Aandachtspunten bij de configuratie: studentensponsorcontracten

Definitie

sponsor zijn een van de manieren waarop externe organisaties of personen, zoals militaire organisaties, onderwijsinstellingen, internationale ambassades of staatsprogramma's voor vooruitbetaald lesgeld, sommige of alle opleidingskosten voor een of meer studenten kunnen dekken. Dit is een type contract met derden waarmee studenten kunnen voldoen aan hun financiële verplichtingen jegens de academische instelling.

U kunt sponsor beheren en facturen genereren in Workday Student. Dit factureringsmodel werkt onafhankelijk van het framework voor klant in Financial Management en ondersteunt studentspecifieke facturering, consolidatie en rapportage.

Belangrijkste voordelen

Voeg meerdere opmerkingen en documenten rechtstreeks toe aan factuur .

Automatiseer de verwerking van uitbetalingen en betalingen.

Automatiseer de distributie van factuur met behulp van afdruk- en e-mailtaken.

Configureer verschillende berekening voor verschillende contractregel .

Configureer meerdere indelingen voor zakelijke formulieren voor studentensponsor en geconsolideerde studentensponsor .

Configureer afzonderlijke uitbetalingsschema's voor sponsor en toezeggingen.

Geef studenten en beheerders eenvoudig toegang tot contract en betalingsgegevens.

Krijg zichtbaarheid in contract en -verplichtingen en ontvangen meldingen over deadlines.

Consolideer meerdere facturen voor studentensponsor in één document om de zichtbaarheid te verbeteren en het eenvoudiger te maken om een gecombineerde factuur af te drukken of naar de sponsor te e-mailen.

Verminder handmatig werk en fouten door bestaande studentensponsor te kopiëren naar een nieuw toezegging .

Hiermee worden sponsor bijgehouden.

Gebruiksscenario's

Maak geconsolideerde facturen voor sponsors met verschillende voorkeuren.

Groepeer meerdere studentfacturen voor één sponsor in een geconsolideerd document.

Beheer contracten voor beurzen, subsidies en andere programma's voor financiële ondersteuning met specifieke criteria en uitbetalingsregels.

Beheer verschillende typen sponsors, waaronder bedrijven, overheidsinstanties en spaarregelingen voor het onderwijs.

Betalingen voor studentensponsor registreren en toepassen, waarbij sponsor gescheiden blijven van klant .

Belangrijke vragen

Vragen	Overwegingen
Hebt u afzonderlijke uitbetalingsschema's nodig voor sponsor en toezeggingen?	U kunt de taak 'Uitbetalingsschema maken' of 'Uitbetalingsschema op kalender maken' gebruiken om afzonderlijke tijdsbestekken te definiëren voor het uitbetalen van uw sponsor en toezeggingen.
Gebruikt u een systeem van derden om financiële ondersteuning te beheren?	Wanneer u een systeem van derden gebruikt voor financiële ondersteuning en de financiële ondersteuning van het sponsor gevolgen heeft, laat u het selectievakje Geen impact selectievakje voor de taak Studentensponsorcontract maken uitgeschakeld. Het contract Workday nog steeds opgenomen in het rapport 'Totale financiële ondersteuning '. U kunt geen berekeningen uitvoeren voor een sponsor in een contract van derden.
Moet u studentensponsor gebruiken voor toezegging voor financiële ondersteuning ?	U wordt aangeraden de functionaliteit voor financiële ondersteuning van Workday te gebruiken om financiële ondersteuning te verwerken.
Welke studentensponsor hebt u nodig in een rapport?	Houd rekening met de volgende vragen bij het maken van rapporten contract studentensponsor : Welke sponsor zijn uitbetaald? Welke sponsor zijn gefactureerd/betaald, indien uitbetaald? Welke gegevens hebt u nog meer nodig in een rapport?
Wilt u studentensponsor handmatig of automatisch opnieuw berekenen en uitbetalen?	U kunt studentensponsor handmatig opnieuw berekenen en uitbetalen door het menu met gerelateerde acties van de specifieke student of studentensponsor te gebruiken om afzonderlijke taken zoeken . ZieBetalingen studentensponsorcontract uitbetalen . U kunt ook instellen dat automatische herberekening en uitbetalingen worden uitgevoerd tijdens 'Student Nightly Job Orchestration' door met de taak ' Financiële opties voor instellingsstudenten onderhouden' het selectievakje 'Studentsponsorcontracten verwerken in Nightly Job Orkestratie' in te schakelen. Bepaalde gebeurtenissen zorgen ervoor dat studentensponsor automatisch worden beoordeeld. Zie Referentie: reacties voor financiële gegevens student .
Hoe wilt u contractregel definiëren?	U kunt contractregel als volgt definiëren: Bedragen, waarbij de gebruiker een vast bedrag invoert. Berekeningen, waarbij het bedrag dynamisch wordt berekend op basis van een regel. Als u berekeningen gebruikt, kunt u het raster Contractbedragregels in de taak Studentsponsorcontract maken gebruiken om een op regels gebaseerde berekening te configureren waarmee u de flexibiliteit hebt om aan de vereisten van de sponsor te voldoen. Zorg ervoor dat u na de configuratie het selectievakje 'Bedrag berekenen ' in dezelfde taak inschakelt.
Welk proces gebruikt u voor facturering en uitbetaling?	Met Workday kunt u de werkstroom maken die het beste past bij uw organisatie en uw sponsor : Betalingen aan de student uitbetalen, de sponsors factuur en vervolgens de sponsor vastleggen. Factureer de sponsors, registreer de sponsor en keer de betalingen uit aan de student.
Gebruikt uw instelling het factureringsmodel voor studentensponsor ?	U kunt dit framework gebruiken om sponsor , facturen, creditaanpassingen en opnieuw factureren rechtstreeks in Workday Student te beheren. Dit model werkt onafhankelijk van het framework voor klant in Financial Management, zodat u studentspecifieke factureringsrecords onderhouden zonder dat dit gevolgen heeft voor algemene klant .
Is voor sponsors één factuur vereist voor meerdere studenten of contracten?	U kunt meerdere goedgekeurde, onbetaalde en gedeeltelijk betaalde facturen voor één sponsor groeperen in een geconsolideerde factuur , zodat u één document kunt afdrukken of e-mailen in plaats van afzonderlijke facturen te verzenden.
Hebt u aangepaste factuur nodig?	U gebruikt Business Intelligence and Reporting Tools (BIRT) om aangepaste indelingen te maken. Als u deze indelingen wilt toepassen, moet u indelingsregels voor factuur voor studentensponsor en indelingsregels voor geconsolideerde factuur voor studentensponsor definiëren om BIRT sjablonen aan het factureringsproces koppeling .
Hoe wilt u uw factuur opmaken?	U configureert volgnummergeneratoren voor unieke ID's om afzonderlijke facturen, opnieuw te factureren, creditaanpassingen en geconsolideerde facturen op te maken. U kunt deze volgnummers algemeen definiëren in de taak Tenantinstellingen bewerken - student , of u kunt de definities van bedrijfs-ID's bewerken taak om ze op bedrijf te definiëren.
Hoe denkt u de totale sponsor te rapporteren?	U moet afzonderlijk rapporteren over klant en studentensponsor . Deze factureringsgebieden zijn zo ontworpen dat ze onafhankelijk van elkaar kunnen worden gebruikt, zodat ze niet dezelfde rapporten delen . Als u het totaal debiteuren wilt bekijken, moet u gegevens van beide combineren: Het rapport Studentsponsorfacturen zoeken voor studentspecifieke facturering. Financial Management-rapporten voor reguliere klant .

Aanbevelingen

Configureer transactieworktags voor studentensponsor . ZieWorktags voor transacties configureren .

Vereisten

Configureer uw bedrijf ''. Workday vereist bedrijven die zijn gekoppeld aan alle academische eenheden voor de verwerking van financiële transacties voor studenten.

Maak en beheer sponsor met behulp van de Workday Financials Grant Management-functionaliteit. ZieSponsorgegevens instellen en beheren .

Maak voor elk toezegging nieuwe sponsor .

Beperkingen

Geconsolideerde facturen ondersteunen alleen afzonderlijke facturen met de status ' Goedgekeurd'
en de betalingsstatus ' Onbetaald'
of 'Gedeeltelijk betaald'
.

U kunt geen klantaccount en -rapporten gebruiken voor studentensponsor .

Wanneer u een studentensponsor maakt, kunt u maximaal contract contract .

U kunt maximaal 1000 facturen tegelijk maken.

Tenantinstellingen

Gebruik de taak

'Tenantinstellingen bewerken - student'

om volgnummergeneratoren met unieke ID's te configureren voor facturen van studentensponsor , opnieuw factuur van studentensponsor , creditaanpassingen van studentensponsor en geconsolideerde studentensponsor . U kunt ID-definitietoewijzingen voor sponsors ook beoordelen met behulp van de taak

Definities bedrijfs-ID bewerken

.

Beveiliging

Configureer de volgende beveiligingsdomeinen in het functionele gebied ' financiële gegevens student' :

Domein	Overwegingen
Beheren: financiële gegevens student	Hiermee kunt u transacties voor financiële gegevens van studenten configureren en beheren.
Beheren: facturering studentensponsorcontract	Hiermee kunt u taken met betrekking tot de facturering voor studentensponsor configureren en beheren, zoals het weergeven van factuur , het beheren van opmerkingen en bijlagen, en het uitvoeren van leveringstaken zoals afdrukken en e-mailen.
Beheren: studentensponsorcontracten worden verwerkt	Hiermee kunt u studentensponsor maken, bewerken en weergeven.
Beheren: storting studentensponsor - annuleren	Hiermee kunt u een storting via een studentensponsor annuleren.
Beheren: studentensponsorbetaling - annuleren	Hiermee kunt u een studentensponsor annuleren.
Beheren: verwerking studentsponsorbetaling	Hiermee kunt u de verwerking van studentensponsor configureren en beheren.
Beheren: verwerking studentsponsorrestituties	Hiermee kunt u de verwerking van restituties voor studentensponsor configureren en beheren.
Beheren: restituties studentensponsor - annuleren	Hiermee kunt u in behandeling zijnde studentensponsor en betalingen voor studentensponsor annuleren.
Proces: restitutie studentensponsor aan staat laten vervallen	Hiermee kunt u restitutiebetalingen voor studentensponsor aan aan staat laten vervallen .
Proces: restitutie/afrekening studentensponsor	Hiermee kunt u de afrekening van restituties voor studentensponsor configureren en beheren.
Rapporten: studentensponsorcontracten	Hiermee kunt u rapporten over studentensponsor weergeven.
Rapporten: studentensponsorbetalingen	Hiermee kunt u rapporten over studentensponsor weergeven.
Rapporten: restituties studentensponsor	Hiermee kunt u rapporten over restituties voor studentensponsor weergeven.
Set Up: Student Payments	Hiermee kunt u studentbetalingen configureren en beheren.
Rapporten: facturering studentensponsor	Biedt toegang tot de primaire rapportagegegevens voor zowel afzonderlijke facturen als geconsolideerde facturen.
Proces: facturen studentensponsor	Vereist voor het automatisch generatie van facturen via het achtergrondtaakproces.
Beheren: studentensponsorfactuur - annuleren	Biedt toegang voor het annuleren van een studentensponsor :.

Configureer de volgende beveiligingsdomeinen in het functionele gebied 'Financiële ondersteuning':

Domein	Overwegingen
Beheren: financiële ondersteuning	Hiermee kunt u financiële ondersteuning voor studenten configureren en beheren.
Rapporten: records voor perioden voor financiële ondersteuning	Hiermee kunt u rapporten over records voor perioden voor financiële ondersteuning weergeven.
Instellen: uitbetalingen	Hiermee kunt u uitbetalingen configureren en beheren.

Configureer deze beveiligingsdomeinen in het functionele gebied 'Banking and Settlement':

Domein	Overwegingen
Proces: betalingsretour	Hiermee kunt u door de bank geretourneerde betalingen beheren en gerelateerde rapporten weergeven.
Proces: afrekening	Hiermee kunt u problemen met restitutiebetalingen voor studentensponsor beheren.

Bedrijfsprocessen

Bedrijfsprocessen	Overwegingen
Gebeurtenis voor restitutie studentensponsor in behandeling	Als de student in aanmerking komt voor een restitutie, kunt u met dit bedrijfsproces een restitutie voor de student uitvoeren zodra u een afrekeningsrun uitvoert .
Studentenstortingsgebeurtenis	Hiermee kunt u studentbetalingen storten.
Betalingsgebeurtenis studentbetaling:	Hiermee kunt u een betaling voor een studentensponsor betalen.
Gebeurtenis voor toepassing studentensponsorbetaling	Hiermee kunt u een studentensponsor toepassen.
Gebeurtenis voor studentensponsorfactuur	Hiermee kunt u facturen voor contract genereren.

Rapportage

Rapporten	Overwegingen
Contractregels studentsponsor zoeken die opnieuw moeten worden gefactureerd	contract zoeken om opnieuw factuur wanneer bedragen van sponsor worden gewijzigd.
Studentsponsorcontracten zoeken	Hiermee kunt u studentensponsor zoeken op basis van belangrijke contract zoals contractnaam, academische eenheid, toezeggingsjaar, contractdatum en sponsor.
Studentsponsorbetalingen zoeken	Hiermee kunt u betalingsdetails voor studentensponsor zoeken en betalingen voor facturen toepassen of de toepassing ervan ongedaan maken.
Studentensponsorfacturen zoeken	Dit is de primaire tool voor het bijhouden van de factureringsstatus, leveringsgeschiedenis en betalingstoepassingen. Dit rapport bevat gegevens die specifiek van toepassing zijn op het factureringsmodel van de studentensponsor. Hiervoor is geen toegang tot de rapportagedomeinen van Financial Management vereist.
Geconsolideerde studentensponsorfacturen zoeken	Hiermee kunt u rapporten over geconsolideerde studentensponsorfacturen raadplegen om records voor gegroepeerde facturering te beheren.
Details studentensponsorcontract	Hiermee kunt u studentensponsor zoeken voor het geselecteerde toezegging .
Gebruik studentensponsorcontracten	Biedt een visuele weergave van het gebruik van studentensponsor per toezegging .
Afdrukrungroepen studentensponsorfacturen zoeken	Wordt gebruikt om het bulksgewijs generatie en verzenden van individuele sponsor te bewaken en te controleren. U kunt dit rapport gebruiken om: Houd de voortgang bij van grootschalige taken voor het generatie en verspreiden van PDF . Controleer of de individuele sponsors hun facturen hebben ontvangen. Bekijk historische factureringscycli voor specifieke academische eenheden of sponsors.
Afdrukrungroepen voor geconsolideerde studentensponsorfacturen zoeken	Gebruik deze optie om de bulksgewijze verwerking en levering van uniforme factuuroverzichten te beheren. U kunt dit rapport gebruiken om: Zorg ervoor dat meerdere afzonderlijke facturen tot één geconsolideerd document kunnen worden samengevoegd. Coördineert de massale verzending van e-mails voor sponsors die gegroepeerde facturering vereisen. Stem het aantal gegenereerde documenten af op basis van met succes voltooide leveringsgebeurtenissen.

Integraties

Integraties of webservices	Overwegingen
Bulksgewijs importeren van schema voor herberekening van studentsponsor voor puts	Verwerkt veel instances van het herberekeningsschema voor studentensponsors asynchroon.
In behandeling zijnde studentensponsorrestituties ophalen	Hiermee worden restituties voor studentensponsor op referentie-ID opgehaald. Als u geen referentie studentensponsor service .
Studentsponsorcontracten ophalen Studentensponsorcontract invoegen	contract wordt een studentensponsor opgehaald, gemaakt of bijgewerkt. Als u geen referentie studentensponsor service .
Studentensponsorfacturen ophalen	Hiermee worden facturen van studentensponsor opgehaald. Als u geen aanvraag opgeeft, worden alle service opgehaald.
Herberekeningsschema's studentensponsor ophalen Herberekeningsschema studentensponsor invoeren	Hiermee worden nachtelijke contract 's voor studentensponsor opgehaald, gemaakt of bijgewerkt. Als u geen referentie-ID's opgeeft, haalt de service alle nachtelijke herberekeningsschema's voor studentensponsor op.
Studentensponsorcontract importeren	Importeert één studentensponsor met meerdere contract . U kunt regels toevoegen of bewerken op ID. Wanneer u een sponsor bewerkt en bestaande contract weglaat, worden deze niet uit het contract verwijderd.
Studentsponsorbetaling importeren	Hiermee worden studentensponsor met een gemaakte optionele storting geïmporteerd.
Totale financiële ondersteuning importeren	Hiermee worden nieuwe pakketten financiële ondersteuning gemaakt met de opgegeven studenttoezegging voor een student, aangegeven met de academische eenheid van de instelling . De studenttoezeggingen in de aanvraag overschrijven alle huidige toezeggingen in de financiële ondersteuning van de student . Eventuele studentenkortingen of studentensponsor voor een bestaand pakket financiële ondersteuning worden toegevoegd aan het nieuwe pakket van dezelfde academische periode.
In behandeling zijnde restitutie voor studentensponsor verzenden	Hiermee worden studentensponsor in behandeling gemaakt.
Studentensponsorfactuur verzenden	Hiermee kunt u afzonderlijke sponsor maken voor verwerking van kleine volumes.
Studentensponsorfacturen ophalen	Gebruik deze optie om gedetailleerde factuur op te halen, inclusief de status, bedragen en gekoppelde contract .
Indelingsregels voor studentensponsorfactuur ophalen - regels voor zakelijk formulier Regel voor indeling zakelijk formulier voor factuur voor studentensponsorfactuur	Gebruik deze optie om indelingsregels voor afgedrukte facturen op te halen, te maken of bij te werken. U kunt deze regels definiëren om specifieke indelingen te koppelen aan facturen op basis van type, sponsor en valuta. Dit zijn alleen implementatieservices en ondersteunen geen EIB functionaliteit.
Geconsolideerde studentensponsorfacturen ophalen Geconsolideerde studentensponsorfactuur invoeren	Gebruik deze optie om geconsolideerde facturen op te halen of te maken op basis van criteria zoals academische eenheid, sponsor of contract. Hiermee kunt u gegevens weergeven op basis van uw beveiligingsprofiel; ziet u alleen gegevens voor instellingen waartoe u bevoegd bent.
Verzenden van studentensponsorfactuur bulksgewijs importeren	Hiermee kunt u studentensponsor bulksgewijs maken op basis van geïmporteerde gegevens. Met deze service kunt u meerdere facturen asynchroon verwerken voor verschillende sponsors en studentensponsor binnen één aanvraag. We starten het bedrijfsproces 'Gebeurtenis studentensponsorfactuur' voor elke factuur om de factuur met geconfigureerde volgnummer- en referentie-ID's te genereren en deze weer te geven in de gebruikersinterface van Workday .

Relaties en interacties

Functies	Overwegingen
Financiële ondersteuning	U gebruikt Financiële ondersteuning om uitbetalingsschema's te configureren. Sponsorcontracten worden opgenomen in pakketregels voor financiële ondersteuning.
Subsidies:	U configureert studentsponsors in Subsidies.
Rapportage en analyse	U configureert indelingen voor zakelijke formulieren voor studentensponsor en facturen met Report Designer.

Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen die inzicht geven in de configuratierelaties in uw tenant. Ga naar Workday Community voor meer informatie over de Workday Touchpoints Kit.