Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2024-12-13
Stappen voor het beoordelen van documenten instellen

Stappen voor het beoordelen van documenten instellen

Stel integratietypen voor Adobe Sign of DocuSign eSignature in.
Beveiliging: de volgende domeinen in het functionele gebied 'System':
  • Business Process Administration
  • Manage: Business Process Definitions
U kunt de stappen
voor het beoordelen van documenten
 gebruiken om:
  • Stel documentdistributie in als onderdeel van een bedrijfsproces.
  • Documenten distribueren voor elektronische handtekeningen.
Het is niet vereist om alle documenten in de bedrijfsprocesdefinitie toe te voegen aan de stappen voor
het beoordelen van documenten
 . Als u de documenten niet toevoegt, worden ze niet ter beoordeling verzonden.
  1. Selecteer
    'Bedrijfsprocesdefinitie
    bewerken'
     in het menu met gerelateerde acties van het bedrijfsproces.
  2. Voeg indien nodig een stap
    voor het beoordelen van documenten
     toe.
  3. Klik in de stap
    Documenten beoordelen
    op Documentbeoordeling configureren
     om de taak
    voor het configureren van de stap voor het beoordelen van documenten
     te openen.
  4. Houd rekening met het volgende wanneer u de taak voltooit:
    Optie Omschrijving
    Tijdzone
    Wanneer u de optie
    Tijdzone bedrijfsprocesconfiguratie
     selecteert in de taak
    'Tenantinstellingen bewerken - systeem'
     , kunt u een tijdzone invoeren.
    Wanneer u het volgende invoert:
    • De huidige datum. De wijzigingen worden van kracht op de dag van verwerking in de opgegeven tijdzone. Gebruikers in andere tijdzones zien de wijzigingen om 00:00 uur in de opgegeven tijdzone.
    • Een toekomstige datum, de wijzigingen worden van kracht om middernacht op die datum in de opgegeven tijdzone en op de bijbehorende datum en tijd in andere tijdzones.
    • Een datum in het verleden en de wijzigingen worden van kracht om 23:59:59 op die datum in de opgegeven tijdzone en op de bijbehorende datum en tijd in andere tijdzones.
    Document
    Voor de standaardhandtekening van Workday kunt u alle bestandstypen gebruiken die door Workday worden gegenereerd.
    Voor Adobe Sign en DocuSign kunt u alleen documenten selecteren die als bijlagen zijn geconfigureerd en moet elk geselecteerd document een unieke naam hebben. Documenten mogen niet groter zijn dan het maximum aantal pagina's of bestandsgrootte dat is opgegeven in uw ondernemingscontract.
    eSignature-integratietype
    Selecteer
    Elektronisch ondertekenen met Adobe Sign
     of
    Elektronisch ondertekenen met DocuSign
    . Als Adobe Sign en DocuSign niet zijn ingesteld, kunt u documenten distribueren met behulp van het standaardondertekeningsproces van Workday.
    Handtekeningraster
    Als u meer dan één handtekeninggroep nodig hebt, voegt u deze aan het raster toe. Maar als u slechts één handtekeninggroep nodig hebt, hoeft u het raster niet in te vullen. Elke rij van het raster is één handtekeninggroep. In Workday wordt één lid van elke handtekeninggroep beschouwd als één persoon die de documenten ondertekent.
    U kunt alleen rollen toevoegen die zijn geconfigureerd in de stap '
    Documenten beoordelen'
     aan een handtekeninggroep.
    Routeringsmodificatoren worden niet ondersteund in het handtekeningraster bij het configureren van handtekeninggroepen voor de stap
    'Documenten beoordelen'
     .
    Voorwaarden
    (Optioneel) Selecteer of maak een of meer voorwaarderegels voor bedrijfsprocessen. Als alle
    voorwaarden
     waar zijn, kunnen gebruikers het document beoordelen en elektronisch ondertekenen als onderdeel van het bedrijfsproces.
    Om te voorkomen dat secundaire ondertekenaars meldingen over 'Mijn taken' ontvangen voordat er documenten voor hen beschikbaar zijn om te ondertekenen, configureert u een bedrijfsprocesvoorwaarderegel. De voorwaarderegel voorkomt dat leden van de secundaire ondertekeningsgroep een melding ontvangen nadat de leden van de primaire ondertekeningsgroep de ondertekende documenten hebben verzonden.
    Handtekeningopties
    Als u een elektronische handtekening nodig hebt, worden in Workday de
    selectievakjes 'Ondertekeningsverklaring'
     en het selectievakje '
    Ik ga akkoord'
     weergegeven.
    Bijlageopties
    Bijlage vereist
     of
    bijlage optioneel
    . U kunt een medewerker verplichten of inschakelen om één bestand per beoordeeld document te uploaden.
    Wanneer u
    Bijlage vereist
    inschakelt, is een document vereist voor de stap. Nadat een document is toegevoegd tijdens de stap
    Documenten beoordelen
     en de gebeurtenis is voltooid, geannuleerd of ongedaan is gemaakt, kan de bedrijfsprocesbeheerder
    Bedrijfsproces
    Bijlagen beheren
     selecteren in het menu met gerelateerde acties van de gebeurtenis om bijlagen te beheren. De bedrijfsprocesbeheerder kan het document verwijderen. maar wanneer een bijlage is vereist, moet de bedrijfsprocesbeheerder een ander document toevoegen om het te vervangen.
In Workday worden alleen items in 'Mijn taken' weergegeven voor de huidige handtekeninggroep. Nadat de huidige handtekeninggroep het document heeft ondertekend, worden in Workday de items in 'Mijn taken' weergegeven voor de volgende handtekeninggroep.
Voor Adobe Sign:
  • Wanneer uw beheerder meerdere bestanden uploadt om in één distributie te verzenden, kan het samenvoegen van bestanden plaatsvinden, afhankelijk van uw Adobe Sign-configuratie. Dit betekent dat, wanneer u meerdere documenten configureert in één stap
    voor het beoordelen van documenten
     , de eSignatures alleen worden toegevoegd aan het laatste document van de reeks zoals deze wordt weergegeven op het moment van ondertekening. Als u een handtekening op elke pagina wilt, raadt Workday u aan om Adobe-handtekeningtags toe te voegen aan elk document in de stap om ervoor te zorgen dat elk document waarvoor een handtekening is vereist, er een heeft (zie de Adobe Sign-documentatie over teksttags voor meer informatie). Adobe Sign biedt verschillende configuratieopties voor het ondertekenen van meerdere documenten in één transactie. Raadpleeg rechtstreeks de documentatie van Adobe voor meer informatie over deze functionaliteit.
  • Adobe Sign verzendt standaard kopieën van de ondertekende documenten naar elke medewerker die een aanvraag voor ondertekening van de documenten heeft ontvangen, inclusief medewerkers die de documenten niet daadwerkelijk hebben ondertekend.
Beoordelaars kunnen
elektronisch ondertekenen met Adobe Sign
 of
eSign met DocuSign
 gebruiken in 'Mijn taken' om het beschikbare document te openen op de documentserver.
Na ondertekening kan het even duren voordat het document weer zichtbaar is in Workday.
Nadat alle handtekeninggroepen de documenten op de documentserver hebben ondertekend, worden de ondertekende documenten opgeslagen.
In de volledige procesrecord van het bedrijfsproces worden alle ondertekenaars van het document weergegeven en wordt het volgende weergegeven:
  • Elektronisch ondertekenen met Adobe Sign, Elektronisch ondertekenen met DocuSign of elektronische handtekening voor de algemene Workday-handtekening als
    handtekeningtype
    .
  • De datum en tijd waarop de laatste ondertekenaar de stap '
    Documenten beoordelen'
     heeft verzonden als
    ondertekeningsdatum ()
    .
  • Rollen die voor elke
    eSignature-ondertekeningsgroep
     zijn geconfigureerd op het tabblad
    Proces
     .
  • Een tabblad
    Integratiefout
     als een bedrijfsprocesgebeurtenis een eSignature-integratie bevat die vanwege een fout niet is voltooid. U kunt de informatie op dit tabblad gebruiken om de fout op te lossen.
Wanneer u een kandidaat samenvoegt met een medewerker en voor de kandidaat een taak
voor het beoordelen van documenten
 in behandeling is, wordt de taak
voor het beoordelen van documenten
 in Workday verwijderd als u
elektronisch ondertekenen met Adobe Sign
 gebruikt als het
eSignature-integratietype
. U wordt aangeraden deze stap na een samenvoeging toe te voegen met de taak
'Documenten beoordelen'
 .
Stel Workday in om een aangepaste melding te verzenden bij het invoeren van een stap
voor het beoordelen van documenten
 of bij het invoeren van elke handtekeninggroep.
Gebruik het rapport
'Bedrijfsobject vertalen'
 om:
  • Vertaal de tekst in het veld
    Document
     naar een doeltaal die is ingeschakeld voor uw tenant. Selecteer
    'Document'
     als
    vertaalbaar bedrijfsobject
    . Selecteer de
    vertaalbare instances
    en selecteer vervolgens het
    ingangsmoment
     van de documentsnapshots die moeten worden vertaald.
  • Vertaal de tekst in de velden
    Instructies
     en
    Handtekeningverklaring
     naar een doeltaal die is ingeschakeld voor uw tenant. Selecteer
    'Documentstapconfiguratie beoordelen'
     als
    vertaalbaar bedrijfsobject
    en selecteer vervolgens de
    vertaalbare instances
    .
Met het rapport
Status documentstap beoordelen
 kunt u alle documenten weergeven die aan Workday zijn toegevoegd met behulp van de stap
'Documenten beoordelen'
 van een bedrijfsproces.