Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2024-04-19
Rekeningboekingsregels instellen

Rekeningboekingsregels instellen

U kunt regelsets voor rekeningboeking configureren die u aan een bedrijf kunt koppelen en die u kunt gebruiken om aan te geven waar operationele transactiejournalen in bedrijfsgrootboekrekeningen worden geboekt. Elke set rekeningboekingsregels is voor een specifieke operationele transactie. Workday gebruikt ook rekeningboekingsregelsets voor handmatige boekingsjournalen met:
  • Handmatige journaalposten voor Facilitair en beheer.
  • Handmatige intercompany journaalposten.
  • Worktagsaldering ingeschakeld.
  1. Open de taak
    Rekeningboekingsregelset maken
     .
  2. Wijs een
    naam
     toe en geef de
    rekeningset
     op waarop u de boekingsregels wilt toepassen.
  3. Selecteer een boekingsregel en klik op
    Boekingsregel bewerken
     om boekingsregels toe te voegen.
  4. Houd bij het invullen van de koptekst rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Waarschuwing voor controlerekening inschakelen
    Schakel het selectievakje in om aan te geven dat de opgegeven grootboekrekeningen in deze boekingsregel meeboekrekeningen zijn.
    Een meerekeningsrekening is een grootboekrekening die alleen operationele journalen van operationele transacties bevat. Wanneer u een boekingsjournaal maakt en een grootboekrekening selecteert, geeft Workday een waarschuwing weer. U kunt de journaalregel opslaan in de meeboekrekening.
    Standaardgrootboekrekening
    Selecteer een standaardgrootboekrekening voor een of meer rekeningboekingstypen.
    Workday gebruikt standaardrekeningen voor transacties die niet overeenkomen met de voorwaarden in een rekeningboekingsregel. Wanneer een transactie aan geen van de voorwaarden voldoet, wijst Workday het volgende toe:
    • Transactie naar de standaardgrootboekrekening.
    • Standaard resulterende worktags in de journaalregel.
    Wanneer u de boekingsregel bewerkt, kunt u deze standaardgrootboekrekening voor elke afzonderlijke boekingsregel wijzigen.
    Als u geen standaardgrootboekrekening selecteert, markeert Workday transacties die met geen enkele rekeningboekingsregels overeenkomen. Als u transacties die niet overeenkomen met rekeningboekingsregels als fouten wilt markeren, laat u de standaardgrootboekrekening leeg. Met deze configuratie kunt u eenvoudiger factuur- of regelfouten voor niet-matchende transacties zoeken en corrigeren (met behulp van de taak
    Operationele journalen met fouten corrigeren
     ).
    Standaard resulterende worktags
    Selecteer een of meer resulterende standaardworktags voor de rekeningboekingsregel.
    Workday past de resulterende standaardworktags toe wanneer transacties naar de standaardgrootboekrekening worden geboekt.
  5. Houd bij het invullen van het
    raster Boekingsregelvoorwaarden
     rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Evaluatievolgorde
    Bestel de voorwaarden van meest naar minst beperkend met behulp van Evaluatievolgorde. Als er 100 of meer voorwaarden zijn, kunt u prioriteit geven aan elke regel door een alfanumerieke tekenreeks in te voeren. Als twee of meer voorwaarden dezelfde tekenreeks hebben, geeft Workday willekeurig prioriteit aan die voorwaarden.
    Processen met grote volumes beïnvloeden de prestaties bij het verwerken van rekeningboekingsregels. Als u de prestaties wilt optimaliseren, geeft u prioriteit aan veelgebruikte rekeningboekingsregels wanneer ze geen overlappende waarden bevatten.
    Resulterende grootboekrekening
    Selecteer een grootboekrekening om Workday journalen voor transacties te laten evalueren en boeken naar specifieke grootboekrekeningen op basis van het feit of de transactie aan de selectiecriteria voldoet.
    Resulterende worktags
    • U kunt Resulterende worktags die al worden gebruikt als primaire of optionele salderingsworktags niet selecteren.
    • Wanneer u
      Resulterende worktagwaarden
       selecteert, overschrijft Workday de huidige worktags op de operationele journaalregel niet.
    Voorbeeld: u configureert deze worktags:
    • Standaardwaarden medewerker -
      kostenplaats 1
      ,
      Financiering1
      .
    • Kostenoverschrijving -
      locatie 1
      .
    • Resulterende worktags -
      regio 1
      ,
      locatie 2
    Workday past alleen
    Regio 1
     toe als resulterende worktag en niet
    Locatie 2
    . Omdat u
    Locatie 1
     hebt gedefinieerd als kostenoverschrijving.
    Voorwaarde
    Selecteer voor elke voorwaarde uit een vooraf gedefinieerde lijst met dimensies die zinvol zijn voor het transactietype. Voor bepaalde dimensies, zoals verschillende groepen en boekingscategorieën, kunt u een keuze maken uit een lijst met waarden die u hebt gedefinieerd. Als u
    Bedrijf
     selecteert als dimensie in de rekeningboekingsregels, valideert Workday of de grootboekrekening geldig is voor gebruik met het bedrijf of de bedrijfshiërarchie.
    Workday evalueert de voorwaarden van boven naar beneden en boekt het journaal voor de transactie naar de resulterende grootboekrekening van de eerste dimensies en waarden die overeenkomen met de regel.
    Workday biedt geen ondersteuning voor voorwaarderegels voor afgeleide regels.
    Voorbeeld: u boekt naar rekening A op basis van bedrijf en kostenplaats. U boekt naar rekening B op basis van hetzelfde bedrijf, dezelfde kostenplaats en een regio. Plaats de laatste, meer beperkende voorwaarde eerst. Anders boekt Workday journalen voor matchingtransacties naar rekening A, de eerste match die wordt gevonden.
    Workday bevat alle dimensies voor de resulterende grootboekrekening en alle waarden in elke dimensie voordat Workday overeenkomt met de regel.
  6. Klik op de knop
    Boekingsregel testen
     om te testen of transacties naar de juiste rekeningen worden geboekt.
  7. Als u een of meer beschikbare dimensies van de boekingsregel wilt testen, selecteert u waarden die een transactie moet bevatten.
    Op basis van de voorwaarden van de boekingsregel geeft Workday de grootboekrekening en worktag weer waarnaar transacties met de ingevoerde waarden zouden worden geboekt.
    Voorbeeld: in de boekingsregel
    Opbrengsten
     maakt u een regelvoorwaarde die vereist dat elke transactie met de opbrengstcategorie
    Product
     naar de rekening
    Productopbrengsten
     wordt geboekt.
Workday gebruikt de boekingsboekingsregel om het volgende te bepalen:
  • De standaardgrootboekrekening om de journalen te boeken.
  • De standaard resulterende worktag die op de journaalregel wordt geboekt voor specifieke operationele transacties.
Workday gebruikt de voorwaarden van de boekingsboekingsregel om te bepalen welke:
  • Resulterende grootboekrekeningen die moeten worden geboekt voor debet- en creditrekeningen.
  • De resulterende worktags zijn van toepassing op de journaalregelpost.
Voor optimale prestaties, wanneer u meer dan 100 resulterende grootboekrekeningen op één rekeningboekingsregel overschrijdt, doet Workday het volgende:
  • Hiermee wordt de knop
    Voorwaarde toevoegen
     weergegeven, zodat u één voorwaarde tegelijk kunt toevoegen.
  • Hiermee kunt u regels voor boekingsvoorwaarden afzonderlijk bewerken en verwijderen.
U maakt een boekingsregel voor een
uitgaverekening
 om de waarde van de inkoop van een item vast te leggen. U maakt ook een boekingsregel voor een
crediteurenrekening
 om de waarde van crediteuren bij te houden.
Wanneer u een leveranciersfactuur verzendt, verwerkt Workday de rekeningboekingsregels om de
uitgaveregel
 te debiteren en de
crediteurenregel
 te crediteren.
(Optioneel) Als u een regelset wilt bijwerken, opent u het rapport
Rekeningboekingsregelset weergeven
 . Voor een geselecteerde regelset kunt u:
  • Bewerk de naam van de rekeningboekingsregelset.
  • Bewerk de standaardgrootboekrekening.
  • Bewerk de boekingsregel.
  • Test de bewerkte boekingsregel.