Considerações para a definição: Project Tracking
Você pode usar este tópico como ajuda para tomar decisões ao planejar sua configuração e uso do Project Tracking. O tópico explica:
- Por que essa definição é útil
- Como essa definição é integrada ao Workday
- Impactos consequentes e interações entre produtos
- Requisitos de segurança e configurações de processos de negócios
- Perguntas e limitações a considerar antes da implementação
Consulte as instruções detalhadas da tarefa para obter todos os detalhes de configuração.
Apresentação
O Project Tracking dá acesso a um conjunto limitado de funcionalidades de projetos e permite criar projetos especificamente para controle de horas e despesas.
Recomendamos o uso do Project Tracking se você não precisar:
- Criar projetos faturáveis
- Criar projetos de capital.
- Usar a gestão avançada de recursos
Vantagens para a empresa
Você pode usar o Project Tracking para registrar, gerenciar e gerar relatórios sobre despesas e horas trabalhadas em seus projetos.
Casos de uso
Você pode usar o Project Tracking para:
- Criar e gerenciar projetos.
- Controlar o trabalho com os planos do projeto.
- Atribuir trabalhadores a projetos com plano de recursos.
- Controlar e gerar relatórios sobre as horas inseridas para projetos (somente para o Controle de horas).
- Controlar e gerar relatórios sobre as despesas do projeto (somente Despesas).
Perguntas a considerar
Assuntos | Perguntas | Considerações |
|---|---|---|
IDs do projeto | Você quer usar um formato personalizado para IDs de projeto? | Você pode definir um formato personalizado para IDs de projeto na tarefa Editar definição de locatário - Finanças . |
Criação de projeto | Como você vai definir os valores de campo comuns para seus projetos? | Para manter a consistência e reduzir a entrada de dados, você pode usar estas tarefas para definir os valores dos campos do projeto:
Os usuários podem selecionar esses valores quando criarem ou atualizarem um projeto. |
Criação de projeto | Como você deseja que os usuários criem novos projetos? | Você pode simplificar bastante o processo de criação de novos projetos permitindo que os usuários copiem os já existentes. Para habilitar essa funcionalidade, configure a ação de início Copiar projeto na política de segurança do processo de negócios Criar projeto . |
Planos de recursos | Como você quer criar planos de recursos? | Quando você cria um plano de recursos para uma hierarquia de projetos, todos os projetos que compartilham a mesma hierarquia herdam o mesmo plano de recursos. Use esse método para economizar tempo de seus usuários se os projetos dentro de uma hierarquia sempre usarem o mesmo plano de recursos. Quando você cria um plano de recursos para um projeto individual, apenas esse projeto usará o plano de recursos. Use esse método se seus planos de recursos diferirem entre os projetos. |
Planos de recursos | Como você quer definir as categorias para funções de projeto? | Se você especificar valores para as Categorias de função do projeto , os gestores de projeto podem organizar as funções do projeto nas linhas do plano de recursos. |
Planos de recursos | Você quer exigir aprovação manual para linhas do plano de recursos novas ou alteradas? | Os gestores de projeto e de recursos podem aprovar manualmente alterações nas linhas do plano de recursos. Para habilitar o processo de aprovação, configure o processo de negócios Linha de plano de recursos de projeto . |
Planos de recursos | Como você quer captar dados do plano de recursos exclusivos da sua organização? | Configure objetos personalizados para estender o Workday e atender aos seus requisitos exclusivos de planos de recursos. |
Recursos do projeto | Como você quer gerenciar as aprovações para novos trabalhadores do projeto? | Os gestores de projeto e de recursos podem aprovar trabalhadores manualmente quando tiverem novas atribuições de projeto. Para habilitar o processo de aprovação, defina o processo de negócios Solicitar trabalhador . |
Recursos do projeto | Você usará bancos de recursos dinâmicos para gerenciar seus grupos de trabalhadores e simplificar a gestão de pessoas de projetos? | Os bancos de recursos dinâmicos permitem que os gestores associem grupos de trabalhadores a projetos com base nas qualificações predefinidas dos trabalhadores. Eles podem:
Os trabalhadores do projeto em grupos de recursos dinâmicos podem digitar o tempo e as despesas de suas atribuições de projeto. |
Entrada de horas Somente para o Controle de horas. | Você deseja permitir que os trabalhadores registrem suas horas em qualquer projeto ou apenas em suas atribuições de projeto? | Você pode permitir que os trabalhadores do projeto registrem horas em qualquer projeto, sem terem uma atribuição em um plano de recursos. Use o modelo de entrada de horas para habilitar essa funcionalidade. Caso contrário, você deve atribuir trabalhadores do projeto a um plano de recursos antes que possam registrar horas no projeto. |
Entrada de horas Somente para o Controle de horas. | Que janela de tempo você quer que os trabalhadores usem quando registrarem suas horas em um projeto? | Os trabalhadores em um plano de recursos podem registrar horas em um projeto ou tarefa de projeto. O Workday preenche automaticamente o intervalo de datas com as datas de início e término do projeto. Você pode configurar um intervalo de datas mais restrito para que os trabalhadores registrem suas horas com a tarefa Editar definição de locatário - Finanças usando as datas especificadas em:
Você pode usar várias fontes para continuar reduzindo o intervalo de datas. Os trabalhadores só podem registrar as horas quando os intervalos de datas selecionados se sobrepõem. |
Despesas Apenas para despesas. | Você deseja restringir os trabalhadores de projeto para selecionarem apenas seus projetos atribuídos em seus relatórios de despesas? | Você pode restringir as worktags de projeto que os trabalhadores podem selecionar quando criarem ou editarem um relatório de despesas. Para limitar os trabalhadores a selecionarem apenas as worktags para suas atribuições de projeto, configure a seção Despesa na tarefa Editar definição de locatário - Finanças . |
Recomendações
Recomendamos que você:
- Configure o processo de negóciosCriar projetopara permitir que os usuários copiem projetos para reduzir o tempo gasto na entrada de dados.
- Crie seus planos de recursos no nível da hierarquia de projetos quando os projetos na mesma hierarquia usarem o mesmo plano de recursos. Essa configuração:
- Reduz o tempo gasto na entrada de dados.
- Mantém a consistência.
- Evita erros.
- Configure grupos de recursos dinâmicos para simplificar a gestão de pessoas do projeto.
Requisitos
- Habilite a área funcional Project Tracking.
- Crie hierarquias de projetos.
Limitações
O Project Tracking tem um subconjunto limitado de funcionalidades de projetos. Você não pode:
- Criar projetos faturáveis
- Criar projetos de capital.
- Usar um relatório Localizar trabalhador para atribuir equipes a seus projetos.
- Atribuir trabalhadores às tarefas do projeto.
- Criar previsões de recursos.
- Criar taxas de custo de mão de obra ou determinar custos de mão de obra para o projeto.
- Criar orçamentos de projeto.
- Faturar clientes.
Definição de locatário
Acesse as seções
Projetos
e Despesa
na tarefa Editar definição de locatário - Finanças
para visualizar as opções específicas do projeto para configuração de opções do locatário.Dependendo de como você configura o Project Tracking no Workday, você pode:
- Criar um formato personalizado para IDs de projeto.
- Limitar o intervalo de datas em que os trabalhadores podem registrar as horas trabalhadas em um projeto.
- Restringir o acesso do trabalhador às worktags do projeto para seus planos de recursos atribuídos. Essa restrição garante que os trabalhadores selecionem os projetos corretos para seus relatórios de despesas.
Segurança
Domínios | Considerações |
|---|---|
Business Process Administration na área funcional System | Os usuários protegidos por esse domínio podem editar estes processos de negócios:
|
Manage: Business Process Definitions na área funcional System | Os usuários protegidos por esse domínio podem gerenciar estes processos de negócios:
|
Set Up: Project Tracking na área funcional Project Tracking | Um superdomínio para os domínios Set Up na área funcional Project Tracking.Os usuários protegidos por esse domínio podem configurar projetos. |
Set Up: Period Schedule na área funcional Project Tracking | Os usuários protegidos por esse domínio podem configurar e gerenciar as programações de período da folha de pagamento para projetos. |
Set Up: Project Details na área funcional Project Tracking | Os usuários protegidos por esse domínio podem gerenciar a configuração dos detalhes do projeto, incluindo fases e tarefas. |
Set Up: Risk and Priorities na área funcional Project Tracking | Os usuários protegidos por esse domínio podem configurar riscos e prioridades do projeto. |
Set Up: Dynamic Resource Pool na área funcional Project Tracking | Os usuários protegidos por esse domínio podem usar tarefas e relatórios para criar, editar, excluir e visualizar bancos de recursos dinâmicos. |
Manage: Project Tracking na área funcional Project Tracking | Um superdomínio para os domínios Manage na área funcional Project Tracking. Os usuários protegidos por esse domínio podem gerenciar projetos. |
Manage: Project Details na área funcional Project Tracking | Os usuários protegidos por esse domínio podem gerenciar e visualizar projetos existentes. Você pode controlar o acesso aos planos de projeto e de recursos por meio de seus respectivos domínios. |
Manage: Project Plan na área funcional Project Tracking | Os usuários protegidos por esse domínio podem gerenciar e visualizar informações do plano de projeto, incluindo a alocação de recursos para tarefas do plano de projeto. |
Manage: Project Custom Task Name na área funcional Project Tracking | Os usuários protegidos por esse domínio podem editar e visualizar as informações sobre os nomes das tarefas personalizadas. |
Manage: Project Resources na área funcional Project Tracking | Os usuários protegidos por esse domínio podem gerenciar e visualizar planos de recursos do projeto. |
View: Project na área funcional Project Tracking | Os usuários protegidos por esse domínio podem visualizar projetos. |
Worker Data: Project Tracking na área funcional Project Tracking | Os usuários protegidos por esse domínio podem acessar as informações de Project Tracking do trabalhador. As informações incluem as funções de trabalhador do projeto e informações do projeto no perfil do trabalhador. |
Para garantir o acesso adequado, revise estas funções e atividades dos membros da equipe:
Funções de segurança de domínio | Responsabilidades |
|---|---|
Administrador de Project Tracking |
|
Administrador do Controle de horas | Configura a entrada de horas do projeto no Controle de horas do Workday. |
Gestor do projeto |
|
Trabalhador do projeto | Digita as horas trabalhadas no Controle de horas, selecionando um projeto ou uma tarefa de plano de projeto. |
Especialista em entrada de dados de despesas | Rotula despesas em um projeto usando worktags para o projeto, fase do projeto e tarefa do projeto. |
Processos de negócios
Processos de negócios | Considerações |
|---|---|
Linha de plano de recursos de projeto na área funcional Project Tracking. | Permite aos gestores de projeto:
Tem uma política de segurança que permite abrir aprovações para vários grupos de segurança. Você também pode habilitar o avanço manual para a próxima etapa por um administrador de processos de negócios. |
Solicitar trabalhador na área funcional Projects. | Permite alterações nas atribuições do trabalhador. Esse processo de negócios é um subprocesso obrigatório de Linha de plano de recursos de projeto . |
Criar projeto na área funcional Project Tracking. | Permite aos administradores do Project Tracking:
Permite aos gestores de projeto:
|
Editar projeto na área funcional Project Tracking. | Permite aos gestores de projeto:
|
Relatórios
Relatório | Considerações |
|---|---|
Localizar projetos
| Use esse relatório para pesquisar por projetos existentes. |
Meus projetos
| Use esse worklet para exibir seus projetos usados com mais frequência. |
Visualizar projeto
| Use esse relatório composto como um ponto de acesso central para visualizar e editar informações sobre projetos existentes. |
Visualizar linha do tempo do plano de projeto
| Use esse relatório para exibir a programação das fases e tarefas do projeto por:
|
Você pode usar estas fontes de dados de relatório para criar relatórios personalizados:
- Top Level Project Hierarchies no objeto de negócios Hierarquia de projetos.
- Project Hierarchies no objeto de negócios Hierarquia de projetos.
- Project Roles no objeto de negócios Função do projeto.
- Project Plan Phases no objeto de negócios Fase de plano de projeto.
- Project Plan Tasks no objeto de negócios Tarefa de plano de projeto.
Integrações
Serviço Web | Considerações |
|---|---|
Get Projects
| Recupera projetos com todos os detalhes associados, incluindo:
|
Get Projects without Dependencies
| Recupera projetos sem o plano de recursos ou os campos Grupos de projetos e Dependências .Você pode recuperar:
Use somente para migrações de dados. |
Submit Project
| Cria um evento de projeto e o envia por meio do processo de negócios Criar projeto para aprovação. O Workday então cria o novo projeto após a aprovação. |
Get Project Phases
| Recupera fases do projeto. |
Put Project Phase
| Adiciona e atualiza fases do projeto. |
Get Project Role Categories
| Recupera categorias de função do projeto, incluindo:
|
Put Project Role Category
| Adiciona e atualiza categorias de função do projeto. |
Get Resource Plans
| Recupera dados sobre planos e linhas de planos de recursos. |
Submit Resource Plan
| Envia dados sobre planos de recursos e linhas de planos de recursos por meio do processo de negócios Linha de plano de recursos de projeto . Após a aprovação, o Workday atualiza os planos e as linhas de planos de recursos após a aprovação. |
Get Project Worker Roles
| Recupera funções de trabalhador do projeto, incluindo:
|
Put Project Worker Role
| Adiciona e atualiza funções de trabalhador do projeto. |
Get Project Plans
| Recupera planos de projeto. |
Put Project Plan
| Adiciona e atualiza planos de projeto. |
Get Project Tasks
| Recupera tarefas do projeto. |
Put Project Task
| Adiciona e atualiza tarefas de projeto. Todos os nomes de tarefa devem ser exclusivos, não apenas as IDs de tarefa. |
Get Period Schedules
Somente para o Controle de horas. | Recupera os períodos para entrada de horas. |
Put Period Schedule
Somente para o Controle de horas. | Adiciona e atualiza os períodos para entrada de horas. |
Relações e interações
O Project Tracking interage com estas outras áreas no Workday:
- Os gestores atribuem trabalhadores do HCM Core aos seus projetos.
- Os trabalhadores do projeto podem usar o Controle de horas para digitar as horas do projeto.
- Gerentes e trabalhadores de projeto podem usar Despesas para controlar suas despesas de projeto.
- Os administradores podem usar o Controle de horas para especificar as programações de período dos projetos.
A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.