Overwegingen bij instellen: studentonkostendeclaraties
U kunt dit onderwerp gebruiken om beslissingen te nemen bij het plannen van uw configuratie en gebruik van onkostendeclaraties voor studenten. Het volgende wordt uitgelegd:
- Waarom omhoog.
- De samenhang tussen deze functionaliteit en de rest van Workday.
- Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.
- Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.
- Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.
Raadpleeg de taakinstructies voor de volledige configuratiedetails.
Definitie
U kunt Workday gebruiken om namens studenten onkostendeclaraties te maken en te verzenden om hen de gemaakte onkosten te vergoeden.
Belangrijkste voordelen
- Analyseer en rapporteer studentuitgaven voor meer controle over de uitgaven.
- Maak een einde aan handmatige tijdelijke oplossingen, zoals ad-hocbetalingen en de noodzaak om niet-student-begunstigden te gebruiken.
- Versnel de vergoeding door alleen studentonkostendeclaraties naar specifieke beoordelaars en goedkeurders te routeren.
- Verminder dubbele gegevens door studentuitgaven op één locatie te centraliseren.
Gebruiksscenario's
- Onkostendeclaraties verwerken namens externe en ingeschreven studenten.
- Wijs transacties van bedrijfscreditcards opnieuw toe om de transacties op te nemen in onkostendeclaraties voor studenten.
- Beperk de toegang tot studentgegevens zodat medewerkers alleen studentonkosten kunnen verwerken en rapporteren.
Belangrijke vragen
Vragen | Overwegingen |
|---|---|
Welke beveiligingstoegang hebben medewerkers nodig? | U kunt gesegmenteerde beveiliging configureren zodat medewerkers alleen toegang hebben tot gegevens over studentonkosten. Wanneer u gesegmenteerde beveiliging inschakelt, worden medewerkers met:
Als u gesegmenteerde beveiliging niet inschakelt, hebben medewerkers met en zonder beperkingen toegang tot onkostengegevens voor alle typen begunstigden. |
Welke betalingsopties hebben studenten? | U kunt alleen onkostendeclaraties verzenden namens studenten voor wie onkostenbetalingen als optie zijn opgenomen in hun betalingskeuzen.
U hebt de volgende mogelijkheden:
Wanneer studenten meerdere Workday-profielen hebben en u betalingskeuzen voor één profiel bijwerkt, worden de andere profielen automatisch bijgewerkt. |
Hoe beheert u de onkosten die studenten maken voor bedrijfskaarten? | U kunt creditcardtransacties handmatig opnieuw toewijzen aan studenten wanneer ze onkosten maken met bedrijfscreditcards.
Workday geeft vervolgens de opnieuw toegewezen transacties weer in onkostendeclaraties voor studenten, zodat u ze kunt selecteren voor opname. |
Aanbevelingen
- Voeg handmatig worktags toe aan studentonkostendeclaraties om nauwkeurige financiële transacties te garanderen.
- Wijs creditcardtransacties opnieuw toe aan studenten om ervoor te zorgen dat onkosten die zijn gemaakt met bedrijfscreditcards worden weergegeven in onkostendeclaraties voor studenten.
- Als meerdere studenten dezelfde naam hebben, voert u unieke student-ID's in onkostendeclaraties in om ervoor te zorgen dat u onkosten voor de juiste student declareert.
- Als studenten ook een werknemersprofiel in Workday hebben, zorg er dan voor dat u hun studentprofiel gebruikt voor studentonkosten om boekings- en goedkeuringsproblemen te voorkomen.
Vereisten
Als u medewerkers met beperkte beveiliging toegang wilt geven tot studentgegevens, wijst u de medewerkers toe aan de relevante academische eenheden van studenten.
U kunt alleen onkostendeclaraties namens studenten verzenden als u onkostenbetalingen instelt voor hun betalingskeuzen.
Beperkingen
Studenten kunnen geen eigen onkostendeclaraties maken in Workday.
We bieden geen ondersteuning voor uitgaveautorisaties en kasvoorschotten voor studenten.
Tenantinstellingen
Geen invloed.
Beveiliging
Domeinen | Overwegingen |
|---|---|
Externe studentgegevens: student-ID in het functionele gebied Persoonlijke gegevens. |
Hiermee krijgt u toegang tot ID's voor externe studenten. |
Externe studentgegevens: openbare rapporten voor studenten in het functionele gebied 'Personeelsbeheer'. |
Hiermee hebt u toegang tot openbare informatie over externe studenten.
Gebruik dit domein en het domein 'Manage: Payment Election ' om betalingskeuzen voor externe studenten te beheren. |
Beheren: betalingskeuze in het functionele gebied 'Onkosten'. |
Hiermee kunt u betalingskeuzen beheren namens externe studenten.
Gebruik dit domein en het domein 'Externe studentgegevens: openbare rapporten voor studenten' om betalingskeuzen voor externe studenten te beheren.
Gebruik dit domein als u geen Workday Student Financials gebruikt. |
Beheren: betalingskeuzen voor studenten in het functionele gebied 'Financiële gegevens student'. | Hiermee kunt u betalingskeuzen beheren namens ingeschreven studenten.
Gebruik dit domein wanneer u Workday Student Financials gebruikt. |
Proces: onkostendeclaraties in het functionele gebied Onkosten. | Hiermee kunt u onkostendeclaraties en gerelateerde rapporten beheren.
U kunt gesegmenteerde beveiliging in dit domein configureren zodat medewerkers alleen toegang hebben tot studentgegevens over onkostentaken en -rapporten. |
Selfservice: Financiële gegevens student in het functionele gebied Financiële gegevens student. |
Hiermee kunnen studenten hun betalingskeuzen beheren. |
Studentgegevens: student-ID in het functionele gebied Student Core. |
Biedt toegang tot student-ID's in Workday. |
Studentgegevens: studentprofiel in het functionele gebied Student Core. |
Biedt toegang tot studentgegevens in Workday. |
Bedrijfsprocessen
U kunt het bedrijfsproces
'Onkostendeclaratiegebeurtenis'
configureren om onkostendeclaraties voor studenten te routeren voor beoordeling en goedkeuring.
U kunt het veld
Onkostendeclaratie betalen aan - student
gebruiken om alleen onkostendeclaraties voor studenten naar specifieke beoordelaars en goedkeurders te routeren.Rapportage
Rapporten | Overwegingen |
|---|---|
Creditcardtransacties zoeken
| Hiermee kunt u de creditcardtransacties weergeven die u opnieuw aan studenten toewijst. |
Onkostendeclaraties zoeken
| Hiermee kunt u de onkostendeclaraties weergeven die u namens studenten maakt. |
Onkostendeclaratieregels voor organisatie zoeken
| Hiermee kunt u onkostendeclaratieregels weergeven voor studenten op organisatie. |
Negatieve declaratievergoedingen zoeken
|
Hiermee kunt u onkostendeclaraties weergeven met negatieve declareerbare bedragen voor studenten die persoonlijke onkosten maken op bedrijfskaarten. |
Betalingen zoeken
| Gebruik om betalingen voor studentonkosten weer te geven:
|
Wanneer u gesegmenteerde beveiliging inschakelt, kunt u deze rapportgegevensbronnen gebruiken om aangepaste rapporten te maken die alleen gegevens over studentonkosten bevatten:
- Onkostendeclaraties voor bedrijf
- Regels en specificaties onkostendeclaratie
- Onkostendeclaratieregels voor bedrijf
Integraties
Webservices | Overwegingen |
|---|---|
Onkostendeclaraties ophalen
| Hiermee kunt u gegevens ophalen voor studentonkostendeclaraties.
Wanneer u gesegmenteerde beveiliging inschakelt, kunt u deze webservice gebruiken om alleen onkostengegevens voor studenten op te halen. |
Betalingen ophalen
| Hiermee kunt u gegevens voor studentonkostenbetalingen ophalen. |
Aangepaste filters voor afrekeningsrun ophalen
Aangepast filter voor afrekeningsrun plaatsen | Gebruik deze optie om gegevens te uploaden en op te halen voor de aangepaste filters die u maakt voor studentenafrekeningsruns. |
Onkostendeclaratie voor niet-medewerker verzenden
| Gebruik deze optie om gegevens te uploaden om onkostendeclaraties voor studenten te verzenden.
Wanneer u gesegmenteerde beveiliging inschakelt, kunt u deze webservice gebruiken om alleen onkostengegevens voor studenten te uploaden. |
Afrekeningsrun verzenden
| Gebruik deze optie om gegevens te uploaden voor het afrekenen en vergoeden van studentonkosten. |
Relaties en interacties
Functies | Overwegingen |
|---|---|
Accounting | In Workday wordt automatisch een worktag 'Student' gegenereerd voor de boekingsjournalen die zijn gekoppeld aan goedgekeurde onkostendeclaraties. |
Betalingskeuzen | Als u namens studenten onkostendeclaraties wilt verzenden, voegt u onkostenbetalingen toe als optie voor studentenbetalingskeuzen. |
Afrekening | U kunt het volgende maken:
|
Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen die inzicht geven in de configuratierelaties in uw tenant. Meer informatie over de Workday Touchpoints Kit vindt u in Workday Community.