Overwegingen bij instellen: subsidiebeheer
U kunt dit onderwerp gebruiken om beslissingen te nemen bij het plannen van uw configuratie en gebruik van Workday Grants Management. Het volgende wordt uitgelegd:
- Redenen om deze functionaliteit in te stellen.
- De samenhang tussen deze functionaliteit en de rest van Workday.
- Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.
- Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.
- Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.
Raadpleeg de taakinstructies voor de volledige configuratiedetails.
Definitie
Workday Grants Management biedt een uitgebreid platform waarmee u de verschillende componenten van een toezegging kunt configureren en beheren, waaronder:
- Facturering voor toezegging.
- Contracten toekennen.
- Voorstellen toekennen.
- Verklaring van tijdsbesteding.
- Indirecte kosten of indirecte kosten.
- Opbrengstenverantwoording.
- Sponsorgegevens.
Belangrijkste voordelen
- Hiermee kunt u de kosten voor indirecte kosten berekenen die zijn gekoppeld aan uw toezeggingsuitgaven.
- Certificeer de inspanningen van werknemers met realtimegegevens uit Workday Payroll en HCM.
- Zorg ervoor dat uw toezeggingscontracten worden nageleefd.
- Gebruik gegevens uit Workday Financials en andere uitgavebronnen om nauwkeurige rekeningen te krijgen van uw uitgaven voor toezeggingslimieten.
Gebruiksscenario's
- Factureer uw sponsors voor de directe en indirecte kosten van uw toezeggingen.
- Stel factureringslimieten, salarislimieten en uitgavebeperkingen op voor toezeggingen.
- Wijs interne uitgavecategorieën toe aan sponsoruitgavencategorieën.
- Overschrijvings- en financieringskostentarieven overschrijven of afwijzen wanneer u opnieuw onderhandelt met sponsors.
- Hiermee ontvangt u een melding over taken en rapporten buiten Workday die u moet voltooien om uw toezeggingen te behouden.
- Opstellen van certificeringsrapporten voor inspanningen voor Amerikaanse overheidssponsors.
- Hiermee worden meerdere toekenningen, toekenningsregeldatums en secundaire ontvangers bijgehouden voor uw toezeggingen.
Belangrijke vragen
Vraag | Overweging |
|---|---|
Wordt de financiering voor uw toezegging gesponsord of worden de kosten gedeeld? | U kunt een financieringstype maken om aan te geven of een financiering:
In Workday kunt u toezeggingscontracten maken met gesponsorde fondsen of met gesponsorde fondsen, maar u kunt de sponsors alleen factureren voor toezeggingen met gesponsorde fondsen. |
Hoe wilt u de indirecte of indirecte kosten voor uw toezeggingsuitgaven berekenen? | Workday berekent voor elke uitgave automatisch F&A-kosten op basis van de F&A-details die u configureert op de regels van de declareerbare kosten en de toezeggingsregels voor een vast bedrag. |
Definieren uw sponsors kostencategorieën anders dan uw organisatie? | U kunt objectklassetoewijzing gebruiken om kostencategorieën in uw organisatie toe te wijzen aan door sponsors gedefinieerde kostencategorieën. Workday gebruikt objectklassen om:
Voorbeeld: uw sponsor stemt ermee in u te vergoeden voor toezeggingsuitgaven in de kostencategorie Labapparatuur en -benodigdheden . Uw bedrijf gebruikt niet dezelfde kostencategorie, maar gebruikt in plaats daarvan laboratoriumapparatuur en laboratoriumbenodigdheden om dezelfde uitgaven vast te leggen. U maakt een objectklasse Labapparatuur en -benodigdheden en wijst de uitgavecategorieën voor Labapparatuur en Labbenodigdheden toe aan de objectklasse. Wanneer u laboratoriumapparatuur of -benodigdheden koopt, wordt de worktag ' Laboratoriumapparatuur en -benodigdheden' van de objectklasse aan de uitgavetransacties gekoppeld, zodat u de uitgaven kunt factureren en aan de sponsor kunt rapporteren. |
Moet u de inspanningen van uw medewerkers certificeren? | Wanneer u federale subsidies ontvangt van Amerikaanse overheidssponsors, kunt u in Workday certificeringsrapporten genereren om de inspanningen van uw medewerkers te certificeren. U kunt de certificeringsrapporten voor inspanning ter beoordeling en goedkeuring naar afdelings- of subsidiemanagers routeren.
Als u de salariskosten en -toewijzing wilt plannen voordat u de inspanningen van medewerkers certificeert, kunt u een voorbeeld van certificeringsrapporten voor inspanningen bekijken met pro forma certificering van inspanningen. |
Aanbevelingen
- Configureer de gerelateerde worktags voor uw subsidie, programma of kostenplaats.
- Als u S&A-kosten afzonderlijk van de oorspronkelijke uitgavetransacties wilt bijhouden en rapporteren, configureert u de verwerkingsregels voor toezeggingskosten zo dat uitgavencategorieën en objectklassen voor S&A worden overschreven.
Vereisten
- Configureer uw bedrijf zodat u toezeggingen kunt maken en verwerkingsregels voor toezeggingskosten voor het bedrijf kunt instellen.
- Als u inspanningscertificering wilt gebruiken, configureert u uw medewerkersgegevens in HCM en zorgt u ervoor dat uw gegevens actueel zijn in de Workday-salarisadministratie.
Beperkingen
Geen invloed.
Tenantinstellingen
- Maak een volgnummer-ID die in Workday kan worden gebruikt om een volgnummer toe te wijzen aan nieuwe toezeggingen, toezeggingsvoorstellen, subsidies en sponsors.
- Gebruik de taak'Tenantinstellingen bewerken - financiële gegevens'om de volgnummer-ID's toe te wijzen als volgnummer-ID voor het bedrijfsdocument voor toezeggingscontracten, toezeggingsvoorstellen, subsidies, subsidievoorstellen en sponsors.
Beveiliging
Configureer deze beveiligingsdomeinen in het functionele gebied Subsidiebeheer:
Domeinen | Overwegingen |
|---|---|
Beheren: subsidie
| Hiermee kunt u subsidies en subsidiehiërarchieën configureren en beheren. |
Proces: toezegging
| Hiermee kunt u toezeggingsbijlagen, facturering voor toezeggingen en toezeggingstaken configureren en beheren. |
Proces: facturering
| Hiermee kunt u facturering voor toezeggingen configureren en beheren, inclusief factureringsschema's en facturen. |
Instellen: verklaring van tijdsbesteding
| Hiermee kunt u certificeringsrapporten voor inspanning configureren en beheren. |
Instellen: Financieringen
| Hiermee kunt u fondsen configureren en beheren. |
Instellen: subsidiebeheer
| Hiermee kunt u toezeggingen, F&A-configuraties en objectklassetoewijzing configureren en beheren. |
Instellen: Sponsor
| Hiermee kunt u sponsors configureren en beheren. |
Bedrijfsprocessen
Bedrijfsprocessen | Overwegingen |
|---|---|
Toezeggingsaanpassingsgebeurtenis
| Hiermee kunt u:
|
Gebeurtenis voor toezeggingsbudgethub
| Hiermee kunt u een toezeggingsbudgetplan ter beoordeling verzenden.
Kan een subproces zijn voor het bedrijfsproces 'Toezeggingsgebeurtenis '. |
Toezeggingscorrectiegebeurtenis
| Hiermee kunt u een toezegging corrigeren. |
Toezeggingsgebeurtenis
| Hiermee kunt u een toezegging maken en deze ter goedkeuring routeren.
U kunt ook subprocessen toevoegen om het volgende te maken:
|
Gebeurtenis voor toezeggingsvoorstel
| Hiermee kunt u een toezeggingsvoorstel routeren voor beoordeling en goedkeuring. |
Toezeggingstaakgebeurtenis
| Hiermee kunt u een toezeggingstaak routeren voor beoordeling en goedkeuring. |
Certificeringsgebeurtenis voor tijdsbesteding
| Hiermee kunt u prestatiecertificeringsrapporten routeren naar medewerkers en managers voor certificering en administratieve beoordeling.
U kunt ook een subproces toevoegen om salarisadministratieboekingsaanpassingen te maken wanneer u tijdens het certificeringsproces wijzigingen aanbrengt in de inspanningen van medewerkers. |
Gebeurtenis voor opname van kredietbrief
| Hiermee kunt u:
|
Toezeggingskosten opnieuw verwerken (gebeurtenis)
| Hiermee kunt u de opnieuw berekende toezeggingskosten routeren voor goedkeuring. |
Rapportage
Rapporten of dashboards | Overwegingen |
|---|---|
Discoveryboard:
| Biedt visuele analyses van uw onderscheidingen, aan onderscheidingen gerelateerde uitgaven of certificeringen voor inspanningen.
U kunt deze rapportgegevensbronnen (RDS) in uw discoveryboard gebruiken:
|
Verklaring van tijdsbesteding (werkgebied)
| Hiermee kunt u alle certificeringsrapporten voor inspanning waartoe u toegang hebt, weergeven en beheren. |
Toezeggingsrapport zoeken
| Hiermee kunt u toezeggingsgegevens weergeven op bedrijf en ingangsdatum.
U kunt een gefacetteerde zoekopdracht uitvoeren op de geretourneerde rijen. |
Dashboard 'Mijn onderscheidingen'
| Een door Workday geleverde werkruimte die u kunt configureren met worklets om te rapporteren over de toezeggingen in uw organisatie. |
Integraties
Webservices | Overwegingen |
|---|---|
Toezegging corrigeren
| Hiermee wordt een toezegging bijgewerkt zonder de vorige versie op te slaan. |
Onderscheidingen ontvangen
| Hiermee worden de nieuwste versies van toezeggingen opgehaald. |
Financiering ophalen
Financiering plaatsen | Hiermee worden fondsen opgehaald, gemaakt of bijgewerkt. |
Subsidies ophalen
Toekenning plaatsen | Hiermee worden subsidies opgehaald, gemaakt of bijgewerkt. |
Sponsors ophalen
Sponsor plaatsen | Hiermee worden sponsorgegevens opgehaald, gemaakt of bijgewerkt. |
Toezegging verzenden
| Hiermee maakt u een nieuwe toezegging. |
Aanpassing toezegging verzenden
| Hiermee wordt een toezegging bijgewerkt en blijft een kopie van de vorige versie behouden. |
Relaties en interacties
Functies | Overwegingen |
|---|---|
Bankgegevens en afrekeningen | U kunt toezeggingsuitgaven in deze uitgavegebieden pas factureren nadat u de transacties hebt afgerekend:
|
Budgets | U kunt uw toezegging en budgetten voor toezeggingsvoorstellen plannen met Workday-budgetten. |
Klantrekeningen | U kunt debiteuren van sponsors beheren met behulp van klantrekeningen. |
Financiële boeking | Workday boekt de journalen voor de kosten en opbrengstenverantwoording en opbrengstenverantwoording naar de grootboekrekeningen die u configureert in de rekeningboekingsregel. |
HCM-kern | Stel werknemersgegevens in op HCM Core voordat u de inspanningen van werknemers certificeert. |
Salarisadministratie | Tijdens de inspanningscertificering gebruikt Workday salarisjournalen om te controleren of de beloningen van medewerkers matchen met de vastgelegde inspanningen.
Wanneer een beoordelaar een wijziging aanbrengt in een certificering van tijdsbesteding, kunt u een salarisadministratieboekingsaanpassing starten om de wijziging weer te geven. |
Onkosten
Voorraad Inkoop Leveranciersaccounts | U kunt uitgaven van deze en andere functionele gebieden in Workday koppelen aan toezeggingen en de sponsors hiervoor factureren. |
Financiële gegevens student | U kunt financiële ondersteuning voor studenten in rekening brengen voor toezeggingen voor vergoeding. Voorbeeld: een student ontvangt via uw organisatie financiële ondersteuning van een National Science Foundation-fellowship. U kunt de beurs ten laste van de prijs brengen die wordt gesponsord door de National Science Foundation. |
Tijd | U kunt een inspanning certificeren op basis van werkuren. |
Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen die inzicht geven in de configuratierelaties in uw tenant. Ga naar Workday Community voor meer informatie over de Workday Touchpoints Kit.