Periodeschema's voor salarisadministratie en tijdregistratie instellen

Administrator Guide

Beoordeel de instellingsoverwegingen voor periodeschema's.

Wanneer u Workday-salarisadministratie en Tijdregistratie gebruikt, moet u bepalen of u voor beide periodeschema's wilt maken.a

Beveiliging:

Instellen: salaris - specifiek domein salarisgroep
in functioneel gebied salarisadministratie.

Instellen: domein Salarisinterface
in het functionele gebied Salarisinterface.

Instellen: betaling op aanvraag

Instellen: domein Periodeschema
in het functionele gebied Projecten.

Instellen: domein Tijdregistratie
in functiegebied Tijdregistratie.

U kunt opeenvolgende perioden definiëren voor salarisverwerking en tijdregistratie, zoals wekelijks of maandelijks. Wanneer de datums voor tijdsperioden en salarisperioden overeenkomen, kunt u hetzelfde schema gebruiken voor salarisadministratie en tijdregistratie. Salarisgroepen met dezelfde frequentie kunnen hetzelfde periodeschema gebruiken.

U kunt bestaande periodeschema's voor betalen op aanvraag instellen om te definiëren wanneer medewerkers vervroegde betaling kunnen aanvragen en de functie voor het automatisch aanpassen van de betalingsdatum voor weekenden.

Voor eenmalige betalingen raadt Workday aan om betalingen op aanvraag te maken voor één of meerdere medewerkers in plaats van meerdere kortetermijnschema's te maken.

Zorg ervoor dat uw periodeschema ten minste één periode bevat met datums vóór de ingangsdatum van uw eerste Workday-salarisadministratie- of HR-transacties.

Als u specifieke vereisten hebt na betalingsdatums of tijdregistratiedatums, kunt u een aangepast veld maken met behulp van de taak

Aangepast object maken

. Vervolgens kunt u:

Voeg het veld toe aan een periodeschema, bijvoorbeeld voor een sluitingsdatum voor aanstelling.

Voeg het veld toe aan een of meer salarisperioden, bijvoorbeeld voor een sluitingsdatum voor de salarisadministratie. Perioden nemen geen aangepaste objecten over die u op het niveau van het periodeschema definieert.

U kunt deze webservices gebruiken om periodeschema's te laden of op te halen:

Putperiodeschema

Periodeschema's ophalen

Open de taak

Periodeschema maken

Houd rekening met het volgende wanneer u de taak voltooit:

Optie	Omschrijving
Gebruik	Selecteren: Salarisadministratie en tijdregistratie .
Reguliere betaaldag	Workday rapporteert de reguliere betaaldag op de wettelijke beloningsoverzichten van werknemers. Workday rapporteert het getal uit het periodeschema dat u hebt ingesteld voor de reguliere uitvoeringscategorie van de salarisgroep van een werknemer. Als u waarden voor dit veld wilt maken, selecteert u Reguliere betaaldag salarisadministratie maken .
Reguliere betaaldag	Dit veld is alleen voor de VS.
Automatisch aanpassen van betalingsdatum	Voer waarden in deze velden in om betalingsdatums die in het weekend of op feestdagen vallen te wijzigen in een weekdag: Zaterdag Nul wordt standaard weergegeven om aan te geven dat er momenteel geen automatische aanpassingen zijn voor betalingsdatums in het weekend. Voer een waarde in om een betalingsdatum op zaterdag aan te passen. Voorbeeld: voer -1 in om betalingsdatums van zaterdag naar de vorige vrijdag te verplaatsen. Zondag Nul wordt standaard weergegeven om aan te geven dat er momenteel geen automatische aanpassingen zijn voor betalingsdatums in het weekend. Voer een waarde in om een betalingsdatum op zondag aan te passen. Voorbeeld: voer -2 in om betalingsdatums naar de vorige vrijdag te verplaatsen. Feestdagenkalender Selecteer een feestdagenkalender om te voorkomen dat betalingsdatums op feestdagen vallen. U kunt alleen selecteren: 1 feestdagenkalender tegelijk. Automatisch aanpassen op feestdagen Selecteer een van de volgende opties: Na feestdag Vóór feestdag Wanneer u handmatig nieuwe perioden in een bestaand periodeschema genereert, worden de betalingsdatums automatisch aangepast en worden de feestdagen overgeslagen, afhankelijk van de optie die u selecteert. Als u de instelling voor automatisch aanpassen van feestdagen wijzigt van Na feestdag in Vóór feestdag in een bestaand periodeschema dat is gekoppeld aan kalendergebeurtenissen, worden die betalingsdatums niet automatisch aangepast. U moet de betalingsdatums handmatig aanpassen. U kunt betalingsdatums toevoegen die op feestdagen vallen voor aanvullende perioden die niet in het periodeschema worden weergegeven. Workday past deze betalingsdatums niet automatisch aan. Gebruik de taak Aanvullend periodeschema bewerken om de feestdagenkalender toe te voegen.
Berekening doorlopende salarisadministratie	(Optioneel) Wordt weergegeven wanneer u doorlopende salarisberekening in uw tenant inschakelt. U kunt een standaardtijd plannen om: Voer een volledige berekening uit om elke salarisperiode te openen. Maak geen nieuwe taken voor continue berekening voor de periode. U kunt de volledige berekenings- en automatische stoptijden voor afzonderlijke perioden wijzigen.
Betalen op aanvraag	(Optioneel) Wordt weergegeven wanneer u beveiligingstoegang hebt tot het domein Instellen: betaling op aanvraag en het gebruik van salarisadministratie in het periodeschema is geïdentificeerd. Dagen na begindatum periode voor openstaande aanvragen : wanneer u het aantal dagen in dit veld invoert, vult Workday de werkelijke datum in het veld Openstaande aanvragen in de sectie Salaris op aanvraag van het periodeschema. Aantal dagen vanaf einddatum periode tot sluitingsaanvragen - wanneer u het aantal dagen in dit veld invoert, vult Workday de werkelijke datum in het veld Aanvragen sluiten in de sectie Salaris op aanvraag van het periodeschema. Automatisch aanpassen betalingsdatum - voltooi dit om te voorkomen dat betalingsdatums in een weekend vallen. De betalingsdatum van een aanvraag voor betaling op aanvraag wordt bepaald door de volgende velden: Standaardverschuiving Zaterdag Zondag Standaardcompensatie geeft het aantal dagen aan dat Workday toevoegt aan de datum van de aanvraag voor betaling op aanvraag om de betalingsdatum te bepalen. Als de van de standaardverschuiving afgeleide betalingsdatum op een zaterdag of zondag valt, telt Workday de waarde in de velden Zaterdag of zondag op bij de betalingsdatum. Voorbeeld: u configureert deze velden: Standaardverschuiving = 1 Zaterdag = 2 Zondag = 1 Een medewerker doet een aanvraag voor betaling op aanvraag op zaterdag 1/1. De standaardverschuiving van 1 geeft een betalingsdatum aan op zondag 1/2. Omdat 1/2 op een zondag valt en de waarde voor zondag 1 is, is de werkelijke betalingsdatum echter maandag, 1/3. Als u wilt voorkomen dat aanvragen voor betaling op aanvraag worden verwerkt wanneer een salarisperiode een kalenderjaar overschrijdt, wijzigt u de datums voor openstaande aanvragen voor die salarisperioden handmatig.
Perioden	Voer de Begindatum van de periode en de einddatum van de periode in en wanneer deze afwijkt van de einddatum van de periode, de Betalingsdatum salaris . Nadat u het periodeschema hebt opgeslagen, kunt u Workday configureren om een betalingsdatum te selecteren op basis van een aantal dagen na de einddatum van de periode. Selecteer Periodeschema bewerken in het menu met gerelateerde acties van het periodeschema en voer een waarde in het veld Standaard dagen verschuiving betalingsdatum in. Pas alle betalingsdatums aan die op een feestdag vallen.
Overschrijving boekingsdatum	Voer een datum in tussen de begindatum van de periode en 31 dagen na de einddatum van de periode. Afhankelijk van uw configuratie stelt Workday de nieuwe overschrijvingsdatum in als de eerste boekingsdatum voor deze operationele journalen binnen en buiten de cyclus: Werkelijke waarden secundaire voorzieningen Aanvullend op aanvraag Vervanging op aanvraag Werkelijke waarden salarisadministratie Boekingsaanpassingen salarisadministratie Voorbeeld: voor de maand augustus is de begindatum van uw periode 17-08-2020 en de einddatum van de periode 30-08-2020. U kunt vervolgens een boekingsdatum selecteren die binnen het bereik 17-08-2020 en 30-09-2020 valt. Wanneer u het selectievakje Buiten cyclus - Betalingsdatum als boekingsdatum gebruiken inschakelt in de sectie Salarisboeking van de taak Tenantinstellingen bewerken - salarisadministratie en ook een Overschrijving boekingsdatum invoert in het periodeschema, gebruikt Workday de overschrijvingsdatum als begindatum boekingsdatum voor betalingen buiten de cyclus.

Selecteer

Periodeschema

bewerken

in het menu met gerelateerde acties van het periodeschema.

(Optioneel) Selecteer

Bewerken

aanvullende gegevens

in het menu met gerelateerde acties van het periodeschema of van elke periode. Selecteer vervolgens het aangepaste veld in de prompt

Aangepast object

Wanneer u een gedeeld periodeschema maakt met Workday-tijdregistratie, definieert u welke medewerkers moeten worden toegewezen voor tijdregistratiedoeleinden:

Vouw de sectie

Tijdregistratie

uit.

Selecteer bij

Gerechtigdheid medewerker

alle voorwaarden waaraan medewerkers moeten voldoen om het schema toe te wijzen.

U kunt een keuze maken uit regels die zijn gemaakt met de taak

Gerechtigdheidsregels voor tijdregistratie maken

Wanneer u een gedeeld periodeschema maakt met Workday-tijdregistratie, geeft u de datums op die beschikbaar zijn voor tijdsinvoer:

Houd rekening met het volgende wanneer u de taak voltooit:

Optie	Omschrijving
Tijdsinvoer openen	De datum en tijd waarop medewerkers kunnen beginnen met het invoeren van de tijd voor de periode. Laat dit veld leeg als er geen beperkingen zijn. U kunt alleen berekeningen uitvoeren voor een openstaande periode.
Tijdsinvoer vergrendelen	De datum en tijd waarna medewerkers geen tijd meer kunnen invoeren of tijdsinvoer voor de periode kunnen wijzigen. Vergrendel als best practice de periode voor salarisverwerking. U kunt salarisadministratiebeheerders en andere gebruikers vrijstellen van de vergrendeling, zodat ze op het laatste moment wijzigingen kunnen aanbrengen in tijdsblokken tijdens de eerste vergrendelingsperiode. Vrijgestelde gebruikers moeten deel uitmaken van een beveiligingsgroep op basis van gebruikers of rollen die is gekoppeld aan het domein Tijdregistratie: vrijgesteld van vergrendeling .
Ontgrendelen voor aanpassingen	Selecteer deze optie om de periode te ontgrendelen nadat de salarisadministratie is voltooid, zodat u tijd voor de periode kunt invoeren en corrigeren met behulp van: Retroactieve salarisberekeningen in Workday Payroll om correcties automatisch te verwerken. Handmatige aanpassingen.
Tijdsinvoer sluiten	De laatste sluitingsdatum en -tijd voor de periode. Hiermee wordt voorkomen dat alle gebruikers aanvullende tijdgegevens en correcties voor de periode aanbrengen. Wanneer u het selectievakje Projectoverdracht in gesloten perioden toestaan inschakelt in de taak Projectfactureringsconfiguratie instellen , kunnen gebruikers projecttijdsblokken in gesloten tijdsinvoerperioden overdragen. Workday raadt u aan een datum te selecteren die niet later is dan drie maanden na de einddatum van de periode.

Periodeschema's worden altijd geopend, vergrendeld, ontgrendeld en gesloten in Pacific-tijd.

De velden

Aanvraag openen

Aanvraag sluiten

in de sectie

Betaling op aanvraag

worden automatisch ingevuld wanneer u

het aantal dagen na de begindatum van de periode voor het openen van aanvragen

het aantal dagen vanaf de begindatum van de periode voor het sluiten van aanvragen

invoert. U kunt deze datums overschrijven.

(Optioneel) Vul de sectie

GB-toerekeningen salarisadministratie

in om een toekomstige opbouw voor de periode te maken.

U kunt opbouwopties niet bijwerken wanneer salarisberekeningen voor de periode worden uitgevoerd.

Optie	Omschrijving
Toerekening aan toekomstige periode maken	Wanneer een salarisperiode meerdere rapportageperioden omvat, schat Workday de salariskosten tot het einde van een financiële rapportageperiode. Workday: Berekent de toekomstige opbouw als belastingbedrag x som van opgebouwde winst/totale winst x ratio voor toekomstige opbouw. Hiermee maakt u een toekomstige opbouw als verhouding tussen dagen en opbouw over dagen op basis . Workday sluit het volgende uit: Retroactieve inkomsten. Inkomsten waarvoor Uitsluiten van toerekening aan toekomstige periode is geselecteerd op het tabblad Met datum zonder ingangsdatum van de taak Inkomsten bewerken . Onkosten, indien geselecteerd in de taak Boekingsopties salarisadministratie onderhouden . Met toerekening in de toekomst worden geen resultaten buiten de cyclus berekend voor betalingen op aanvraag of handmatige betalingen. Als u ervoor wilt zorgen dat u werkgeverskosten opneemt in toerekeningen aan termijnen, gebruikt u de salariscomponentgroep ' Vonties betaald door werkgever' voor een salariscomponent. Wanneer u betalen op aanvraag hebt geconfigureerd voor medewerkers met meerdere functies, berekent Workday toerekeningen in toekomstige periode voor meerdere bruto-nettowaarden binnen een salarisperiode als de som van alle door de werkgever betaalde wettelijke belastingen, inclusief alle resultaten op aanvraag in de salarisspecificatie. periode.
Dagen voor toerekening	Aantal dagen in de salarisperiode waarvoor betalingen moeten worden geraamd.
Dagen in basis	Aantal werk- of kalenderdagen in een volledige financiële rapportageperiode, meestal de meest recente periode van volledig salaris.
Opbouwdatum	De datum waarop de toerekening in de toekomst moet worden gemaakt. Deze datum wordt gebruikt voor de boekingspost en is doorgaans de laatste dag van de boekingsperiode. U kunt de opbouwdatum ook instellen op of na de begindatum van de salarisperiode.
Terugboekingsdatum opbouw	Een willekeurige dag na de opbouwdatum. Doorgaans de eerste dag van de volgende boekingsperiode.

(Optioneel) Voeg een rij toe aan de sectie

Overschrijvingen afrekeningsdatum salarisadministratie

om verschillende betalingsdatums per land te definiëren. Voorbeeld: definieer overschrijvingsdatums voor landen met verschillende bankschema's om ervoor te zorgen dat betalingen op bankwerkdagen plaatsvinden.

Optie	Omschrijving
Land	Workday past de overschrijvingsdatum toe wanneer de bankrekening waarop de betaling wordt ontvangen zich in dit land bevindt. U kunt het land van de bankrekening weergeven in de taak Bankrekening .
Overschrijvingsdatum	Overschrijft de betalingsdatum salarisadministratie . Alleen voor betalingen binnen de cyclus. Workday past de overschrijvingsdatum toe tijdens de afrekening, maar geeft de standaardbetalingsdatum weer in de salarisresultaten en de loonstrook.

Workday wijst een opeenvolgend

periodenummer

toe aan elke periode met een betalingsdatum in hetzelfde kalenderjaar.

U kunt een periode die is aangewezen als eerste verwerkingsperiode niet verwijderen in het veld

Eerste verwerkingsperiode overschrijven

van het rapport

Salarisgroep weergeven

U kunt geen perioden verwijderen waarvoor toezeggingsresultaten zijn gegenereerd. Als een periode toezeggingsresultaten heeft, is de kolom

Verplichtingen

in de sectie

Gebruikt in

van het raster geselecteerd.

Voor salarisadministratie voor Canada geeft Workday bij het weergeven of bewerken van periodeschema's het tabblad

Canadese jaarbasisfactoren

weer. Het bevat de factoren, afgeleid van het

aantal perioden

, die worden gebruikt voor het op jaarbasis maken van lonen en belastingen. Voor schema's van gedeeltelijke jaren gebruikt Workday de jaarbasisfactor voor de frequentie van de salarisperiode.

Voeg perioden toe om het schema uit te breiden. U kunt:

Voeg perioden afzonderlijk toe met de taak

Periodeschema bewerken

Genereer meerdere perioden met de taak

Perioden van periodeschema genereren

. Voor elke periode vult Workday automatisch relevante datums in.

Laad perioden met de webservice Putperiodeschema
. Voer alle relevante datums in de EIB-spreadsheet in.

Salarisperiodeschema's toewijzen aan salarisgroepen.

Om ervoor te zorgen dat medewerkers niet in aanmerking komen voor meer dan één periodeschema, moet u regelmatig het rapport

Audit - medewerkers met meerdere tijdsperiodeschema's

bekijken.

Voor salarisadministratie voor het VK opent u het