Overwegingen bij instellen: bedrijfsprocessen
U kunt dit onderwerp gebruiken om beslissingen te nemen bij het plannen van uw configuratie en gebruik van bedrijfsprocessen. Het volgende wordt uitgelegd:
- Redenen om deze functionaliteit in te stellen.
- De samenhang tussen deze functionaliteit en de rest van Workday.
- Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.
- Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.
- Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.
Raadpleeg de taakinstructies voor de volledige configuratiedetails.
Definitie
Als hoeksteen van veel toepassingen routeren de bedrijfsprocessen van Workday taken naar geautoriseerde gebruikers op basis van hun lidmaatschap van beveiligingsgroepen en organisatiehiërarchie. U kunt ook voorwaardelijke logica configureren om bedrijfsprocessen globaal te schalen met behulp van gelokaliseerde inhoud.
Belangrijkste voordelen
Workday-bedrijfsprocessen:
- Maak het eenvoudig om personen, toepassingen en services met elkaar te verbinden door configureerbare processtromen in te stellen.
- Stel beheerders in staat om alle aspecten van bedrijfsprocessen te configureren zonder hulp van IT-medewerkers of andere adviesbronnen.
- Bespaar tijd en versnel de adoptie door meer dan 550 vooraf geconfigureerde bedrijfsprocessen te kopiëren en te wijzigen.
- Zorg ervoor dat elke beslisser toegang heeft tot de nieuwste gegevens door eenvoudig te integreren met toepassingen van derden als onderdeel van uw werkstroom.
- Geef een audittrail op nadat een bedrijfsproces is voltooid.
- Versnel de communicatie met bedrijfsprocesdeelnemers door bedrijfsprocesmeldingen te gebruiken.
- Gebruik het beveiligingsbeleid voor bedrijfsprocessen om te bepalen wie kan deelnemen en welke acties ze kunnen uitvoeren.
Gebruiksscenario's
Bedrijfsprocessen kunnen een breed scala aan scenario's dekken om u te helpen:
- Standaardiseer en volg alle soorten aanvragen of goedkeuringen.
- Maak afzonderlijke bedrijfsprocessen voor aanstellingen voor verschillende arbeidsplaatsen binnen een organisatie.
- Inkoopaanvragen bijhouden van planning tot voltooiing en vastleggen wie elke transactie in het proces heeft voltooid.
- Volg veranderende problemen en houdingen in uw organisatie door vragenlijsten te verspreiden en de resultaten te verzamelen.
- Automatiseer elk contractproces door documenten te distribueren voor beoordeling en elektronische ondertekening.
- Automatiseer beoordelingen van toelatingsaanvragen van studenten.
Belangrijke vragen
Vragen | Overwegingen |
|---|---|
Welke procedures wilt u automatiseren met een bedrijfsproces van Workday? | U kunt uw eigen bedrijfsproces maken of een door Workday geleverd standaardbedrijfsproces voor een bepaalde functie kopiëren en aanpassen. Voorbeeld: de standaardbedrijfsprocesdefinities voor 'Aanstellen', 'Juridische naam wijzigen' en 'Functie wijzigen'. |
Welke typen elektronische handtekeningen wilt u gebruiken? | Workday biedt een eigen optie voor elektronische handtekeningen, evenals Adobe Sign en DocuSign. |
Aan welk type aanvragen, goedkeuringen en aanvraagrapporten zou u denken? | U kunt de aanvraagprocessen (bijvoorbeeld inkoop, verlof van werknemer, onderhoud van het gebouw) in uw organisatie consolideren en aanvragen die via de telefoon, e-mail, messaging of mond-tot-mondreclame worden verzonden, elimineren. Workday biedt geleverde rapporten en aangepaste rapporten wanneer u het bedrijfsproces ' Aanvragen ' gebruikt. |
Welke typen bedrijfsprocesmeldingen zou u nuttig vinden? | U kunt meldingen maken die worden geactiveerd op basis van de status van het bedrijfsproces als geheel (bijvoorbeeld: voltooid, geweigerd) of wanneer het bedrijfsproces een stap in- of afsluit.
U kunt het verzenden van een aangepaste melding ook uitstellen door een meldingsvertraging in uw bedrijfsprocessen te configureren. |
Wat voor rapporten zou u graag willen hebben? | U kunt rapporteren over voltooide bedrijfsprocessen, een audittrail van wijzigingen weergeven en rapporteren over bedrijfsprocessen die in afwachting zijn van actie. |
Aanbevelingen
Kopieer een standaardbedrijfsprocesdefinitie naar een willekeurige hiërarchische organisatie en pas deze indien nodig aan. U kunt verschillende versies van hetzelfde bedrijfsproces maken voor verschillende organisaties. Bedrijfsproceslogica wordt overgenomen, dus een onderliggende organisatie gebruikt de bedrijfsprocesdefinitie van de bovenliggende organisatie, tenzij u een aangepaste definitie opgeeft voor de onderliggende organisatie.
Voor optimale bedrijfsprocesprestaties wordt u aangeraden het aantal stappen in een bedrijfsprocesdefinitie te beperken.
We ondersteunen maximaal 72 opeenvolgende, niet-handmatige stappen in een bedrijfsproces. Een niet-handmatige stap is een stap die automatisch door het systeem wordt verwerkt zonder tussenkomst van de gebruiker. Voorbeeld: niet-vereiste stappen, een
integratiestap
of een rapportstap
. Als u bedrijfsprocessen hebt met 72 opeenvolgende, niet-handmatige stappen, wordt u aangeraden de bedrijfsprocesdefinitie te evalueren om het aantal van deze opeenvolgende stappen te verminderen of een op regels gebaseerde bedrijfsprocesdefinitie met voorwaardelijke stappen te configureren. U kunt op regels gebaseerde bedrijfsprocessen gebruiken die een routeringsstructuur selecteren op basis van het doel van het bedrijfsproces, de rol van de initiator of een andere voorwaarde.
Stel uw organisatiestructuur in om de routering, beveiliging, analyse en rapportage van bedrijfsprocessen te optimaliseren. Bedrijfsprocesstappen worden gerouteerd op basis van:
- Organisaties: groepen medewerkers, kostenplaatsen en andere resources.
- Rollen: verantwoordelijkheden die aan een medewerker zijn toegewezen.
- Hiërarchieën: structurele kenmerken waarmee bovenliggende en onderliggende relaties of rapportagerelaties tussen organisaties tot stand worden gebracht.
- Locaties: geografische kenmerken.
Gebruik het rapport
Tenant Analyzer
om uw tenantconfiguratie te verifiëren aan de hand van de aanbevelingen van Workday.Gebruik het rapport
Audit uitzonderingen bedrijfsproces
om alle bedrijfsprocesdefinities met kritieke fouten te zoeken.Vereisten
Configureer en onderhoud de functies voor bedrijfsprocesdefinities die u wilt gebruiken:
- Goedkeuringen en acties.
- Gerelateerde koppelingen.
- Op regels gebaseerde bedrijfsprocessen.
- Voorwaarderegels voor stap- of validatievereisten.
- Persoonlijke taken en controlelijsten.
Beperkingen
U kunt niet alle staptypen of acties aan een bedrijfsproces koppelen. Open het rapport
Opties bedrijfsprocesconfiguratie
om te bepalen welke staptypen en acties u aan een bedrijfsproces kunt koppelen.Tenantinstellingen
Gebruik de taak '
Tenantinstellingen bewerken - bedrijfsproces'
om instellingen te beheren voor:
- Bijlagen
- Opmerkingen
- Delegering
- Elektronische handtekeningen
- Einddatums
Gebruik de taak '
Tenantinstellingen bewerken - meldingen'
om instellingen voor meldingen te beheren.Gebruik de taak
'Tenantinstellingen bewerken - systeem'
om de tijdzones van bedrijfsprocessen te beheren.Beveiliging
Workday beveiligt bedrijfsprocessen niet in domeinen, maar elke bedrijfsprocesdefinitie heeft een eigen beveiligingsbeleid voor bedrijfsprocessen dat bepaalt wie:
- Start het bedrijfsproces.
- Voer actiestappen uit binnen het bedrijfsproces.
- Voer acties uit voor het hele bedrijfsproces.
- Stappen goedkeuren, corrigeren, annuleren en ongedaan maken.
- Taken opnieuw toewijzen.
Elke stap binnen een bedrijfsprocesdefinitie is gekoppeld aan een beveiligingsgroep die definieert wie verantwoordelijk is voor die stap.
Als u het beveiligingsbeleid voor een bedrijfsproces wilt weergeven, selecteert u de optie in het menu met gerelateerde acties voor een bedrijfsprocesdefinitie.
Bedrijfsprocessen
Workday biedt een breed scala aan vooraf geconfigureerde bedrijfsprocessen. Open het rapport
'Bedrijfsprocesdefinities'
om bedrijfsprocessen in uw tenant weer te geven.Rapportage
Rapporten
| Overwegingen
|
Configuratieopties voor bedrijfsprocessen
| Bepaal welke stappen en acties u aan een bedrijfsproces kunt koppelen. |
Gebeurtenissen zoeken
| Bedrijfsprocesgebeurtenissen zoeken en filteren op:
|
Cyclustijden bedrijfsproces
| Bewaak de gemiddelde procestijd (dagen) voor bedrijfsprocestypen en -stappen. |
Selecteer in het menu met gerelateerde acties voor een bedrijfsprocesgebeurtenis:
| Toegang tot bedrijfsprocesdetails:
|
Bedrijfsprocestransacties in afwachting van actie
| Alle bedrijfsprocessen weergeven voor:
|
Bedrijfsprocesmeldingen in behandeling
| Meldingen voor bedrijfsprocessen in behandeling weergeven.
U kunt een drilldown uitvoeren op specifieke bedrijfsprocessen voor een functioneel gebied, inclusief het functionele gebied 'Recruiting'. Als u het rapport momenteel gebruikt om recruitingmeldingen in behandeling te identificeren, kunt u alle bedrijfsprocessen voor recruiting selecteren in de promptoptie Recruiting . |
Integraties
U kunt een
integratiestap
instellen voor een bedrijfsproces waarmee een integratieprocesgebeurtenis
wordt gestart. De gebeurtenis start een integratiesysteem dat is gekoppeld aan een of meer bedrijfsprocessen. U kunt kiezen uit een lijst met integraties. Workday Web Services (WWS) en REST-API's zijn beschikbaar om te helpen bij integraties.
Relaties en interacties
Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen die inzicht geven in de configuratierelaties in uw tenant. Meer informatie over de Workday Touchpoints Kit vindt u in Workday Community.