Concept: werkstroom elektronisch formulier I-9

Sectie 1. Werknemersgegevens en -bevestiging

De werknemer vult het formulier in, geeft vereiste of optionele gegevens op en schakelt de juiste selectievakjes in.
Als u wilt dat de geboortedatum en SSN-gegevens van de taak
'Formulier I-9 invullen'
de profielgegevens van de werknemer overschrijven, kunt u het selectievakje '
Geboortedatum en SSN voor werknemersprofiel overschrijven met gegevens van formulier I-9'
inschakelen in '
Maintain Form I
-9'. -9 Instellingentaak . Wanneer de werknemer het formulier I-9 verzendt, Het SSN en de geboortedatum van formulier I-9 worden overschreven om het SSN en de geboortedatum in hun HR-record te vervangen.
Als u dit selectievakje inschakelt, worden er geen meldingen of bevestigingen van deze wijziging verzonden.
Wanneer u het bedrijfsproces
'Formulier I-9 invullen'
ongedaan maakt, deze processen worden ook ongedaan gemaakt.

Certificering als voorbereider en/of vertaler

Sectie 2. Beoordeling en verificatie werkgever of geautoriseerde vertegenwoordiger

Voer documenten uit
lijst A
of
lijst B
en
lijst C
in en geef vervolgens de benodigde documentdetails op.
Workday filtert de keuzelijsten in prompts voor de lijsten A, B en C op basis van het staatsburgerschap of de immigratiestatus die de werknemer selecteert en biedt een validatie om nauwkeurige gegevensinvoer te garanderen.
Wanneer de werknemer een socialeverzekeringskaart als document voor lijst C verstrekt, moet u het nummer handmatig in lijst C invoeren.
Wanneer Workday de uitgevende autoriteit selecteert die overeenkomt met een document, kunt u deze waarde overschrijven.
U kunt het formulier terugsturen naar de werknemer om ontbrekende gegevens in te voeren of correcties aan te brengen.
Schakel het selectievakje '
Ik ga akkoord'
in, dat fungeert als elektronische handtekening.
In deze sectie kunt u Workday configureren om de naam, de titel, de organisatie en het adres van de werkgever in te vullen. Voordat u het formulier goedkeurt, voegt Workday de huidige datumstempel toe.
U kunt indien nodig een
reden voor achterstallige betalingen
selecteren.

(Optioneel) E-Verify-integratie

U kunt Workday configureren om gegevens uit formulier I-9 van werknemers automatisch naar E-Verify te verzenden.
Wanneer het oorspronkelijke formulier I-9 twijfelachtige gegevens bevat, wordt een herverificatie aangevraagd met E-Verify. In Workday worden aangepaste instructies weergegeven in de gebeurtenis
'Gegevensverificatie formulier I-9'
om aan te geven om welke items het gaat. U kunt ondersteunende documentgegevens corrigeren, maar correcties in sectie 1 moeten afkomstig zijn van de werknemer.
U kunt Workday configureren voor het volgende:
Hiermee kunt u cases weergeven die de afgelopen 365 dagen voor een werknemer zijn gemaakt. U kunt een dubbele case sluiten voordat u een nieuwe maakt bij E-Verify.
Synchroniseer bijgewerkte casestatuswaarden vanuit E-Verify op periodieke basis.
Afhankelijk van de documenten die door de werknemer zijn verstrekt, retourneert E-Verify een werknemersfoto die u kunt verifiëren. E-Verify bepaalt de vereisten voor het matchen van foto's. Als een foto ontbreekt of niet matcht, moet u afbeeldingen van het document van uw werknemer uploaden.
E-Verify kan u vragen om afbeeldingen van de voor- en achterkant van een document te uploaden zonder dat u hoeft te bevestigen of de foto matcht of ontbreekt.
Workday verzendt de gegevens opnieuw en E-Verify retourneert de arbeidsautorisatiestatus. Wanneer de autorisatie:
De E-Verify-case is voltooid. De laatste stap in het bedrijfsproces van Workday wordt automatisch voltooid.
Als dit is mislukt, wordt het casenummer van E-Verify behouden, zodat u de case handmatig kunt oplossen op de website van E-Verify. Als u de integratie configureert om casestatuswaarden te synchroniseren en u van E-Verify een
Amerikaanse status voor verificatie van dienstverbanden
ontvangt, voltooit Workday automatisch de stap '
Definitieve status voor verificatie dienstverband VS'
in het bedrijfsproces.
Als de E-Verify-verbinding mislukt, wordt in Workday de status In
afwachting van verzending van E-Verify
weergegeven. U kunt op
Opnieuw
proberen klikken om de gegevens opnieuw te verzenden als u gemachtigd bent voor het domein
'Process: Resubmit: Form I-9'
. Als het formulier I-9 te laat is, kunt u een reden voor de vertraging invoeren voordat u de elektronische verificatie opnieuw verzendt.

Definitieve verificatiestatus dienstverband in de VS handmatig invoeren

U kunt de stap
Definitieve Amerikaanse arbeidsautorisatiestatus
gebruiken om details over de gerechtigdheid voor het dienstverband in te voeren.
Als u E-Verify niet gebruikt, kunt u bepalen of u in aanmerking komt en deze hier invoeren.
Wanneer E-Verify niet onmiddellijk een autorisatie retourneert, onderbreekt Workday het bedrijfsproces '
Formulier I-9 invullen'
voor deze: stap. Workday geeft ook informatie uit E-Verify weer, zodat u formulier I-9 handmatig kunt uitvoeren op de website van E-Verify. Nadat de oplossing is bereikt met E-Verify, kunt u de gerechtigdheidsstatus en eventuele aanvullende informatie vastleggen hier. Vervolgens kunt u het bedrijfsproces
'Formulier I-9
invullen' verzenden.
Wanneer u de status '
Arbeidsplaats niet geautoriseerd'
of
'Verificatie niet bepaald'
selecteert, maakt Workday automatisch het bedrijfsproces
'ID-gegevens bewerken'
ongedaan en worden de document-ID's voor lijst A, B en C voor formulieren I-9 uit de medewerkersrecord verwijderd.
Wanneer u een onjuiste gerechtigdheidsstatus of casenummer E-Verify invoert en er geen stappen overblijven in het bedrijfsproces
'Formulier I-9 invullen'
, kunt u de status of het casenummer wijzigen met behulp van de actie
'Corrigeren
' in het bedrijfsproces.

Formulieren I-9 met mislukte verificaties