Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2025-03-14
Overwegingen bij instellingen: begindatum werkelijke inschrijving voor gebruik

Overwegingen bij instellingen: begindatum werkelijke inschrijving voor gebruik

U kunt dit onderwerp gebruiken om beslissingen te nemen bij het plannen van uw configuratie en gebruik van de werkelijke startdatum van de inschrijving (AEUSD) voor een academische periode. In dit onderwerp wordt uitgelegd:
  • Redenen om deze functionaliteit in te stellen.
  • Downstream gevolgen heeft en hoe dit in de rest van Workday past.
  • Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.
Raadpleeg de taakinstructies voor de volledige configuratiedetails.

Definitie

De werkelijke begindatum van de inschrijving (AEUSD) is een kritieke datumcontrole in Workday voor standaard academische perioden. Op basis van dit datumbeheer bepaalt Workday wanneer de geprognosticeerde laadstatus van een student niet meer wordt gebruikt en de werkelijke laadstatus wordt gebruikt voor de verwerking van financiële ondersteuning, die van invloed is op de kosten van aanwezigheid (COA), verpakking, uitbetaling en andere downstreamprocessen.

Belangrijkste voordelen

Wanneer u AEUSD gebruikt, kunt u:
  • De geprognosticeerde laadstatus van een student en de werkelijke laadstatus van de inschrijving van een student correct berekenen.
  • Hiermee worden laadstatuswaarden gegenereerd voor het verwerken van financiële ondersteuning, waardoor de geprognosticeerde inschrijving kan worden gebruikt tot de werkelijke begindatum van de inschrijving.
  • Zorgen voor een nauwkeurige verwerking van financiële ondersteuning voor COA, prestatiebeloningspakketten, behoeftepakketten en uitbetalingen.

Toepassingsvoorbeeld

In het onderstaande voorbeeld past Workday het financiële-ondersteuningspakket van een student automatisch aan op de AEUSD om rekening te houden met de wijziging in de laadstatus.
Vereisten:
  • Stel de AEUSD in voor 16 januari.
  • Stel reacties voor behoefte- en prestatiebeloningspakketten in.
  • Schakel de optie '
    Reden voor de reactie'
     in op
    'Automatisch'
     en '
    Handmatige beoordelingsdatum'
     op '
    Werkelijke begindatum inschrijvingsgebruik'
     voor de reactiereden voor de laadstatus van de academische periode (POS).
Datum
Gebeurtenis
1 januari
Een beheerder van financiële ondersteuning voert het rapport
'Financiële services voor studenten uitvoeren op student' uit
 om de eerste verpakkingsinstance te maken voor een fulltime student.
9 januari
De laadstatus van de student wordt gewijzigd in
Halftijds
.
16 januari
Wanneer de AEUSD om 00:00 wordt bereikt:
  • De waarde voor het veld '
    Werkelijke inschrijving'
     verandert van
    Nee
     in
    Ja
     in de aanwezigheidsregeling van de student.
  • Het Reaction Framework van Workday betrekt de student bij een herzien pakket voor financiële ondersteuning vanwege de wijziging in de laadstatus van de student.

Belangrijke vragen

Vraag
Overwegingen
Welke AEUSD wilt u gebruiken?
  • Na toevoegen/verwijderen
     : toezeggingspakketten blijven gebaseerd op de geprognosticeerde inschrijving en stabiel totdat de werkelijke inschrijving meer definitief is. Nadat de periode voor toevoegen/verwijderen is afgelopen, evalueert Workday de COA en pakketten van studenten opnieuw op basis van de werkelijke inschrijving. Instellingen met traditionele programma's kunnen baat hebben bij deze aanpak.
    • Stel hiervoor de AEUSD van uw instelling in op 00:00 uur op de dag na de laatste dag van de periode voor toevoegen/verwijderen.
  • Vóór uitbetaling
     : houd rekening met wanneer uw uitbetalingsdatums vallen ten opzichte van de AEUSD. Als u wilt dat middelen worden uitbetaald op basis van de werkelijke inschrijving, moet u de pro-rataberekening van Workday gebruiken of ervoor zorgen dat de werkelijke inschrijving vóór de uitbetalingsdatum opnieuw wordt verpakt in Workday. Instellingen met traditionele programma's kunnen profiteren van deze aanpak.
    • Stel hiervoor de AEUSD van uw instelling in op 00:00 uur op de eerste dag van uitbetaling voor de academische periode. Dit zorgt ervoor dat het COA en de pakketten van studenten opnieuw worden geëvalueerd op basis van de werkelijke inschrijvingen vlak voordat de uitbetaling plaatsvindt in dezelfde nachtelijke taakorkestratierun.
  • Vóór facturering
     : in Workday gebruikt Financiële gegevens student de pakketbedragen van de student als verwachte financiële ondersteuning voor factureringsdoeleinden. Dit betekent dat wanneer het pakket van de student is gebaseerd op de verwachte fulltime-inschrijving, de verwachte ondersteuning dit weerspiegelt en niet is gebaseerd op de werkelijke inschrijving op dat moment of op pro-rataregels voor uitbetalingen. Instellingen met fluctuerende inschrijvingspatronen in hun populaties, zoals community colleges, kunnen baat hebben bij het baseren van verwachte hulp op werkelijke inschrijvingen.
    • Stel hiervoor de AEUSD van uw instelling in op 00:00 uur op de dag van facturering. Dit zorgt ervoor dat de COA en pakketten van studenten opnieuw worden geëvalueerd op basis van de werkelijke inschrijving, net voordat de facturering plaatsvindt.

Aanbevelingen

  • Configureer de AEUSD altijd voor standaard academische perioden (herfst, lente en zomer). Hoewel u dit datumbeheer in Workday kunt configureren voor niet-standaardperioden of -modules, passen we de AEUSD niet toe op die perioden. Wanneer u dit datumbeheer niet configureert voor een standaard academische periode, wordt in Workday de standaardbegindatum van de standaard academische periode gebruikt.
  • Verpak studenten in eerste instantie vóór de AEUSD handmatig of via de orkestratie van de nacht voor studenten om ervoor te zorgen dat het reactieframework eventuele wijzigingen in de laadstatus kan detecteren en de betrokken studenten op de AEUSD opnieuw kan verpakken.
  • Voer een voorlopige datum in voor toekomstige academische perioden waarin de definitieve AEUSD niet bekend is en pas deze vervolgens aan zodat deze dichter bij de AEUSD komt.

Vereisten

Voor een geslaagde AEUSD-verwerking in het reactiekader moet u de reden van de laadstatus van de academische periode (POS) gebruiken in dit reactiebeleid:
  • COA
  • Prestatiebeloningsverpakking
  • Verpakking nodig

Beperkingen

  • De AEUSD-functionaliteit is alleen van invloed op ingeschreven studenten. Dit is niet van invloed op sollicitanten omdat ze zich niet kunnen inschrijven voor cursussen. Dit betekent dat pakketten voor financiële ondersteuning van aanvragers die niet zijn ingeschreven na de AEUSD niet worden verwijderd.
  • Het datumbesturingselement AEUSD wordt alleen verwerkt voor academische standaardperioden en niet voor niet-standaardperioden of -modules.
  • Op en na de AEUSD kunt u geen wijzigingen aanbrengen in de AEUSD van een academische periode met bestaande records. Controleer vóór de datum of de datum die u instelt juist is.

Tenantinstellingen

Geen invloed.

Beveiliging

Geen invloed.

Bedrijfsprocessen

Geen invloed.

Rapportage

Geen invloed.

Integraties

Geen invloed.

Relaties en interacties

Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen die inzicht geven in de configuratierelaties in uw tenant. Meer informatie over de Workday Touchpoints Kit vindt u in Workday Community.