Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2023-06-23
Overwegingen bij instellingen: vooruitschuiven procurement

Overwegingen bij instellingen: vooruitschuiven procurement

U kunt dit onderwerp gebruiken om beslissingen te nemen bij het plannen van uw configuratie en het gebruik van de vooruitschuivingsfunctionaliteit voor procurementdocumenten. Het volgende wordt uitgelegd:
  • Redenen om deze functionaliteit in te stellen.
  • De samenhang tussen deze functionaliteit en de rest van Workday.
  • Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.
  • Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.
  • Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.
Raadpleeg de taakinstructies voor de volledige configuratiedetails.

Definitie

Met Workday kunt u toezeggingen en verplichtingen die in uw procurementdocumenten aanwezig zijn, verplaatsen naar de volgende grootboekperiode of het volgende boekjaar.

Belangrijkste voordelen

  • Zorgen voor een nauwkeurige en up-to-date boekhouding.
  • Beheer toezeggingen en verplichtingen voor een of meer bedrijven, voor flexibiliteit.
  • Voldoe aan de budgetvereisten voor meer controle over de uitgaven.

Gebruiksscenario's

Resterende toezeggingen en verplichtingen vooruitschuiven voor:
  • Inkooporders die u niet of gedeeltelijk hebt gefactureerd.
  • Bestelaanvragen die u niet via een leverancier of via de voorraad hebt gesourcet.
  • Leverancierscontracten met openstaande saldi.

Belangrijke vragen

Vragen
Overwegingen
Welke procurementdocumenten wilt u vooruitschuiven?
U kunt toezeggingen en verplichtingen vooruitschuiven voor:
  • Inkooporders met de status '
    Uitgegeven
     '.
  • Bestelaanvragen met de status
    'Voltooid'
     .
  • Leverancierscontracten met de status
    'Goedgekeurd'
     en een contracttype dat verplichtingen bevat.
U kunt procurementdocumenten massaal sluiten als er toezeggingen en verplichtingen zijn die u niet wilt vooruitschuiven.
Hoe scheidt u uw transacties voor boekingen?
U kunt een boek en boekcode gebruiken om vooruitgeschoven inkooptransacties te scheiden voor boekhouding en rapportage.
Workday maakt vervolgens afzonderlijke operationele journalen en boekt liquidaties van toezeggingen en verplichtingen om:
  • De lege boekcode.
  • Uw boekcode voor vooruitschuiven van procurement.
Welke procurementdocumenten voor meerdere bedrijven wilt u vooruitschuiven?
U kunt toezeggingen en verplichtingen vooruitschuiven voor inkooporders en bestelaanvragen die meerdere bedrijven bevatten. Als u deze documenten wilt vooruitschuiven, gebruikt u het bedrijf op kopniveau en zorgt u ervoor dat zowel de vorige als de volgende grootboekperiode of het volgende boekjaar open zijn voor:
  • Het bedrijf in de kop.
  • Alle intercompany profielen die zijn gekoppeld aan het bedrijf in de kop.

Aanbevelingen

Om duplicatie bij elke vooruitgeschoven transactie te voorkomen, moet u ervoor zorgen dat u al eerder vooruitgeschoven procurementdocumenten uitfiltert.
Om ervoor te zorgen dat toezeggingen en verplichtingen tijd hebben om te liquideren, kunt u overwegen enkele weken na het einde van een grootboekperiode of boekjaar vooruit te schuiven.
Om uw werklast te minimaliseren, plant u uw procurementdocumenten in deze volgorde:
  • Documenten massaal sluiten die geen aanvullende activiteit hebben.
  • Resterende toezeggingen en verplichtingen vooruitschuiven.
  • Sluit de vorige grootboekperiode of het vorige boekjaar.

Vereisten

Zorg ervoor dat:
  • De grootboekperiode of het boekjaar van waaruit u vooruit bent vooruitgeschoven, heeft de status
    'Sluiting in uitvoering'
     of
    'Openstaand'
     .
  • Grootboekperioden en boekjaren met de status '
    Sluiting in uitvoering'
     hebben een openstaande activiteitengroep met vooruitgeschoven activiteiten voor toezeggingen en verplichtingen.

Beperkingen

U kunt maximaal 5000 procurementdocumenten opnemen in elke vooruitschuivingstransactie en elke transactie kan slechts één documenttype bevatten. Als u het aantal documenten in een transactie wilt verminderen, filtert u de documenten die u al hebt vooruitgeschoven.

Tenantinstellingen

Geen invloed.

Beveiliging

Domeinen
Overwegingen
Proces: inkooporder
 in het functionele gebied 'Procurement'.
Hiermee kunt u:
  • Inkooporders sluiten.
  • Openstaande inkooporders vooruitschuiven.
Proces: bestelaanvraag
 in het functionele gebied 'Procurement'.
Hiermee kunt u:
  • Bestelaanvragen sluiten.
  • Openstaande bestelaanvragen vooruitschuiven.
Proces: leverancierscontracten
 in het functionele gebied Leverancierscontracten.
Hiermee kunt u:
  • Sluit leverancierscontracten.
  • Openstaande leverancierscontracten vooruitschuiven.
Proces: eindejaar
 in het functionele gebied 'Common Financial Management'.
Hiermee kunt u:
  • Voorwaartse boekcodes onderhouden.
  • Vooruitschuivingstransacties weergeven.

Bedrijfsprocessen

Bedrijfsproces
Overwegingen
Massaal sluiten van procurementdocumenten
Hiermee kunt u procurementdocumenten die u niet wilt vooruitschuiven massaal sluiten.
Vooruitgeschoven gegevens uit procurementdocumenten:
Hiermee kunt u:
  • Vooruitschuivingsaanvragen maken en verzenden.
  • Vooruitschuivingsaanvragen routeren ter goedkeuring.

Rapportage

Rapporten
Overwegingen
Budgetsaldorapport
Hiermee kunt u de saldi van zachte verplichtingen en verplichtingen weergeven voor grootboekperioden en boekjaren.
Inkooporders zoeken
Bestelaanvragen zoeken
Leverancierscontracten zoeken
Hiermee kunt u de status van inkoopdocumenten weergeven en aangeven welke documenten u vooruit wilt schuiven.
Proefbalans
Weergeven:
  • Saldi voor zachte verplichtingen en verplichtingen voor grootboekperioden en boekjaren.
  • Geliquideerde vorderingsrekeningen in eerdere grootboekperioden en boekjaren.
Vooruitgeschoven gegevens uit procurementdocumenten weergeven
Het volgende weergeven:
  • Verwerk de geschiedenis van uw vooruitschuivingsaanvragen.
  • Procurementdocumenten in uw vooruitschuivingsaanvragen, inclusief hun statuswaarden.

Integraties

Geen invloed.

Relaties en interacties

Functies
Overwegingen
Accounting
Wanneer u toezeggingen en verplichtingen vooruitschuift, geldt het volgende in Workday:
  • Liquideert resterende vorderingen in de vorige grootboekperiode of het vorige boekjaar.
  • Hiermee maakt u journaalposten in de volgende grootboekperiode of het volgende boekjaar voor de resterende vorderingen.
Budgets
Wanneer u toezeggingen en verplichtingen vooruitschuift, worden ze van de vorige budgetperiode naar de volgende verplaatst.
Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen die inzicht geven in de configuratierelaties in uw tenant. Meer informatie over de Workday Touchpoints Kit vindt u in Workday Community.