Overwegingen bij instellingen: boekhouding en worktags voor financiële gegevens student

Administrator Guide

U kunt dit onderwerp gebruiken om beslissingen te nemen bij het plannen van uw configuratie en gebruik van boekingen en worktags voor Financiële gegevens student. Er wordt uitgelegd:

Waarom instellen?

Hoe ze in de rest van Workday passen.

Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.

Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.

Vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden vóór de implementatie.

Raadpleeg de gedetailleerde taakinstructies voor volledige configuratiedetails.

Wat zijn ze?

Met Workday Student Financials worden financiële transacties bij uw instelling vastgelegd en wordt de geldstroom naar verschillende grootboekrekeningen vastgelegd. U kunt transacties met studentenkosten groeperen om operationele journalen te consolideren.

De instellingen voor de financiële administratie van studenten omvatten de volgende belangrijke componenten:

In grootboekrekeningen worden gerelateerde operationele journalen opgeslagen.

Rekeningboekingsregels leiden operationele journalen naar opgegeven grootboekrekeningen.

Worktags zijn trefwoorden die u voor rapportagedoeleinden aan financiële transacties kunt toewijzen. Deze trefwoorden worden vervolgens weergegeven in uw operationele journalen.

Voorbeeld: bij veel instellingen stelt de financiële dienst de boekingsstructuur en worktags in voor de financiën van de instelling. Het kantoor van de econoom werkt samen met het financiële kantoor om de juiste worktags, opbrengstcategorieën en uitgavecategorieën voor studenttransacties te configureren. In dit onderwerp vindt u richtlijnen voor het gebruik van bestaande boekingsconfiguraties voor financiële transacties van studenten.

Zakelijke voorzieningen

Boeking geeft u inzicht in de financiën van uw instelling, zodat u:

Geef financiële overzichten aan uw belanghebbenden.

Gebruik de gegevens om financiële beslissingen te nemen voor uw instelling.

U kunt boekingsgegevens effectief aggregeren om de prestaties te verbeteren en de nauwkeurigheid van uw financiële gegevens te behouden.

In plaats van aanvullende grootboekrekeningen te configureren en te onderhouden, kunt u worktags gebruiken voor rapportage terwijl u dezelfde grootboekrekening gebruikt.

Stel boekingsstructuren en worktags in om de financiële gegevens van Workday Student te beheren.

Gebruiksscenario's

Worktags inschakelen:

Een decaan die rekening houdt met opbrengsten bij het bepalen of een studie moet worden voortgezet.

De financiële dienst om de onkosten voor elke academische eenheid te analyseren en budgetprognoses voor het komende academische jaar te maken.

Het bureau voor financiële ondersteuning dat evalueert hoeveel instellingsbeurzen en vrijstellingen elke afdeling aan zijn studenten uitkeert.

Te overwegen vragen:

Vragen	Overwegingen:
Waar wilt u studenttransacties boeken?	Als u studenttransacties naar een bedrijf wilt boeken, koppelt u het bedrijf aan een academische eenheid. Als u wilt posten: Alle studenttransacties met hetzelfde bedrijf. U kunt het bedrijf koppelen aan de academische eenheid (AU). Alle onderliggende AU's nemen automatisch het bedrijf '' over. Transacties voor bepaalde instellingen aan een ander bedrijf wilt toewijzen, moet u dat bedrijf rechtstreeks aan de AU toewijzen. Voorbeeld: u kunt financiële overzichten voor een medische opleiding genereren door de AU aan een afzonderlijk bedrijf toe te wijzen. Bij transacties met bedrijven die niet aan een instelling zijn gekoppeld, wordt dat bedrijf aan de instelling toegewezen. Voorbeeld: uw instelling is gelieerd aan een ziekenhuis dat wordt vertegenwoordigd door een bedrijf in Workday, maar is niet gekoppeld aan een AU. U kunt ook het volgende overschrijven: Opbrengstenbedrijven voor studentenkostenitems. Uitgavebedrijven voor studenttoezeggingsitems en studentkortingsitems.
Welke grootboekrekeningen wilt u in financiële overzichten zien?	Neem contact op met uw financiële kantoor om te bepalen welke grootboekrekeningen moeten worden gebruikt voor studenttransacties. De meeste instellingen gebruiken afzonderlijke grootboekrekeningen voor hun financiële transacties voor studenten en hun totale financiële transacties voor de instelling. Voorbeeld: sla studenttransacties op in de rekening Debiteurenrekening student in plaats van de algemene debiteurenrekening .
Welke worktags hebt u nodig voor studenttransacties?	Neem contact op met uw financiële dienst om de juiste worktags voor studenttransacties te bepalen. Houd rekening met het volgende: De inzichten die u wilt weergeven. De worktags die moeten worden gebruikt in plaats van gedetailleerde grootboekrekeningen. Of u worktags nodig hebt. Voorbeeld: u wilt het collegegeld rapporteren op academische periode. Uw instelling heeft één grootboekrekening voor collegegeld in plaats van afzonderlijke grootboekrekeningen voor elk type academische periode. Voeg een worktag voor academische periode toe aan collegegelditems. Wanneer u rapporteert over het lesgeld, kunt u een drilldown uitvoeren op de rekeningtotalen voor de grootboekrekening voor Collegegeld om gegevens op academische periode weer te geven.
Waar moet u standaardworktagwaarden definiëren?	In Workday worden standaardworktagwaarden ingevuld voor studenttransacties. U kunt de waarden wijzigen voor ad-hoctransacties die u handmatig verwerkt, maar niet voor transacties die automatisch worden verwerkt. Wanneer uw tenant gebruikmaakt van worktagsaldering, raadt Workday u het volgende aan: Definieer een standaardwaarde voor de salderingsworktag voor studentkosten, studentenkortingen, studenttoezeggingen en studentsponsorcontracten. Overweeg om de salderingsworktag vereist te maken voor studenttransacties.

Aanbevelingen

Samenwerken met:

Uw financiële dienst om inzicht te krijgen in hun verwachtingen voor financiële transacties van studenten. Zij kunnen u adviseren over de worktags en uitgavecategorieën die rekeningboekingsregels inschakelen om studenttransacties naar de juiste grootboekrekeningen te routeren. Wanneer u een verouderd financieel systeem voor studenten hebt geïntegreerd met Workday Financial Management, zijn er mogelijk configuraties in Workday Financial Management die bedoeld zijn om het verouderde systeem te ondersteunen. Deze configuraties zijn mogelijk niet nodig en kunnen zelfs interfereren met de financiële gegevens van Workday Student. Neem contact op met uw financiële kantoor om te bepalen welke configuraties u niet meer nodig hebt en moet verwijderen. Voorbeeld: u hebt de boekingsregel voor de opbrengstenrekening
gebruikt om studenttransacties te routeren. U kunt nu de rekeningboekingsregel voor studentenopbrengsten
gebruiken.

Uw bureau voor financiële ondersteuning om worktags en uitgavecategorieën voor studenttoezeggingsitems te configureren.

Vereisten

Workday vereist bedrijven die zijn gekoppeld aan alle academische eenheden voor de verwerking van financiële transacties voor studenten.

Beperkingen

Workday doet niet:

De ingangsdatum van uw worktagconfiguraties.

Voorkomt dat u worktags voor een item kunt wijzigen nadat er gekoppelde transacties zijn uitgevoerd. Wanneer u een worktag voor een item wijzigt en een gekoppelde transactie aanpast, past Workday verschillende boekingsworktags toe voor de aanpassing en de oorspronkelijke transactie.

U wordt aangeraden het volgende te doen:

Zorg ervoor dat uw worktagconfiguraties correct zijn voordat u transacties verwerkt.

Wijzig worktagconfiguraties niet nadat er transacties zijn uitgevoerd.

Tenantinstellingen

Opties tenantinstellingen	Overwegingen:
Worktagsaldering	U kunt worktagsaldering configureren voor uw tenant. Met worktagsaldering wordt de vereiste salderingsworktag toegewezen aan de tegenboekingszijde van journalen voor alle financiële transacties waarvoor salderingsregels worden gebruikt. De meeste instellingen gebruiken Financiering als primaire salderingsworktag. Wanneer uw tenant worktagsaldering gebruikt, moet u: Configureer de worktagsaldering voordat u transacties maakt in Workday Student Financials. Definieer een standaardsalderingsworktag voor overtollige studentbetalingen, omdat overtollige studentbetalingen geen salderingsworktags overnemen van gekoppelde transacties. Nadat u worktagsaldering hebt ingeschakeld, kunt u deze niet meer uitschakelen.
Activiteitsgroepen periodeafsluiting	Groepeer studenttransacties zodat u ze kunt sluiten zonder een hele grootboekperiode te sluiten. Zie Concept: grootboekactiviteitengroepen sluiten .
Studententransactiejournaalregels groep	Schakel dit selectievakje in de taak 'Tenantinstellingen bewerken - student' in om transacties met studentenkosten te groeperen om operationele journalen te consolideren. Hiermee worden afzonderlijke te ontvangen studentenjournaalregels die door dezelfde functie zijn gemaakt, geaggregeerd tot één journaal. Daarnaast worden gerelateerde intercompany journaalregels en interworktagjournaalregels geaggregeerd. Nadat u deze functionaliteit hebt ingeschakeld, kunt u deze later uitschakelen, maar journalen voor kosten die al in Workday zijn gegroepeerd, worden niet geannuleerd of teruggeboekt. Mogelijk moet u bepaalde journaalposten handmatig maken.

Beveiliging

Domeinen	Overwegingen:
Stel: academische structuur in het functionele gebied Academische basis in. Instellen: academische eenheden in het functionele gebied 'Academische faculteit'.	Hiermee kunt u bedrijven koppelen aan academische eenheden.
Instellen: worktags inschakelen in de volgende functionele gebieden: Algemeen financieel beheer Worktags	Hiermee kunt u de worktags en gerelateerde worktags configureren die beschikbaar zijn voor studenttransactie-items.
Beheren: studentensponsorcontracten worden verwerkt in het functionele gebied 'Financiële gegevens student'. Instellen: studenttoezeggingsitems in het functionele gebied 'Financiële ondersteuning'. Stel: studentkosten in in het functionele gebied 'Financiële gegevens student'. Stel studentenkortingen in in het functionele gebied 'Financiële gegevens student'.	Hiermee kunt u opbrengstcategorieën, uitgavecategorieën, worktags en gerelateerde worktags voor studenttransacties configureren.

Bedrijfsprocessen

Geen gevolgen.

Rapportage

Rapporten of dashboards	Overwegingen:
Gebruik gerelateerde worktags onderhouden	Configureer de worktagtypen die beschikbaar of vereist zijn voor studenttransacties, zoals studentkosten of studenttoezeggingen.
Worktaggebruik onderhouden	Configureer de primaire en aanvullende worktagtypen die beschikbaar of vereist zijn voor studenttransacties. Deze worktagtypen kunnen studentkosten of studenttoezeggingen bevatten.
Rekeningboekingsregelset weergeven	Configureer rekeningboekingsregels voor studenttransacties.
Worktag: Typen voor tagbare items	Hiermee kunt u de typen worktags weergeven die u kunt configureren voor studenttransacties.

Integraties

Geen gevolgen.

Connecties en contactpunten

Functies	Overwegingen:
Workday Financial Management	Configureert bedrijven, boekingsstructuren en worktags in Workday Financial Management.
Financiële ondersteuning van Workday	Beheerders van financiële ondersteuning moeten boekingsdetails voor studenttoezeggingsitems configureren.

Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen om inzicht te krijgen in de configuratierelaties in uw tenant. Meer informatie over de Workday Touchpoints Kit vindt u in Workday Community.