Criar faturas de cliente

Administrator Guide

Configure o processo de negócios Evento de fatura de cliente
e a política de segurança na área funcional Customer Accounts.

Para encaminhar a fatura para um aprovador designado, configure o grupo de segurança Aprovadores nas etapas de aprovação e revisão do processo de negócios Evento de fatura de cliente
.

Se estiver usando tipos de fatura, configure os tipos de fatura obrigatória por país.

Se estiver usando um número de fatura sem interrupções, configure as regras do gerador de sequências e habilite a funcionalidade de sequência sem interrupções.

Para transações intercompanhias, configure perfis intercompanhias. Consulte Definir perfis intercompanhias.

Segurança: domínios Process: Customer Invoice - Core
e Reports: Customer Invoice Referenced Attachments - Supplier Invoice
na área funcional Customer Accounts.

Uma fatura de cliente permite que você registre um evento de vendas e crie a contabilidade de contas a receber. Você pode criar uma fatura de cliente para:

Expedição de bens.

Entrega de um serviço

Programação de faturamento

Projetos, assinaturas ou associações.

Acesse a tarefa

Criar fatura de cliente

Durante o preenchimento das

Informações da fatura

, considere:

Opção	Descrição
Empresa	A empresa é a proprietária da fatura. Você pode usá-lo como um parâmetro para atribuir o imposto retido na fonte por padrão.
Endereço de faturamento Endereço de envio	O Workday só exibe essas listas de opções quando você habilitou as opções de endereço de origem da fatura e de expedição na tarefa Editar opções de conta de cliente para a empresa da fatura. O Workday preenche automaticamente: Endereço de faturamento quando o endereço principal da empresa está sendo usado para faturamento. Endereço de envio quando o endereço principal da empresa está sendo usado para envio. Quando você: Remover a empresa, o Workday oculta as listas de opções. Altera a empresa, o Workday preenche novamente as listas de opções com base nas novas configurações da empresa. Edita o endereço exibido na lista de opções de endereço de faturamento ou de expedição no perfil da empresa, o Workday preenche novamente as listas de opções com base no novo endereço.
Cliente	Sua seleção de cliente preenche outras informações da fatura com base na definição do cliente, como código fiscal, condições de pagamento e forma de pagamento. Para concessões, você pode selecionar um patrocinador nesse campo em vez de um cliente.
Data da fatura	O Workday usa essa data para contabilizar a fatura no primeiro período do livro-razão em aberto. Se o Workday não localizar um período do livro-razão em aberto, ele definirá o status da fatura como Erro .
Data contábil	A Data contábil que você insere deve estar em um período contábil atual ou anterior em aberto. Exemplo: você fornece um serviço, mas não cria a fatura até o próximo período contábil. Em seguida, você pode selecionar a data do serviço como a data contábil. Dependendo de como você configura a contabilidade da empresa, a Data contábil pode ser opcional ou obrigatória. Essa data é igual à Data da fatura por padrão. Você também pode configurá-lo para usar: Data da aprovação acessando a tarefa Editar detalhes contábeis da empresa . Accounting in Arrears acessando a tarefa Editar detalhes contábeis da empresa e definindo a lista de opções Permitir contabilização de faturas em atraso como Fatura de cliente .
Tipo de fatura obrigatória	Selecione uma fatura obrigatória específica do país se você usar tipos de fatura para categorizar suas faturas em conformidade com os requisitos governamentais. O campo é exibido apenas se você configurou uma fatura obrigatória para a empresa em um país específico.
Tipo de fatura	Se você configurou a tarefa Edit Customer Invoice Layout Rule para variar o layout por tipo de fatura, sua seleção pode determinar o layout da fatura. Exemplo: talvez você queira que as faturas de projeto tenham um layout diferente das faturas de bens.
Endereço de faturamento	Esse campo é exibido quando você insere um cliente. O Workday preenche automaticamente o endereço comercial principal na guia Endereços e contatos Informações de contato do perfil do cliente. Se você não define um endereço comercial principal, esse campo permanece em branco.
Contato de faturamento	Esse campo é preenchido com base na guia Endereços e contatos do cliente no perfil do cliente. Se você não define um contato de faturamento por padrão aqui, esse campo permanece em branco. Esses contatos são os destinatários de e-mail das faturas de cliente. Você pode substituir os valores por padrão por outras opções na lista de opções, se disponíveis.
Cliente de envio Endereço de envio	Esses campos são exibidos apenas se a fatura do cliente tem Conexões comerciais de envio definidas no Mapa de conexões no perfil do cliente. Depois de selecionar um cliente de envio, a lista de opções Endereço de envio exibe todos os endereços de entrega das Informações de contato do cliente de envio que: Têm uma data de vigência igual ou anterior à data atual. Aos quais você tem acesso. O Workday aplica o Endereço de envio junto com a regra fiscal para o país de destino para aplicação de imposto por padrão. Se nenhum endereço tem um uso para envio, a lista de opções retorna o endereço comercial principal. Essa funcionalidade não se aplica a patrocinadores.
Faturas relacionadas	A lista de opções exibe todas as faturas creditadas que ainda não têm uma refaturação para esta combinação de empresa e cliente. Você só pode selecionar uma fatura por vez.
Ajustes	Exibida se você selecionar uma Fatura relacionada . Esse campo contém o ajuste de crédito correspondente à fatura relacionada.

Durante o preenchimento de

Informações adicionais

para a fatura, considere:

Opção	Descrição
Projeto faturável	(Opcional) Selecione um projeto faturável relacionado à empresa ou cliente. O Workday preenche automaticamente o campo Worktags no cabeçalho com as worktags relacionadas ao projeto. O Workday também preenche automaticamente o campo Projeto faturável na linha da fatura. Se você deixa esse campo em branco, pode associar uma fatura a mais de um projeto no nível de linha de fatura.
Tipo de referência	Selecione um tipo de referência com base nos requisitos do país onde você conduz negócios. O Workday exibe esse campo dinamicamente quando o endereço da empresa e o endereço de faturamento do cliente estão em um destes países: Boleto bancário (Brasil) BPAY (Austrália) ESR (Suíça) FIK-nummer (Dinamarca) KID-nummer (Noruega) Número - OCR (Suécia) OGM-VCS (Bélgica) Viitenumber (Estônia) Viitenumero (Finlândia)
Número de referência	Quando você seleciona um tipo de referência internacional, deve inserir um Número de referência de comprovação.
Data de vencimento	O Workday calcula automaticamente essa data com base na data da fatura e nas condições de pagamento. Você pode substituir manualmente essa data inserindo uma nova no campo Substituição da data de vencimento .
Link do documento	Se você armazena documentos ou imagens de suporte em um repositório externo, insira o URL desse local. Depois de salvar a transação, o Workday exibe o URL como um hiperlink dinâmico para a imagem. Os aprovadores podem consultar este documento antes de aprovar a transação. O Workday valida o link para garantir que tenha um padrão de URI (ID Uniforme de Recursos) válido, conforme definido pelo administrador de segurança. Esse processo fornece segurança adicional para ajudar a evitar conteúdo malicioso em links externos. Para adicionar um URI válido, defina o Tipo de link como Customer Invoice Document Link na tarefa Maintain External Link Validation . Quando o local do conteúdo externo é alterado, certifique-se de atualizar o URL no Workday.

Durante o preenchimento das

Informações sobre o valor

, considere:

Opção	Descrição
Moeda	Se você definiu uma moeda específica no perfil do cliente, o Workday preenche automaticamente o campo com a moeda atribuída. Você tem a opção de alterá-la para qualquer uma das moedas aceitas.
Valor de pagamento antecipado aplicado	Lista o valor já aplicado a esta fatura. Esse valor é o valor pago antecipadamente compensado em relação às faturas de parcela criadas dentro da programação de faturamento. O Workday compensa automaticamente o valor pago antecipadamente e cria um valor negativo na linha da fatura.
Nome do serviço fiscal	Exibido quando você configura uma integração de serviços fiscais de terceiros com a opção de não declaração para a empresa da fatura. Consulte Conceito: integrações de serviços fiscais de terceiros.
Valor do imposto	O valor total do imposto para a fatura do cliente, calculado pelo Workday ou importado de uma integração de serviços fiscais de terceiros.
Menos valor retido na fonte	Calcula quando o Código de imposto retido na fonte tem um Ponto de realização de Fatura .
Código fiscal por padrão	Exibido quando você não configura uma integração fiscal de terceiros para a empresa da fatura. Você pode selecionar um código fiscal para o Workday preencher na substituição de linhas da fatura. Você também pode substituir o código fiscal por padrão que o Workday preenche com base em sua configuração fiscal e informações de fatura. Em faturas sem cliente de envio, o Workday preenche automaticamente o código fiscal do cliente de faturamento. Quando você seleciona um cliente de envio e um endereço, o Workday aplica o código fiscal da regra de imposto sobre transações por padrão para o país de destino. Você pode configurar regras de exceção para substituir a seleção por padrão para empresas e clientes em faturas de cliente.
Atualizar imposto	Exibido quando você não configura uma integração fiscal de terceiros para a empresa da fatura. Clique para recalcular os impostos. Clicar em Enviar também calcula os impostos.

Para preencher a guia

Linhas de fatura

, considere:

Opção	Descrição
Empresa	Se você habilita transações intercompanhias, tem mais de uma opção.
Item de venda	Quando você seleciona um item de venda, o Workday preenche automaticamente alguns dos outros campos com base na definição do item de venda. O Workday preenche automaticamente até cinco recomendações de itens de venda no filtro da lista de opções Recomendado quando você habilita as recomendações de aprendizado de máquina para Item de venda na tarefa Manter recomendações da lista de opções de aprendizado de máquina .
Código de mercadoria	Para exibir opções nesta lista de opções, primeiro configure os tipos de código de mercadoria e adicione os códigos de mercadoria. Consulte Etapas: criar códigos de mercadoria. Você pode selecionar apenas um código ativo por tipo de código de mercadoria.
Categoria de receita	A categoria de receita vincula o item às regras de lançamento contábil correspondentes que orientam o comportamento contábil. Também fornece detalhes adicionais para geração de relatórios. Quando você seleciona um item de venda, o Workday preenche esse campo automaticamente. O Workday preenche automaticamente até cinco recomendações de categorias de receita no filtro da lista de opções Recomendado quando você habilita recomendações de aprendizado de máquina para Categoria de receita na tarefa Manter recomendações da lista de opções de aprendizado de máquina .
Preço unitário	É preenchido com base no item de venda. Se as moedas do item de venda e da fatura forem diferentes, o Workday converte automaticamente esse valor para a moeda da fatura. O Workday usa a taxa de conversão cambial atual, conforme definido em seu locatário.
Liberado nas linhas da fatura	As linhas de fatura que descrevem os valores de retenção liberados em uma fatura de cliente. Consulte Etapas: criar retenção para faturas de cliente.
Valor total	A quantidade multiplicada pelo preço unitário. Para itens de venda com precificação para grandes quantidades, o Workday usa este cálculo: (Preço unitário x Quantidade)/Unidade de medida cobrada nas quantidades de = Valor total. Para faturas pré-pagas, quando você insere um valor maior do que os pagamentos antecipados recebidos, o Workday impede que você crie a fatura.
Linha de contrato	Se você gerar a fatura a partir de um contrato ou projeto, o Workday oferece várias opções para o tipo de linha de contrato. Ela orienta o ciclo de faturamento e receita.
Receita diferida	Para faturas associadas a um contrato, o Workday marca automaticamente a caixa de seleção se houver receita diferida na Linha de contrato associada. O Workday também marca automaticamente a caixa de seleção quando o Item de venda tem receita diferida.
Modelo de programação de reconhecimento de receita	Esse campo é exibido se você marca a caixa de seleção Receita diferida na linha da fatura. Selecione uma opção para associar a linha a um Modelo de programação de reconhecimento de receita existente para gerar parcelas.
Endereço de envio	O Workday exibe essa lista de opções quando você habilitou as opções de endereço de origem da fatura e de expedição na tarefa Editar opções de conta de cliente para a empresa da fatura. O Workday preenche automaticamente o endereço de envio quando o endereço principal da empresa da linha da fatura está em uso para expedição. Quando você: Seleciona a mesma empresa na seção Informações da fatura e em Linhas de fatura , o Workday preenche o mesmo endereço de envio. Remover o endereço de envio da seção Informações da fatura , o Workday preenche uma lista de opções Endereço de envio em branco para cada nova linha de fatura que você adiciona. Remover a empresa de Linhas de fatura , o Workday oculta a lista de opções. Altera a empresa da linha de fatura, o Workday preenche novamente a lista de opções com base nas novas configurações da empresa.
Cliente de envio e Endereço de envio	Para cada linha de fatura, você pode alterar o cliente de expedição e o endereço associado a qualquer conexão que você definir no Mapa de conexões para um determinado cliente. Os endereços de envio exibidos na lista de opções vêm do cliente de envio. Se você aplicar segurança segmentada, os clientes de envio e os endereços serão exibidos apenas para os usuários com acesso aos clientes. Se você faz referência a uma Linha de contrato na linha da fatura, o Workday limpa o cliente de envio e o endereço dessa linha. Essa funcionalidade não se aplica a patrocinadores.
Aplicabilidade fiscal	Indica se a linha da fatura é tributável ou não. Quando você configura a aplicabilidade fiscal como parte de uma regra fiscal para um item de venda, o Workday preenche automaticamente esse campo. Quando não há aplicabilidade associada ao item, o Workday aplica a regra fiscal para o país de destino. Se você não configurou as regras fiscais para o item de venda e o país, o Workday preenche automaticamente a aplicabilidade fiscal com base no item de venda ou na categoria de receita. Quando você habilita o imposto de terceiros para a empresa da fatura, o Workday preenche a aplicabilidade fiscal quando a integração é executada.
Código fiscal	O Workday preenche o valor do código fiscal do cabeçalho da fatura. Você pode substituir esse valor manualmente ou selecionando: Um Item de venda que tem um código fiscal. Um Cliente de envio e um Endereço de envio na linha da fatura. Esses campos são exibidos apenas se o cliente de faturamento tiver Conexões comerciais de envio configuradas no Mapa de conexões para o cliente. Se você não configurou o Mapa de conexões ou as regras de imposto sobre transações para um país, o Workday preenche automaticamente o código fiscal do Cliente de faturamento . Quando você habilita o imposto de terceiros para a empresa da fatura, o Workday preenche o código fiscal quando a integração é executada.
Valor do imposto calculado	Exibe o valor do imposto calculado por um serviço de integração fiscal de terceiros quando você configura a opção de não declaração. O Workday preenche o valor do imposto calculado quando a integração fiscal de terceiros é executada.
Código de imposto retido na fonte	Você pode selecionar a partir de códigos fiscais com pontos de realização de Fatura ou Autorretenção na fonte da fatura de cliente . O Workday preenche automaticamente esse campo quando você configura códigos de imposto retido na fonte nestas regras: Regra de imposto retido na fonte para o país Regra de imposto retido na fonte para o item Quando você habilita o imposto retido na fonte por terceiros para a empresa da fatura, o Workday preenche o código de imposto retido na fonte quando a integração é executada. Você não pode selecionar um código de imposto retido na fonte quando configura uma integração fiscal de terceiros com a opção de não declaração para a empresa da fatura. Consulte Conceito: integrações de serviços fiscais de terceiros.
Tipo de data de competência do imposto	Selecione o tipo de data de competência do imposto para a linha da fatura. O Workday requer o tipo de data de competência do imposto quando você especifica um Código de imposto sobre transações em uma linha de fatura. Para exibir esse campo, marque a caixa de seleção Habilitar configuração da data de competência do imposto para impostos sobre transações na tarefa Editar definição de locatário - Finanças . O Workday preenche automaticamente o tipo de data de competência do imposto com a Data da fatura/ajuste e usa o imposto sobre transações regulares. Quando você marca a caixa de seleção IVA sobre pagamento na tarefa Editar detalhes fiscais da empresa , o Workday automaticamente: Define o tipo de data de competência do imposto para a Data de pagamento Usa o imposto sobre transações nos pagamentos.
Data de competência do imposto	Insira uma data de competência do imposto para determinar o período fiscal da transação. Esse campo é exibido quando você seleciona Data de entrega de bens/serviços como o tipo de data de competência do imposto.
Worktags	Adicione worktags à linha da fatura para: Facilite a localização. Deixar claro sua finalidade corporativa. Habilitar relatórios multidimensionais. Worktags relacionadas são por padrão a partir dos dados selecionados na fatura. Quando existem worktags relacionadas do mesmo tipo em itens de venda e categorias de receita, a do item de venda tem precedência porque é mais específica. O valor por padrão mais recente para um tipo de worktag substitui qualquer valor anterior. Para transações intercompanhias, o Workday adiciona automaticamente a worktag Empresa afiliada intercompanhias para ajudá-lo a controlar receitas e despesas entre empresas intercompanhias.
Projeto faturável	Deve corresponder ao projeto faturável no cabeçalho, se você selecionou um. Caso contrário, você pode associar diferentes projetos faturáveis a diferentes linhas de fatura. Você também pode selecionar a Fase e a Tarefa específicas do projeto às quais atribuir a transação. Quando você associa uma linha de fatura a uma linha de contrato, todas as fases e tarefas devem corresponder às fases e tarefas da linha de contrato.

(Opcional) Use a guia

Imposto

para revisar um resumo de todos os códigos fiscais e suas aplicabilidades conforme especificado nas linhas da fatura.

Se várias linhas compartilham o mesmo código fiscal, essa guia as consolida e fornece um valor tributável total.

Para atualizar essa guia, clique em

Atualizar impostos

na seção

Informações sobre o valor

do cabeçalho da fatura para preencher com as informações fiscais das linhas da fatura.

(Opcional) Insira substituições de taxas cambiais na guia

Taxa cambial

Para faturas em moeda estrangeira, você pode ajustar a taxa de conversão para atender às suas necessidades comerciais. O Workday exibe as alterações no campo

Taxa cambial efetiva

. O valor nesse campo é a taxa histórica usada pela contabilidade de reconhecimento de receita para converter os valores das parcelas na moeda do livro-razão. Todas as substituições inseridas acionam a caixa de seleção

Substituição de taxa

Opção	Descrição
Substituição de tipo de taxa cambial	Substitua o tipo de taxa usado para pesquisar a taxa cambial.
Substituição de data da taxa cambial	Substitua a data usada para pesquisar a taxa cambial.
Substituição manual da taxa cambial	Para substituir a taxa cambial ou fornecer uma taxa quando uma taxa por padrão não está disponível, insira uma taxa cambial.
Valores por padrão	Essa seção exibe a taxa cambial por padrão para seu locatário com base na data da fatura.

(Opcional) Acesse a guia

Anexos

para adicionar os documentos de comprovação à fatura do cliente. Marque a caixa de seleção

Fornecer ao cliente

se quiser compartilhar o anexo com seus clientes. Se você também quiser incluir o anexo no arquivo PDF, marque também a caixa de seleção

Imprimir com fatura

Para adicionar anexos de referência de seus relatórios de despesas ou encargos de fatura de fornecedor na fatura de cliente, selecione a lista

de opções Incluir anexos na fatura

na tarefa

Criar programação de faturamento para contrato de cliente

. A lista de opções é exibida quando você seleciona Transação
como o tipo de faturamento.

O Workday oferece suporte aos tipos de arquivo para anexos listados na tarefa

Editar definição de locatário - Sistema

Depois de enviar a fatura, você pode visualizar estes detalhes na guia de anexos:

Opção	Descrição
Soma do tamanho de impressão com anexos de fatura	Exibe o tamanho total de todos os anexos que você imprime com a fatura. Você pode usar esse campo no processo de negócios Evento de envio de fatura de cliente por e-mail para configurar notificações por e-mail.
Referência do anexo	Exibe o relatório de despesas relacionado ou a linha do relatório de despesas para a origem do anexo. Para detalhar esse link, você precisa acessar o relatório de despesas.

Quando você envia a fatura:

O Workday inicia o processo de negócios Evento de fatura de cliente
para revisão e aprovação. Se a definição de processo de negócios inclui uma etapa de aprovação, os revisores podem modificar a fatura do cliente antes de aprová-la.

O Workday marca a fatura como uma fatura intercompanhias direta quando o

Cliente de faturamento

é uma empresa que opera como cliente.

Para transações intercompanhias, o Workday também inicia o processo de negócios Iniciar evento intercompanhias de fatura de cliente
quando ele é configurado como uma etapa no processo de negócios Evento de fatura de cliente
. O Workday aplica a aprovação apenas à empresa especificada no cabeçalho da fatura. Quando você recusa a aprovação, o Workday encerra o processo.

Para imprimir a fatura de cliente automaticamente depois de gerar uma fatura de cliente no Workday, edite o processo de negócios Evento de fatura de cliente
e adicione uma nova etapa.

Defina o

Tipo

como Serviço
e

Especificar

como Serviço de impressão de fatura de cliente
.

Para imprimir a fatura com um tipo de tarefa de impressão Final
, adicione a etapa de serviço após a etapa de aprovação e defina a etapa de aprovação como final.

Para faturamento eletrônico, defina

Especificar

como Faturamento eletrônico via regras de entrega de documentos
como a etapa de serviço para acionar a integração de fatura eletrônica desejada.

Você também pode iniciar a integração da fatura eletrônica automaticamente adicionando a etapa de serviço Integração
ao processo de negócios Evento de fatura de cliente
. Essa opção requer que você defina uma regra de condição na etapa Integração para garantir que a integração da fatura eletrônica seja iniciada somente quando o Workday gerar um PDF da fatura após a última tarefa de impressão.

Para enviar automaticamente por e-mail um arquivo PDF de fatura de cliente assim que você imprime o documento, adicione uma nova etapa e defina o

Tipo

como Serviço
e

Especificar

como Serviço de fatura de cliente por e-mail
.

O uso do indicador de receita diferida aciona a regra de lançamento em conta de receita diferida.

O Workday cria automaticamente lançamentos operacionais na moeda da empresa para transações aprovadas. Se as moedas da transação e da empresa forem diferentes, o Workday converte os valores para a moeda da empresa.

O Workday processa a contabilidade após a conclusão do processo de negócios e usa a regra de lançamento em conta Contas a receber para registrar os pagamentos devidos do cliente.

Quando você imprime a fatura, o Workday inclui as informações do anexo na tarefa de impressão que você pode detalhar para visualizar os detalhes.

Após a aprovação da fatura:

Use o relatório

Localizar faturas de cliente

para acessar e atualizar faturas existentes que você salva ou envia.

Se a fatura não estiver associada a um contrato e tiver receita diferida, crie uma programação de reconhecimento de receita.

Você pode modificar a fatura do cliente usando as tarefas Criar ajuste, Alterar, Cancelar, Editar fatura aprovada, Imprimir ou Dar baixa no menu de ações relacionadas.

Consolidar faturas de cliente.

Registre o pagamento do cliente.

Enviar faturas por e-mail.

Para visualizar a lista de relatórios fornecidos pelo Workday e suas descrições, acesse

Relatórios padrão do Workday

e selecione a opção Contas de cliente
.

Liquidar faturas de cliente. O processo de liquidação cria e liquida os pagamentos faturados. Quando o processo é concluído, o Workday atualiza os lançamentos contábeis de cada pagamento.

Conceito: moeda da transação

Registrar pagamentos de cliente

Etapas: usar liquidação

Definir aplicabilidade fiscal para transações financeiras

Etapas: configurar alíquotas de imposto retido na fonte

Etapas: definir impostos para transações de receita

Etapas: dar baixa de contas a receber

Definir opções de fatura de cliente para uma empresa

O próximo nível: manutenção de fatura de cliente

Próximo nível: faturamento intercompanhias direto

Publicação de Novidades da 2021R2: Início da impressão automática de fatura e do início da integração de fatura eletrônica

Nota da versão da funcionalidade 2024R2: opções de local de suprimento de fatura de cliente

Nota da versão da funcionalidade 2025R1: códigos locais de mercadoria nas linhas de fatura

Exemplo: definir impostos de terceiros para faturas de cliente