Stappen: kosten voor terugvordering van restituties instellen
Toekenningen voor financiële ondersteuning of studentensponsorcontracten kunnen om verschillende redenen worden verlaagd. Deze wijzigingen kunnen een verwachte wijziging van de gezinsbijdrage of wijzigingen in de gerechtigdheid voor financiële ondersteuning omvatten. Wanneer de toezeggingen of contracten worden verlaagd nadat u een restitutie hebt verleend, haalt Workday de te veel betaalde bedragen op via bestaande kosten en, indien nodig, terugvorderingskosten. U kunt kosten voor terugvordering van restitutie configureren zodat het saldo kan worden teruggevorderd wanneer het terugvorderingsbedrag de bestaande kosten overschrijdt.
Wanneer u journaalgroepering gebruikt, worden er transactiegroepen voor studentkosten gemaakt voor terugvorderingskosten voor restituties.
- Maak een studentkostenitem met hettype'Terugvordering van restitutie'en koppel dit aan een academische eenheid. Alle instellingen moeten kostenitems hebben voor het terugvorderen van restituties.
- Voeg de terugvorderingskosten voor restitutie toe aan een prioriteitsgroep.
- Configureer rekeningboekingsregels en dimensies voor restitutieterugvorderingstransacties.
Wanneer u bedragen voor financiële ondersteuning of studentensponsorcontracten verlaagt, probeert Workday het verlaagde (verschil)bedrag terug te vorderen in de volgende volgorde:
- Uit het niet-toegepaste gedeelte van de betalingsbron.
- Van het gedeelte van de betalingsbron dat is verrekend met de kosten.
- Van het gedeelte van de betalingsbron dat is uitgegeven als restitutie. In dit geval boekt Workday terugvorderingskosten voor het teruggevorderde bedrag.
In Workday worden de kosten voor terugvordering van restituties weergegeven in de betalingsaanpassing en niet afzonderlijk. U kunt ze bekijken op de tabbladen
Betaling
, Aanpassing
of Openstaande kosten en betalingen
.Voorbeeld 1: volledige restitutie, geen bestaande kosten
Scenario: Erin ontvangt een toezegging voor financiële ondersteuning van USD 1.500. Al haar semesterkosten zijn al met andere bedragen betaald, dus de volledige USD 1.500 wordt rechtstreeks aan haar gerestitueerd.
Toezeggingsvermindering: na de restitutie wordt de toezegging verlaagd tot 0 USD.
Terugvordering van restitutie: omdat er geen bestaande kosten voor haar rekening zijn, boekt Workday een terugvorderingstoeslag van USD 1.500 om het bedrag terug te vorderen.
Voorbeeld 2: gedeeltelijke restitutie, bestaande kosten voldoende voor terugvordering
Scenario: Kenny ontvangt een studiebeurs van USD 1.500, waarmee zijn collegegeld van USD 1.000 wordt betaald. Er blijft dan een overschot van 500 USD over dat aan hem wordt gerestitueerd.
Toekenningsvermindering: na de restitutie wordt de beurs verlaagd naar 800 USD, waardoor een verschil van 700 USD ontstaat.
Terugvordering van restitutie: om USD 700 terug te vorderen, boekt Workday een aanpassing van het collegegeld. Omdat bestaande kosten een deel van het bedrag dekken, worden er geen terugvorderingskosten voor restitutie geboekt.
Voorbeeld 3: Gedeeltelijke restitutie, bestaande kosten onvoldoende voor volledige terugvordering
Scenario: Sonny ontvangt een subsidie van USD 1500, waarmee zijn collegegeld van USD 1000 wordt betaald. De resterende USD 500 wordt aan hem gerestitueerd.
Toezeggingskorting: na de restitutie wordt de toekenning verlaagd naar 250 USD, waardoor een verschil van 1250 USD ontstaat.
Terugvordering van restitutie: Workday boekt een aanpassing van het collegegeld van USD 1000 en een terugvordering van USD 250 om het volledige bedrag terug te vorderen.
Voorbeeld 4: meerdere toezeggingen, gedeeltelijke restitutie, onvoldoende bestaande kosten voor volledige terugvordering
Scenario: Amanda ontvangt twee toezeggingen van in totaal 1.500 USD (600 USD Grant en 900 USD Scholarship). Met deze toezeggingen wordt haar 1.000 USD aan collegegeld betaald (USD 600 van de subsidie en USD 400 van de studiebeurs), waardoor ze een restitutie krijgt van USD 500.
Toekenningsvermindering: na de restitutie wordt de beurs verlaagd naar 300 USD, waardoor een verschil van 600 USD ontstaat.
Terugvordering van restitutie: omdat haar bestaande kosten slechts 400 USD dekken, boekt Workday een aanpassing van het collegegeld van USD 400 en een terugvordering van USD 200 om de volledige USD 600 terug te vorderen.