Overwegingen bij instellingen: catalogusitems
U kunt dit onderwerp gebruiken om beslissingen te nemen bij het plannen van uw configuratie en gebruik van catalogusitems. Het volgende wordt uitgelegd:
- Redenen om deze functionaliteit in te stellen.
- De samenhang tussen deze functionaliteit en de rest van Workday.
- Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.
- Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.
- Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.
Raadpleeg de taakinstructies voor de volledige configuratiedetails.
Definitie
Catalogusitems, die leverancierscontracten gebruiken voor primaire prijsstelling, vertegenwoordigen specifieke items in een catalogus die door leveranciers worden aangeboden.
U kunt leveranciers ook toestaan leverancierscatalogi in uw Workday-tenant te laden.
Belangrijkste voordelen
Met leverancierscatalogusitems kunt u:
- Organiseer uw leveranciersgegevens op leverancier, waarbij elke leverancierscatalogus catalogusitems bevat die uw bedrijf kan aanschaffen.
- Geef aanvragers de mogelijkheid om door leverancierscatalogi te bladeren voor bestelaanvragen.
- Verbeter de samenwerking met leveranciers door leveranciers in staat te stellen catalogusitems te laden.
- Met het rapport 'Werkgebied leverancierscatalogus'kunt u alle informatie over leveranciersitems in uw tenant weergeven.
Gebruiksscenario's
- Geef een leverancier de mogelijkheid om de eigen catalogus in uw Workday-tenant te laden, wat het samenwerkingsproces verbetert.
- Bestelaanvragen met catalogusitems worden automatisch gesourcet naar inkooporders, waardoor de werkdruk voor inkopers wordt verminderd.
Belangrijke vragen
Vragen | Overwegingen |
|---|---|
Gebruikt u momenteel inkoopitems of bent u van plan dit te gaan doen? | Bij inkoopitemtaken kunt u leveranciersitemgegevens koppelen aan het inkoopitem op het tabblad Leveranciersgegevens . Met inkoopitems stelt u aanvragers in staat om door algemene items te bladeren die ze gemakkelijk kunnen herkennen. Workday vult de juiste leveranciersgegevens in voor bestelaanvragen en inkooporders op basis van de instellingen van uw inkoopitem. |
Hoe gebruikt uw bedrijf leverancierscontracten? | Als u leverancierscatalogusitems in Workday en in procurementtransacties wilt gebruiken, moet u de leverancierscatalogus toevoegen aan een leverancierscontracttype dat is ingeschakeld voor catalogusitems.
Wanneer u een catalogusitem aan een transactiedocument toevoegt, wordt het leverancierscontract ingevuld. Dit zorgt ervoor dat de contractprijsstelling de primaire prijsstelling is. |
Hoe stelt u gegevens over leveranciersitems in en werkt u deze bij? | Wanneer uw bedrijf gebruikmaakt van leverancierscatalogusitems en inkoopitems, moet u de itemgegevens afzonderlijk bijwerken, wat de werklast voor itembeheerders verhoogt.
U kunt inkoopitems koppelen aan catalogusitems tijdens het laden van de catalogus, waardoor het catalogusitem wordt ingeschakeld voor Workday-voorraad. U kunt ook de taak 'Tenantinstellingen bewerken - financiële gegevens' gebruiken om het bewerken van catalogusitems voor inkoopitemtaken in te schakelen wanneer u catalogusitems kunt toevoegen op het tabblad Leveranciersgegevens . Vervolgens worden catalogusitemgegevens gesynchroniseerd wanneer u deze bewerkt in taken voor inkoopitem- of leverancierscatalogi. |
Hoe wilt u catalogusitems beveiligen? | U kunt gesegmenteerde beveiliging gebruiken voor het bedrijfsproces 'Catalogus laden' wanneer u gesegmenteerde beveiliging gebruikt voor het gekoppelde leverancierscontract. |
Gebruikt u Voorraad? | Als u de taak 'Voorraad wegzetten' wilt gebruiken, moet u catalogusitems koppelen aan inkoopitems tijdens het laden van de catalogus of bij inkoopitemtaken.
Wanneer u de taak ' Voorraad wegzetten' uitvoert, wordt het catalogusitem geconverteerd naar het gekoppelde inkoopitem. |
Aanbevelingen
Stel inkoopitems in voordat u de leverancierscatalogusitems laadt. Hiermee kunt u inkoopitems koppelen aan catalogusitems tijdens het laden van de catalogus.
Voeg catalogusitems toe op het tabblad
Leveranciersgegevens
voor inkoopitemtaken, zodat u het volgende kunt doen:
- Koppel meerdere catalogusitems op één plaats aan een inkoopitem.
- Catalogusitems met sourcingprioriteit 1 invullen voor procurementtransacties wanneer u het inkoopitem selecteert.
- Gebruik de taak'Voorraad wegzetten'.
Tenantinstellingen bewerken - financiële gegevens
:
- Beperk de selectie van eenheidseenheden voor uitgavetransacties, zodat gebruikers alleen de door u ingestelde eenheden gebruiken.
- Schakel het bewerken van catalogusitemgegevens voor inkoopitemtaken in om de invoer van itemgegevens te consolideren.
Vereisten
Als u leverancierscatalogi in Workday wilt laden, moet u leverancierscontracten instellen en koppelen aan de leverancierscatalogus.
Beperkingen
Wanneer u het bewerken van catalogusitemgegevens voor inkoopitemtaken niet inschakelt, moet u de catalogusitem- en inkoopitemgegevens afzonderlijk en consistent bewerken om verschillen in gegevens te voorkomen.
U kunt de tabel
'Geavanceerde prijzen'
niet gebruiken, waarmee u alternatieve prijzen kunt configureren op leverancierscontract, bedrijf, locatie en verzenden aan-locatie voor inkoopitems.Tenantinstellingen
In de taak '
Tenantinstellingen bewerken - financiële gegevens
' kunt u het volgende inschakelen:
- Beperkte selectie van eenheden voor uitgavetransacties, zodat gebruikers alleen eenheden gebruiken die uw bedrijf heeft ingesteld.
- Het bewerken van catalogusitemgegevens in inkoopitemtaken om de invoer van itemgegevens te consolideren.
Beveiliging
Configureer het bedrijfsproces
'Catalogus laden'
in het functionele gebied 'Leverancierscontracten'.Als u gesegmenteerde beveiliging wilt gebruiken, koppelt u het contractbeveiligingssegment aan een segmentbeveiligingsgroep die is geconfigureerd in het bedrijfsproces
'Catalogus laden'
.Bedrijfsprocessen
Gebruik het bedrijfsproces
'Catalogus laden'
om goedkeuringen en taken naar beheerders te routeren wanneer een medewerker de taak ' Aanvraag cataloguslaadgebeurtenis'
start.Wanneer u catalogusitemgegevens voor inkoopitemtaken bewerkt, wordt het bedrijfsproces niet gebruikt voor updates.
Rapportage
U kunt het rapport
Werkgebied leverancierscatalogus
gebruiken om een drilldown uit te voeren op catalogusitems op leverancierscatalogus. U kunt alle leveranciersgegevens in uw tenant bewerken of weergeven.U kunt deze rapportgegevensbronnen in aangepaste rapporten gebruiken:
- Catalogusitem
- Item
- Inkoopitem
- Conversiefactor eenheid
U kunt de rapportgegevensbron
'Importaanvraag leveranciersitem'
gebruiken in aangepaste rapporten voor webservices voor leveranciersitems.Integraties
U kunt deze webservices gebruiken om catalogusitems in een leverancierscatalogus massaal te laden of bij te werken:
- Cataloguslaadgebeurtenis ophalen
- Cataloguslaadgebeurtenis importeren
- Aanvraag cataloguslaadgebeurtenis verzenden
Wanneer u het bewerken van catalogusitems in inkoopitemtaken inschakelt, kunt u deze webservices ook gebruiken om catalogusitems massaal bij te werken:
- Leveranciersitems ophalen
- Leveranciersitems importeren
De webservice
Leveranciersitems importeren
is een initiërende actie voor het bedrijfsproces 'Gebeurtenis leveranciersitems bijwerken
'.Relaties en interacties
Als u de taak
'Voorraad wegzetten'
wilt gebruiken wanneer u catalogusitems aanschaft, koppelt u catalogusitems aan inkoopitems. Wanneer u een catalogusitem ontvangt, wordt het gekoppelde inkoopitem ingevuld in de taak 'Voorraad wegzetten'
.Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen die inzicht geven in de configuratierelaties in uw tenant. Meer informatie over de Workday Touchpoints Kit vindt u in Workday Community.