Considerações para a definição: gestão de subvenções

Administrator Guide

Você pode usar este tópico como ajuda para tomar decisões ao planejar sua configuração e uso do Workday Grants Management. O tópico explica:

Por que essa definição é útil

Como essa definição é integrada ao Workday

Impactos consequentes e interações entre produtos

Requisitos de segurança e configurações de processos de negócios

Perguntas e limitações a considerar antes da implementação

Consulte as instruções detalhadas da tarefa para obter todos os detalhes de configuração.

Apresentação

A Gestão de subvenções do Workday fornece uma plataforma abrangente que permite configurar e gerenciar os diferentes componentes de uma concessão, incluindo:

Faturamento de concessão

Contratos de concessão

Propostas de concessão

Certificações de dedicação

Instalações e administração (F&A) ou custos indiretos

Reconhecimento de receita

Informações do patrocinador

Vantagens para a empresa

Calcular os custos de F&A associados às suas despesas de concessão.

Certificar os esforços dos colaboradores com dados em tempo real do Workday Payroll e do HCM.

Ajudar a garantir a conformidade com seus contratos de concessão.

Usar dados do Workday Financials e de outras fontes de despesas para obter contas precisas de suas despesas em relação aos limites de concessão.

Casos de uso

Faturar os patrocinadores pelos custos diretos e indiretos de suas concessões.

Impor limites de faturamento, salários máximos e restrições de despesas aos prêmios.

Mapear categorias de despesas internas para categorias de despesas do patrocinador.

Substitua ou recuse as taxas de custo F&A ao renegociá-las com seus patrocinadores.

Notificá-lo sobre tarefas e relatórios fora do Workday que você precisa concluir para manter seus prêmios.

Preparar relatórios de certificação de dedicação para patrocinadores do governo dos EUA.

Monitorar várias subvenções, datas de linha de concessão e destinatários secundários em suas concessões.

Perguntas a considerar

Pergunta	Consideração
O financiamento da sua concessão é patrocinado ou tem custo compartilhado?	Você pode criar um tipo de fundo para indicar se ele: É financiado pelo patrocinador ou tem custo compartilhado. Tem restrições de despesas No Workday, você pode criar contratos de concessão com fundos patrocinados ou de custo compartilhado, mas só pode faturar os patrocinadores por concessões com fundos patrocinados.
Como você quer calcular os custos F&A ou indiretos das despesas de sua concessão?	O Workday calcula automaticamente os custos de F&A para cada despesa com base nos detalhes de F&A que você configura nas linhas de prêmio de valor fixo e de custo reembolsável.
Seus patrocinadores definem as categorias de custo de forma diferente da sua organização?	Você pode usar o mapeamento de classes de objeto para mapear categorias de custo na sua organização para categorias de custo definidas pelo patrocinador. O Workday usa classes de objeto para: Determine as transações de despesas elegíveis para reembolso e cálculo de custos F&A. Gerar relatórios e faturar as despesas de sua concessão em categorias de custo reconhecidas pelo patrocinador. Exemplo: seu patrocinador concorda em reembolsá-lo por despesas de concessão na categoria de custo Equipamento de laboratório e suprimentos . Sua empresa não usa a mesma categoria de custo. Em vez disso, usa equipamentos de laboratório e materiais de laboratório para captar as mesmas despesas. Você cria uma classe de objeto Equipamento de laboratório e suprimentos e mapeia as categorias de despesa Equipamento de laboratório e Suprimentos de laboratório para a classe de objeto. Quando você compra equipamentos ou suprimentos de laboratório, o Workday anexa a worktag de classe de objeto Equipamento de laboratório e suprimentos às transações de despesas, permitindo que você fature e relate as despesas ao patrocinador.
Você precisa certificar o esforço de seus trabalhadores?	Quando você recebe subvenções federais de patrocinadores do governo dos EUA, o Workday permite que você gere relatórios de certificação de dedicação para certificar os esforços dos seus trabalhadores. Você pode encaminhar os relatórios de certificação de dedicação aos gestores de departamento ou de subvenção para revisão e aprovação. Quando você quiser planejar a alocação de custos da folha de pagamento antes de certificar os esforços do trabalhador, você pode pré-visualizar os relatórios de certificação de dedicação com a certificação de dedicação pro forma.

Recomendações

Configure as worktags relacionadas para sua subvenção, programa ou centro de custo.

Para rastrear e gerar relatórios de custos F&A separadamente das transações de despesas originais, configure suas regras de processamento de custos de concessão para substituir as categorias de despesa F&A e classes de objeto.

Requisitos

Configure sua empresa para que você possa criar concessões e definir regras de processamento de custos de concessão para a empresa.

Para usar a certificação de dedicação, configure os dados do trabalhador no HCM e verifique se eles estão atualizados na folha de pagamento do Workday.

Limitações

Sem impacto.

Definição do locatário

Crie uma ID de sequência que o Workday possa usar para atribuir um número de sequência a novos prêmios, propostas de concessão, subvenções e patrocinadores.

Use a tarefa

Editar definição de locatário - Finanças

para mapear as IDs de sequência como a ID de sequência do documento comercial para contratos de concessão, propostas de concessão, subvenções, subvenções de proposta e patrocinadores.

Security

Configure estes domínios de segurança na área funcional Grants Management:

Domínios	Considerações
Gerenciar: subvenção	Permite configurar e gerenciar subvenções e hierarquias de subvenções.
Process: Award	Permite configurar e gerenciar anexos de concessão, faturamento de concessão e tarefas de concessão.
Process: Billing	Permite configurar e gerenciar o faturamento de concessão, incluindo programações de faturamento e faturas.
Set Up: Certificação de dedicação	Permite configurar e gerenciar relatórios de certificação de dedicação.
Set Up: Funds	Permite configurar e gerenciar fundos.
Set Up: Grants Management	Permite configurar e gerenciar prêmios, configurações de F&A e mapeamento de classes de objeto.
Definir: patrocinador	Permite configurar e gerenciar patrocinadores.

Processos de negócios

Processos de negócios	Considerações
Evento de modificação de concessão	Permite: Adicione um subprocesso para criar uma modificação de orçamento a partir do orçamento de concessão. Encaminhe uma modificação de premiação para avaliadores.
Evento do hub de orçamentos de concessão	Permite enviar um plano de orçamento de concessão para revisão. Pode ser um subprocesso do processo de negócios Evento de premiação .
Evento de correção de concessão	Permite que você corrija uma premiação.
Evento de concessão	Permite criar uma premiação e encaminhá-la para aprovação. Você também pode adicionar subprocessos para criar: Programações de faturamento de concessão Orçamentos de concessões
Evento de proposta de concessão	Permite que você encaminhe uma proposta de concessão para revisão e aprovação.
Evento de tarefa de concessão	Permite que você encaminhe uma tarefa de concessão para revisão e aprovação.
Evento de certificação de dedicação	Permite que você encaminhe relatórios de certificação de dedicação a trabalhadores e gestores para revisão administrativa e de certificação. Você também pode adicionar um subprocesso para criar ajustes contábeis da folha de pagamento ao fazer alterações nos esforços do trabalhador durante o processo de certificação.
Evento de levantamento de carta de crédito	Permite: Aplicar automaticamente o pagamento de adiantamento de carta de crédito. Gerar pagamento para levantamento de carta de crédito. Encaminhe o levantamento da carta de crédito para revisão e aprovação.
Evento de reprocessamento de custos de concessão	Permite encaminhar os custos de concessão recalculados para aprovação.

Geração de relatórios

Relatórios ou painéis	Considerações
Painel de descoberta	Oferece uma análise visual de seus prêmios, despesas relacionadas a prêmios ou certificação de dedicação. Você pode usar estas fontes de dados de relatório (RDS) no seu painel de descoberta: Linhas de concessão Concessões Tarefas de concessão Linhas de transação de custo reembolsável Linhas da certificação de dedicação Certificações de dedicação
Área de trabalho de certificação de dedicação	Permite visualizar e gerenciar todos os relatórios de certificação de dedicação aos quais você tem acesso.
Relatório Localizar prêmios	Permite que você visualize as informações da atribuição por empresa e data de vigência. Você pode fazer uma consulta por facetas nas linhas retornadas.
Painel Meus prêmios	Um espaço de trabalho fornecido pelo Workday que você pode configurar com worklets para gerar relatórios sobre os prêmios em sua organização.

Integrações

Serviços Web	Considerações
Corrigir premiação	Atualiza uma premiação sem salvar a versão anterior.
Obter prêmios	Recupera as versões mais recentes dos prêmios.
Obter fundos Colocar fundo	Recupera, cria ou atualiza fundos.
Solicitar subvenções Atualizar subvenção	Recupera, cria ou atualiza subvenções.
Solicitar patrocinadores Colocar patrocinador	Recupera, cria ou atualiza informações do patrocinador.
Enviar premiação	Cria uma nova concessão.
Enviar modificação de concessão	Atualiza uma premiação e mantém uma cópia da versão anterior.

Relações e interações

Recursos	Considerações
Sistema bancário e liquidações	Você só pode faturar as despesas de concessão nestas áreas de despesas depois de liquidar as transações: Relatórios de despesas Folha de pagamento Contas de fornecedor
Orçamentos	Você pode planejar seus orçamentos de concessão e de proposta de concessão com o Workday Budgets.
Contas de cliente	Você pode gerenciar contas a receber de patrocinadores usando Contas de cliente.
Contabilidade financeira	O Workday contabiliza os lançamentos de custos F&A e reconhecimento de receita nas contas do livro-razão que você configura na regra de lançamento em conta.
HCM Core	Defina os dados do colaborador no HCM Core antes de certificar a dedicação do colaborador.
Folha de pagamento	Durante a certificação de dedicação, o Workday usa lançamentos da folha de pagamento para certificar que as remunerações dos trabalhadores correspondem às dedicação deles. Quando um avaliador faz uma alteração em uma certificação de dedicação, você pode iniciar um ajuste contábil da folha de pagamento para refletir a alteração.
Despesas Estoque Procurement Supplier Accounts	Você pode associar despesas dessas e de outras áreas funcionais do Workday a prêmios e faturar os patrocinadores por eles.
Finanças do estudante	Você pode cobrar auxílio financeiro do estudante em concessões para reembolso. Exemplo? Você pode cobrar a irmandade de uma concessão patrocinada pela National Ciência Fundação.
Tempo	Você pode certificar uma dedicação por horas de trabalho.

A Workday oferece um Touchpoints Kit com recursos para ajudar você a entender as relações entre as configurações em seu locatário. Saiba mais sobre o Workday Touchpoints Kit no Workday Community.

Considerações para a definição: prêmios

Considerações para a definição: processamento de custos de concessão

Considerações para a definição: custos administrativos e de instalações

Considerações para a definição: mapeamento de classe de objeto

Criar definições de ID e geradores de sequências