Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2026-03-13
Stappen: studentkostenitems maken

Stappen: studentkostenitems maken

U kunt kostenitems maken om de verschillende typen kosten aan te geven die u aan studenten kunt toewijzen, zoals collegegeld, huisvesting of technologiekosten. Kostenitems bevatten details voor de bijbehorende kosten, zoals:
  • Opbrengstcategorieën.
  • Gerelateerde worktags.
  • Restitutiemogelijkheid.
Door kosten naar studentrekeningen te boeken, kunnen studenten zien hoeveel ze verschuldigd zijn en betalingen voor hun kosten uitvoeren.
De meeste kosten worden naar studentrekeningen geboekt als:
  • Kosten op basis van registratie.
  • Itemtoewijzingen in rekening brengen voor academische eenheden of studieprogramma's.
  • Cursuskosten of aanvullende kosten.
Andere typen kostenoorsprong zijn onder meer betalingsregelingskosten, kosten voor inningsovereenkomsten en kosten voor terugvordering van restituties.
U kunt kostenitems binnen een herkomst opnieuw gebruiken. Voorbeeld: u kunt hetzelfde kostenitem opnieuw gebruiken in meerdere cursuskosten.
Workday raadt u echter ten zeerste af om kostenitems niet opnieuw te gebruiken voor verschillende herkomsten. Voorbeeld: gebruik hetzelfde kostenitem niet in een op registratie gebaseerd tarief en als toewijzing van een kostenitem. Kopieer zo nodig kostenitems voor gebruik in afzonderlijke herkomsten.
Wanneer u journaalregels voor studententransacties groepeert, worden kosten die met deze kostenitems zijn gemaakt, toegevoegd aan een transactiegroep voor studentkosten voor een gestroomlijnde boekhouding.
  1. (Optioneel) Open de taak
    'Gebruik gerelateerde worktags onderhouden'
     .
    Configureer worktagtypen en vereisten voor studentkostenitems.
    Beveiliging:
    instellen: domein 'Worktags' inschakelen
     in de functionele gebieden 'Algemeen financieel beheer' en 'Worktags'.
  2. Open de taak
    voor het maken van studentenkostenitems
     .
    Het domein 'Beveiliging:
    instellen: studentkosten'
     in het functionele gebied 'Financiële gegevens student'.
  3. Houd bij het invullen van de sectie
    Algemene informatie
     rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Inactief
    Selecteer deze optie om te voorkomen dat in Workday nieuwe studentkosten worden toegepast voor dit studentkostenitem. Deze configuratie heeft geen invloed op bestaande studentkosten die aan dit studentkostenitem zijn gekoppeld.
    Nadat u een kostenitem hebt geïnactiveerd, verwijdert u het uit alle kostenitemtoewijzingen of op registratie gebaseerde kostentoewijzingen met een toekomstige ingangsdatum.
    Type
    Groepskosten voor rapportage en zoekacties en voor gebruik in betalingsprioriteitsregels. Workday levert de waarden.
    Classificatie
    • 1042-S
       : het kostenitem beschikbaar maken in belastingrapportage voor 1042-S.
    • 1098-T
       : het kostenitem beschikbaar maken in 1098-T-belastingrapportage.
    • Institutioneel
       : het kostenitem beschikbaar maken voor berekeningen van het werkblad 'Teruggave titel IV' voor de volgende kostentypen:
      • Bord:
      • Cursuskosten
      • Huisvesting
      • Verplichte kosten
      • Collegegeld
    • Titel IV
       : u kunt betalingsprioriteitsregels configureren om een hogere prioriteit te geven aan kosten met deze classificatie.
      Instellingen kunnen ook studiefinanciering toepassen op niet-institutionele kosten in de volgende gevallen:
      1. U neemt kostenitems op die niet zijn geclassificeerd als
        titel IV
         in prioriteitsgroepen met het selectievakje
        'Titel IV'
         ingeschakeld.
      2. U maakt een beleid voor de autorisatie van federale studiefinanciering.
      3. Studenten autoriseren de sollicitatie van financiële ondersteuning om niet-institutionele kosten toe te passen.
      ZieConcept: federale autorisaties voor studentenhulp voor aanvullende informatie.
      U kunt kosten classificeren als zowel
      instellings-
       als
      titel IV
       als beide classificaties van toepassing zijn.
    • Overig
       : het kostenitem beschikbaar maken voor instellingsspecifieke rapporten.
  4. Houd bij het invullen van de sectie
    Details
     rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Opbrengstcategorie
    Selecteer een worktag die u wilt gebruiken voor aggregatierapporten van opbrengsten die zijn gekoppeld aan studentkosten. Workday gebruikt deze ook als dimensie in de rekeningboekingsregel om de grootboekboeking aan te sturen.
    Uitgestelde opbrengsten
    (Optioneel) Geef aan dat kosten die aan het kostenitem zijn gekoppeld, worden aangemerkt als uitgestelde opbrengsten om rekening te houden met goederen en services die niet volledig vooraf zijn geleverd, zoals collegegeld. U kunt de opbrengsten verantwoorden terwijl u de goederen en services in de loop van de tijd levert. Schakel het selectievakje uit voor kostenitems die rechtstreeks naar opbrengsten gaan.
    Bedrijf voor opbrengsten overschrijven
    (Optioneel) Als u opbrengsten wilt overboeken naar een bedrijf dat niet is gekoppeld aan de academische eenheid, selecteert u een bedrijf voor overschrijvingsopbrengsten . Als u geen bedrijf voor overschrijvingsopbrengsten selecteert, worden de opbrengsten geboekt in het bedrijf van de academische eenheid.
    • U kunt bedrijven selecteren binnen dezelfde hiërarchie als het bedrijf van de instelling.
    • U kunt alleen overschrijvingsbedrijven voor opbrengsten opgeven voor kostenitems die aan de instelling zijn gekoppeld.
    • U kunt dit veld niet bewerken als er al transacties zijn voor het kostenitem.
    Voorbeeld: bij uw instelling worden opbrengsten uit huisvestingskosten geboekt naar een afzonderlijk bedrijf.
    Kostenberekening
    Selecteer of maak de berekening waarmee het kostenbedrag voor een student wordt berekend.
    Als u dit kostenitem gebruikt in:
    • Het cursusgeld of het inschrijvingstarief overschrijft deze berekening.
    • In de taak
      'Studentkosten toepassen
       ' moet u het kostenbedrag handmatig invoeren. Het handmatig ingevoerde bedrag overschrijft deze berekening.
    Regel voor vervaldatum
    (Optioneel) Selecteer een vervaldatumregel om vervaldatums voor betalingen automatisch te berekenen wanneer u kosten naar studentenrekeningen boekt.
    Regels voor vervaldatums zijn niet van toepassing:
    • Wanneer u de taak
      'Studentkosten toepassen'
       gebruikt om kosten voor een student te boeken. In plaats daarvan moet u handmatig een vervaldatum opgeven.
    • Aan kosten in betalingsregelingen. Dergelijke kosten worden in Workday als achterstallig beschouwd op basis van de vervaldatums van de betalingsregeling in plaats van de regels voor vervaldatums van kostenitems.
    Aggregatieregel voor kosten
    (Optioneel) Selecteer een regel voor het aggregeren van kosten om het aantal keren of het totale bedrag te beperken dat u een student in rekening kunt brengen voor het kostenitem.
    Pro-ratakosten:
    Geef aan of studenten restituties moeten krijgen als ze niet meer in aanmerking komen voor het kostenitem.
    Als kosten gedeeltelijk restitueerbaar zijn, selecteert u een groep kostenaanpassingsschema's om de kosten pro rata te berekenen. In de kostenaanpassingsschema's in de groep wordt aangegeven hoeveel moet worden gerestitueerd op basis van wanneer studenten afhaken of zich terugtrekken.
    Overweging voor te late blokkering uitsluiten
    Uitsluiten van overweging voor zachte afwijzing van registratie
    Als deze optie is geselecteerd, tellen achterstallige kosten die zijn gekoppeld aan het kostenitem niet mee voor te late blokkeringen of zachte verrekeningen van de registratie.
    Uitsluiten van studentbetalingsregelingen
    Als deze optie is geselecteerd, kunnen studenten geen betalingsregelingen gebruiken om kosten te betalen die aan dit kostenitem zijn gekoppeld. Studenten moeten het volledige bedrag van de kosten op de vervaldatum betalen, zelfs als ze een betalingsregeling met andere kosten hebben.
  5. (Optioneel) Configureer in de sectie
    Gerelateerde worktags
     de worktags die moeten worden gekoppeld aan de journaalregels die worden gegenereerd wanneer u kosten naar studentrekeningen boekt.
    Houd bij het voltooien van de taak rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Worktagtype
    Er zijn worktagtypen beschikbaar, op basis van de configuratie voor worktags voor studentkostenitems.
    Standaard vereist
    Als deze optie is geselecteerd, moet u een standaardworktag opgeven. Als u deze instelling wilt wijzigen, opent u de taak '
    Gebruik gerelateerde worktags onderhouden
     '.
    Standaardworktag
    Selecteer een worktag die automatisch wordt ingevuld wanneer u de kosten toepast.
    Vereist voor transactie
    Als deze optie is geselecteerd, moet u een worktag opgeven wanneer u de kosten toepast. Of u het selectievakje kunt inschakelen, is afhankelijk van hoe u de worktag hebt geconfigureerd in de taak '
    Gebruik van gerelateerde worktags onderhouden
     '.
U kunt het
kostenitem voor studenten zoeken in het rapport 'Find studentkosten zoeken
 ' om het kostenitem te bekijken of te bewerken.
Gebruik het kostenitem in:
  • Academische eenheden of studieprogramma's.
  • Kosten inningsovereenkomst.
  • Cursuskosten of aanvullende kosten.
  • Betalingsregelingskosten.
  • Kosten op basis van registratie.