Concept: best practices voor eSignature-integraties

Gebruik altijd deze best practices om te zorgen voor succesvolle verificatie en optimale prestaties voor de DocuSign- en Adobe Sign eSignature-integraties in Workday:

Zie Problemen oplossen: eSignature-integraties voor een omschrijving van integratieproblemen, de mogelijke oorzaken en aanbevolen oplossingen. Zie Problemen oplossen: gegenereerde documentenvoor problemen met gegenereerde documenten.

Integraties configureren

Aanbeveling:	Omschrijving
Wijs ten minste één rol in een handtekeninggroep toe.	De integratie mislukt en er wordt een foutbericht in Procesbewaking vastgelegd als een handtekeninggroep geen toegewezen rollen bevat en er geen andere ondertekenaars in die handtekeninggroep zijn.
Gebruik Adobe Sign niet voor documenten die tags vooraf invullen of een en-teken (&) in de bestandsnaam hebben.	U kunt de eSignature-integratie van Adobe Sign niet gebruiken voor een document dat het volgende bevat: Een ampersand (&) in de bestandsnaam. Een tag voor vooraf invullen waarvoor de afzender gegevens moet toevoegen voordat het document wordt verzonden.
Pas de benodigde instellingen in uw DocuSign-account toe voordat u de verificatie uitvoert in Workday.	Zorg ervoor dat: Gegevenspopulatiebereik is ingesteld op Envelop in uw DocuSign-accountinstellingen. Verificatie in twee stappen en eenmalige aanmelding (SSO) zijn uitgeschakeld in uw DocuSign-accountinstellingen.
Voltooi beide DocuSign-verificatiestappen.	Zorg ervoor dat u beide verificatiestappen voltooit die worden beschreven in DocuSign instellen. Als u deze stappen niet volgt, kan dat vertraging veroorzaken bij het overdragen van de documenten tussen Workday en DocuSign.

Integraties testen

Aanbeveling:	Omschrijving
Schakel meldings- en berichtinstellingen in Adobe uit bij het testen in niet-productietenants.	Open bij het testen in Workday een ondersteuningsticket rechtstreeks bij Adobe om ervoor te zorgen dat de meldings- en berichtinstellingen in Adobe zijn uitgeschakeld. Dit voorkomt ongewenste meldingen tijdens het testen van uw Adobe Sign-integratie in een niet-productietenant.
Schakel meldingen voor bedrijfsprocessen uit bij het testen in niet-productietenants met een grotere doelgroep.	Niet-productietenants verzenden zoals normaal meldingen en e-mails naar gebruikers als dit is geconfigureerd. Wanneer u een doelgroep test die geen beheerders of testgebruikers is, moet u ervoor zorgen dat e-mail- en taakmeldingen zijn uitgeschakeld.
Verifieer de Adobe Sign- en DocuSign-integraties rechtstreeks in Workday Sandbox en andere niet-productietenants om ze te testen.	Alle wijzigingen in de configuratie van een bedrijfsproces met stappen voor het beoordelen van documenten worden gekopieerd van productietenants naar Workday-sandboxtenants en andere niet-productietenants. Voorbeeld: in uw productietenant wijzigt u de voorwaarderegels in de stap Documenten beoordelen om een document beschikbaar te maken voor elektronische ondertekening. Deze update wordt gekopieerd naar de bedrijfsprocesconfiguratie in uw sandboxtenant. In Workday kunnen referenties die zijn geconfigureerd in productieomgevingen echter niet worden gebruikt in niet-productieomgevingen. Zie Adobe Sign instellen en DocuSign instellen voor verificatie-instructies. Zie Referentie: Tenantinstellingen bewerken - bedrijfsprocessen voor meer informatie over eSignature-configuratieopties in de taak 'Tenantinstellingen bewerken - bedrijfsprocessen'.
Gebruik Workday-taken om de status te controleren van de stappen voor het beoordelen van documenten die zijn geconfigureerd voor een eSignature-integratie.	Workday biedt u de volgende taken (beveiligd in het domein Bedrijfsprocesbeheer in het functionele gebied Systeem) om de status te controleren van de stappen voor het beoordelen van documenten die zijn geconfigureerd voor een eSignature-integratie: eSignature-ondertekeningsstatus controleren eSignature-status bijwerken
Configureer Adobe of DocuSign opnieuw in sandboxtenants na de wekelijkse vernieuwing.	Referenties die zijn geconfigureerd in productieomgevingen, mogen niet worden gebruikt in sandboxomgevingen. Daarom moeten klanten na elke wekelijkse vernieuwing Adobe of DocuSign opnieuw configureren in hun sandboxtenants.
Gebruik de niet-productieaccounts van uw eSignature-provider voor Workday Sandbox en andere niet-productietenants.	Als u een sandbox- of testaccount hebt bij uw eSignature-provider, raden we u aan dit te gebruiken in plaats van uw productieaccount in Workday Sandbox en andere niet-productietenants.
Adobe- of DocuSign-gebeurtenissen die in Productie zijn gestart, moeten na verificatie opnieuw worden gestart bij het testen in sandbox.	U kunt geen actie uitvoeren voor productiegebeurtenissen met Adobe of DocuSign in sandbox. Daarom moet u bij het testen in sandboxtenants na de verificatie eSignature-gebeurtenissen opnieuw starten.

Integratievereisten

Aanbeveling:	Omschrijving
Zorg ervoor dat alle ondertekenaars een geldig, uniek e-mailadres hebben.	Anders: Workday stopt de integratie. Workday gebruikt Procesbewaking om de bedrijfsprocesbeheerder te laten weten dat de integratie is gestopt omdat een of meer ondertekenaars een e-mailadres missen of omdat verschillende ondertekenaars hetzelfde e-mailadres hebben.
Ondertekenaars moeten een ander adres hebben dan het e-mailadres van de afzender van Adobe Sign () .	Als u de eSignature-integratie van Adobe Sign gebruikt, moet u controleren of een ondertekenaar niet hetzelfde e-mailadres heeft als het e-mailadres van de Adobe Sign-afzender () .