Aandachtspunten bij de configuratie: aangepaste rapportage
Dit onderwerp bevat informatie die van pas kan komen als u de configuratie en het gebruik van aangepaste rapporten planning . Het volgende wordt uitgelegd:
- Redenen om deze functionaliteit in te stellen.
- De samenhang tussen deze functionaliteit en de rest van Workday.
- Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.
- Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.
- Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.
Raadpleeg de taakinstructies voor de volledige configuratiedetails.
Definitie
U kunt aangepaste rapporten maken voor rapportage- en analysevereisten die specifiek zijn afgestemd op uw bedrijfsbehoeften.
Net als bij standaardrapporten kunt u met aangepaste rapporten:
- Krijg toegang tot relevante gegevens in realtime.
- Voer actie op basis van de gegevens rechtstreeks uit de rapportresultaten.
- Gebruik configureerbare beveiliging om de toegang tot rapportagegegevens te beperken.
Belangrijkste voordelen
Met aangepaste rapporten kunt u:
- Maak rapporten voor uw specifieke bedrijfsbehoeften.
- Schakel een rapport in als worklet ''.
- Behoud meer controle over uw rapporten, omdat ze ongewijzigd blijven wanneer standaardrapporten worden Workday .
- Plan rapporten en delen resultaten met verschillende groepen in verschillende indelingen.
- Draag gegevens over van of naar Workday door rapporten in te schakelen als webservices.
- Een rapport naar een andere taal vertalen.
Gebruiksscenario's
- Kopieer een bestaand standaardrapport en wijzigen dit voor uw bedrijf.
- Nieuw aangepast rapport maken: .
- Maak of bewerken dashboards om meerdere gerelateerde rapporten weer te geven.
- Gegevens extraheren uit Workday via een Enterprise Interface Builder - integratie ( EIB ) .
Belangrijke vragen
Vragen | Overwegingen |
|---|---|
Welk standaardrapport kunt u gebruiken om de gewenste resultaten weer te geven? | U kunt het rapport 'Workday Standard Reports' uitvoeren om de volgende twee typen door Workday geleverde standaardrapporten weer te geven:
Als geen van de standaardrapporten aan uw behoeften voldoet, kunt u een bestaand rapport kopiëren en bewerken of een aangepast rapport maken (). |
Wilt u rapportbeheer delegeren aan één rol in uw organisatie/ tenant? | U kunt een rapportbeheerder aanwijzen om alle rapporten in uw tenant te beheren. |
Welke gegevensbron (rapportgegevensbron) moet u selecteren? | Tot welke gegevens u toegang hebt in een rapport, is afhankelijk van de rapportgegevensbron die u selecteert. Elke rapportgegevensbron bevat instances van een bedrijfsobject, dat fungeert als het primair bedrijfsobject. Meerdere rapportgegevensbronnen kunnen hetzelfde primair bedrijfsobject '' hebben.
U kunt overwegen een rapportgegevensbron te selecteren met een primair bedrijfsobject dat de meeste velden bevat die u nodig hebt. Selecteer indien mogelijk een geïndexeerde rapportgegevensbron. Dankzij geïndexeerde rapportgegevensbronnen kan uw rapport sneller worden uitgevoerd dan met standaardrapportgegevensbronnen. Als uw rapport een ingangsdatum moet hebben, gebruikt u een rapportgegevensbron van ''. |
Hoe kunt u meerdere rapportgegevensbronnen in één rapport gebruiken? | U kunt gegevens uit meerdere rapportgegevensbronnen combineren in samengestelde rapporten. Samengestelde rapporten hebben toegang tot gegevens via de rapportgegevensbronnen van subrapporten. U kunt als subrapport naar de volgende rapporttypen verwijzen:
|
Hoe kunt u velden opnemen die niet in de rapportgegevensbron voorkomen? | U kunt berekende velden op basis van bestaande gegevens in Workday maken om:
U kunt ook aangepaste velden aan bedrijfsobjecten toevoegen wanneer u een aangepast object maakt. |
Hebben andere gebruikers toegang tot de gegevens in dit rapport nodig? | Als gebruikers toegang hebben tot de juiste beveiligingsdomeinen, kunnen ze het rapport uitvoeren en de rapportdefinitie bewerken .
U kunt rapportresultaten ook exporteren als spreadsheet of PDF en het bestand delen met andere gebruikers. Voor spreadsheets en PDF's gelden geen beveiligingsbeperkingen. |
Wilt u uw rapport inschakelen als service? | U kunt geavanceerde rapporten en zoekrapporten inschakelen als webservices, die toegang bieden tot rapportresultaten via URL's. U kunt deze webservices gebruiken in:
|
Moeten rapporten op specifieke tijden of met regelmatige tussenpozen worden uitgevoerd? | U kunt plannen wanneer en hoe vaak rapporten worden uitgevoerd. Geplande rapporten worden op de achtergrond uitgevoerd en u kunt de rapportuitvoer downloaden . |
Wilt u meerdere rapporten tegelijkertijd uitvoeren? | U kunt groepen gerelateerde rapporten maken en plannen dat ze tegelijkertijd worden uitgevoerd. Voorbeeld: financiële eindejaarsrapporten.
U kunt rapporten ook bursten met behulp van een rapportgroep om snel achter elkaar één rapport met verschillende prompt uit te voeren. |
Hoe wilt u dat de rapportresultaten worden weergegeven? | U kunt rapportresultaten weergeven in een diagram, in een tabel of in beide. Matrixrapporten zijn het beste rapporttype om de meeste diagramtypen weer te geven.
U kunt rapporten ook als worklets op een dashboard weergeven om belanghebbenden een overzicht van belangrijke gegevens te geven. Voorbeelden: de door Workday geleverde dashboards 'Beloning' en 'Voorzieningen en diversiteit' . |
Hoe organiseert en beheert u alle rapporten in uw tenant? | U kunt rapporten tag om ze te ordenen, zodat u ze gemakkelijker kunt zoeken.
Workday raadt u aan uw aangepaste rapporten regelmatig te controleren en ongebruikte rapporten verwijderen . |
Aanbevelingen
Gebruik het rapport '
Workday -standaardrapporten'
om bestaande standaardrapporten te zoeken die mogelijk aan uw vereisten voldoen voordat u een nieuw aangepast rapport maakt.Maak aangepaste rapporten in de implementatie- of sandboxtenant voordat u deze naar uw tenant migreert en valideer de rapporten om te case of er stroomafwaartse gevolgen zijn voor berichten en andere processen.
Voordat u rapporten migreert, moet u rekening houden met de downstreamimpact van bewerkte rapporten in tenants op lagere niveaus, zodat u geen potentieel problemen migreert.
Voor optimale prestaties:
- Geïndexeerde rapportgegevensbronnen gebruiken.
- Selecteer de kleinste rapportgegevensbron met alle bedrijfsobject die u nodig hebt.
- In plaats van uw eigen filter in de rapportdefinitie te maken, kunt u waar mogelijk de snellere ingebouwde rapportgegevensbron filters gebruiken. Voorbeeld: gebruik het filter 'Medewerkers op rol'in de rapportgegevensbron'Medewerkers voor HCM'. Het rapport'Gegevensbronnen'heeft een kolom met rapportgegevensbron filters.
- Selecteer een rapportgegevensbron met ingebouwde prompts in plaats van uw eigen prompts te maken. Het rapport'Gegevensbronnen'bevat een kolom die aangeeft of een rapportgegevensbron ingebouwde prompts bevat.
- Maak aangepaste rapporten met prompt wanneer u het rapport gebruikt in RDS'en met hoog volume. Zo voorkomt u potentieel gevolgen voor de tenant . Voorbeeld: voor rapporten die gebruikmaken van de rapportgegevensbron'Bedrijfsprocestransacties' , gebruikt u de volgende vereist prompts in het rapport om de rapportprestaties te verbeteren:'Bedrijfsprocessen','Transactiestatus'en 'datumbereik ' (startdatumofvoltooiingsdatumbereik).
- Beperk het aantal berekende velden in uw rapport.
Beperkingen
Beperkingen | Overwegingen |
|---|---|
Rapporten kopiëren | Uw rapport moet het type ' Report Writer' bevatten in het rapport 'Workday Standard Reports' . |
Verwerkingstijd dashboards | Na 30 seconden wordt een time-out voor dashboards weergegeven, dus rapporten die u als worklets in dashboards implementeert, moeten binnen die tijd worden uitgevoerd. |
Filteren: | Workday biedt geen ondersteuning voor het filteren op velden die afgeleide instances retourneren, zoals berekende velden voor het totalisatie van opzoekdatums. |
Kolommen blokkeren | U kunt geen kolommen bevriezen met de optie 'Rastervoorkeuren' op de tabel :
|
Verwerkingstijd rapport | Rapporten hebben verschillende verwerkingstijd, afhankelijk van waar u ze uitvoert:
Na 20 seconden kunt u in Workday plannen dat het rapport wordt uitgevoerd als een achtergrondproces. Als de rapportverwerking langer duurt dan 30 minuten, wordt de fout '' Workday . |
Beveiliging
Deze beveiligingsdomeinen bevinden zich in het functionele gebied 'System':
Domeinen | Overwegingen |
|---|---|
Alleen tijdelijke rapporten maken
| Hiermee kunt u instellen dat gebruikers alleen tijdelijke rapporten mogen maken. |
Custom Report Administration
| Hiermee kunt u de volgende acties uitvoeren voor aangepaste rapporten:
|
Custom Report Creation
| Hiermee kunt u aangepaste rapporten maken en wijzigen . |
Gegevensvertaling
| Hiermee kunt u aangepaste rapporten vertalen. |
Beheren: alle aangepaste rapporten
| Hiermee kunt u de volgende acties uitvoeren voor aangepaste rapporten:
|
Rapportdefinitie delen - alle geautoriseerde gebruikers
| Hiermee kunt u rapportdefinities delen met alle gebruikers die toegang hebben tot de rapportgegevensbron van de rapportdefinitie. |
Rapportdefinitie delen - specifieke groepen
| Hiermee kunt u rapportdefinities delen met andere gebruikers in een beveiligingsgroep (). |
Rapportdefinitie delen - specifieke gebruikers
| Hiermee kunt u bepalen welke gebruikers rapportdefinities kunnen delen met specifieke, met naam genoemde gebruikers. |
Rapporttagbeheer
| Hiermee kunt u gebruikers toegang verlenen voor het beheren van rapporttags. |
Bedrijfsprocessen
U kunt een aangepast rapport als een stap (bedrijfsproces) uitvoeren door een stap van
het rapporttype
toe te voegen. Voorbeeld: in het bedrijfsproces'Aanstellen'
verzendt Workday een rapport met de onderliggende organisaties naar de manager '', inclusief de nieuwe aanstelling ''. Daarnaast kunt u gegevensvernieuwingen automatiseren door een Prism taak voor gegevenswijziging als service toe te voegen aan een bedrijfsproces. Dit zorgt ervoor dat de Prism-gegevens die in downstreamrapportstappen worden gebruikt, actueel en nauwkeurig zijn voordat het rapport wordt gegenereerd. Workday kunt taken voor gegevenswijziging niet plannen of rechtstreeks uitvoeren als geautomatiseerde bedrijfsproces als ze een directe uploaden als bron gebruiken. U kunt echter taken voor gegevenswijziging plannen die een SFTP- connectie als bron gebruiken. Om te voorkomen dat bedrijfsprocessen mislukken bij het uitvoeren van taken voor gegevenswijziging, controleert u het volgende:
- De gebruiker of delegeren heeft machtiging tot de taak voor gegevenswijziging en alle gekoppelde bronnen, zoals rapporten of SFTP-sites.
- De configuratie van de taak voor gegevenswijziging blijft geldig. Omdat configuraties, inclusief onderliggende gegevensbronnen en pijplijnen, in de loop van de tijd kunnen veranderen, kunnen ongeldig instellingen fouten veroorzaken tijdens de uitvoering.
Wanneer het bedrijfsproces wordt uitgevoerd, dwingt Workday de beveiliging af die aan het rapport is gekoppeld. In het rapport worden alleen de gegevens weergegeven waartoe de ontvanger machtiging heeft.
Rapportage
U kunt de volgende door Workday geleverde rapporten en dashboards gebruiken om het rapportgebruik in uw tenant bij te houden:
- Het rapport 'Alleen aangepaste rapporten alleen op achtergrond': hiermee worden alle aangepaste rapporten weergegeven die alleen als achtergrond in uw tenant zijn ingeschakeld, toevoeging de eigenaar '', het gebied waar het wordt gebruikt, enzovoort.
- Rapport'Dashboardrungeschiedenis': geeft gebruiksstatistieken voor dashboard van de afgelopen 6 maanden weer, inclusief details zoals wie het rapport wanneer heeft uitgevoerd.
- Het rapport'Gegevensbronnen': bevat de volgende rapportgegevensbron details:
- Ingebouwde prompts.
- rapportgegevensbron -bronfilters.
- Toegestane beveiligingsgroepen.
- Primair bedrijfsobject.
- dashboardvoor rapportbeheerders: geeft rapporten en taken weer waarmee u de rapporten in uw tenant kunt beheren.
- Rapport 'Geschiedenis rapportrun': geeft aan hoe vaak een rapport is uitgevoerd, inclusief details zoals wie het op welk moment heeft uitgevoerd.
- RapportWorkday -standaardrapporten: geeft door Workday geleverde rapporten weer.
U kunt aangepaste rapporten maken en gegevens bijhouden, zoals de eigenaar en de tijd van de laatste update, op basis van de volgende rapportgegevensbronnen:
- Alle aangepaste rapporten
- Alle standaardrapporten
- Rungeschiedenis geïndexeerd dashboards
- Rungeschiedenis geïndexeerd rapport
Integraties
U kunt aangepaste geavanceerde rapporten en zoekrapporten inschakelen als webservices en deze gebruiken in integraties tussen Workday en externe bedrijfsservices.
Relaties en interacties
Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen die inzicht geven in de configuratierelaties in uw tenant. Ga voor meer informatie over de Workday Touchpoints Kit naar Workday Community.