Criar faturas de cliente
- Configure o processo de negóciosEvento de fatura de clientee a política de segurança na área funcional Customer Accounts.
- Para encaminhar a fatura para um aprovador designado, configure o grupo de segurança de Aprovadores nas etapas de Aprovação e Revisão do processo de negóciosEvento de fatura de cliente.
- Se estiver usando tipos de fatura, configure os tipos de fatura obrigatória por país.
- Se estiver usando um número de fatura sem interrupções, configure as regras do gerador de sequências e habilite a funcionalidade de sequência sem interrupções.
- Configure perfis intercompanhias para transações intercompanhias. ConsulteDefinir perfis intercompanhias .
- Segurança:domínios Process: Customer Invoice - CoreeReports: Customer Invoice Referenced Attachments - Supplier Invoicena área funcional Customer Accounts.
Uma fatura de cliente permite registrar um evento de vendas e criar uma contabilidade de contas a receber. Você pode criar uma fatura de cliente para:
- Expedição de bens.
- Entrega de um serviço
- Programação de faturamento
- Projetos, assinaturas ou filiações.
- Acesse a tarefaCriar fatura de cliente.
- Para preencher asInformações da fatura, considere:
Opção Descrição EmpresaA empresa é a proprietária da fatura. Você pode usá-la como um parâmetro para atribuir o imposto retido na fonte por padrão.Endereço de cobrançaEndereço de remessaO Workday só exibe essas listas de opções quando você habilitou as opções de endereço de origem do faturamento e de origem do envio na tarefaEditar opções de conta de clientepara a empresa da fatura .O Workday preenche automaticamente:- Endereço de origem do faturamento quando o endereço principal da empresa está sendo usado para faturamento.
- Endereço de origem do envio quando o endereço principal da empresa está sendo usado para o envio.
Quando você:- Remova a empresa, o Workday ocultará as listas de opções.
- Altera a empresa, o Workday repreenche as listas de opções com base nas novas configurações da empresa .
- Edita o endereço que é exibido na lista de opções de endereço de origem do faturamento ou de origem do envio no perfil da empresa , o Workday preenche novamente as listas de opções com base no novo endereço.
ClienteSua seleção de cliente preenche outras informações de fatura com base na definição do cliente, como código fiscal, condições de pagamento e forma de pagamento. Para concessões, você pode selecionar um patrocinador nesse campo em vez de um cliente.Data da faturaO Workday usa essa data para contabilizar a fatura no primeiro período do livro-razão em aberto. Se o Workday não localiza um período do livro-razão em aberto, ele define o status da fatura comoErro.Data contábilA data contábil que você insere deve estar em um período contábil atual ou anterior em aberto. Exemplo: você fornece um serviço, mas não cria a fatura até o próximo período contábil. Em seguida, você pode selecionar a data do serviço como a data contábil.Dependendo de como você configura a contabilidade da empresa , a data contábil pode ser opcional ou obrigatória.Essa data é igual àData da faturapor padrão. Você também pode configurá-la para usar:- Data da aprovaçãoquando acessar a tarefaEditar detalhes contábeis da empresa.
- Accounting in Arrearsquando acessar a tarefaEditar detalhes contábeis da empresae configurar a lista deopções Permitir contabilização de faturas ematraso comoFatura de cliente.
Fatura obrigatóriaSelecione uma fatura obrigatória específica do país se você usa tipos de fatura para categorizar suas faturas em conformidade com os requisitos governamentais.O campo é exibido apenas se você configurou uma fatura obrigatória para a empresa em um país específico.Tipo de faturaSe você configurou a tarefaEdit Customer Invoice Layout Rulepara variar o layout por tipo de fatura, sua seleção pode determinar o layout da fatura. Exemplo: você pode querer que as faturas de projetos tenham um layout diferente das faturas de bens.Endereço de faturamentoEsse campo é exibido quando você insere um cliente. O Workday preenche automaticamente o endereço comercial principal da guia do perfil do cliente. Se você não define um endereço comercial principal, esse campo permanece em branco.Contato de faturamentoEsse campo é preenchido com base na guia no perfil do cliente. Se você não define um contato de faturamento por padrão aqui, esse campo permanece em branco.Esses contatos são os destinatários de e-mail das faturas de cliente.Você pode substituir os valores por padrão por outras opções na lista de opções, se disponíveis.Cliente de envioEndereço de envioEsses campos são exibidos apenas se a fatura do cliente tema opção Conexões comerciais de enviodefinida noMapa de conexõesno perfil do cliente.O Workday aplica oDepois de selecionar um cliente de envio, a listade opções Endereço de envioexibe todos os endereços de envio dasInformações de contatodo cliente de envio:- Que tenham uma data de vigência igual ou anterior à data atual.
- Aos quais você tem acesso.
Endereço de enviojunto com a regra fiscal do país de destino para candidatura o imposto por padrão . Se nenhum endereço tem um uso para envio, a lista de opções retorna o endereço comercial principal.Essa funcionalidade não candidatar-se a patrocinadores.Faturas relacionadasA lista de opções exibe todas as faturas creditadas que ainda não têm um novo faturamento para esta combinação de empresa e cliente. Você só pode selecionar uma fatura por vez.AjustesExibido se você seleciona umaFatura relacionada. Esse campo contém o ajuste de crédito correspondente à fatura relacionada. - Durante o preenchimentodas Informações adicionaisda fatura, considere:
Opção Descrição Projeto faturável(Opcional) Selecione um projeto faturável relacionado à empresa ou ao cliente. O Workday preenche automaticamente o campoWorktagsno cabeçalho com as worktags relacionadas ao projeto. O Workday também preenche automaticamente o campoProjeto faturávelna linha da fatura.Se você deixa esse campo em branco, pode associar uma fatura a mais de um projeto no nível de linha de fatura.Tipo de referênciaSelecione um tipo de referência com base nos requisito do país onde você conduz negócios.O Workday exibe esse campo dinamicamente quando o endereço da empresa e o endereço de faturamento do cliente estão em um destes países:- Boleto Bancário (Brazil)
- BPAY (Australia)
- ESR (Suíça)
- FIK-nummer (Dinamarca)
- KID-nummer (Noruega)
- OCR - número (Suécia)
- OGM-VCS (Bélgica)
- Viitenumber (Estonia)
- Viitenumero (Finlândia)
Número de referênciaQuando você seleciona um tipo de referência internacional, deve inserir umNúmero de referência decomprovação .Data de vencimentoO Workday calcula automaticamente essa data com base na data da fatura e nas condições de pagamento. Você pode substituir manualmente essa data inserindo uma nova no campoSubstituição da data de vencimento.Link de documentoSe você armazena documentos ou imagens de suporte em um repositório externo, insira o URL desse local. Depois de salvar a transação, o Workday exibe o URL como um hiperlink dinâmico para a imagem. Os aprovadores podem consultar este documento antes de aprovar a transação.O Workday valida o link para garantir que tenha um padrão de URI (ID Uniforme de Recursos) válido, conforme definido pelo administrador de segurança. Esse processo fornece segurança adicional para ajudar a evitar conteúdo malicioso em links externos.Para adicionar um URI válido, definaLink TypecomoCustomer Invoice Document Linkna tarefaManter validação de link externo. Quando o local do conteúdo externo é alterado, certifique-se de atualizar o URL no Workday. - Para preencher asInformações sobre o valor, considere:
Opção Descrição MoedaSe você definiu uma moeda específica no perfil do cliente, o Workday preenche automaticamente o campo com a moeda atribuída.Você tem a opção de alterá-la para qualquer uma das moedas aceitas.Valor de pagamento antecipado aplicadoLista o valor já aplicado a esta fatura. Esse valor é o valor pago antecipadamente compensado em relação às faturas de parcelas criadas na programação de faturamento. O Workday compensa automaticamente o valor pago antecipadamente e cria um valor negativo na linha de fatura.Nome do provedor de serviços fiscaisExibido quando você configura uma integração de serviços fiscais de terceiros com a opção de não declaração para a empresa da fatura . ConsulteConceito: integrações de serviços fiscais de terceiros .Valor do impostoO valor total de impostos da fatura de cliente, calculado pelo Workday ou importado de uma integração de serviços fiscais de terceiros.Menos o valor de retençãoCalcula quando oCódigo de imposto retido na fontetem umPonto de realizaçãodeFatura.Código fiscal por padrãoExibido quando você não configura uma integração fiscal de terceiros para a empresa da fatura .Você pode selecionar um código fiscal para o Workday preencher na substituição de linhas da fatura. Você também pode substituir o código fiscal por padrão que o Workday preenche com base em sua configuração de impostos e informações da fatura.Em faturas sem cliente de envio, o Workday preenche automaticamente o código fiscal do cliente de faturamento.Quando você seleciona um cliente e um endereço de entrega, o Workday aplica o código fiscal da regra de imposto sobre transações por padrão para o país de destino.Você pode configurar regras de exceção para substituir a seleção por padrão para empresas e clientes em faturas de cliente.Atualizar impostosExibido quando você não configura uma integração fiscal de terceiros para a empresa da fatura .Clique para recalcular impostos. Quando você clica emEnviartambém calcula impostos. - Durante o preenchimento da guiaLinhas de fatura, considere:
Opção Descrição EmpresaSe você habilita transações intercompanhias, tem mais de uma opção.Item de vendaQuando você seleciona um item de venda, o Workday preenche automaticamente alguns dos outros campos com base na definição do item de venda.O Workday preenche automaticamente até cinco recomendações para itens de venda no filtro de lista de opçõesRecomendadoquando você habilita as recomendações de aprendizado de máquina paraItem de vendana tarefaManter recomendações de opções de aprendizado de máquina.Código de mercadoriaPara exibir as opções nesta lista, primeiro configure os tipos de código de mercadoria e adicione os códigos de mercadoria. Consulte Criar códigos de mercadoria .Você pode selecionar somente um código ativo por tipo de código de mercadoria.Categoria de receitaA categoria de receita vincula o item às regras contábeis correspondentes que orientam o comportamento contábil. Ela também fornece detalhes adicionais para relatórios.Quando você seleciona um item de venda, o Workday preenche esse campo automaticamente.O Workday preenche automaticamente até cinco recomendações de categorias de receita no filtro de lista de opçõesRecomendadoquando você habilita as recomendações de aprendizado de máquina paraCategoria de receitana tarefaManter recomendações de opções de aprendizado de máquina.Preço unitárioPreenche o item de venda. Se as moedas do item de venda e da fatura forem diferentes, o Workday converterá automaticamente esse valor para a moeda da fatura.O Workday usa a taxa de conversão cambial atual, conforme definido em seu locatário.Liberado nas linhas da faturaAs linhas de fatura que descrevem valores de retenção liberados em uma fatura de cliente. ConsulteEtapas: criar retenção para faturas de cliente .Valor totalA quantidade multiplicada pelo preço unitário. Para itens de venda com precificação para grandes quantidades, o Workday usa este cálculo: (Preço unitário x Quantidade)/Unidade de medida cobrada nas quantidades de = Valor total.Para faturas pré-pagas, quando você insere um valor maior que os pagamentos antecipados recebidos, o Workday evita que você crie uma fatura.Linha de contratoSe você gera a fatura a partir de um contrato ou projeto, o Workday oferece várias opções para o tipo de linha de contrato. Conduz o ciclo de faturamento e receita.Receita diferidaPara faturas associadas a um contrato, o Workday marca automaticamente a caixa de seleção se há receita diferida naLinha de contratoassociada.O Workday também marca automaticamente a caixa de seleção quando oItem de vendatem receita diferida.Modelo de programação de reconhecimento de receitaEsse campo é exibido se você marca a caixa de seleçãoReceita diferidana linha de fatura. Selecione uma opção para associar a linha a ummodelo de programação de reconhecimento de receitaexistente para gerar parcelas.Endereço de remessaO Workday exibe essa lista de opções quando você habilita as opções de endereço de origem do faturamento e de origem do envio na tarefaEditar opções de conta de clientepara a empresa da fatura .O Workday preenche automaticamente o endereço de origem do envio quando o endereço principal da empresa da linha da fatura está sendo usado para o envio.Quando você:- Seleciona a mesma empresa na seçãoInformações da faturae emLinhas da fatura, o Workday preenche o mesmo endereço de origem do envio.
- Se você remove o endereço de origem do envio da seçãoInformações da fatura, o Workday preenche umalista de opções em branco do Endereço de origem do enviopara cada nova linha de fatura adicionada.
- Remove a empresa daslinhas de fatura, o Workday oculta a lista de opções.
- Altera a empresa da linha de fatura , o Workday preenche novamente a lista de opções com base nas novas configurações da empresa .
Cliente de envio eEndereço de envioPara cada linha de fatura, você pode alterar o cliente de expedição e o endereço associado a qualquer conexão que você define noMapa de conexõespara um determinado cliente.Os endereços de envio exibidos na lista de opções vêm do cliente de envio.Se você aplicar segurança segmentada, os clientes de envio e os endereços serão exibidos apenas para os usuários com acesso aos clientes.Se você fizer referência a umaLinha de contratona linha de fatura, o Workday exclui o cliente e o endereço de envio dessa linha.Essa funcionalidade não candidatar-se a patrocinadores.Aplicabilidade fiscalIndica se a linha de fatura é tributável ou não. Quando você configura a aplicabilidade fiscal como parte de uma regra fiscal para um item de venda, o Workday preenche automaticamente esse campo. Quando não há aplicabilidade associada ao item, o Workday aplica a regra fiscal para o país de destino. Se você não configurou as regras fiscais para o item de venda e o país, o Workday preenche automaticamente a aplicabilidade fiscal com base no item de venda ou na categoria de receita.Quando você habilita o imposto de terceiros para a empresa da fatura , o Workday preenche a aplicabilidade fiscal quando a integração é executada.Código fiscalO Workday preenche o valor do código fiscal com base no cabeçalho da fatura. Você pode substituir esse valor manualmente ou selecionando:- UmItem de vendaque tenha um código fiscal.
- UmCliente de envioeEndereço de enviona linha de fatura. Esses campos são exibidos apenas se o cliente de faturamento tiverConexões comerciais de envioconfiguradas noMapa de conexõespara o cliente.
Se você não configurou oMapa de conexõesou as regras de imposto sobre transações para um país, o Workday preenche automaticamente o código fiscal a partir doCliente de faturamento.Quando você habilita o imposto de terceiros para a empresa da fatura , o Workday preenche o código fiscal quando a integração é executada.Valor do imposto calculadoExibe o valor do imposto calculado por um serviço de integração fiscal de terceiros, quando você configura a opção de não declaração.O Workday preenche o valor do imposto calculado quando a integração fiscal de terceiros é executada.Código de imposto retido na fonteVocê pode selecionar a partir de códigos fiscais com pontos de realização deFaturaouAutorretenção de imposto na fatura de cliente. O Workday preenche automaticamente este campo quando você configura códigos de imposto retido na fonte nestas regras:- Regra de imposto retido na fonte para o país
- Regra de imposto retido na fonte para o item
Quando você habilita o imposto retido na fonte por terceiros para a empresa da fatura , o Workday preenche o código de imposto retido na fonte quando a integração é executada.Você não pode selecionar um código de imposto retido na fonte quando configura uma integração fiscal de terceiros com a opção de não declaração para a empresa da fatura . ConsulteConceito: integrações de serviços fiscais de terceiros .Tipo de data de competência do impostoSelecione o tipo de data de competência do imposto para a linha de fatura. O Workday requer o tipo de data de competência do imposto quando você especifica umCódigo de imposto sobre transaçõesem uma linha da fatura.- Para exibir esse campo, marque a caixa de seleçãoHabilitar configuração da data de competência do imposto para impostos sobre transaçõesna tarefaEditar definição de locatário - Finanças.
- O Workday preenche automaticamente o tipo de data de competência do imposto coma Data da fatura/ajustee usa o imposto sobre transações regulares.
- Quando você marca a caixa de seleçãoIVA sobre pagamentona tarefaEditar detalhes fiscais da empresa, o Workday automaticamente:
- Define o tipo de data de competência do imposto para aData de pagamento
- Usa o imposto sobre transações nos pagamentos.
Data de competência do impostoInsira a data de competência do imposto para determinar o período de imposto da transação.Esse campo é exibido quando você selecionaa Data de entrega de bens/prestação de serviçoscomo o tipo de data de competência do imposto.WorktagsAdicione worktags à linha de fatura para:- Facilitar a localização.
- Deixar claro sua finalidade corporativa.
- Habilitar relatórios multidimensionais.
As worktags relacionadas são provenientes por padrão dos dados selecionados na fatura. Quando há worktags relacionadas do mesmo tipo em itens de venda e categorias de receita, aquela do item de venda tem precedência porque é mais específica. O valor por padrão mais recente para um tipo de worktag substitui qualquer valor anterior.Para transações intercompanhias, o Workday adiciona automaticamente a worktagEmpresa afiliada intercompanhiaspara ajudar você a controlar receitas e despesas intercompanhias.Projeto faturávelDevem corresponder ao projeto faturável no cabeçalho, se você selecionou um. Caso contrário, você pode associar diferentes projetos faturáveis a diferentes linhas da fatura.Você também pode selecionar aFaseea Tarefapara o projeto ao qual atribuir a transação. Quando você associa uma linha de fatura a uma linha de contrato, qualquer fase e tarefa deve corresponder às fases e tarefas da linha de contrato. - (Opcional) Use a guiaImpostopara revisar um resumo de todos os códigos fiscais e suas aplicabilidades, conforme especificado nas linhas de fatura.Se várias linhas compartilham o mesmo código fiscal, essa guia as consolida e fornece um valor tributável total.Para atualizar essa guia, clique emAtualizar impostosna seçãoInformações sobre o valordo cabeçalho da fatura a ser preenchida com informações fiscais das linhas de fatura.
- (Opcional) Insira as substituições de taxa cambial na guiaTaxa cambial.Para faturas em moedas estrangeiras, você pode ajustar a taxa de conversão de acordo com as suas necessidades de negócios. O Workday exibe as alterações no campoTaxa cambial efetiva. O valor nesse campo é a taxa histórica usada pela contabilidade de reconhecimento de receita para converter os valores das parcelas na moeda do livro-razão. Todas as substituições que você insere fazem com que a caixa de seleçãoSubstituição de taxaseja marcada.
Opção Descrição Substituição de tipo de taxa cambialSubstitua o tipo de taxa usado para pesquisar a taxa cambial.Substituição de data de taxa cambialSubstitua a data usada para pesquisar a taxa cambial.Substituição manual de taxa cambialInsira uma taxa cambial para substituir a taxa cambial ou forneça uma taxa quando não há uma taxa por padrão disponível.Valores por padrãoEssa seção exibe a taxa cambial por padrão do seu locatário com base na data da fatura. - (Opcional) Acesse a guiaProgramação de pagamentopara criar programações de pagamento para a fatura com base em percentuais ou valores fixos.O Workday só ativa essa guia quando você ativa a configuraçãoHabilitar várias datas de vencimento em faturas de clientena tarefaEditar opções de conta de cliente.
- (Opcional) Acesse a guiaAnexospara adicionar os documentos de comprovação à fatura de cliente. Marque a caixa de seleçãoFornecer ao clientese quiser compartilhar o anexo com seus clientes. Se você também quer incluir o anexo no arquivo PDF, marque a caixa de seleçãoImprimir com fatura.Para adicionar anexos de referência dos seus relatórios de despesas ou encargos de fatura de fornecedor à fatura de cliente, selecione a listade opções Incluir anexos na faturana tarefaCriar programação de faturamento para contrato de cliente. A lista de opções é exibida quando você selecionaTransaçãocomo o tipo de faturamento.O Workday oferece suporte aos tipos de arquivo para anexos listados na tarefaEditar definição de locatário - Sistema.Depois de enviar a fatura, você pode visualizar estes detalhes na guia de anexos:
Opção Descrição Soma do tamanho dos anexos de impressão com faturaExibe o tamanho total de todos os anexos que você imprime com a fatura.Você pode usar esse campo no processo de negóciosEvento de envio de fatura de cliente por e-mailpara configurar notificações por e-mail.Referência do anexoExibe o relatório de despesas relacionado ou a linha do relatório de despesas para a origem do anexo.Para detalhar esse link, você precisa acessar o relatório de despesas.
- Quando você envia a fatura:
- O Workday inicia o processo de negóciosEvento de fatura de clientepara revisão e aprovação. Se a definição de processo de negócios inclui uma etapa de aprovação , os revisores podem modificar a fatura do cliente antes de aprová-la.
- O Workday marca a fatura como uma fatura intercompanhias direta quando oCliente de faturamentoé uma empresa que opera como cliente.
- Para transações intercompanhias, o Workday também inicia o processo de negóciosIniciar evento intercompanhias de fatura de clientequando ele está configurado como uma etapa no processo de negóciosEvento de fatura de cliente. O Workday aplica a aprovação apenas à empresa especificada no cabeçalho da fatura. Quando você recusa a aprovação, o Workday encerra o processo.
- Para imprimir automaticamente a fatura de cliente depois de você gerá-la no Workday, edite o processo de negóciosEvento de fatura de clientee adicione uma nova etapa.
- Defina oTipocomoServiçoeEspecificarcomoServiço de impressão de fatura de cliente.
- Para imprimir a fatura com um tipo de tarefa de impressãoFinal, adicione a etapa de serviço após a etapa de aprovação e defina a etapa de aprovação como final.
- Para faturamento eletrônico, definaEspecificarcomoFaturamento eletrônico via regras de entrega de documentoscomo a etapa de serviço para acionar a integração de fatura eletrônica da sua escolha.
- Você também pode iniciar a integração da fatura eletrônica automaticamente adicionando a etapa de serviçoIntegraçãoao processo de negóciosEvento de fatura de cliente. Essa opção requer que você defina uma regra de condição na etapa de integração para garantir que a integração da fatura eletrônica seja iniciada somente quando o Workday gerar um PDF da fatura após a última tarefa de impressão.
- Para enviar automaticamente por e-mail um arquivo PDF de fatura de cliente assim que você imprime o documento, adicione uma nova etapa e defina o serviçoTipocomoServiçoeEspecificarcomoserviço Enviar fatura de cliente por e-mail.
- O uso do indicador de receita diferida aciona a regra contábil de conta de receita diferida.
- O Workday cria lançamentos operacionais automaticamente na moeda da empresa para transações aprovadas. Se as moedas da transação e da empresa forem diferentes, o Workday converte os valores na moeda da empresa .
- O Workday processa a contabilidade após a conclusão do processo de negócios e usa a regra contábil de contas a receber para registrar os pagamentos vencidos do cliente.
- Quando você imprime a fatura, o Workday inclui as informações do anexo na tarefa de impressão que você pode expandir para visualizar os detalhes.
Depois da aprovação da fatura:
- Use o relatórioLocalizar faturas de clientepara acessar e atualizar as faturas existentes que você salva ou envia.
- Se a fatura não estiver associada a um contrato e tiver receita diferida, crie uma programação de reconhecimento de receita.
- Você pode modificar a fatura de cliente usando as tarefas Criar ajuste, Alterar, Cancelar, Editar fatura aprovada, Imprimir ou Dar baixa no menu de ações relacionadas.
- Consolide faturas de cliente.
- Registre o pagamento do cliente.
- Envie faturas por e-mail.
- Para visualizar a lista de relatórios e suas descrições já fornecidos pela Workday, acesseRelatórios padrão do Workdaye selecione a opçãoContas de cliente.
- Liquide faturas de cliente. O processo de liquidação cria e liquida os pagamentos faturados. Quando o processo é concluído, o Workday atualiza os lançamentos contábeis para cada pagamento.