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Administrator Guide
Última atualização: 2023-06-23
Etapas: definir faturas de cliente

Etapas: definir faturas de cliente

  • Configure o processo de negócios
    Evento de fatura de cliente
     e a política de segurança na área funcional Customer Accounts.
Você pode agilizar a criação de faturas configurando as faturas de cliente para que elas preencham detalhes de pagamento, revisem correspondências de fatura, apliquem verificação de orçamento, encaminhem para um aprovador atribuído e muito mais.
  1. Configure o domínio de segurança
    Process: Customer Invoice (NEW)
     na área funcional Customer Accounts. Esse domínio concede acesso a usuários com funções com base na empresa ou sem restrições para gerenciar faturas de cliente. Você pode conceder permissões em vários subdomínios para ter um controle mais granular das ações de fatura de cliente.
  2. Configure o processo de negócios
    Evento de fatura de cliente
     para garantir a precisão do processamento de faturamento, impressão e envio por e-mail.
    1. Na política de segurança do processo de negócios
      Evento de fatura de cliente
      , inclua o grupo de segurança Aprovadores nas ações Aprovação e Revisão. Essa configuração permite que você encaminhe uma fatura de cliente para um aprovador designado na sua organização.
      Certifique-se de que o iniciador tenha acesso a estes domínios de segurança:
      • Domínio
        Access Customer (Segmented)
      • Domínio
        Process: Customer Invoice - Core
      • Roles - Company
         Security Group Types
      • Roles - Customer
         Security Group Types
      Além disso, conceda as permissões de integração ao domínio
      Access Customer (segmented)
       e os acessos
      Get
       e
      Put
       a estes domínios:
      • Integration Event
      • Process: Electronic Invoices
    2. Edite o processo de negócios
      Evento de fatura de cliente
       e defina a etapa de ação
      Iniciar evento intercompanhias de fatura de cliente
       para transações intercompanhias.
      O Workday aplica a aprovação apenas à empresa especificada no cabeçalho da fatura. Quando você recusa a aprovação, o Workday encerra o processo.
    3. Defina a etapa
      Serviço de impressão de fatura de cliente
       no processo de negócios
      Evento de fatura de cliente
       para imprimir faturas de cliente automaticamente.
      Para imprimir a fatura com um tipo de tarefa de impressão
      Final
      , adicione a etapa de serviço após a etapa de aprovação e defina a etapa de aprovação como final.
    4. Defina a etapa de serviço
      Faturamento eletrônico via regras de entrega de documentos
       no processo de negócios
      Evento de fatura de cliente
       para faturamento eletrônico.
    5. Defina a etapa de serviço
      Enviar fatura de cliente por e-mail
       no processo de negócios
      Evento de fatura de cliente
       para enviar automaticamente por e-mail um arquivo PDF de fatura de cliente assim que você imprime o documento.
    6. Defina a etapa de serviço
      Integração
       no processo de negócios
      Evento de fatura de cliente
       para iniciar automaticamente a integração da fatura eletrônica.
      Defina uma regra de condição na etapa Integração para garantir que a integração da fatura eletrônica seja iniciada somente quando o Workday gera um PDF da fatura após a última tarefa de impressão.
  3. Para liquidar transações intercompanhias, estabeleça o relacionamento entre empresas.
  4. Para criar IDs exclusivas para faturas, créditos, débitos e refaturamentos, configure uma numeração exclusiva de faturas no nível do locatário ou para empresas individuais. Quando você define uma configuração no nível da empresa, ela substitui a configuração no nível de locatário dessa empresa.
  5. Quando você usa um número de fatura sem interrupções, configure as regras do gerador de sequências e habilite a funcionalidade de sequência sem interrupções.
  6. (Opcional) Acesse a tarefa
    Manter tipos de fatura por país
     para configurar a fatura obrigatória com base no país com a opção
    Uso de tipo de fatura
     de
    Faturas de cliente
    .
    Segurança: domínio
    Set Up: Tax
     na área funcional Common Financial Management.
  7. (Opcional) Acesse a tarefa
    Editar detalhes contábeis da empresa
     e selecione a opção
    Fatura de cliente
     na lista de opções
    Permitir contabilização por data de aprovação
     para usar a data da aprovação como a data contábil nas suas faturas e ajustes de cliente, ou quando quiser solicitar números de sequência de documentos por data contábil.
    Segurança: domínio
    Set Up: Company Accounting
     na área funcional Common Financial Management.
  8. (Opcional) Acesse a tarefa
    Editar opções de conta de cliente
     e marque a caixa de seleção
    Impedir alterações na fatura após tarefa de impressão final
     para uma empresa da sua escolha a fim de impedir alterações em uma fatura aprovada e impressa.
    Depois que você habilita essa funcionalidade, não pode desabilitá-la se tiver gerado faturas.
    Depois que uma fatura tem o status
    Aprovada
     e o tipo de tarefa de impressão tem o status
    Final
    , você não pode mais cancelar ou alterar essa fatura nem atualizar as linhas de fatura de uma determinada empresa. O Workday também define um campo
    Data de finalização
     na página
    Visualizar fatura de cliente
    .
    Segurança: domínios
    Set Up: Customer Accounts
     na área funcional Customer Accounts e
    Set Up: Company General
     na área funcional Common Financial Management.
Depois de definir a fatura, você pode:
  • Criar faturas únicas ou consolidadas.
  • Ajustar, copiar, alterar ou cancelar faturas.
  • Editar faturas aprovadas.
  • Use a funcionalidade de criação de crédito e refaturamento para criar uma fatura corrigida quando você faturar uma fatura incorretamente
  • Gerenciar faturas e colocá-las em litígio, cobrança ou suspensão de pagamento.
  • Imprimir e enviar faturas por e-mail.