Veelgestelde vragen: elektronisch formulier I-9
- Is het socialeverzekeringsnummer optioneel?
- Als een werkgever deelneemt aan E-Verify, moeten werknemers het SSN opgeven. Uw bedrijf bepaalt of het SSN vereist is. Als u deelneemt aan E-Verify, wordt u aangeraden een validatievoorwaarde toe te voegen aan het bedrijfsproces'Formulier I-9 voltooien'. De validatie zorgt ervoor dat het veld voor hetAmerikaanse socialeverzekeringsnummerniet leeg is wanneer de werknemer zijn of haar gegevens verzendt. Zie Amerikaans staatsburgerschap en immigratiedienstenvoor meer informatie.
- Voldoet het formulier I-9 in Workday aan de USCIS-richtlijnen?
- Ja. Het elektronische formulier I-9 voldoet aan de vereisten voor de Amerikaanse staatsburgerschaps- en immigratieservices (USCIS). Workday blijft de USCIS-richtlijnen bijhouden die zijn gepubliceerd in het handboek voor werkgevers (M-274).Bevestig uw nalevingsvereisten en -processen voor formulier I-9 voordat u elektronische bedrijfsprocessen voor formulier I-9 inschakelt. Met Workday kunt u een technisch compatibel formulier I-9 maken en voldoen aan de wettelijke vereisten voor een elektronisch formulier I-9. Uw organisatie is echter eindverantwoordelijk voor de naleving van formulier I-9.
- Kan ik identificatiedocumenten toevoegen aan het formulier I-9 in Workday?
- Ja, u kunt documenten bijvoegen bij:
- Sectie 2 van formulier I-9 totdat u het verzendt.
- Het bedrijfsproces 'Formulier I-9 sectie 3 invullen'.
'Formulier I-9 aanpassen'gebruiken om bijlagen aan het formulier I-9 toe te voegen of te verwijderen.Wanneer u bijlagen toevoegt of verwijdert via het bedrijfsproces'Formulier I-9 aanpassen', geeft de tabel 'Gewijzigde gegevens formulier I-9'aan dat er een wijziging is opgetreden. Er worden geen specifieke details vastgelegd. Als u aanvullende gegevens wilt vastleggen, wordt u aangeraden deze in het veld 'Reden voor wijziging'in te voeren. - Waarom kan ik geen documenten zien die ik aan een formulier I-9 heb toegevoegd?
- Als u bijlagen voor formulier I-9 wilt weergeven, moet u zijn beveiligd met het domein'Worker Data: Form I-9 Attachments'. U kunt medewerkers in staat stellen bijlagen in hun formulier I-9 weer te geven door ze te beveiligen in het domein'Self-Service: Form I-9 Attachment in View'.
- Kan ik gegevens van formulier I-9 uit Workday verwijderen?
- Gegevens uit formulier I-9 worden niet verwijderd. Workday biedt toegang tot elektronische formulieren I-9 voor alle huidige, actieve werknemers. Voor werknemers van wie het dienstverband is beëindigd, behouden we de formulieren I-9 voor:
- 3 jaar na de aanstellingsdatum wanneer de werknemer minder dan 3 jaar werkt.
- Eén jaar na de beëindigingsdatum wanneer de werknemer meer dan drie jaar werkt.
Zodra een formulier I-9 voor een werknemer van wie het dienstverband is beëindigd deze periode overschrijdt, is het formulier inactief, maar kunt u inactieve formulieren zoeken of weergeven in Workday. Zodra de bewaring van een formulier I-9 is bereikt, kunt u de gegevens van formulier I-9 uit Workday opschonen. - Hoe weet ik of een werknemer een nieuw formulier I-9 moet invullen bij het toevoegen of wijzigen van functies?
- Workday levert een voorwaarderegel in de stap'Formulier I-9 invullen' van het bedrijfsproces'Onboarding' waarmee wordt gecontroleerd of een werknemer:
- Heeft de primaire functie in de Verenigde Staten of Amerikaanse gebiedsdelen.
- Heeft geen in uitvoering zijnde of voltooide formulier I-9.
'Formulier I-9 invullen' wanneer'Onboarding'een subproces is voor de volgende bedrijfsprocessen:- Aanvullende functie toevoegen.
- Functie wijzigen.
- Kan ik een Amerikaanse verificatiestatus voor het dienstverband voor een medewerker na verzending corrigeren?
- Ja. U kunt destatus van de verificatie van het dienstverband voor de VSalleen corrigeren als er geen stappen meer zijn in het bedrijfsproces'Formulier I-9 invullen'. U moet machtigingen hebben voor de actie'Corrigeren' in het beveiligingsbeleid voor het bedrijfsproces'Formulier I-9 invullen'.