Externe medewerkers contracteren

Administrator Guide

Configureer het bedrijfsproces en het beveiligingsbeleid voor externe medewerkers contracteren
in het functionele gebied Personeelsbeheer. Als u aanvullende gegevens voor externe medewerkers wilt bijhouden, voegt u aangepaste velden toe aan het bedrijfsproces.

Als u vacatureaanvragen gebruikt, moet u bevestigen dat u een openstaande en goedgekeurde vacatureaanvraag hebt.

Neem externe medewerkers aan voor openstaande arbeidsplaatsen en maak optioneel inkooporders.

Open de taak

Externe medewerker contracteren

Voltooi de contractgegevens.

Veel van de velden

'Functiedetails'

worden in Workday automatisch ingevuld met waarden die voor de arbeidsplaats of vacatureaanvraag zijn gedefinieerd. Als u vacatureaanvragen gebruikt, kunt u deze waarden niet wijzigen. Werk in plaats daarvan de vacatureaanvraag zelf bij.

Optie	Omschrijving
Begindatum contract	De begindatum van het contract moet gelijk zijn aan of groter zijn dan: De begindatum van de recruiting op de bestelaanvraag als u vacatureaanvragen gebruikt. De vroegste aanstellingsdatum voor de arbeidsplaats als u geen vacatureaanvragen gebruikt.
Reden	Alleen de redenen voor de gebeurtenis 'Externe medewerker contracteren' zijn beschikbaar.
Arbeidsplaats	Selecteer de arbeidsplaats. Dit veld wordt niet weergegeven voor organisaties die functiebeheer als personeelsbeheermodel gebruiken. Als u vacatureaanvragen gebruikt, worden in Workday arbeidsplaatsen weergegeven met een openstaande, goedgekeurde vacatureaanvraag en een begindatum voor recruiting die gelijk is aan of later is dan de huidige datum. Als u geen vacatureaanvragen gebruikt, worden in Workday arbeidsplaatsen of functies weergegeven met een beschikbaarheidsdatum die gelijk is aan of later is dan de huidige datum.
Vacatureaanvraag	Beschikbaar voor functiebeheer- en arbeidsplaatsbeheerorganisaties op basis van tenantinstellingen. Taakbeheer: beschikbaar als 'Vacatureaanvragen inschakelen voor taakbeheer' is geselecteerd. Arbeidsplaatsbeheer: Vereist als Vacatureaanvragen vereist zijn voor alle personeelsbeheergebeurtenissen voor arbeidsplaatsbeheer is geselecteerd. Beschikbaar als Vacatureaanvragen voor arbeidsplaatsbeheer op basis van regels inschakelen is geselecteerd. De exitvoorwaarden die zijn gedefinieerd in het bedrijfsproces 'Externe medewerker contracteren' bepalen of een vacatureaanvraag vereist is. Voorbeeld: u kunt een exitvoorwaarde toevoegen die vacatureaanvragen vereist voor alle aanstellingen in Canada, maar niet elders.
Type externe medewerker	Maak een keuze uit de typen die u hebt gedefinieerd in de taak Typen externe medewerkers onderhouden .
Functieprofiel	Maak een keuze uit de profielen die u hebt opgegeven in de taak Arbeidsplaats maken of Aanstellingsbeperkingen instellen , tenzij uw tenant overschrijvingen toestaat.
Tijdstype	Maak een keuze uit de typen die u hebt opgegeven in de taak Arbeidsplaats maken of Aanstellingsbeperkingen instellen , tenzij uw tenant overschrijvingen toestaat. Hiermee wordt automatisch de waarde ingevuld die in het functieprofiel is gedefinieerd.
Location	Maak een keuze uit de locaties die u hebt opgegeven in de taak Arbeidsplaats maken of Aanstellingsbeperkingen instellen , of maak een keuze uit de primaire of aanvullende locaties in de vacatureaanvraag.
Werkruimte	Maak een keuze uit de werkruimten (zoals gebouw, verdieping of cel) die aan de locatie zijn gekoppeld.

Als u kostengegevens vastlegt voor vacatureaanvragen van externe medewerkers, draagt Workday de kostendetails automatisch over naar de sectie

Contractdetails

. U kunt deze waarden overschrijven.

Optie	Omschrijving
Inkooporder maken	Beschikbaar als u dit bedrijfsproces hebt geconfigureerd om de actie Inkooporder maken op basis van contract van externe medewerker toe te voegen na de voltooiingsstap. Schakel dit selectievakje in als u wilt dat Workday de inkooporder automatisch maakt op basis van de informatie over Contractdetails . Inkooporders die op basis van dit bedrijfsproces zijn gemaakt, zijn niet beschikbaar voor goedkeuring in leverancierssamenwerking.
Leverancier	Selecteer deze optie als deze medewerker contracteert via een leverancier . Wanneer u een leverancier selecteert, schakelt Workday het selectievakje Onafhankelijke externe medewerker uit. Workday geeft volledig gedefinieerde leveranciers en worktags voor basisleveranciers weer. Als u Procurement en het subproces echter eerder hebt ingesteld om inkooporders te maken, worden alleen volledig gedefinieerde leveranciers weergegeven.
Standaardbetalingsvoorwaarden	Als u geen leverancier hebt opgegeven, selecteert u de betalingsvoorwaarden.
Einddatum contract	Vereist als u een inkooporder hebt gemaakt.
Salarisvoet contract	Vereist als u een inkooporder hebt gemaakt.
Valuta	Selecteer de valuta die aan het salaristarief is gekoppeld.
Frequentie	Selecteer Elk uur als u deze taak hebt aangepast om een inkooporder te maken.
Contractbedrag	Geef het contractbedrag op.
Toewijzingsdetails	Voer contractdetails in, zoals het type belasting-ID of extensieparameters.

Vul de sectie

Werktijd

in.

Veel van deze velden worden in eerste instantie in Workday ingevuld met waarden uit de arbeidsplaats of vacatureaanvraag. Terwijl u de taak voltooit, werkt Workday de waarden bij.

Optie	Omschrijving
Geplande uren per week	Wordt ingevuld op basis van een regel wanneer: U hebt een werktijdregel gedefinieerd. De regel wordt toegepast op de gegevens die voor de taak zijn ingevuld. Wordt ingevuld op basis van de standaarduren per week als er geen werktijdregel is. Wordt ingevuld op basis van de arbeidsplaatsbeperkingen wanneer: U schakelt het selectievakje Fte inschakelen voor arbeidsplaatsbeperking in de taak Tenantinstellingen bewerken - HCM in . Er is geen werkurenprofiel of vacatureaanvraag voor de arbeidsplaats.
Uren per week locatie	Hiermee worden de standaardweekuren weergegeven die aan de locatie zijn gekoppeld.
Standaarduren per week	Wordt ingevuld op basis van een regel wanneer: U hebt een werktijdregel gedefinieerd. De regel wordt toegepast op de gegevens die voor de taak zijn ingevuld. Wordt ingevuld vanuit het veld Weekuren locatie als er geen werktijdregel is. Wordt ingevuld op basis van de arbeidsplaatsbeperkingen wanneer: U schakelt het selectievakje Fte inschakelen voor arbeidsplaatsbeperking in de taak Tenantinstellingen bewerken - HCM in . Er is geen werkurenprofiel of vacatureaanvraag voor de arbeidsplaats.
Fte	Berekend door het aantal geplande uren per week te delen door het aantal standaarduren per week . Deze waarde wordt weergegeven als een percentage.
Geef een betaald fte op	Schakel het selectievakje in om een betaald voltijdsequivalent voor een medewerker op te geven. Beschikbaar wanneer u Betaalde fte inschakelt voor de taak Lokalisatie-instellingen onderhouden .
Percentage betaald fte	U kunt een percentage invoeren dat het veld Fte overschrijft voor gebruik in uw berekeningen voor Workday-beloning en Workday Payroll. Beschikbaar wanneer u Betaalde fte inschakelt voor de taak Lokalisatie-instellingen onderhouden .
Een werkend fte opgeven	Schakel het selectievakje in om een fulltime equivalent voor een medewerker op te geven. Beschikbaar wanneer u Werkende fte inschakelt voor de taak Lokalisatie-instellingen onderhouden . Voor gebruik in aangepaste rapportage.
Percentage fte	Voer een percentage werkend fulltime equivalent in. Gebruikt in aangepaste rapportage. Beschikbaar wanneer u Werkende fte inschakelt voor de taak Lokalisatie-instellingen onderhouden . Voor gebruik in aangepaste rapportage.
Dienst	Beschikbaar wanneer u Dienst inschakelt voor de taak Lokalisatie-instellingen onderhouden . Beschikbaar wanneer u het selectievakje Dienst vereist in het functieprofiel inschakelt. Definieer de diensten voor een locatie met behulp van de taak Diensten onderhouden .
Frequentie	Maak een keuze uit de werktijdfrequenties die u hebt opgegeven in de taak 'Frequenties onderhouden' . Beschikbaar wanneer u Werktijd (frequentie, tijdseenheid en tijdwaarde) inschakelt voor de taak Lokalisatie-instellingen onderhouden .
Eenheid	Maak een keuze uit de vooraf geconfigureerde opties voor uren of dagen. Beschikbaar wanneer u Werktijd (frequentie, tijdseenheid en tijdwaarde) inschakelt voor de taak Lokalisatie-instellingen onderhouden .
Waarde	Voer de duur van de werktijd in geselecteerde eenheden in. Wordt automatisch nul ingevuld. Beschikbaar wanneer u Werktijd (frequentie, tijdseenheid en tijdwaarde) inschakelt voor de taak Lokalisatie-instellingen onderhouden .

Voeg

aanvullende informatie

toe.

Optie	Omschrijving
Functietitel	Wordt automatisch ingevuld vanuit het functieprofiel .
Bedrijfstitel	Wordt automatisch ingevuld op basis van de functietitel . U kunt de weergave van bedrijfstitels beheren door het domeinbeveiligingsbeleid 'Medewerkersgegevens: bedrijfstitel in medewerkersprofiel' in te schakelen in het functiegebied Personeelsbeheer.
Functiecategorie	Wordt automatisch ingevuld vanuit het functieprofiel .
Functieclassificaties	Wordt automatisch ingevuld vanuit het functieprofiel .
Aanvullende functieclassificaties	Selecteer desgewenst classificaties.
Typen bedrijfsinsiders	Maak een keuze uit de typen die aan het functieprofiel zijn gekoppeld. Definieer typen bedrijfsinsiders met de taak Typen bedrijfsinsiders onderhouden . Wijs deze persoon toe aan een functieprofiel met de taak Functieprofiel bewerken .
Eerste werkdag	Wordt automatisch ingevuld vanaf de begindatum van het contract .
Begindatum arbeidsplaats voor conversie	Beschikbaar als u de medewerkersgegevens hebt geïmporteerd.

Workday stelt de status van de arbeidsplaats en vacatureaanvraag, indien van toepassing, in op Vervuld
.

Workday wijst de beveiligingsgroepen voor externe medewerkers
en alle externe medewerkers
toe aan de medewerker. Als de

begindatum van het contract

in de toekomst ligt, wordt de medewerker tot de begindatum in de beveiligingsgroep externe externe medewerker geplaatst als eigen
beveiligingsgroep.

U kunt het contract van een externe medewerker corrigeren of terugboeken. Selecteer in het menu met gerelateerde acties van de externe medewerker

de optie Medewerkersgeschiedenis

Medewerkersgeschiedenis weergeven

. Selecteer vervolgens

Corrigeren

Ongedaan maken

als gerelateerde actie voor de gebeurtenis Contract
:

U kunt alleen correcties aanbrengen als u geen inkooporder hebt gemaakt toen u deze medewerker voor het eerst contracteerde.

Als de arbeidsplaats een vacatureaanvraag had, wordt deze opnieuw geopend wanneer u de gebeurtenis ongedaan maakt.

Wijs

nationale ID's

Overheids-ID's