Prioriteitsregels voor betaling maken
Beveiliging: domein
instellen: studentbetalingen
in het functiegebied Financiële gegevens student. Met prioriteitsgroepen kunt u bepalen hoe Workday betalingen op kosten toepast. De prioriteitsgroep die is gekoppeld aan een toezegging, betaling, vrijstelling of studentsponsorcontract identificeert:
- Welke kosten de betalingsprioriteit kan dekken, op kostentype, specifieke studentkostenitems of een combinatie.
- Het tijdsbestek van de toepassing voor het selecteren van in aanmerking komende kosten, zoals de huidige of een academische periode.
- Het tijdsbestek van de ongedaanmaking dat de betaling ongedaan kan maken.
- De volgorde voor het betalen van kosten, zoals de oudste kosten of de oudste academische periode eerst.
- Alle uitgesloten kostenitems.
U kunt de betalingen van de ene prioriteitsgroep voorrang geven op andere door ze te rangschikken.
Voorbeeld: met zowel restitueerbare als niet-restitueerbare betalingen kan het lesgeld worden betaald. Workday raadt u aan eerst de niet-restitueerbare betalingen toe te passen, zodat u de student het teveel aan collegegeld kunt terugbetalen. U kunt twee prioriteitsgroepen maken die elk collegegeld bevatten en de hoogste prioriteitsgroep koppelen aan het niet-restitueerbare betalingsitem.
Workday kan ook een eerder toegepaste betaling omwisselen op basis van prioriteitsgroepen.
Voorbeeld: Workday past een restitueerbare betaling toe op het collegegeld van een student. Een paar weken later ontvangt u een niet-restitueerbare betaling die ook het collegegeld kan dekken. Op basis van de rangorde van de prioriteitsgroep of zolang de prioriteitsgroep voor niet-restitueerbare betalingen een hogere prioriteit of rangorde heeft, geldt het volgende in Workday:
- Hiermee wordt de nieuwe niet-restitueerbare betaling toegepast.
- Hiermee wordt de vorige restitueerbare betaling ongedaan gemaakt.
Naarmate u meer groepen en complexere regels maakt, kunnen betalingsprioriteitsgroepen moeilijker te beheren zijn. Bepaal voordat u prioriteitsgroepen maakt welke groepen u nodig hebt en of er afhankelijkheden zijn.
- Open de taakPrioriteitsgroepen studentbetalingen onderhouden.
- Selecteer deinstelling.Alle academische eenheden en academische niveaus hebben dezelfde prioriteitsgroepsregels.
- Houd rekening met het volgende wanneer u de sectieConfiguratie van ongedaan maken van toepassing van betalingvoltooit:
Optie Omschrijving Ongedaan maken van betalingstoepassing beperken op toezeggingsjaren (alle prioriteitsgroepen)Selecteer deze optie om het ongedaan maken van betalingen te beperken tot de opgegeven meest recente toezeggingsjaren voor financiële ondersteuning.Schakel het selectievakje in om het toepassen van alle betalingen van kosten ongedaan te maken en deze opnieuw toe te passen wanneer de kosten voor een student opnieuw worden beoordeeld.Betalingsaanvragen uit eerdere toezeggingsjaren veranderen zelden, waardoor het verwerkingsvolume van ongedaan gemaakte aanvragen uit vorige toezeggingsjaren onnodig toeneemt. Om de prestaties te verbeteren, raadt Workday aan het ongedaan maken van betalingen te beperken tot één jaar.Aantal toezeggingsjarenGeef op tot hoever in het verleden de toepassing van betalingen in Workday ongedaan moet worden gemaakt.Voorbeeld: voer2in om het ongedaan maken van betalingen te beperken tot het huidige en eerdere toezeggingsjaren. - Houd bij het invullen van de sectieConfiguratie van prioriteitsgroepen voor betalingstoepassingenrekening met het volgende:
Optie Omschrijving VolgordeDefinieer de volgorde voor het omwisselen van betalingen. Workday raadt aan om prioriteitsgroepen te bestellen van:- Van meest naar minst beperkend. Voorbeeld: collegegeld vóór collegegeld en kosten.
- Niet-restitueerbaar naar restitueerbaar. Voorbeeld: niet-restitueerbare betalingen vóór restitueerbare contante betalingen.
Voorbeeld: op 15 augustus betaalt een bovenliggend niveau alle kosten in het najaar voor zijn/haar student met een restitueerbare betaling in contanten. Op 15 september ontvangt de student een niet-restitueerbare studiebeurs. Omdat de prioriteitsgroep voor de beurs een hogere volgorde heeft dan de prioriteitsgroep voor de betaling, verwisselt Workday de betalingen. De beurs betaalt nu het collegegeld en voor de betaling is een gedeeltelijk niet-toegepast a conto-saldo aanwezig.PrioriteitsgroepVoer een naam in voor uw prioriteitsgroep.Omschrijving(Optioneel) U kunt een omschrijving invoeren, een externe koppeling naar uw eigen documentatie toevoegen of beide.Tijdsbestek toepassingGeef op welke kosten een betaling kan dekken, op basis van de academische periode of het huidige toezeggingsjaar waarop de kosten van toepassing zijn.- Willekeurig: Workday betaalt kosten voor elke academische periode.
- Huidige academische periode: Workday betaalt kosten die overeenkomen met de academische periode van de betaling.Voorbeeld: betalingen in het najaar van 2023 kunnen alleen de kosten in die periode dekken.
- Huidige en toekomstige academische perioden: Workday betaalt de kosten in de academische periode van de betaling en toekomstige perioden.Voorbeeld: met betalingen die in het najaar van 2023 worden gedaan, kunnen de kosten voor die periode en het voorjaar van 2024 worden voldaan.
- Huidige en toekomstige academische perioden binnen toezeggingsjaar: Workday betaalt kosten in de academische periode van de betaling en toekomstige perioden binnen hetzelfde toezeggingsjaar.Voorbeeld: voor het toezeggingsjaar 2023-2024 kunnen betalingen die in het najaar van 2023 worden gedaan, kosten voor die periode en het voorjaar van 2024 dekken.
- Huidige en eerdere academische perioden: Workday betaalt kosten zonder beperkingen voor het toekenningsjaar.Voorbeeld: betalingen in de herfst van 2023 kunnen de kosten in de lente of de herfst van 2023 dekken.
- Huidige en eerdere academische perioden binnen toezeggingsjaar: Workday betaalt kosten in de academische periode van de betaling en eventuele eerdere perioden binnen hetzelfde toezeggingsjaar.Voorbeeld: voor het toezeggingsjaar 2023-2024 kunnen betalingen die in het voorjaar van 2024 zijn gedaan, voldoen aan de kosten voor het najaar van 2023.
- Huidig toezeggingsjaar: Workday betaalt kosten voor elke academische periode in hetzelfde toekenningsjaar als de betaling.Voorbeeld: voor het toezeggingsjaar 2023-2024 kunnen betalingen die in het voorjaar van 2024 zijn gedaan, voldoen aan de kosten voor het najaar van 2023.
Tijdsbestek toepassing ongedaan maken(Optioneel) U kunt aanvullende criteria toevoegen aan elke prioriteitsgroep om het tijdsbestek op te geven dat het toepassen van de betaling ongedaan kan maken. Dit veld werkt met de criteria in de sectieConfiguratie van betaling ongedaan makenop instellingsniveau en is van toepassing wanneer beide geldig zijn.- Academische periode: de toepassing van Workday kan alleen ongedaan worden gemaakt vóór het einde van de academische periode van de betaling.
- Toezeggingsjaar: het toepassen van Workday kan alleen ongedaan worden gemaakt vóór het einde van het toekenningsjaar van de betaling.
- Niet ongedaan maken: wanneer de betaling wordt toegepast, wordt de toepassing van de betaling niet ongedaan gemaakt. Met deze status kan Workday een eventueel resterend a conto-bedrag toepassen op kosten. U kunt het toepassen van de betaling nog steeds handmatig ongedaan maken.
SorteervolgordeGeef prioriteit aan de in aanmerking komende kosten wanneer een betaling niet alle kosten dekt. Als bij de laatste drie opties meer dan één afschrijving dezelfde prioriteit heeft, volgt Workday de volgorde in de kolomKostentype.- Kostenvolgorde: Workday betaalt de kosten in de volgorde van de kolomKostentype. Als er meerdere kosten van hetzelfde type zijn, geeft Workday prioriteit aan de kosten die als eerste worden gemaakt.
- Huidige academische periode eerst: Workday geeft prioriteit aan kosten in de huidige academische periode (AP) en vervolgens aan de oudste AP, waarbij de volgorde van de kostentypen binnen elk AP wordt toegepast.
- Oudste academische periode eerst: Workday geeft prioriteit aan kosten in de oudste academische periode als eerste, waarbij de volgorde van de kostentypen binnen elke AP wordt toegepast.
- Oudste vervaldatum voor kosten: Workday betaalt de kosten met de oudste vervaldatum als eerste. Wanneer meer dan één afschrijving dezelfde vervaldatum heeft, geeft Workday prioriteit op basis van de afschrijvingsvolgorde.
Alleen voor titel IV in aanmerking komende kostenSchakel dit selectievakje in om betalingen te beperken tot alleen kosten voor items met een titel IV-classificatie die voldoen aan de veldenType kostenenCriteria voor tijdsbestek.U kunt studentensteun toepassen op niet-institutionele kosten voordat restituties worden gegenereerd als:- Schakel dit selectievakje uit.
- Studenten autoriseren de Federal Student Aid Authorization.
- Of beide.
Voor instellingen voor financiële-hulpprogramma's van titel IV moet uw prioriteitsgroep:- Classificeer het kostenitem voor terugvordering van restituties als Titel IV.
- Schakel het selectievakjeBeschikbare kosten voor titel IVin.
- Neem het kostentypevoor terugvordering van restitutieop.
Voorbeeld: u kunt studentondersteuning toepassen op bibliotheekboetes wanneer u het kostentypeBibliotheekboetesopneemt in de prioriteitsgroep en een van de volgende opties heeft:- U hebt het selectievakjeBeschikbare kosten voor titel IVniet ingeschakeld.
- Studenten autoriseren de Federal Student Aid Authorization.
Kostentype(Optioneel) U kunt opgeven aan welke kostentypen een betaling kan voldoen. Geef de kostentypen weer op belangrijkheid wanneer u de optieKostenvolgordeselecteert voor desorteervolgorde.Als u uw contracten voor financiële ondersteuning en sponsors wilt uitbetalen, koppelt u het kostentypevoor terugvordering van restitutieaan ten minste één prioriteitsgroep per instelling. Voor het betalingsitem moet het typeRestitutiekosten voor terugvorderingzijn geconfigureerd in de prioriteitsgroep om de terugvorderingskosten te kunnen betalen. Workday raadt u aan het kostentype voor terugvordering van restitutie toe te voegen aan alle relevante betalingsprioriteitsgroepen, behalve:- Als kostentype voor speciale groepen, zoals ziektekostenverzekeringen of boetes voor te late betalingen.
- In prioriteitsgroepen die niet-restitueerbaar zijn.
Voor instellingen voor financiële-hulpprogramma's van titel IV moet uw prioriteitsgroep:- Classificeer het kostenitem voor terugvordering van restituties als Titel IV.
- Schakel het selectievakjeAlleen in aanmerking komende kosten voor titel IVin.
- Neem het kostentypevoor terugvordering van restitutieop.
Uitsluiting kostenitem(Optioneel) U kunt de kostenitems met betrekking tot het geselecteerde kostentype opgeven die een betaling moet uitsluiten bij het toepassen van. Workday past alleen uitgesloten items toe voor die specifieke rijvoor het type kosten.Kostenitem opnemen(Optioneel) U kunt kostenitems opgeven die u in een specifieke prioriteitsrij voor betaling wilt opnemen.