Concept: aanwezigheidsregelingen voor financiële ondersteuning

U kunt aanwezigheidsplannen voor financiële ondersteuning gebruiken om de verwachte aanwezigheid van studenten te voorspellen, zelfs voordat ze zich inschrijven voor cursussen. Ze kunnen u helpen te bepalen welke informatie u moet gebruiken wanneer:

Kosten van aanwezigheid berekenen.
Studententoezeggingen inpakken.
Andere processen voor financiële ondersteuning uitvoeren.

Workday leidt informatie voor het aanwezigheidsplan voor financiële ondersteuning van een student af van het primaire studieprogramma en het bijbehorende beleid voor academische en financiële ondersteuning. Als de student meerdere academische records heeft, gebruikt Workday het primaire verkooppunt van de rapportagerecord van de student.

De rijen in aanwezigheidsplannen worden in Workday Financial Aid Period Records (FAPR's) genoemd. FAPR's bevatten gegevens over financiële ondersteuning die Workday gebruikt om financiële ondersteuning voor een academische periode te verwerken, zoals:

Laadstatus.
Details permanente klasse.
Type studiejaar voor financiële ondersteuning.

Studenten kunnen niet meerdere FAPR's hebben die dezelfde datums bevatten. Voorbeeld: een student kan geen FAPR's hebben voor het zomerkwartaal en het zomersemester wanneer beide perioden 1 augustus bevatten.

Workday maakt automatisch aanwezigheidsplannen voor financiële ondersteuning voor:

Aanvragers wanneer ze een studieprogramma declareren.
Studenten wanneer ze zich inschrijven voor een studieprogramma.

Als een student geen aanwezigheidsplan heeft, maakt Workday er een voor de student wanneer de taak

Aanwezigheidsplan vernieuwen

wordt uitgevoerd tijdens de nachtelijke taakorkestratie. Workday gebruikt de verwachte begindatum van de student om aanwezigheidsplannen samen te stellen en voegt academische perioden toe aan aanwezigheidsplannen als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

De student heeft een van de volgende statussen voor het primaire verkooppunt op de standaardbegindatum van de academische periode:
Wordt uitgevoerd
Speciaal verlof
Voltooiing in behandeling
Volg een van deze stappen:
De academische periode valt vóór of bevat de verwachte voltooiingsdatum.
De student heeft een registratie-, sponsorcontract-, ontheffings- of ISIR-transactie voor de academische periode.
Voor registraties neemt Workday registraties op waarvoor cursussen zijn geannuleerd met de status
Niet-geregistreerd
.
Voor ISIR-transacties telt Workday alle academische perioden in het toezeggingsjaar voor financiële ondersteuning op die aan de ISIR-transactie zijn gekoppeld. Voorbeeld: de student heeft een ISIR-transactie voor het toezeggingsjaar 2022-2023, dat bestaat uit vier academische perioden. In Workday worden alle vier academische perioden opgenomen in de aanwezigheidsregeling van de student.

Als een student een wijziging in een rapport met een datum in de toekomst heeft, maakt Workday ook academische perioden voor die record. Voorbeeld: een student verwacht in het voorjaar van 2020 het kassasysteem voor de bacheloropleiding af te ronden en in het najaar van 2020 met het kassasysteem voor afgestudeerden te beginnen bij dezelfde instelling. Workday maakt academische perioden voor:

De niet-gegradueerde academische perioden tot en met het voorjaar van 2020.
De academische academische perioden voor afgestudeerden, te beginnen met najaar 2020.

Workday vult de kolom

Periode invoeren

met

Ja

voor academische perioden in het eerste toezeggingsjaar van een student.

Wanneer een wijziging in de registratie, het studieprogramma of een andere gebeurtenis van invloed kan zijn op de financiële ondersteuning van een student, markeert Workday het aanwezigheidsplan dat moet worden vernieuwd wanneer de taak

Aanwezigheidsplan vernieuwen

wordt uitgevoerd tijdens de nachtelijke taakorkestratie. Workday orkestreert de taak met andere nachtelijke processen om ervoor te zorgen dat downstreamprocessen de meest nauwkeurige en actuele informatie over aanwezigheidsplannen hebben.

Optioneel kunt u de taak

Aanwezigheidsregeling vernieuwen

voor individuele studenten buiten de nachtelijke orkestratie uitvoeren via deze rapporten:

Processen voor financiële ondersteuning studenten uitvoeren op sollicitant
Processen financiële dienstverlening studenten uitvoeren op student

Zie Referentie: rapporten over financiële processen voor studenten uitvoeren.

Afhankelijk van de reden voor het vernieuwen, kan het zijn dat Workday het hele aanwezigheidsplan of slechts een deel ervan vernieuwt:

Reden voor vernieuwen:	Updates in aanwezigheidsregeling
Wijzigingen in het primaire verkooppunt, de POS-status of rapportagerecords van de student.	Workday vernieuwt het volledige aanwezigheidsplan. Workday werkt ook de beveiligingsmachtigingen van gebruikers bij om ervoor te zorgen dat de record voor financiële ondersteuning, perioderecords en financiële ondersteuningsgegevens van de student alleen toegankelijk zijn voor degenen die zijn beveiligd voor de bijbehorende academische eenheid en het bijbehorende academische niveau. Wanneer de rapportagerecord van een student halverwege een academische periode verandert en u de aanwezigheidsregeling vernieuwt, worden eventuele wijzigingen in de toegang tot informatie over financiële ondersteuning van kracht aan het begin van de volgende academische periode. Workday raadt het volgende aan: Controleren of de beveiligingsmachtigingen van de gegevens van de student voor financiële ondersteuning consistent zijn met de beveiligingsmachtigingen van de rapportagerecord. Het aanwezigheidsplan aan het begin van de volgende academische periode opnieuw te vernieuwen om de beveiligingswijzigingen van de rapportagerecords te bekijken.
De student heeft een registratie-, cijfer-, interne articulatie- of overdrachtsgebeurtenis.	Vernieuwingen in Workday: Laadstatuswaarden voor alle academische perioden waarin de student cursussen heeft geregistreerd. Klassenklassement voor de beïnvloede academische periode en alle volgende academische perioden.
U importeert een ISIR, maakt een studentsponsorcontract of registreert een vrijstelling voor de student en de academische periode waarin de transactie plaatsvindt, staat nog niet in het aanwezigheidsplan.	Workday voegt academische perioden toe aan het aanwezigheidsplan.
De student heeft een van de volgende statussen voor het primaire verkooppunt op de standaardbegindatum van de academische periode: Wordt uitgevoerd Speciaal verlof Voltooiing in behandeling En: De verwachte voltooiingsdatum van de student wordt naar voren geschoven. De student heeft een registratie-, sponsorcontract-, ontheffings- of ISIR-transactie voor een academische periode die niet in de aanwezigheidsregeling staat.	Workday voegt academische perioden toe aan het aanwezigheidsplan.
De verwachte voltooiingsdatum van de student wordt teruggeschoven.	Workday inactiveert academische perioden in de aanwezigheidsregeling, tenzij: De student heeft een van de volgende statussen voor het primaire verkooppunt op de standaardbegindatum van de academische periode: Wordt uitgevoerd Speciaal verlof Voltooiing in behandeling De academische periode heeft een registratie-, sponsorcontract-, ontheffings- of ISIR-transactie.
Het primaire verkooppunt van de student verandert in academische kalenders.	Workday inactiveert academische perioden in de oude kalender die overlappen met academische perioden in de nieuwe kalender.
U antedatet de verwachte voltooiingsdatum van de student en schakelt deze over naar een verkooppunt met een andere academische kalender.	De records voor de periode voor financiële ondersteuning in de aanwezigheidsregeling worden in Workday opnieuw opgebouwd, tenzij de student betalingen heeft die niet meer nodig zijn in de records voor de periode voor financiële ondersteuning.
De status van de academische record van de student wordt inactief.	Workday inactiveert academische perioden die vallen na de datum waarop de student inactief wordt.

Als een FAPR inactief wordt als gevolg van het vernieuwen van een aanwezigheidsplan en u wilt weten wat de reden is, maakt u een aangepast rapport om de status 'Deactiveerbaar voor student' weer te geven:

Deactiveerbare status	Reden
Kalenderwijziging	De student is overgestapt naar een studieprogramma met een andere academische kalender.
Inactief	De status van de academische record van de student wordt inactief
Matriculatie:	De aanvrager schrijft zich in voor een studieprogramma.
Periodevoltooiing	De voltooiingsdatum van de academische periode in de studiegegevens van een student is gehaald.
Studiewijzigingsprogramma	Er is een wijziging in het studieprogramma van de student.
Opnieuw verpakken	Het resultaat van het financiële ondersteuningspakket van de student is niet meer juist en er is een nieuw financieel ondersteuningspakket gemaakt. Voorbeeld: wanneer de gerechtigdheid voor een student is gewijzigd.
Workday-systeem	De record voor de periode voor financiële ondersteuning is geïnactiveerd vanwege een conversie.

Wanneer een student van studie verandert en de kalenders van het nieuwe en oude POS niet zijn uitgelijnd, kan er een verschil zijn tussen de einddatum van de academische periode van het oude POS en de begindatum van de academische periode van het nieuwe POS. Om dit gat op te vangen, rekt Workday de einddatum van de academische periode voor het oorspronkelijke verkooppunt op de FAPR uit.

Voorbeeld: het huidige verkooppunt van een student gebruikt een kalender met kwartalen. De academische periode van het lentekwartaal eindigt op 30 mei. Ze wijzigen hun kassasysteem in de zomer naar een kassasysteem dat een kalender met semesters gebruikt. De academische periode van het zomersemester begint op 5 juni. Om het tijdstekort op te vullen, rekt Workday de einddatum van de academische periode van het lentekwartaal uit op de FAPR van het oorspronkelijke verkooppunt.

Workday biedt geen ondersteuning voor overlappende academische perioden of kalenderwijzigingen binnen academische perioden. Deze situaties kunnen leiden tot onverwachte resultaten in de aanwezigheidsregeling van de student.