Overwegingen bij instellen: boeking van zachte verplichtingen in procurement
U kunt dit onderwerp gebruiken om beslissingen te nemen bij het plannen van uw configuratie en het gebruik van boekingsverplichtingen om inkoopuitgaven bij te houden. Het volgende wordt uitgelegd:
- Redenen om deze functionaliteit in te stellen.
- De samenhang tussen deze functionaliteit en de rest van Workday.
- Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.
- Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.
- Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.
Definitie
Boeking van zachte verplichtingen is de methode voor het identificeren en reserveren van middelen voor toekomstige betalingsverplichtingen. Deze boeking is gekoppeld aan procurementdocumenten zoals bestelaanvragen en inkooporders.
Belangrijkste voordelen
U hebt de volgende mogelijkheden:
- Geef de crediteurenafdeling de mogelijkheid om uitgaven te beheren en te plannen voordat u deze autoriseert.
- Hiermee kunt u eenvoudig één periodieke inkooporder bijhouden, zodat deze niet onder toezicht valt.
- Stel gebruikers in staat om budgetbeperkingen te verifiëren bij het beoordelen en goedkeuren van procurementtransacties.
Gebruiksscenario's
- Resterende toezeggingen en verplichtingen worden vooruitgeschoven naar de volgende grootboekperiode voor bestelaanvragen, inkooporders en leverancierscontracten.
- Journaalposten voor bestelaanvragen bijhouden door grootboeken voor verplichtingen in te schakelen.
- Journaalposten voor inkooporders bijhouden door verplichtingsgrootboeken in te schakelen.
- Maak een grootboek met werkelijke waarden om journaalposten voor leveranciersfacturen bij te houden.
- Plan de kasstroom door verplichtingen en toezeggingen bij te houden.
- Inkooptransacties beoordelen op basis van een specifiek budget.
Belangrijke vragen
Vragen | Overwegingen |
|---|---|
Hoe structureert u uw bedrijfsbudget? | Budgetstructuren vormen de basis voor budgetten in Workday. De structuur bepaalt:
De structuur is ook van invloed op hoe vaak u procurementdocumenten vooruitschuift. |
Hoe worden boekingen voor bestelaanvragen bijgehouden? | U wordt aangeraden grootboeken voor commitments in te schakelen voor het bijhouden van journaalposten. |
Hoe gebruikt uw organisatie worktags? | Wanneer u worktags zoals fondsen of subsidies gebruikt, kunt u met salderingsworktags toezeggingen en verplichtingen beter bijhouden. |
Aanbevelingen
Om ervoor te zorgen dat transactiedocumenten blijven voldoen aan budgetbeperkingen, voegt u het subproces en de actiestap
Budget controleren
toe na de beoordelings- of goedkeuringsstappen voor bedrijfsprocessen.Wanneer u meerdere keren vooruitschuift voor dezelfde tijdsperiode, gebruikt u het filter
Boekjaar
om documenten uit te filteren die al vooruitgeschoven zijn.Voer de volgende eindejaarstaken in deze volgorde uit om consistente gegevens te garanderen:
- Eventuele resterende toezeggingen en verplichtingen vooruitschuiven.
- Inkoopdocumenten massaal sluiten.
- Sluit de grootboekperiode.
Als u uw boekingsinstellingen wilt bevestigen, controleert u de worktagsaldering voor een bedrijf in het rapport
'Configuratie worktagsaldering weergeven
'.Vereisten
Instellen:
- Rekeningensets.
- Boekingsboekingsregels.
- Journaalbronnen.
- Grootboekrekeningtypen.
- Grootboekperioden.
Configuraties definiëren voor:
- Grootboekjaren en -perioden.
- Grootboekrekeningtypen.
- Rekeningensets.
- Rekeningboekingsregels.
Gebruik de taak
'Boekcodes voor vooruitschuiven van procurement' onderhouden
om een boekcode in te voeren voor het bedrijf waarvoor u de vooruitschuiving wilt uitvoeren.Beperkingen
Geen invloed.
Tenantinstellingen
Geen invloed.
Beveiliging
Domeinen | Overwegingen |
|---|---|
Instellen: grootboek en boek in het functionele gebied 'Common Financial Management' | Hiermee kunt u boekcodes configureren voor voortschrijdende boeking van procurementverplichtingen. |
Proces: eindejaar in het functionele gebied 'Common Financial Management' | Hiermee kunt u boekcodes voor vooruitgeschoven inkoop toewijzen aan bedrijven. |
Instellen: journaalbron in het functionele gebied 'Common Financial Management' | Hiermee kunt u journaalbronnen voor harde verplichtingen en verplichtingen toewijzen aan operationele transacties. |
Instellen: leverancierscontracten
| Hiermee kunt u typen leverancierscontracten configureren om verplichtingen te maken. |
Bedrijfsprocessen
Wijzig het bedrijfsproces
'Procurement vooruitschuiven'
om de werkstroom te definiëren voor het vooruitschuiven van procurementdocumenten naar het volgende boekjaar.Rapportage
Geen invloed.
Integraties
Geen invloed.
Relaties en interacties
Functies | Overwegingen |
|---|---|
Budgetcontrole: | Schakel budgetcontroles in om toezeggingen en verplichtingen voor procurementtransacties bij te houden voor een opgegeven budget. |
Vooruitgeschoven gegevens uit procurementdocumenten: | U kunt de taak 'Procurementdocumenten vooruitschuiven' gebruiken om het volgende vooruit te schuiven:
|