Considerações para a definição: verificação de orçamento
Você pode usar este tópico como ajuda para tomar decisões ao planejar sua configuração e uso da verificação de orçamento. Ele explica:
- Por que configurá-la.
- Como ele se encaixa no restante do Workday.
- Impactos consequentes e interações entre produtos.
- Requisitos de segurança e configurações de processos de negócios.
- Perguntas e limitações a considerar antes da implementação.
Consulte as instruções detalhadas da tarefa para obter todos os detalhes da configuração.
O que é
A funcionalidade de verificação de orçamento no Workday verifica automaticamente suas transações em relação aos seus planos financeiros e orçamentos de posição. O Workday lida com transações acima do orçamento:
- Avisando você que a transação excede o orçamento disponível e será reprovada na verificação de orçamento.
- Ignorando a verificação de orçamento. A transação exibe o status da verificação de orçamento comoNão obrigatório.
- Aprovando automaticamente a transação. A transação exibe o status da verificação de orçamento comoAprovado.
Quando uma transação é aprovada na verificação de orçamento, ela também exibe o status da verificação de orçamento como
Aprovado.
Vantagens para a empresa
Você pode ajudar sua organização a:
- Usar seus fundos com eficiência.
- Certifique-se de não ficar sem orçamento durante o período fiscal.
- Reduzir o esforço manual para lidar com transações acima do orçamento.
Casos de uso
Você pode usar a verificação de orçamento para:
- Controlar transações em relação a orçamentos de concessão para restringir gastos com produtos e serviços que seus patrocinadores permitem.
- Tomar decisões de admissão com base em seu orçamento disponível após verificar as transações de alocação de pessoal.
- Permitir que os avaliadores de verificação de orçamento solicitem substituições e que os aprovadores autorizados concedam essas substituições.
Perguntas a considerar
Perguntas | Considerações |
|---|---|
Com que precisão você quer aplicar a verificação de orçamento? | Você pode configurar a verificação de orçamento para lidar com transações acima do orçamento:
|
Como você deve configurar a verificação de orçamento para orçamentos em um relacionamento pai-filho virtual? | Você pode configurar a verificação de orçamento para restringir gastos excessivos no nível pai, filho ou ambos. Exemplo: você configura a verificação de orçamento para restringir gastos excessivos no nível pai e tem uma configuração mais branda no nível filho. As transações acima do orçamento no nível filho serão aprovadas, desde que não excedam a soma do orçamento no nível pai. |
Como você quer lidar com as transações de crédito? | Você pode configurar a verificação de orçamento para aprovar a transação automaticamente. Sua transação é reprovada na verificação de orçamento com um status Reprovado - Orçamento insuficiente quando:
|
Quando você deve incluir lançamentos reservados na verificação de orçamento? | Você pode incluir lançamentos reservados na verificação de orçamento para reservar fundos para transações que afetam o mesmo orçamento. O Workday reserva esses fundos depois que uma transação é aprovada na verificação de orçamento, mas antes da conclusão do processo de negócios com a contabilização do lançamento. O Workday não inclui automaticamente lançamentos reservados na verificação de orçamento. |
Como você pode determinar quando uma transação está sujeita à verificação de orçamento? | Quando seu orçamento tem dimensões estruturadas opcionais, o Workday verifica apenas os membros da dimensão incluídos e o restante dos membros da dimensão na transação é aprovado como Não obrigatório . Quando a dimensão estruturada opcional é definida como Incluir todos os membros , qualquer membro da dimensão na transação está sujeito à verificação de orçamento. |
Recomendações
A Workday recomenda que você:
- Configure a contabilidade de compromisso para rastrear compromissos, obrigações e valores reais de transações de autorização de despesas, aquisições e folha de pagamento.
- Use uma configuração de verificação de orçamento mais branda em seus planos e orçamentos secundários e uma configuração estrita em seu plano principal. Você pode configurar o Workday para avisá-lo quando sua transação ultrapassar o orçamento de nível secundário e bloquear despesas excessivas no nível principal.
Requisitos
Para que o Workday encontre a estrutura de plano e as linhas de plano corretas para verificar sua transação, suas worktags de transação devem:
- Incluir todos os membros de dimensão estruturada necessários em uma estrutura de plano.
- Correspondem exatamente às worktags em uma linha do plano na estrutura do plano.
Se você configurar a contabilidade de compromisso em uma data posterior:
- Para transações de despesas e aquisições, você deve fechar todos os pedidos de compra em aberto primeiro.
- Para transações de folha de pagamento, você deve criar compromissos iniciais da folha de pagamento. Excluir períodos concluídos da folha de pagamento para que o Workday só crie compromissos para períodos em andamento ou futuros da folha de pagamento. Se você não exclui os períodos concluídos da folha de pagamento, o Workday cria compromissos para o ano inteiro. O Workday começa a liquidar os compromissos após a primeira folha de pagamento do ano.
Limitações
Você só pode configurar até 50 linhas de opção de controle orçamentário.
O Workday não usa essas dimensões estruturadas para corresponder uma transação a uma estrutura de plano e linhas de plano para verificação de orçamento de alocação de pessoal:
- Família de cargos
- Grupo de famílias de cargos
- Perfil de cargo
Locatário
Sem impacto.
Segurança
Os usuários com acesso ao domínio
Set Up: Budget General
na área funcional Budgets podem configurar o controle orçamentário para planos e orçamentos.Quando você usar substituições de verificação de orçamento, configure o grupo de segurança Aprovador de substituição de exceção de verificação de orçamento.
Processos de negócios
Você pode adicionar estes processos de negócios como um subprocesso aos seus processos de negócios financeiros e de alocação de pessoal:
- Verificar orçamento (financeiro)
- Verificar orçamento (alocação de pessoal)
Você pode configurar o subprocesso
Verificar orçamento (alocação de pessoal)
para verificar suas transações de alocação de pessoal para posições de gestão de cargos e posições em relação ao seu plano financeiro. Recomendamos que você configure o processo de negócios
Verificar orçamento (financeiro)
com uma etapa Executar verificação de orçamento
do tipo lote/tarefa
para obter um melhor desempenho. Crie uma função especificamente para executar esta etapa de lote/tarefa
com:
- Um perfil que não é executado em um navegador.
- Uma senha que não expira.
Geração de relatórios
Fonte de dados de relatório | Consideração |
|---|---|
Linhas do plano para relatórios financeiros
| Use para criar relatórios sobre as linhas do plano para seus planos e orçamentos. |
Linhas de lançamento para relatórios financeiros
| Use para criar relatórios personalizados sobre compromissos, obrigações e valores reais quando você usar a contabilidade de compromisso. |
Integrações
Sem impacto.
Relações e interações
Quando você usa a contabilidade de compromisso, o Workday contabiliza lançamentos nos seus livros-razão depois que estes tipos de transação são aprovados na verificação de orçamento:
- Despesa
- Folha de pagamento
- Aquisições
A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender os relacionamentos de configuração em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.