de negócios a uma pessoa com uma função de não trabalhador . Exemplo: um estudante. Observe que você não poderá reatribuir etapas do processo de negócios a: Usuário do sistema que não tem uma função Exemplo: um implementador ou representante da central de atendimento . Pessoa que não tem uma conta Workday ativa: . Exemplo: um candidato.
Como você avança processos de negócios em massa?	Antes de usar a tarefa MOM para avançar processos de negócios em massa, considere os processos de negócios que você deseja avançar. Você não pode devolver processos de negócios em massa usando a gestão de operação em massa (MOM). No entanto, você pode devolver processos de negócios em massa usando o EIB (Enterprise Interface Builder)(Enterprise Interface Builder) de devolução de processos de negócios se tiver permissão para: Para executar EIBs. Na política de segurança de processo de negócios para executar esta ação no evento para o tipo de processo de negócios. Você também deve considerar etapas simultâneas quando usar a tarefa MOM para avançar processos de negócios. Quando você avança uma etapa, isso aciona o avanço de todas as etapas simultâneas no processo de negócios. Exemplo: um evento de desligamento tem duas etapas simultâneas: Etapa b: pesquisa de desligamento do colaborador Etapa b: pesquisa de desligamento de RH Se você avançar a etapa de pesquisa de desligamento do colaborador usando o MOM, a etapa de pesquisa de desligamento de RH simultânea também avançará. O avanço automático não é acionado se uma etapa simultânea está marcada como Não avançar na definição de processo de negócios.
Como cancelar processos de negócios em massa?	A tarefa Cancelamento em massa de processo de negócios é limitada de forma que você pode cancelar determinados processos de negócios por tipo ou por uma fonte externa e intervalo de tempo . Quando você usa a tarefa, ela permite que você programe cancelamentos para ocorrerem regularmente, seja notificado sobre o cancelamento futuro e inclua uma etapa de revisão necessário para evitar cancelamentos acidentais, permitindo que determinados usuários cancelem o processo. Para evitar problemas de desempenho, somente use a tarefa Cancelamento em massa de processos de negócios quando cancelar menos de 25 eventos. Para volumes maiores, use a tarefa MOM. O Workday também recomenda que você cancele os eventos em blocos menores usando o tipo de processo de negócios e os filtros de intervalo de datas .
Como você lida com o cancelamento ou processamento de transações que estão atualmente no Workday?	Considere automatizar alguns desses itens usando a tarefa MOM . Você deve ser capaz de identificar os processos de negócios que deseja cancelar, avançar ou reatribuir com um relatório personalizado.
Como você anula em massa processos de negócios?	O tipo de operação em massa Anular processos de negócios permite que você conhecimento eventos de anulação em massa que você anteriormente anulou manualmente usando soluções existentes, como a tarefa Anulação em massa de processos de negócios . Você pode programar eventos de anulação em massa para que ocorram regularmente, ser notificado sobre as próximas anulações e incluir uma etapa de Revisão necessário para evitar erros, permitindo que apenas usuários especificados anulem.

Recomendações

Revise seus processos de negócios para garantir que eles possam ser avançados, cancelados e reatribuídos.

Quando você executa a tarefa MOM e se o relatório retorna mais instâncias do que o limite predefinido para esse tipo de operação em massa, o Workday retorna um erro e não executa a operação em nenhuma das instâncias no relatório de entrada. O Workday recomenda que você verifique o limite de instância do tipo de operação em massa que está usando, verificando sua descrição. Em seguida, divida seu relatório em relatórios menores e configure vários processos de gestão de operação em massa para que cada relatório retorne menos do que o limite de instância para o tipo de operação em massa.

Quando você configura a operação em massa

Reatribuir etapa do processo de negócios

para reatribuir em massa as etapas que não estão atribuídas em seu locatário:

Use o campo de relatório

Etapa reatribuível

em um relatório personalizado. Para filtro ainda mais, você também pode usar o campo de relatório

Pessoas aguardando ação

no relatório personalizado.

Selecione a lista de opções

Todos os titulares atuais ou Nenhum titular

Requisitos

Para iniciar uma operação em massa, você precisa confirmar que um grupo de segurança com base em segmentos pode acessar o segmento do tipo de operação em massa . Conceda ao grupo de segurança com base em segmentos acesso

do tipo Visualizar

modificar

à política de segurança do domínio Mass Operation Management
. Você pode acessar o relatório

Visualizar tipos de operação em massa

para visualizar todos os tipos de operação em massa disponíveis.

Crie um relatório personalizado que retorna as instâncias de processo de negócios no qual executar a operação em massa. Você pode usar o campo de relatório

Contribui para tipo de operação

para determinar se uma fonte de dados de relatório contribui para a um tipo de operação em massa para a tarefa.

No relatório personalizado, você deve adicionar um filtro com uma condição

Verdadeiro

para o tipo de operação em massa:

Tipo de operação em massa	Filtro de relatório de entrada obrigatório	Informações adicionais
Avançar processo de negócios	Avançável manualmente	Verifique se há valores de lista de opções no relatório. Isso pode ajudar a melhorar o desempenho do relatório.
Cancelar processo de negócios	Cancelável
Cancelamento de tarefa a fazer	Tarefas a fazer canceláveis	O Workday ignora etapas não enviadas com status: Aguardando ação Salvar para uso posterior
Encaminhar etapa do processo de negócios	A etapa pode ser encaminhada a uma instância superior	A etapa do processo de negócios deve estar aguardando ação em uma destas etapas: Ação Aprovação Cadeia de aprovação Aprovação consolidada Cadeia de aprovação consolidada
Reatribuir etapa do processo de negócios	Etapa reatribuível	O Workday reatribui todas as etapas do processo de negócios retornadas pelo relatório. Isso pode incluir etapas não atribuídas e etapas com status: Aguardando ação Início automático Devolução manual Salvar para uso posterior Devolvido

Limitações

O Workday impõe um limite de 50.000 instâncias na maioria dos tipos de operação em massa, embora haja algumas exceções. Por exemplo, Cancelar processo de negócios
tem um limite de 200.000 instâncias. Alguns tipos de operações em massa podem permitir um limite de instância maior. O Workday define esses limites para evitar que grandes processos em segundo plano de gestão de operação em massa (MOM) degradam o desempenho do locatário . Quando você executa a tarefa MOM e se o relatório retorna mais instâncias do que o limite predefinido para esse tipo de operação em massa, o Workday retorna um erro e não executa a operação em nenhuma das instâncias no relatório de entrada.

Quando você usa o tipo de operação em massa Avançar processo de negócios, mas decide devolver todos os processos de negócios, deve enviar manualmente cada um de volta ou executar o EIB (Enterprise Interface Builder) Devolver processo de negócios
se tiver as permissões de segurança. Depois de devolver processos de negócios em massa, a ação não poderá ser desfazer . Você pode devolver manualmente um processo de negócios somente se ele estiver habilitado na política de segurança de processo de negócios.

O tipo de operação em massa Reatribuir etapa do processo de negócios não reatribui etapas de Início
quando você seleciona a opção

Todos os titulares da nova função

na seção

Para

Os administradores de processos de negócios devem criar ou editar um grupo de segurança com base em segmentos e subvenção a grupo de segurança acesso aos domínios de processo de negócios ou às políticas de segurança de processo de negócios apropriados. O MOM só poderá atuar em instâncias em que a pessoa que configurou a operação de MOM tenha permissões para visualizar.

Security

Compreenda os grupos de segurança com base em segmentos e segurança segmentada. Os administradores de processos de negócios devem criar ou editar um grupo de segurança com base em segmentos e subvenção ao grupo de segurança acesso a:

Segurança: domínio Mass Operation Management
na área funcional System.

Domínios de processo de negócios ou políticas de segurança de processo de negócios apropriados. O MOM só poderá atuar em instâncias em que a pessoa que configurou a operação de MOM tenha permissões para visualizar.

Quando você usa o tipo de operação em massa

Reatribuir etapa do processo de negócios

, o Workday reatribui etapas apenas a grupos de segurança que estão na política de segurança de processo de negócios da etapa.

Processos de negócios

Para usar os tipos de operação em massa Cancelar processo de negócios
e Avançar processo de negócios
em processos de negócios, é necessário especificar os grupos de segurança na política de segurança de processo de negócios.

Você pode usar o relatório

Opções de configuração de processo de negócios

para visualizar quais processos de negócios podem ser avançados e cancelados.

Geração de relatórios

Relatórios	Considerações
Opções de configuração de processo de negócios	Você pode usar este relatório para determinar quais processos de negócios você pode avançar e cancelar.
Revisões de operações em massa	Você pode usar este relatório para visualizar o status e os detalhes das operações para um intervalo de tempo específico . Você pode suprimir notificações quando usar a tarefa MOM .
Processos futuros programados	Você pode usar este relatório para editar processos programados, incluindo processos de operação em massa programada. Neste relatório, você só pode alterar as datas de início e término do processo e as definições de configuração básicas.
Visualizar tipos de operação em massa	Você pode usar esse relatório para visualizar os tipos de operação em massa disponíveis. Acesse esse relatório para visualizar o Segmento de segurança de operação em massa para cada tipo e os grupos de segurança aos quais ele está acessível.

A Workday recomenda que você use estas fontes de dados de relatório:

Etapas do evento de processo de negócios

: para os tipos de operação em massa Encaminhar etapa do processo de negócios
e Reatribuir etapa do processo de negócios
em massa.

Transações de processo de negócios

: para os tipos de operação em massa Avançar processo de negócios
e Cancelar processo de negócios
. Para otimizar o desempenho do relatório, recomendamos usar as seguintes opções necessário :

Processos de negócios

Status da transação

e um intervalo de datas (

Intervalo de datas iniciado

Intervalo de datas concluído

Business Process Transactions (Indexed)

: para os tipos de operação em massa Avançar processo de negócios
e Cancelar processo de negócios
. Você pode usar essa fonte de dados de relatório ao configurar a operação em massa somente se estiver na política de segurança do domínio Business Process Administration
. Se este for o caso, o Workday recomenda que você use esta fonte de dados de relatório em vez da fonte de dados de relatório

Business Process Transactions

para melhorar o desempenho do relatório.

Relações e interações

A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.

Definir operações em massa

Atualizar processos de operação em massa programada

Gerenciar processos futuros programados

Próximo nível: gestão de processos de negócios com gestão de operações em massa