Concept: handelen namens een andere gebruiker
Met Workday kunt u eenvoudig gedelegeerde taken beheren en uitvoeren.
Gedelegeerde taken weergeven
U kunt uw gedelegeerde taken weergeven met behulp van:
- Mijn taken- geavanceerd zoeken. SelecteerAan mij gedelegeerdin de prompt Toewijzing.
- Het rapport 'Mijn delegeringstoewijzingen weergeven'.
Gedelegeerde taken uitvoeren
Wanneer taken aan u worden gedelegeerd, schakelt u van account om de taken namens een andere gebruiker uit te voeren. De optie 'Account wijzigen' wordt in Workday weergegeven in:
- Het menu dat wordt weergegeven wanneer u op uw naam of foto in de kop van de aanvraag klikt.
- Gedelegeerde items in 'Mijn taken'.
Als u
'Account wijzigen'
selecteert, wordt een lijst weergegeven met gebruikers die items in 'Mijn taken' hebben gedelegeerd of die acties aan u hebben gestart. Selecteer de gebruiker voor wie u als gedelegeerde wilt optreden.Als u een proxysessie start als een gebruiker aan wie taken zijn gedelegeerd, kunt u
'Account wijzigen'
niet selecteren.Nadat u van account hebt gewisseld, wordt in Workday het volgende weergegeven:
- Namens, gevolgd door de naam en foto van de delegerende persoon bovenaan de pagina.
- Het delegeringsdashboard, dat de workletGedelegeerde actiesbevat en van waaruit u initiërende acties kunt ondernemen voor bedrijfsprocessen die aan u zijn gedelegeerd door de gebruiker namens wie u handelt.
- 'Mijn taken', die (indien geselecteerd) alleen de items in 'Mijn taken' bevat die aan u zijn gedelegeerd door de gebruiker namens wie u optreedt, van waaruit u de details kunt bekijken en de taken kunt voltooien.
Gedelegeerde items in 'Mijn taken' worden ook weergegeven in het gebied 'Mijn taken' voor uw eigen Workday-account. De titels van de actie-items worden weergegeven
Namens
, gevolgd door de naam van de delegerende persoon om aan te geven dat het gedelegeerde taken zijn. U kunt de details echter pas bekijken of de taken voltooien als u van rekening wisselt. U kunt ook de details van stappen voor gedelegeerde taken niet weergeven of voltooien, zoals de stappen in het bedrijfsproces 'Onboarding'.Als u wilt terugschakelen naar uw Workday-account, selecteert u opnieuw
Account wijzigen
en selecteert u uw eigen naam.Beveiligingsoverwegingen
Wanneer een gedelegeerde een taak uitvoert nadat hij of zij
van account is gewisseld
om namens de delegerende persoon te handelen, weet Workday dat de gedelegeerde namens de delegerende persoon handelt en wordt de beveiliging voor de oorspronkelijke eigenaar geëvalueerd voor het bereik van deze taak. Zorg ervoor dat de delegeringsconfiguratie van het bedrijfsprocestype geen aanvullende machtigingen voor de delegering bevat. Meldingen
Wanneer taken aan u worden gedelegeerd, ontvangt u in Workday een melding
voor het bijwerken van gedelegeerde taken
. Mogelijk ontvangt u deze melding niet onmiddellijk nadat de delegerende gebruiker de delegeringsaanvraag in zijn tenant heeft verzonden. Afhankelijk van hoe Workday is geconfigureerd en welke taken u delegeert, zijn mogelijk eerst beoordelingen en goedkeuringen vereist voor de aanvraag. Indien van toepassing, verzendt Workday zowel de medewerker als de gedelegeerde of ontvangt de alternatieve gedelegeerde een bevestigingsmelding wanneer de delegeringen zijn goedgekeurd en van kracht worden.
Uitgesloten taken
Wanneer u een actie-, goedkeurings- of taakstap configureert om meldingen voor 'Mijn taken' uit te sluiten en u de taak delegeert, geldt het volgende:
- Gedelegeerde en delegerende hebben geen toegang tot de uitgesloten taak via 'Mijn taken'.
- De taak wordt niet weergegeven in 'Mijn taken' wanneer de gedelegeerde van account verandert om op te treden als delegerende.
- De gedelegeerde kan het rapport 'Bedrijfsprocestransacties in afwachting van mij'niet als delegerende uitvoeren.
U wordt aangeraden de functionaliteit voor uitsluiten niet te configureren voor taken die vaak worden gedelegeerd.