Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2025-09-19
Overwegingen bij instellen: delegering

Overwegingen bij instellen: delegering

U kunt dit onderwerp gebruiken om beslissingen te nemen bij het plannen van uw configuratie en het gebruik van delegerende bedrijfsprocessen. Het volgende wordt uitgelegd:
  • Redenen om deze functionaliteit in te stellen.
  • De samenhang tussen deze functionaliteit en de rest van Workday.
  • Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.
  • Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.
  • Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.
Raadpleeg de taakinstructies voor de volledige configuratiedetails.

Definitie

Met delegering kunnen gebruikers een andere persoon de mogelijkheid bieden om namens hen bedrijfsprocessen te starten of acties uit te voeren voor items in 'Mijn taken'. Gebruikers kunnen een begin- en einddatum instellen voor een specifieke periode of ze kunnen op ad-hocbasis delegeren.
Delegering is iets anders dan het opnieuw toewijzen van een taak. Bij een nieuwe toewijzing wordt de verantwoordelijkheid voor een taak permanent overgedragen van de ene persoon aan de andere. Met delegering wordt de verantwoordelijkheid (eigendom) voor de taak niet bij de oorspronkelijke taakeigenaar weggenomen, maar kan een gebruiker taken uitvoeren namens de oorspronkelijke taakeigenaar.

Belangrijkste voordelen

Met delegering kunnen gebruikers de verantwoordelijkheid voor hun bedrijfsprocessen delen met collega's, ondergeschikten en bovenliggende organisaties, afhankelijk van de tenantconfiguratie. Delegering zorgt ervoor dat taken niet worden opgehouden wanneer een gebruiker niet beschikbaar is.

Gebruiksscenario's

  • Bedrijfsprocestaken delegeren. (
    Mijn taken namens mij uitvoeren
    ): een manager met vakantie kan items in mijn taken, zoals goedkeuring van DTO-aanvragen, delegeren aan zijn of haar manager, die vervolgens alle inkomende DTO-aanvragen kan goedkeuren.
  • Start van bedrijfsproces delegeren. (
    Begin namens mij
    ): een gebruiker die op zakenreis is, kan een delegeringsperiode instellen om een gedelegeerde namens de gebruiker onkostendeclaraties te laten maken wanneer deze niet op kantoor is.
  • Eén taak delegeren: een gebruiker kan een collega delegeren om namens hem of haar een specifieke onkostendeclaratie goed te keuren.

Belangrijke vragen

Vragen
Overwegingen
Aan wie wilt u dat gebruikers een taak kunnen delegeren?
U kunt de prompt '
Gebruikers kunnen taken delegeren aan'
 in de taak 'Tenantinstellingen bewerken - bedrijfsproces' configureren om te bepalen aan wie een gebruiker een taak kan delegeren.
Het selectievakje
'Einddatums vereist'
 is van toepassing op delegeringen in 'Mijn taken' en niet op delegering van één taak.
Welke items in 'Mijn taken' wilt u aan iemand anders delegeren?
Wanneer u alle bedrijfsprocessen delegeert in de taak '
Delegeringen beheren
 ', heeft de gedelegeerde toegang tot alle items in 'Mijn taken' waarvoor de delegerende gebruiker actie kan ondernemen in 'Mijn taken'. Mogelijk wilt u niet dat een gedelegeerde bepaalde items in 'Mijn taken' kan bekijken en openen.
Wilt u dat de delegerende gebruiker inzicht behoudt in de taken die hij of zij heeft gedelegeerd?
Wanneer u het
selectievakje Toegang tot gedelegeerde taken binnen 'Mijn taken behouden'
 inschakelt in de taak '
Delegeringen beheren
 ', ziet u de taken in 'Mijn taken' tijdens de delegeringsperiode.
Wanneer u een nieuwe delegeringsconfiguratie toevoegt of een bestaande configuratie bijwerkt en de opties
Voor alle bedrijfsprocessen
 en
Voor bedrijfsproces
 selecteert, wordt het
selectievakje Toegang tot gedelegeerde taken in mijn taken behouden
 automatisch ingeschakeld.
Wilt u delegering alleen inschakelen voor specifieke bedrijfsprocessen?
Overweeg om het beveiligingsbeleid te configureren van afzonderlijke bedrijfsprocessen die u wilt delegering inschakelen door het selectievakje '
Delegering van bedrijfsprocessen toestaan'
 in de sectie
'Beleidsbeperkingen'
 in te schakelen.
Wilt u dat gedelegeerden rapporten kunnen maken namens delegerende personen?
Houd er rekening mee dat wanneer u het maken van een item delegeert, uw gedelegeerde toegang heeft tot de hele geschiedenis voor dat item. Voorbeeld: wanneer u het maken van onkostendeclaraties delegeert, kan uw gedelegeerde al uw bestaande onkostendeclaraties kopiëren.
Wilt u massaal delegeringsconfiguraties maken, ophalen en bijwerken?
Overweeg de volgende webservices te gebruiken om de configuratie van bedrijfsprocesdelegeringen te stroomlijnen door handmatige invoer te elimineren:
  • Bedrijfsprocesdelegeringen ophalen
  • Bedrijfsprocesdelegering plaatsen
De webservices helpen uw organisatie tijd te besparen, fouten te verminderen en de operationele efficiëntie te verbeteren door nauwkeurige en gerichte updates voor medewerkersdelegeringen mogelijk te maken.

Aanbevelingen

U wordt aangeraden de delegeringswerkstroom grondig te testen in een niet-productieomgeving voordat u de delegering in uw productieomgeving configureert.
Opnemen:
  • Een
    beoordelings-
     of
    goedkeuringsstap
     in het bedrijfsproces
    'Delegeringswijziging aanvragen'
     wanneer u wilt dat iemand delegeringen beoordeelt voordat ze van kracht worden. Telkens wanneer iemand een delegering voor een bepaalde periode configureert, wordt het bedrijfsproces
    Delegeringswijziging aanvragen
     gestart.
  • Een
    goedkeuringsstap
     in het bedrijfsproces
    Taak delegeren
     wanneer u wilt dat iemand delegeringen van afzonderlijke taken beoordeelt voordat ze van kracht worden. Telkens wanneer iemand één taak uit de eigen taken delegeert, wordt het bedrijfsproces
    Taak delegeren
     gestart.
Configureer de functionaliteit voor het uitsluiten van bedrijfsprocesstappen van de functionaliteit 'Mijn taken' niet voor taken die vaak worden gedelegeerd.
Wijs geen groot aantal delegeringen aan één gebruiker toe om prestatieproblemen te voorkomen.

Vereisten

Voor het beveiligingsbeleid van bedrijfsprocessen die u beschikbaar wilt maken voor delegering, moet u:
  • Schakel beveiligingsgroepen in om de initiërende actie te delegeren aan anderen in de sectie
    Wie kan het bedrijfsproces starten
     .
  • Schakel het selectievakje '
    Delegering van bedrijfsprocessen toestaan'
     in.
De gebeurtenis die u wilt delegeren, moet een huidige gebeurtenis of een toekomstige gebeurtenis zijn.

Beperkingen

Gedelegeerden hebben mogelijk niet dezelfde beveiligingsmachtigingen voor beveiligde objecten als de delegerende persoon. Voorbeelden: rapportvelden en -taken. U wordt aangeraden de delegeringswerkstroom grondig te testen in een niet-productieomgeving voordat u de delegering in uw productieomgeving configureert.
Delegering is niet voor alle bedrijfsprocessen toegestaan. Wanneer u een persoonlijke taak delegeert en een ingesloten taak in een
persoonlijke
 taak delegering niet toestaat, wordt de taak niet weergegeven in 'Mijn taken' van de gedelegeerde als een persoonlijke taak.
Tenantdelegeringsinstellingen zijn alleen van toepassing op gebruikers die namens zichzelf delegering aanvragen. Wanneer u op rollen of gebruikers gebaseerde beveiligingsgroepen inschakelt om namens anderen delegering aan te vragen, zijn deze instellingen niet van toepassing.
Gedelegeerden kunnen een nieuwe toewijzing aanvragen voor gedelegeerde taken, maar ze kunnen geen gedelegeerde taken aan een andere medewerker delegeren.
Wanneer gebruikers afzonderlijke items in 'Mijn taken' delegeren, kunnen ze niet instellen wanneer de delegering begint en eindigt.
Workday voorkomt dat een gedelegeerd bedrijfsproces toegang heeft tot bepaalde Workday-functionaliteit waarvoor verbinding met een andere service is vereist, waaronder:
  • Achtergrondconversies
  • Zakelijk formulier afdrukken
  • Integraties (inclusief Reports as a Service, REST-API en Workday Studio)
  • Geplande rapporten
  • Toegang tot documenten in 'Mijn rapporten'
  • Oplossingen
Wanneer een bedrijfsprocesstap '
Actie'
,
'Goedkeuring'
of
'Te doen'
 is geconfigureerd om te worden uitgesloten van 'Mijn taken' en u de taak delegeert, wordt de taak niet weergegeven in 'Mijn taken' van de gedelegeerde of de delegerende.
Als u geen toegang hebt tot een gedelegeerde taak die is uitgesloten, geldt het volgende:
  • De bedrijfsprocesbeheerder kan de delegering stoppen door de taak
    'Delegeringsinstellingen beheren'
     te openen.
  • De delegerende gebruiker kan delegering stoppen via delegering van één taak.

Tenantinstellingen

U kunt de taak
'Tenantinstellingen bewerken - bedrijfsprocessen'
 gebruiken om:
  • Vereiste einddatums voor delegering. Het selectievakje
    'Einddatums vereist'
     is niet van toepassing op delegering van één taak.
  • Pas routeringsbeperkingen toe tijdens delegering. Wanneer routeringsbeperkingen voorkomen dat een bedrijfsproces naar een gedelegeerde wordt gerouteerd, routert Workday het bedrijfsproces naar een alternatieve gedelegeerde. Alternatieve gedelegeerden kunnen geen bedrijfsproces starten namens een gedelegeerde. Wanneer u het selectievakje
    Routeringsbeperkingen toepassen tijdens delegering
     inschakelt en een gedelegeerde een stap goedkeurt, wordt de gedelegeerde beschouwd als een eerdere goedkeurder. De mogelijkheid om actie te ondernemen op een stap vervalt wanneer deze een routeringsbeperking heeft voor een eerdere goedkeurder, zelfs als het een parallelle stap is met de
    goedkeuringsstap
     . De gedelegeerde heeft geen machtigingen om de volgende stap te voltooien vanwege de routeringsbeperking voor de stap en de gedelegeerde is nu een eerdere goedkeurder.
    Als u delegeringsinstellingen configureert met een alternatieve gedelegeerde en u het selectievakje
    Routeringsbeperkingen toepassen tijdens delegering
    uitschakelt, wordt in Workday een bevestigingspagina weergegeven. Als u het selectievakje uitschakelt, worden alternatieve gedelegeerden verwijderd uit het beheer van de delegeringsinstellingen. Alternatieve gedelegeerden ontvangen geen gedelegeerde items.
    Als u het selectievakje
    Routeringsbeperkingen toepassen tijdens delegering
     inschakelt, is het veld
    'Alternatieve gedelegeerde'
     niet vereist in de webservice '
    Put Business Process Delegering
     '.

Beveiliging

Configureer het domein
Bedrijfsprocesdelegering
 in het functionele gebied Systeem.

Bedrijfsprocessen

Voor sommige bedrijfsprocessen kunt u de initiërende actie delegeren.
Configureer het beveiligingsbeleid voor het bedrijfsproces
'Delegeringswijziging aanvragen (standaarddefinitie)'
 . Als de standaarddefinitie voor dit bedrijfsproces niet bestaat in uw tenant, moet u deze maken.

Rapportage

Rapporten
Overwegingen
Bedrijfsprocessen voor delegering
Hiermee kunt u een lijst weergeven met bedrijfsprocessen waarvoor delegering is ingeschakeld.
Niet-gedelegeerde bedrijfsprocestaken
Hiermee kunt u taken weergeven die niet worden gedelegeerd vanwege routeringsbeperkingen.
Huidige delegeringen
Hiermee kunt u de huidige en actieve delegeringen in één oogopslag weergeven voor organisaties die u opgeeft. U kunt selecteren of onderliggende organisaties en managers in de rapportresultaten moeten worden opgenomen. In dit rapport wordt het volgende weergegeven:
  • Delegerende persoon (de delegerende persoon)
  • Duur van delegering
  • Gedelegeerde
  • Beïnvloede bedrijfsprocessen
  • Configuratie delegering
Dit rapport bevat geen verlopen delegeringen.
U kunt het rapportveld
Delegeringstoewijzingen
 in aangepaste rapporten gebruiken om alle huidige of toekomstige delegeringen weer te geven die aan een medewerker zijn toegewezen.
Gebruikers met de beveiligingsmachtigingen, zoals implementeerders, kunnen de referentie-ID van een specifieke delegeringsinstance ophalen. Selecteer in het raster
Huidige delegeringen
Delegerings-
integratie-ID's
 in het menu met gerelateerde acties van de specifieke delegeringsinstance.
Delegeringsinstellingen beheren
Hiermee kunt u de huidige delegeringen en eerdere delegeringen voor een medewerker weergeven. U kunt ook bekijken voor welke bedrijfsprocessen delegering is toegestaan.
Gebruikers met de beveiligingsmachtigingen, zoals implementeerders, kunnen de referentie-ID van een specifieke delegeringsinstance ophalen. Selecteer in het raster
Huidige delegeringen
Delegerings-
integratie-ID's
 in het menu met gerelateerde acties van de specifieke delegeringsinstance.
Mijn delegeringen
Hiermee kunt u voltooide taken weergeven vanuit het oogpunt van de delegerende gebruiker.
Gebruikers met de beveiligingsmachtigingen, zoals implementeerders, kunnen de referentie-ID van een specifieke delegeringsinstance ophalen. Selecteer in het raster
Huidige delegeringen
Delegerings-
integratie-ID's
 in het menu met gerelateerde acties van de specifieke delegeringsinstance.
Alle gedelegeerde taken weergeven
Hiermee kunt u een lijst weergeven met gedelegeerde taken die u als gedelegeerde kunt uitvoeren op basis van de oorspronkelijke toewijzingsdatum voor de delegerende gebruiker.
Meldingen weergeven en onderhouden
Hiermee kunt u een lijst weergeven met meldingen voor de delegerende gebruiker die zijn verzonden tijdens de periode dat de delegering van kracht is.
Meer processen weergeven
Hiermee kunt u een lijst weergeven met gedelegeerde bedrijfsprocessen en de personen die namens u actie hebben ondernomen.
Mijn delegeringstoewijzingen weergeven
Hiermee kunt u alle
startstappen
 voor bedrijfsprocessen weergeven die anderen aan u hebben gedelegeerd.

Integraties

Webservice
Overwegingen
Bedrijfsprocesdelegeringen ophalen
Hiermee kunt u alle geconfigureerde delegeringen ophalen. Dit omvat actieve en toekomstige delegeringsconfiguraties.
Verlopen delegeringen worden standaard niet weergegeven. U kunt ze echter wel opnemen door de markering
'Verlopen delegeringen
 opnemen' in te stellen in de sectie
Criteria aanvragen
 . U kunt de delegeringsconfiguratie voor specifieke bedrijfsprocessen ook filteren door de bedrijfsprocestypen op te geven in de sectie
Aanvraagcriteria
 .
Bedrijfsprocesdelegering plaatsen
Hiermee kunt u een delegeringsconfiguratie maken of bijwerken.

Relaties en interacties

Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen die inzicht geven in de configuratierelaties in uw tenant. Meer informatie over de Workday Touchpoints Kit vindt u in Workday Community.