Overwegingen bij instellen: procurement voor meerdere bedrijven

Administrator Guide

U kunt dit onderwerp gebruiken om beslissingen te nemen bij het plannen van uw configuratie en gebruik van procurement voor meerdere bedrijven. Het volgende wordt uitgelegd:

Redenen om deze functionaliteit in te stellen.

De samenhang tussen deze functionaliteit en de rest van Workday.

Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.

Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.

Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.

Raadpleeg de taakinstructies voor de volledige configuratiedetails.

Definitie

Op tenantniveau kunt u meerdere bedrijven inschakelen voor bestelaanvragen en inkooporders. Met deze instelling wordt de inkoop gecentraliseerd doordat u met één document orders kunt plaatsen namens andere bedrijven.

Workday ondersteunt automatisch meerdere bedrijven op leveranciersfacturen.

Belangrijkste voordelen

U kunt namens andere bedrijven geconsolideerde bestelaanvragen en inkooporders maken voor goederen, services en projectservices. Deze bedrijfspraktijk vermindert het aantal inkooporders dat naar leveranciers wordt verzonden, waardoor u tijd bespaart tijdens het afstemmen.

Gebruiksscenario's

Goederen en services aanvragen voor meerdere bedrijven met één bestelaanvraag.

Order voor meerdere bedrijven met één inkooporder, wat de werkstroom vereenvoudigt.

Facturen met meerdere bedrijven matchen met inkooporders voor meerdere bedrijven voor nauwkeurige rapporten.

Onkosten en activa worden nauwkeurig geboekt op basis van de bedrijven op regel- en kopniveau, waardoor de boekhoudkundige werklast wordt verminderd.

Belangrijke vragen

Vragen	Overwegingen
Hoe gebruikt uw bedrijf leverancierscontracten voor procurement?	Wanneer u bestelaanvragen voor meerdere leverancierscontracten op tenantniveau consolideert, maakt u een leverancierscontract voor een bedrijfshiërarchie die de bedrijven bevat waarvoor u werft. Voor transacties met meerdere bedrijven die niet worden geconsolideerd tussen leverancierscontracten, zijn de contractprijzen in de koptekst van toepassing op alle bedrijven op de regel.
Hoe gebruikt uw bedrijf intercompany?	Maak een intercompany relatie tussen bedrijven om deze te gebruiken voor transacties met meerdere bedrijven. U kunt deze relatie maken in de taak 'Intercompany profiel bedrijf bewerken '. Stel het procurementbedrijf in als het bovenliggende bedrijf.
Hoe bewerkt en keurt u regels voor uitgavetransacties goed?	U kunt de bedrijven op bestelaanvraagregels bewerken tijdens het aanmaak- en goedkeuringsproces. U kunt de bedrijven op regelniveau niet bewerken voor sourcingtaken.
Gebruikt uw bedrijf Voorraad?	Voor voorraad kunt u het bedrijf op de regel voor aanvullings- of par-aanvullingsaanvragen niet bewerken. Voor orders van het type aanvulling: Configureer het bedrijf dat namens de locatie bestelt in de taken 'Voorraadvestigingen onderhouden ' en 'Par-locatie onderhouden' . U kunt alleen bestelaanvraagregels en inkooporderregels toevoegen die voor voorraad- of par-bedrijven zijn. Als u het procurementbedrijf voor voorraadlocaties wilt instellen, moet u het bedrijf ook hebben ingesteld als het bovenliggende bedrijf in de taak 'Intercompany profiel bedrijf bewerken '.
Hoe werkt de boekhouding voor transacties met meerdere bedrijven?	Gebruik de taak voor het maken van rekeningboekingsregelset om de volgende rekeningboekingsregels in te stellen: Intercompany debiteuren , die voor het bovenliggende bedrijf wordt geboekt. Intercompany crediteuren , waarmee de onderliggende bedrijven worden geboekt. U kunt de boekingen van procurementtransacties met meerdere bedrijven weergeven op deze tabbladen, die de boekingen weergeven voor elk uniek bedrijf in de inkooporder of bestelaanvraag: Boekingsgegevens voor inkooporder weergeven Boekingsgegevens voor bestelaanvraag weergeven U kunt alle geliquideerde journalen weergeven, maar u moet over beveiligingsmachtigingen voor dat bedrijf beschikken om het operationele journaal weer te geven.

Aanbevelingen

Selecteer de opties 'Bestelaanvraag'
en 'Inkooporder'
in de prompt

'Meerdere bedrijven inschakelen'

in de taak '

Tenantinstellingen bewerken - financiële gegevens'

Voer snel toerekeningen van ontvangsten uit voor bedrijven op inkooporderregels met behulp van een bedrijfshiërarchie van alle bedrijven in de taak

'Toerekening van ontvangsten maken

Vereisten

Als u meerdere bedrijven wilt inschakelen voor bestelaanvragen, schakelt u meerdere bedrijven in voor inkooporders.

Maak met de taak

'Intercompany bedrijfsprofiel bewerken

' een intercompany relatie tussen de bedrijven waarvoor u inkoopt. Selecteer het procurementbedrijf als bovenliggend bedrijf.

U moet beveiligingsmachtigingen voor het bedrijf op kopniveau hebben om de taak

'Voorraad wegzetten'

te gebruiken en de volgende documenten weer te geven:

Inkooporder:

Ontvangst

Bestelaanvraag

Factuur:

Beperkingen

U kunt deze functie niet meer uitschakelen als er actieve inkooporders of bestelaanvragen voor meerdere bedrijven zijn.

U kunt de bedrijven op orderregels voor sourcingtaken of nadat u de inkooporder hebt goedgekeurd, niet meer wijzigen. U kunt de bedrijven op regels in de volgende resulterende documenten ook niet wijzigen:

Ontvangsten

Retouren

Facturen

U kunt het bedrijf niet wijzigen voor orders van het type 'Aanvulling'.

U moet beveiligingsmachtigingen voor het bedrijf in de ontvangstkop hebben om de taak

'Voorraad wegzetten'

te kunnen gebruiken.

In de taak

'Procurementdocumenten vooruitschuiven'

worden het tabblad

Saldi

en de volgende velden leeg weergegeven wanneer een bedrijf op de documentregel een andere valuta heeft dan het bedrijf in de kop:

Gefactureerd bedrag

Totaalbedrag

Totaalbedrag inkooporder

Tenantinstellingen

Selecteer in de taak

Tenantinstellingen bewerken - Financiële gegevens

de optie Bestelaanvraag
en inkooporder
bij de prompt

Meerdere bedrijven inschakelen

Beveiliging

Als u documenten met meerdere bedrijven wilt weergeven en bewerken, hebt u in de kop beveiligingsmachtigingen voor het bedrijf nodig. U kunt ook alle geliquideerde journalen weergeven, maar u hebt beveiligingsmachtigingen voor dat bedrijf nodig om het operationele journaal weer te geven.

U kunt goedkeuringen routeren op basis van de bedrijven op regelniveau wanneer u deze subprocessen toevoegt aan de bedrijfsprocessen voor bestelaanvragen en inkooporders:

Intercompany gebeurtenis voor bestelaanvraag

Intercompany gebeurtenis voor inkooporder

Voor elk bedrijf in een document met meerdere bedrijven geeft Workday regels weer die moeten worden beoordeeld voor toegewezen beoordelaars in 'Mijn taken'.

Bedrijfsprocessen

Transacties routeren voor beoordeling en goedkeuring op basis van bedrijven op bestelaanvraagregels:

Configureer het bedrijfsproces en het beveiligingsbeleid voor de bestelaanvraaggebeurtenis
in het functionele gebied 'Procurement'.

Configureer het bedrijfsproces en het beveiligingsbeleid voor de intercompany bestelaanvraaggebeurtenis
in het functionele gebied 'Procurement'.

Voeg de actiestap 'Gebeurtenis bestelaanvraag starten'
toe aan het bedrijfsproces 'Bestelaanvraaggebeurtenis'
.

Transacties routeren voor beoordeling en goedkeuring op basis van bedrijven op inkooporderregels:

Configureer het bedrijfsproces en het beveiligingsbeleid voor de inkoopordergebeurtenis
in het functionele gebied 'Procurement'.

Configureer het bedrijfsproces en het beveiligingsbeleid voor de intercompany gebeurtenis voor inkooporders
in het functionele gebied 'Procurement'.

Voeg de actiestap Intercompany gebeurtenis voor inkooporder starten
toe aan het bedrijfsproces Inkoopordergebeurtenis
.

Rapportage

U kunt Workday-rapporten of aangepaste rapporten voor deze documenten gebruiken voor meerdere bedrijven:

Wijzigingsorder

Inkooporder:

Bestelaanvraag

Leveranciersfactuur

Integraties

Deze webservices ondersteunen inkoopdocumenten voor meerdere bedrijven:

Inkooporders ophalen

Wijzigingsorders voor inkooporders ophalen

Ontvangsten ophalen

Retouren ophalen

Leveranciersfacturen ophalen

Inkooporder verzenden

Wijzigingsorder voor inkooporder verzenden

Ontvangst verzenden

Leveranciersfactuur verzenden

Relaties en interacties

Functies	Overwegingen
Ontvangsten maken	Als u ontvangsten voor meerdere bedrijven wilt weergeven en bewerken, moet u in de kop over beveiligingsmachtigingen voor het bedrijf beschikken.
Voorraad wegzetten	Als u de taak 'Voorraad wegzetten' wilt gebruiken, moet u in de ontvangstkop over beveiligingsmachtigingen voor het bedrijf beschikken. In Workday worden items automatisch weggezet op basis van de bedrijven op de ontvangstregels.
Voorraad aanvullen	De bedrijven worden voor aanvulling ingevuld als alleen-lezen in documenten met meerdere bedrijven. Voor aanvullingstransacties wordt het bedrijf op de regel ingevuld op basis van de instellingen voor het inkoopbedrijf voor aanvulling in de taak 'Voorraadvestiging onderhouden' . Voor par-aanvullingstransacties wordt het bedrijf op de regel ingevuld op basis van de instellingen voor het bronbedrijf voor bestelaanvragen in de taak 'Par-locatie onderhouden' .

Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen die inzicht geven in de configuratierelaties in uw tenant. Meer informatie over de Workday Touchpoints Kit vindt u in Workday Community.

Stappen: procurement voor meerdere bedrijven instellen

Bedrijfsproces bestelaanvraag instellen

Referentie: tenantinstellingen bewerken - financiële gegevens